【図解付き】kintoneのWebhookでできることと設定手順
「せっかくkintoneに入力してもメールやモバイルアプリ通知ではなかなか気づいてもらえない」
そんなお悩みはありませんか？
どうにか効率的に運用するために、チャットに通知を送れるkintoneのWebhook機能にたどり着いた方も多いのではないでしょうか。
kintoneのスタンダードコースでは、通知機能を補完する「Webhook機能」があります。
kintoneのアプリで特定の操作が行われたときに、内容を外部サービスに送信できる機能のことです。
社用スマートフォンを持たない従業員への通知や、システムからのシンプルなメール通知だと見逃してしまう人への対策におすすめです。
具体的には、kintoneでの以下の内容を通知できます。
- レコードの追加
- レコードの編集
- ステータスの変更
- レコードの削除
- コメントの書き込み
Webhookの設定は一見すると難しく感じられるかもしれませんが、本記事では写真と合わせて手順を紹介していくので、簡単にできるのでご安心ください。
また、Webhookの基本の使い方を知るだけではもったいないです。
なぜなら、Webhookは使いこなすことができれば、さまざまな業務で効率化を図ることができるからです。
そこで本記事では、kintoneのWebhookを使うとできることや、Webhook活用時の注意点、トヨクモのkintone連携サービスを使ったkintone活用術などをご紹介します。
設定時につまずきやすいポイントについても、Q＆A形式でご紹介しますので、ぜひ最後までお読みください。
目次
kintoneのWebhookを使うとできること
冒頭でも述べたように、kintoneのスタンダードコース以上で搭載されているWebhook機能を使うと、アプリで特定の操作が行われたときに、内容を外部サービスに送信できます。
kintoneに入力した内容をGmailやチャットツール、TO DO管理ツールなどに送り、二度手間や確認漏れを防げます。
通知できることは以下の通りです。
- レコードの追加
- レコードの編集
- ステータスの変更
- レコードの削除
- コメントの書き込み
kintoneのWebhookを使うと、具体的にはこのようなお困りごとに対応できます。
| よくあるお困りごと | 解決策 |
| 「メール通知だとシステムからのお知らせと思って読み飛ばされてしまう」 | チャットツールでレコード登録や更新の通知ができる |
| 「メール通知では内容がぱっと見でわからない」 | メール通知の場合にレコードの内容も記載できる |
| 「タスクを振られてもいちいちTO DO管理アプリへの追記が面倒」 | 業務を TO DO管理アプリにそのまま飛ばせる |
| 「海外の人にも共有したい」 | 外国語に変換して通知できる |
Webhookとプロセス管理を組み合わせればより効率的！
kintoneでのレコード登録や編集、削除を通知できるだけでも便利ですが、「プロセス管理」を組み合わせると、さらに便利な運用が目指せます。
具体的には、「休暇申請アプリ」で申請者が承認者に申請手続きを行う場合を考えます。
休暇申請が承認者に提出された段階で、承認者に通知できればかなり便利ですよね。
以下の記事では、kintoneアプリに「プロセス管理」を設定する方法について詳しく解説しておりますので、ぜひお読みください。
>関連記事：kintoneのプロセス管理とは？できること・使い方とワークフロー設定
kintoneでWebhookを利用して通知設定する4つの手順
今回は、Webhookを利用して、「案件管理アプリ」の情報をチャットツールのSlackへ通知設定する方法をご紹介します。
必要なツールは以下の3種類です。
- 通知設定を行いたいkintoneアプリ
- Zapierなどの外部のWebhook連携支援ツール
- Slackなど通知を送りたいツール
kintoneからGmailやチャットツール、タスク管理ツールへ通知を送りたい場合では、データ形式が対応していないと通知を送れません。
そのため間にZapierなどのWebhook連携支援ツールを用いて、通知を送れるようにします。
連携支援ツールには、主に以下の3種類があります。
| Webhook連携支援ツール | 概要 | 費用 |
| Zapier | GoogleやMicrosoft製品だけでなく、Slack、Trelloなど幅広く連携可能。 | 無料プランあり（回数など制限あり） |
| Power Automate | Microsoft製品への親和性が高いが、個人ではなく組織アカウントが必要。 | 有料プランのみ |
