kintoneでの発注・依頼を手間なく安全に！ トヨクモ「ユーザー管理」の活用例を紹介

kintoneで社外の取引先へ発注・依頼を行うにあたり、情報共有の手間やセキュリティ対策に頭を悩ませている担当者の方は少なくありません。関係者全員にkintoneライセンスを付与するにはコストがかかり、公開URLの共有では他社への情報漏洩リスクを伴うためです。

コストと安全性のジレンマを解消したいと考えている人は、トヨクモの「ユーザー管理」を活用してみてください。ユーザー管理は、トヨクモのサービスで情報を公開するとき、公開ページにログインしているユーザーや取引先ごとに、データを安全に出し分けることができる認証機能です。

本記事では、取引先への発注・依頼における現場の課題をもとに、ユーザー管理の運用イメージと簡単な設定手順をわかりやすく紹介します。外部の人にkintone内のデータを公開できる「kViewer（ケイビューワー）」の機能も紹介するので、ぜひ参考にしてください。

kintoneで社外と情報共有をする際に出てくる課題

社内の情報基盤にkintoneを導入した際、問題となるのは「社外との情報共有」です。その際、情報共有の手段として「取引先へのkintoneライセンスの付与」「メールによる個別送付」などが挙げられます。

しかし、取引先へkintoneライセンスを付与する場合、取引先や関係者が増えるほどコストの増加や管理が煩雑化する懸念があります。

メールによる個別送付の場合は、作業工数増加による作業負担やメールの誤送信といった、ヒューマンエラーによるセキュリティリスクが伴います。

そこで、検討したいのが「kViewer（ケイビューワー）」の「ユーザー管理」を活用する方法です。これらの機能を活用することで、管理の手間を減らし、各取引先に「自社に関係する情報だけ」を見せることができます。

「kViewer × ユーザー管理」で「A社にはA社の分だけ見せたい」ができる

kViewerはkintoneライセンスを持たない関係者にも情報公開ができる

「kViewer（ケイビューワー）」は、kintoneライセンスを持たない社外の人にもkintone内のデータを閲覧してもらえる情報公開ツールです。

kintoneユーザーの間でもよく使われているトヨクモの連携サービスで、kintoneアプリと連携させたビュー（画面）を作成し、不特定多数の人への情報公開ができます。

また、閲覧ユーザー数や作成するビューの数に制限がないため、利用規模拡大に伴うコストの肥大化の懸念も払拭できます。

関連記事：kViewer（ケイビューワー）とは？できること・使い方

“見せたい情報”を
“見せたい人だけ”に。
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ユーザー管理はトヨクモのログイン認証サービス

「ユーザー管理」は、kViewerで公開した情報にアクセスする際、閲覧者ごとのログイン認証をかけられるサービスです。事前に登録したメールアドレスに紐づいたデータのみを、ログインユーザーに表示することができます。

「A社にはA社の分の発注データのみ表示」ができるため、個別にメールを送る手間や誤送信のリスクなく、安全に発注データの共有や依頼が可能です。

また、ユーザー管理は、kViewerのプレミアムコースなら1ページあたり50ユーザー、プロフェッショナル以上のコースなら1,000ユーザーまでメールアドレスの登録ができます。

ユーザー管理の概要や使い方を詳しく知りたい人は「トヨクモのユーザー管理とは？個人ページを作成できる強固な認証機能を紹介」を参考にしてみてください。

「kViewer × ユーザー管理」で得られる4つのメリット

1. 全社共通のURLからログインしても自分のデータだけが自動で表示

「kViewer（ケイビューワー）」と「ユーザー管理」を活用すれば、すべての取引先に対して1つの共通のURLを共有するだけで、メールの送信作業が完了します。ユーザー管理で登録したメールアドレスでログインするだけで、自社のメールアドレスに紐づいたデータだけが表示されるためです。

