kintoneのレコードを削除するには?誤削除を防ぐ方法5選

kintone(キントーン)に登録しているレコードのなかには、使わなくなったものもあるでしょう。使用しないレコードを残しておくと、管理が煩雑になりますよね。
kintoneでは、不要なレコードを削除できます。ひとつずつ、または複数のレコードを一括削除してkintoneのアプリ内を見やすくできるでしょう。
当記事では、kintoneでレコードを削除する方法と削除する際の注意点、誤削除を防ぐ方法について解説します。
kintoneのアプリに登録しているレコードを整理して、情報を管理しやすくしたい方は参考にしてください。
kintoneでレコード削除をするには?
kintoneでレコードを削除する方法について、下記2つのパターンを解説します。
- 1レコードを削除する方法
- 複数レコードを一括削除する方法
どちらも一度削除すると復元できないため、実行する際は慎重に行いましょう。
1レコードを削除する方法
kintoneのアプリ内に不要なレコードがあると、誤って参照したりレコード全体の視認性が悪くなったりします。kintone内に不要なレコードがあれば、削除してすっきりさせましょう。
kintoneの不要なレコードをひとつだけ削除するときは、下記の手順で実行します。
1.kintoneのアプリをクリックしてレコードの一覧画面を表示します。
2.削除したいレコードの左側にある、「レコードの詳細を表示する」のアイコンをクリックします。
3.レコードの詳細画面で、画面右上にある歯車のオプションアイコンをクリックし、「レコードを削除」を選択します。
4.削除するかどうかが表示されるため、再度「削除する」をクリックします。
上記の手順を踏むと、対象のレコードが削除されます。
なお、レコードのオプションをクリックしても、「レコードを削除」が表示されない場合があります。一度削除したレコードは復元できないため、権限が付与されていないことが原因です。
削除したいレコードがある場合、担当者へ権限を付与してもらうよう依頼しましょう。
複数レコードを一括削除する方法
kintoneのアプリ内に不要なレコードが複数ある場合、ひとつずつ削除するのは手間なので、一括削除を活用しましょう。kintoneの一括削除なら、レコードを一度に5万件まで削除できます。
しかし、一度削除したレコードは復元できないため、初期設定では一括削除機能がオフに設定されています。はじめに一括削除機能をオンにしてから、kintoneのアプリ内にある不要なレコードを一括削除しましょう。
※すでに一括削除をオンにしている場合、手順5からお読みください。
下記の手順で、kintoneの不要なレコードを一括削除できます。
1.レコードの一覧画面の右上にある歯車アイコンの「アプリの設定」をクリックし、「その他の設定」⇒「高度な設定」を選択します。
2.「レコード一括削除を有効する」にチェックを入れ、画面右下の保存をクリックします。
3.「アプリの設定」へ戻り「アプリの更新」をクリックします。
4.選択画面が表示されるので「アプリを更新」をクリックします。
以上の設定が完了すると、レコードの一括削除ができるようになります。
5.アプリのレコードの一覧画面で、「絞り込む」のアイコンをクリックします。
6.削除したいレコードの条件を設定し、「適用する」をクリックします。
(ここでは、部署名が「情報システム部」のレコードに絞り込みます。)
7.条件に合うレコードのみが表示されるため、画面右上の「オプション」アイコンをクリックして、「一括削除」を選択します。
8.削除するかどうかの選択画面が表示されるため、再度「削除する」をクリックします。
kintoneでは、一度削除したレコードは復元できません。そのため一括削除する際は、レコードのバックアップを取るか、ファイルに書き出して保存してから削除しましょう。
kintoneでレコード削除をしたら復元できない
kintoneのレコードは、削除したら復元できません。そのため、再度レコードの情報が必要になった際は、新規で登録する必要があります。
誤ってレコードを削除する場合も考えられるため、バックアップの取得をおすすめします。
kintoneのレコードのバックアップを取るなら、kintone専用のプラグインがおすすめです。
トヨクモの「kBackup(ケイバックアップ)」は、バックアップを取りたいアプリのURLを指定するだけで、自動バックアップが可能です。さらに、kintoneのレコードを誤削除しても、ワンクリックで復元できます。
kBackup(ケイバックアップ)は30日間の無料でお試しができるため、ぜひご検討ください。
kintoneでレコードの誤削除を防ぐには?