| Google Apps Script（GAS） | Google製品への親和性が高いが、JavaScriptの知識が必須。 | 無料プランあり（回数など制限あり） |
ご利用しているツールにあわせてご利用ください。
今回は、以下の内容でWebhookを設定していきます。
- kintoneの「案件管理アプリ」のレコード追加、削除、コメントの書き込み、ステータスの更新を
- Zapierを通して
- Slackに通知を行う
以降で詳しく手順を解説します。
【手順1】Slackでチャンネルを作成する
まずは、Slack上で「＋ チャンネルを追加する」より、通知を送りたいチャンネルを作成しておきます。
今回は「kintone通知用」のチャンネルを作成してみました。
【手順2】Zapier（Webhook連携支援ツール）でのトリガー設定を行う
続いて、Zapierを利用して、トリガー設定を行います。
kintoneとZapierをWebhookで連携させるために必要となる工程です。
まずZapierを開き、ログインして、左上の「＋ Create」のボタンをクリックします。
すると、何を作るのかの画面が出るので、「Zaps」をクリックしましょう。
| Zapとは
Zapier上での、ひとつひとつの連携設定のこと。連携元と連携先のサービスを選んでZapを作成します。 |
遷移先の画面で「Triger」をクリックします。
検索画面が出るので、「Webhook」と検索し、出てきた「Webhooks」をクリックします。
「Triger event」の下をクリックし、出てきたポップアップの「Catch Hook」をクリックします。
続いて、「Continue」をクリックします。
次も同じような画面が現れるため、「Continue」をクリックします。
Your Webhook URLが発行されるため、メモしておきます。
kintoneの設定で貼り付ける際に使います。
ZapierのWebページは後ほど操作するため、そのまま開いておいてください。
【手順3】kintoneでWebhookを設定とテスト登録を行う
次に、kintone側でWebhookの設定を行います。
今回Webhookを設定したい「案件管理アプリ」の歯車マーク横の下矢印をクリックし、「設定」を選択します。
Webhookを設定したいアプリの歯車マーク横の下矢印をクリックし、「設定」を選択します。
設定の中から「Webhook」を選択します。
「＋追加する」をクリックします。
Webhookの設定を始めます。
「説明」は自由記述なので、わかりやすい名前をつけましょう。
今回はSlackへの通知なので「Slackへ通知」と名前をつけました。
「Webhook URL」には、すでに「https://」が入っているため、前の工程でZapierで作成したURLのhttps://以降を貼り付けましょう。
※このとき、半角スペースなど入らないように注意してください
さらに、「通知を送信する条件」を選びます。（今回は「編集」以外のすべてにチェックを付けました）
右下の「保存」ボタンをクリックします。
Webhookが追加されたので、上の「アプリの設定」をクリックします。
右上の「アプリを更新」をクリックします。
さらに、このタイミングで、のちほどテストできるように、案件管理に実際に一件登録しておきましょう。
【手順4】Zapierで通知設定を行う
次に、またZapierに戻り、通知の設定を行います。
Zapierに戻り、「Test trigger」をクリックします。
「request A」の枠が出ればテストが成功したので、「Continue with selected record」をクリックします。
「どのツールに通知するのか」を選択する画面に移るので、「Slack」を選びます。
「Action event」プルダウンより「Send Channel Message」に設定します。
「Account」でSlackへのログインを行います。
ログインできると左側のポップアップが出るので、「許可する」をクリックしましょう。
さらに、右下の「Continue」をクリックします。
「channel」では、前の手順で作成した、Slackでお知らせしたいチャネルを選択します（この段階で新しいchannel作成も可能です）。
Message Textでは任意のメッセージを入力します。
さらに「＋」ボタンをクリックすると、左側のポップアップが出て、通知時に表示させたいkintoneの項目を選択します。
今回は「1. Url」を選択しました。「1. Url」は、通知したいレコード単体のURLを通知できるため便利です。
続いて「Continue」をクリックします。