URLが統一されることで、宛先とURLの組み合わせを間違えるミスがが起こり得ない仕組みとなり、現場の利便性とセキュリティを両立できます。

2. 閲覧ユーザーが後から増えてもユーザーのライセンスコストがかからない

kViewerで作成したビュー（画面）にユーザー管理を設定する場合、ページにログインできるメールアドレスはkViewerのプレミアムコースで50ユーザー、プロフェッショナルコースでは1,000ユーザーまで登録できます。

閲覧ユーザーが増えるごとに、ライセンス料金を調整する必要はありません。ライセンスの管理コストも削減できるため、ユーザーが増えるごとにアカウントの付与や契約料金の調整を行っているかたは、ぜひ一度「30日間無料お試し」からお試しください。

3. メールアドレスを登録するだけで認証が可能

トヨクモの「ユーザー管理」は、設定画面で対象となるユーザーのメールアドレスを登録するだけで、「ログイン認証」を利用できます。パスワードを発行したり個別に管理したりする手間が一切かからないため、管理者の業務負担を最小限に抑えられます。

メールアドレスの登録方法は「①1件ずつ登録」「②CSVで一括登録」「③kintone同期」の3種類から選択可能です。③kintone同期であれば、kintoneにある取引先マスタを同期するだけで、情報共有したいユーザーを簡単に登録できます。

そのため、人事異動や組織変更に伴うメンテナンス作業もスムーズに行えます。

4. パスキー認証でパスワード不要の安全なサインイン

kViewerを始めとしたトヨクモのサービスにログインする際は、「パスキー認証」を活用しましょう。

一般的によく使用されているSMSを利用したワンタイムパスワード方式は、リアルタイム中継型のフィッシング攻撃に弱く、パスワード管理の手間がかかります。

対して、パスキー認証は、生体認証を組み合わせた2要素認証が可能で、フィッシング耐性のある認証方式です。パスワード管理も不要であることから、安全性と利便性を兼ね備えた認証方法と言えます。

また、パスワードそのものをなくすことで、ユーザーからの「ログインできない」といった問い合わせ対応の手間も削減できます。

パスワードの使い回しや漏洩のリスクを削減し、管理側とユーザーの双方が「利便性と安全性」を実感しながら運用できることが「パスキー認証」の最大の強みです。

関連記事：kintone連携サービスの認証方式は？パスキー認証で実現できることを解説

「FormBridge」との連携で取引先からのデータ編集まで可能

kViewer（ケイビューワー）で閲覧している画面から「取引先の報告や日報入力」「受発注の申請入力」などを可能にしたいと考えている人は「FormBridge（フォームブリッジ）」との併用も検討してみてください。

FormBridgeは、kViewerと連携可能なWebフォーム作成サービスです。取引先との発注・依頼においては、kViewerの閲覧画面に編集ボタンを設置し、取引先からの報告や申請を受けることもできます。

「kintoneライセンスを持たない外部とのやり取りを、オンライン上で完結したい」と考えている人は、FormBridgeとの併用も試してみてください。FormBridgeも下記から、30日間無料お試しが可能です。

問い合わせも、アンケートも、

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ユーザー管理の具体的な設定方法

ユーザー管理を利用する際は「kViewer（ケイビューワー）」や「FormBridge（フォームブリッジ）」に、ページにアクセスさせたいユーザーのメールアドレスを登録する必要があります。