kintoneのレコードは、一度削除したら復元ができないため「不要だと思って削除したら、後日必要になった」「誤って必要なレコードを削除してしまった」ということもあるでしょう。
しかし、kintoneのレコードの誤削除は、いくつか対策を講じることで防げます。kintoneレコードの誤削除を防ぐための対策について、下記を紹介します。
- 一括削除機能の権限を「オフ」にする
- 削除する管理者を決める
- バックアップを取る
- 「ゴミ箱」フィールドを作成する
- 使用しないレコードがあっても削除しない
一括削除機能の権限を「オフ」にする
kintoneのレコードのバックアップを取るまでは、一括削除機能の権限をオフのままにしておきましょう。
kintoneでは、削除したレコードが復元できないため、各アプリでははじめから一括削除機能がオフになっています。
kintone上でバックアップを取り、一括削除機能を使用するときは、下記の手順で使用します。
- 一括で削除したいレコードのバックアップを取る
- 「アプリの高度な設定」画面で「一括で削除」をオフ ⇒ オンにする
- 削除したいレコードを一括削除する
- 「アプリの高度な設定」画面で「一括で削除」をオフにする
kintoneの「アプリの高度な設定」で、オンとオフを切り替えるのは手間に思うでしょう。しかし、誤削除を防ぐため、だれでも一括削除ができる状態にするべきではありません。
一括削除機能を使用しないときは、オフにしておく状態を維持しましょう。
削除する管理者を決める
kintoneのレコードの誤削除を防ぐためにも、削除できる権限を一部の人に付与しましょう。
kintoneのレコードをだれでも削除できる環境では、誤削除が起こる可能性があります。削除ができる人を限定することで、誤削除を防ぎましょう。
kintoneアプリ内のレコードには、下記3種類の権限が付与できます。
- レコードの閲覧
- レコードの編集
- レコードの削除
kintoneで権限を付与するときは、上記3種類のうち、付与したい権限のチェックボックスにチェックを入れます。アプリ内だけではなくレコードやフィールド別に権限が付与できるため、削除の権限は一部の人のみに限定しましょう。
バックアップを取る
kintoneのレコードの誤削除に備えて、バックアップの取得がおすすめです。レコードのバックアップを取っておけば、誤削除しても復元できます。
kintoneにははじめからバックアップ機能が備わっています。しかし、すべてのレコードのバックアップを一括で取得できないうえ、誤削除の際に復元できません。
そこで、kintone専用のプラグインを導入して、バックアップ機能を付与しましょう。
トヨクモの「kBackup(ケイバックアップ)」を導入すれば、一括でのバックアップ取得をはじめ、ワンクリックで復元したり指定したタイミングで自動バックアップを取得したりできます。
kBackup(ケイバックアップ)は30日間無料でお試しができます。
「ゴミ箱」フィールドを作成する
ゴミ箱フィールドの作成も、レコードの誤削除を防止する方法のひとつです。
kintoneのレコードを誤削除した場合や、削除したレコードがあとから必要になることもあるでしょう。不要なレコードを一時的に保管しておき、必要とわかったときに元の場所へ戻せる、「ゴミ箱」のような場所があると便利です。
しかしkintoneには、削除したレコードを一時的にためておくゴミ箱の機能がありません。そこで、アプリ内に新しくフィールドを作成し、ゴミ箱として使用する方法があります。
不要になったレコードを一度ゴミ箱フィールドへ移動させれば、レコードを削除することなく管理できるため、誤削除を防止できるでしょう。
使用しないレコードがあっても削除しない
kintoneのアプリ内にある不要なレコードは、削除せず、非表示にすることで誤削除を防げる可能性があります。
不要なレコードを残したままにすると、レコード数が増えたときに視認性が悪くなり、管理が困難です。
そこで、不要なレコードを削除するのではなく、絞り込み機能により非表示にすることで、誤削除を防止しつつレコード一覧の視認性向上が期待できるでしょう。
kintoneでレコードを非表示にするには、下記の手順で操作します。
- アプリ内のレコード一覧画面を開く
- 削除したいレコードの右側にある「編集する」アイコンをクリック
- 任意の欄の頭に「削除:」を加筆する
- 「絞り込む」アイコンをクリックし、「削除:」を含まないレコードのみを絞り込んで表示させる
上記の作業を行うと、削除したいレコードが非表示になっただけで、実際にはフィールド内に存在した状態になります。
レコードを削除した場合と同じ見た目になるため、不要なレコードは削除せず非表示にする運用もおすすめです。
kintoneのレコード削除に関するQ&A
kintoneのレコード削除に関して、よくある質問や疑問にお答えします。
kintoneでレコードの誤削除を復元するには?
kintoneで削除したレコードは、復元できません。そのため、常にレコードのバックアップを取ることをおすすめします。
kintoneのレコードのバックアップを常に取っておき、誤削除した際に簡単に復元できる環境を整えるなら、トヨクモの「kBackup(ケイバックアップ)」がおすすめです。
kintoneでレコードを削除したときに番号を振りなおすには?
kintoneでレコードを削除した場合、はじめから新しく番号を振りなおす必要があります。
kintoneのレコードには、登録された順番にレコード番号、という任意の番号が割り振られています。しかし、一度決まった番号が更新されることはないため、削除したレコードを詰めて採番することはできません。
すべてのレコードに、手動で採番するのは手間なので、下記の手順がおすすめです。
- 対象のkintoneアプリを複製する
- レコードの一覧をCSVファイルで出力する
- 出力したCSVファイルを複製した新規アプリにインポートする
- 上から順番に採番される
kintoneのレコード一覧をCSVファイルで出力して再度読み込めば、上から新しく番号を振りなおしてくれます。レコードに一つひとつ手動で番号を割り振るよりも、効率的に作業できるでしょう。
kintoneのレコードが一括で削除できないときがあるのはなぜ?
kintoneのレコードが一括削除ができない原因は、下記のとおりです。
- 一括削除がオフになっている
- レコード一覧でのインライン編集がオフになっている
- レコードへの削除権限が付与されていない
一括削除の権限がない場合や、インライン編集ができない場合は、一括で削除する選択肢が表示されません。レコードの一括削除権限を付与してもらうよう担当者へ依頼しましょう。
まとめ
kintoneでは、不要なレコードをひとつずつ、または一括で削除できます。
レコードの誤削除防止のため、初期設定では一括削除機能がオフになっているため、一括削除機能を使用する場合は設定を「オン」にする必要があります。
しかし、一度削除したレコードは復元できません。万が一業務上使用するレコードを削除してしまうと復元ができないため、当記事で紹介した方法を参考にkintoneを運用してみてください。
とはいえ、注意しながら運用していたとしても、レコードを誤削除してしまう可能性もあるでしょう。万が一レコードを誤削除した場合に備えて、バックアップの取得をおすすめします。
トヨクモの「kBackup(ケイバックアップ)」なら、kintoneのレコードを自動でバックアップしてくれるため、誤削除やデータの紛失時も復元できます。
kBackup(ケイバックアップ)は30日間の無料お試しが可能なので、お気軽にご利用ください。

トヨクモ編集部
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