続いて、「Test step」をクリックします。
成功した表示が出たら、Slackを確認します。
以下のように、Slackに通知が出たら、通知が成功しています。
先ほど追加したURLをクリックすると、該当のレコードを開けるようになっています。
ここまででテストが完了しました。正式に設定を確定するために、もう一度Zapierに戻り、「Publish」をクリックしましょう。
これで無事に設定が完了です。
お疲れ様でした！
kintoneのWebhook設定で困ったときのQ&Aの解決法
前の章では、kintoneからSlackへ通知を行うためのWebhook設定について解説しました。
本章では、Webhook設定での以下のお困りごとについて、Q＆A形式でお答えします。
- 通知が正常に行われない場合には何を確認すべきですか？
- ステータス更新の通知をするときの注意点はありますか？
- Webhook機能に制限はありますか？
以降で解説します。
通知が正常に行われない場合には何を確認すべきですか？
A. ZapierとSlackを利用した前の章で解説した手順で通知が正常に行われない場合には、以下を主に確認しましょう。
- 【kintone側】URLのミスがないか確認する（https:// を二重登録していないか、前に空白がないか）
- 【kintone側】通知を送信する条件を正しく設定しているか確認する
- 【Zapier側】「Action event」を「Send Channel Message」にしているか確認する
▼kintone側の確認箇所
▼Zapier側の確認箇所
ステータス更新の通知をするときの注意点はありますか？
A.ステータス更新の通知を行う際には、kintone上で以下の2箇所を確認しましょう。
- プロセス管理機能を有効化する
- 通知を送信する条件で「ステータス更新」にチェックを入れる
▼プロセス管理設定画面
▼Webhook設定画面
なお、プロセス管理の設定方法については、以下の記事で詳しく解説しておりますので、ぜひお読みください。
>関連記事：kintoneのプロセス管理とは？できること・使い方とワークフロー設定
Webhook機能に制限はありますか？
A. おもに以下3つの制限があります。
1)送信回数は1分間に60回まで
2)設定できるWebhookは1つのアプリで10個まで
3)一括操作を行った場合には以下のアクションは通知できない
- Excel/CSVファイルを読み込んでレコードを一括登録した
- 複数のレコードを一括削除した
- 複数のレコードを一括操作するREST APIを使用してレコードを操作した
これらは、次章で紹介する連携サービスなどを用いても通知することはできないため、覚えておきましょう。
【応用編】Webhook × kintone連携サービスでkintoneをさらに効率よく活用するコツ
ここまで、kintoneのWebhook設定方法や設定でのお困りごとの解決法をご紹介しました。
レコードが登録されたり、ステータス更新の際に別のチャットツールやTO DO管理ツールに通知を行うことができたりと、とても便利になります。
そこで本章では、さらにkintoneでの業務管理を便利にできるkintone連携サービスとWebhookの活用術をご紹介します。
以下は、Webhookと相性のいいトヨクモの連携サービスの4つです。
【トヨクモのkintone連携サービス一覧】
| kintone連携サービス | 概要 |
| DataCollect | 複数のkintoneアプリに登録されたデータを集計できる |
| kMailer | kintoneアプリのデータを引用してメール送信できる |
| kViewer | kintoneライセンスがない人に、kintoneアプリのデータを共有できる |
| FormBridge | kintoneへデータが自動で保存されていくWebフォームを作成できる |
具体的には、連携サービスとWebhookを組み合わせて、以下のようなことが実現可能です。
| kintone連携サービス | 概要 |
| DataCollect×Webhook | 複数のkintoneアプリを常に最新の情報で集計できるようになる |
| kMailer×Webhook | データが入力されれば自動でメールが送られるなど、業務の自動化が行える |
| kViewer×Webhook | kintoneライセンスのない社内外のページ閲覧許可を迅速に行えるようになる |
| FormBridge×Webhook | アンケートや申込管理をリアルタイムで行える |
本章では、上記の4例をご紹介します。