今回は、kintoneの発注アプリとkViewer、FormBridgeが連携済みである前提で、ユーザー管理の設定手順を紹介します。

なお、ユーザー管理の利用には、kViewer／FormBridgeのプレミアムコース以上のご契約が必要です。30日間の無料お試し環境でもご利用いただけます。

【kViewerおよびFormBridgeのユーザー管理設定手順】

No.	操作手順	画像
1	＜kintoneアプリ側＞ ①メールアドレスのフィールドと絞り込みたいフィールド（今回は会社名）が設置されているか確認する （設置されていない場合は、該当のフィールドを追加）
2	＜FormBridge側＞ ①FormBridgeの連携しているフォームの設定画面を開く ②「ログイン認証/ユーザー管理」から、ログイン認証を有効化 ③同じ画面の下部にある「登録したメールアドレスのユーザーのみ回答可能（ユーザー管理を行う）」を選択
3	①同じ画面の下部にある「登録したメールアドレスのユーザーのみ回答可能（ユーザー管理を行う）」を選択
4	＜kViewer側＞ ①kintoneアプリやFormBridgeと連携しているリストビューの設定画面を開く ②メニューの「ユーザー管理」からユーザー管理を有効化 ③同じ画面にある「閲覧を許可するメールアドレスを登録」に、登録したいユーザーのメールアドレスやメールアドレスリストを登録 （登録方法は、kintone連携サービス操作ガイド「​​ユーザー管理を登録する」を参考にする）
5	①「属性を追加」をクリック ②「部署名」と入力 ③保存をクリック
6	①新たに会社名の属性を入力する欄が追加されたことを確認 ②編集（鉛筆）アイコンをクリック
7	①ユーザーの会社名を入力 ②「保存」をクリック
8	①ユーザー管理のメールアドレス登録欄に、会社名が入力されたことを確認
9	①左メニューの「レコードの絞り込み/並び順」から「ユーザー管理を使用した絞り込み条件」の追加をクリック ②「ユーザー管理の属性に登録した会社名」と「申請の際に入力される会社名（フィールド）」を紐づける設定を入力 ③「保存」をクリック

取引先マスタがkintoneにある場合は「kintone同期」を使えば、閲覧ユーザーのメールアドレスを簡単に登録できます。メールアドレスの登録方法は、kintone連携サービス操作ガイド「kViewer｜ユーザー管理を登録する」を参考にしてみてください。

【活用事例】ユーザー管理で外部とのスマートな情報共有を実現！

「kViewer（ケイビューワー）」と「ユーザー管理」は、外部との情報共有を効率化したい企業に広くに活用されています。「FormBridge（フォームブリッジ）」と連携することで、レコード情報を編集できる仕組みを構築している企業も少なくありません。

参考：トヨクモkintone連携サービス公式サイト「導入事例」

FormBridgeとの連携は、取引先や下請け業者からの各種申請や、書類の回収が多い現場におすすめです。個別の進捗確認メールや電話連絡をゼロにしたい人は、ぜひ参考にしてみてください。

情報共有ダッシュボード｜株式会社フラットエージェンシー

kViewer（リストビュー）のダッシュボード	kintoneのマスタアプリ

▲出典：トヨクモkintone連携サービス公式サイト「導入事例｜株式会社フラットエージェンシー 様」

FormBridgeから入力された入居者情報はフラットエージェンシー社のkintoneにマスタデータとして直接登録されます。

また、入居者がフォームに記載した各情報は、kViewerで3つのリストビューを作成することで賃貸仲介会社がダッシュボードで確認できるようになりました。さらに、ユーザー管理の活用により、各賃貸仲介会社の担当入居者の情報のみを表示することができています。

工事依頼の進捗確認ダッシュボードを作成｜北九州市役所

案件の進捗管理ダッシュボード （kViewer：リストビュー）	他、ダッシュボード以外にも「放置自転車通報フォーム」を作成（FormBridge）

▲出典：トヨクモkintone連携サービス公式サイト「導入事例｜北九州市役所 様」

北九州市役所の事例においては、kViewerとユーザー管理の活用により、年間300件程の工事案件をPCで管理できるようになりました。現在は、過去の案件に関する問い合わせ対応が容易になり、業務の効率化が進んでいます。

すべての工事依頼をkintone上で完結できれば、年間3,000枚の紙の節約が見込めるとのことです。

セキュリティと効率化の両立にはトヨクモの「ユーザー管理」がおすすめ

kintoneを用いた取引先への発注・依頼の情報共有に関わる問題は「kViewer（ケイビューワー）」と「ユーザー管理」の連携で安全かつ手軽に解消できます。「FormBridge（フォームブリッジ）」との連携によりオンライン上でやり取りを完結できます。

参考：トヨクモ株式会社「kintone連携サービス公式サイト」

トヨクモのkintone連携サービスは、すべて30日間無料お試しが可能です。一度自社の環境で使えるか確かめたい人は、ぜひ一度以下からお試しください。

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