【DataCollect×Webhook】複数のアプリを常に最新の情報に保てる
トヨクモのkintone連携サービス、DataCollectのプレミアムコースでは、データのリアルタイム集計が可能となるWebhook機能を利用できます。
これは、Webhookの何かアクションをきっかけに通知する性質を応用したものと考えるとわかりやすいでしょう。
たとえば、DataCollectとWebhook機能を組み合わせると、在庫管理がとても便利になります。
発注・受注・在庫を管理する3つのアプリがある場合を考えてみましょう。
| kintone基本機能での課題 | ・在庫管理で、それぞれのアプリを手動で更新しないとならず、手間がかかる
・複数のアプリ（発注・受注・在庫アプリなど）の連携ができず、自動集計ができない |
| 解決策 | ・DataCollectの基本機能を利用して、アプリ間での計算を可能にする
・DataCollectのWebhook機能（プレミアムコースのみ利用可能）を利用し、データのリアルタイム集計を可能にする |
| 成果 | ・「発注アプリのステータスを入庫済みにした」操作をきっかけに、自動で在庫管理アプリ上でも集計が行われ、在庫数が更新される
・商品を受注して在庫が減った場合にも、受注アプリと在庫管理アプリ間で同様に自動で数値が反映されるようなる |
このように、在庫管理の手間や人的ミスの削減につながります。
よって、在庫管理でよくある
「データ上の在庫数が合わなくなってしまった」
「売上管理と在庫管理で別々のデータ入力を常にタイムリーに行わなければいけない」
といったお困りごとを、DataCollect×Webhook で解決できます。
なお、Webhookを用いた在庫引当の方法は、以下の記事でも詳しくご紹介しているので、気になる方はぜひチェックしてみてください。
＞関連記事：kintoneで在庫引当｜有効在庫数を常に最新にする方法
事例｜集計の自動化と情報の可視化をリアルタイムに実現
TEPCOホームテック株式会社様の事例では、DataCollectが業務効率化の鍵となりました。以前は手動での集計に手間がかかり、勤怠情報や工事進捗の把握にタイムラグが発生していましたが、DataCollectのWebhook機能を活用することで、複数アプリの情報をリアルタイムに自動集計しています。工数を大幅に削減すると同時に、常に最新の情報を可視化し、従業員の安心感醸成にも繋がっています。
＞事例記事：集計の自動化と情報の可視化をリアルタイムに実現｜TEPCOホームテック株式会社様
【kMailer×Webhook】一斉通知でウェビナー運営を効率化する
次に、トヨクモのkintone連携サービス、kMailerのプレミアムコースで使えるWebhookの活用方法をご紹介します。
kMailerとWebhookを活用すれば、たとえばウェビナーの予約管理の際に便利です。
| kintone基本機能での課題 | 基本機能で予約状況管理はできても、kintoneユーザー以外にメールを送れないためkintone内で管理を完結できない |
| 解決策 | ・kMailerの基本機能を活用して、kintone上の顧客マスタをもとにメールを一斉送信したり予約送信したりといった操作を可能にする
・kMailerの自動送信で、Webhook機能（プレミアムコースのみ利用可能）を利用し、メール処理を自動化する |
| 成果 | ・kintoneの日時フィールドと紐づけて予約送信できる
・「面談日時が入力されたら、参加者に予約完了メールを送信する」といった自動化が可能になる |
このようにkMailerとWebhookを活用すれば、ウェビナー管理の中で、手動で参加者に連絡をする手間や送付ミスを削減できます。
ウェビナー管理でよくある、
「開催時間など追加事項のお知らせを行いたい場合に手動でメールしないといけない」
「人によって開催時間が異なる場合には、決定後に手動でメールを送る必要がある」
などのお悩みを解決できます。
【kViewer×Webhook】社外へのページ閲覧許可を迅速に行う
続いて、トヨクモのkintone連携サービス、kViewerのプレミアムコースで使えるWebhookの活用方法をご紹介します。
kViewerとWebhook機能を活用すれば、kintone上のページを社外の特定の人に公開したいパターンで便利です。
| kintone基本機能での課題 | 基本機能ではkintoneのライセンスを持つユーザーしか基本的には閲覧できないため、社外へのデータ共有が難しい |
| 解決策 | ・kViewerの基本機能を活用してkintoneのデータをkintoneライセンスがない社外の人にも公開できる
・kViewerのWebhook機能（プレミアムコースのみ利用可能）を利用し、kintoneのレコード追加（メールアドレスなど）をきっかけに、kViewerと自動的に同期 |
| 成果 | 社外の特定の人へメール認証でkintoneデータを公開できる |
このようにkViewerとWebhookを活用すれば、一定のセキュリティを担保しながらkintoneライセンスのない社内外の人へkintoneの情報を迅速に共有できます。
社外へのkintoneの内容を共有する際に、
「社外へkintoneの情報を見せたいけれど、セキュリティのために認証をつけたい」
「とは言え認証の設定をいちいち管理するのは大変」
といったお悩みを解決できます。
事例｜セキュリティを保ちつつ、従業員の閲覧権限を効率的に管理
株式会社ウィルオブ・ワーク様は、データ管理の効率化とセキュリティ向上を目的に「Toyokumo kintoneApp認証」を導入しました。kintone上の従業員情報をボタン一つで同期できる手軽さが決め手だったと言います。ID/パスワード管理の手間や登録ミスが削減され、退職者のアクセス権限も容易に管理可能になりました。また、スマートフォンからのセキュアな閲覧も実現し、管理運用の簡略化とセキュリティ向上を両立しています。
＞事例記事：Toyokumo kintoneApp認証を採用し管理運用の簡略化、セキュリティの向上、登録ミスの削減を実感｜株式会社ウィルオブ・ワーク様
【FormBridge×Webhook】Web申込み管理を効率化する
さらに、トヨクモのkintone連携サービス、FormBridgeのプレミアムコースで使えるWebhookの活用方法をご紹介します。
FormBridgeとWebhook機能を活用すれば、アンケートや申込みの管理で活躍します。
| kintone基本機能での課題 | 基本機能ではkintoneのデータ登録を行えるのはkintoneライセンスを持つ人のみのため、登録作業や修正作業にも時間を取られる |
| 解決策 | ・FormBridgeの基本機能を活用して、入力されたデータを自動でkintoneに保存可能にする
・FormBridgeのWebhook機能（プレミアムコースのみ利用可能）を利用し、申込みやアンケート回答があったことをリアルタイムで通知する |
| 成果 | 手入力の手間を省くだけでなく、リアルタイムでの管理が可能になる |
このようにFormBridgeとWebhookを活用すれば、申込状況やアンケートがリアルタイムに確認できるため、クレームなど迅速に対応すべき案件に気づきやすくなります。
「イベント後のアンケートでクレームが書かれていた場合に対応が遅れてしまう」
「担当顧客からWeb申込みがないか手動で確認していて大変」
といったお悩みを解決できます。
事例｜入力ミスや入力漏れが一切なくなった
公益社団法人神奈川県社会福祉士会様では、約670名もの会員が紙で提出していた報告書の管理が限界に達していました。そこでFormBridgeとToyokumo kintoneApp認証を活用し、Webフォーム上で入力ミスや提出漏れを防ぐ仕組みを構築。入力ミスや入力漏れが一切なくなり、コストカットまで実現されました。紙ベースの申請業務をセキュアかつ効率的に刷新した具体的な方法を、ぜひご確認ください。
＞事例記事：ちょっとしたひと手間で作業がよりセキュアで効率的に｜公益社団法人神奈川県社会福祉士会様
まとめ
本記事では、kintoneをより便利に活用できる「Webhook機能」について、実際にSlackへ通知する方法について、操作画面も用いながら詳しく解説しました。
Webhookを用いて行うことができる通知内容は以下のとおりです。
- レコードの追加
- レコードの編集
- ステータスの変更
- レコードの削除
- コメントの書き込み
また、Webhook設定を行うために必要なツールは以下の3種類です。
- 通知設定を行いたいkintoneアプリ
- Zapierなどの外部のWebhook連携支援ツール
- Slackなど通知を送りたいツール
さらに、以下のkintone設定の疑問点にもお答えしました。
- 通知が正常に行われない場合に確認すべき項目
- ステータス更新の通知をするときの注意点
- Webhook機能の制限について
実際の設定手順についても、各画面詳しく解説しましたので、ぜひ実際にkintoneを使いながら設定を行ってみてください。
さらに、トヨクモのkintone連携サービスとWebhook機能を併用すれば、よりkintoneを便利に活用できます。
全ての機能が30日間無料でお試しが可能です。
気になる方は、ぜひ以下からご確認ください。
