【kintone（キントーン）でシフト管理・勤務表作成】FormBridge×kViewerで作成したカレンダーから出勤管理！
kintoneを活用している方の中には「アルバイトやインターンのシフトもkintoneで管理したい」と考えている方もいるのではないでしょうか？kintoneを使って簡単にシフト管理を行いたい場合は、トヨクモのFormBridge（フォームブリッジ）とkViewer（ケイビューワー）の活用がおすすめです。
たとえば短期派遣や一時的な雇用などの場合、アカウントや権限管理が煩雑になりがちですが、FormBridgeやkViewerならkintoneアカウントを持っていない大人数相手でも簡単にシフト管理ができます。
さらに「重要情報も共有するため、個人ごとにデータを出し分けて表示したい」といった場合は、メールアドレスでログイン認証を行う「ユーザー管理」機能（旧Toyokumo kintoneApp認証）を使うことで、社外や拠点外にいる従業員とも安全に情報共有が可能です。
本記事では、FormBridgeやkViewerを使ったシフト管理の運用方法をご紹介します。
FormBridgeやkViewer、ユーザー管理は上記から何度でも30日間無料お試しが可能です。実際に自社の環境で操作して、使い勝手を確かめてみてください。
目次
kintoneでのシフト管理、実は潜んでいる「3つの壁」
kintoneでのシフト管理は便利ですが、アルバイトや外部スタッフが増えるにつれ、多くの現場が「見えないコスト」や「手間の増大」といった課題に直面します。皆さんの現場では、このような「壁」に心当たりはありませんか？
壁１：管理工数の壁
まず担当者を悩ませるのが、日々の管理工数です。新しいメンバーが入社・退社するたびに発生するユーザーの追加・削除作業や、解約忘れによる無駄なコストの発生は、大きな負担となりがちです。
壁２：ライセンス費用の壁
そして、その手間と合わせて無視できなくなるのがライセンス費用です。シフト提出のためだけに、人の入れ替わりが激しい「社外の」メンバー全員分の費用を払い続けるのは、費用対効果の面で大きな課題となります。
壁３：権限管理の壁
さらに、「アルバイトにはシフト関連のアプリだけ見てほしいのに、他の社内情報まで見えてしまうのでは？」というセキュリティの不安もつきまといます。かといって、都度、複雑な権限設定を行うのは非現実的です。
これらの問題は、本来「社内向け」であるkintoneを、そのまま「社外のメンバー」との連携に使おうとすることが根本的な原因です。 もし、kintoneライセンスを追加することなく、これら3つの壁をまるごと解決できる方法があるとしたら、知りたくはありませんか？
この権限管理の課題には、FormBridge（フォームブリッジ）・kViewer（ケイビューワー）のユーザー管理を活用できます。
登録したメールアドレスのユーザーだけがフォームやビューへアクセスでき、kViewerの絞り込み条件と組み合わせれば、ログインした本人に対応するシフトだけを表示する運用も可能です。
ユーザー管理はプレミアムコース以上で利用できます。登録上限はプレミアムコースが1フォーム・1ビューあたり50件、プロフェッショナルコース以上が1,000件です。1,000件以上のメールアドレスを登録したい場合は、オプションをご利用いただけます。
なお、ユーザー管理は無料お試し環境でもご利用いただけ、メールアドレスは1,000件まで登録できます。
FormBridgeとkViewerを活用したシフト管理方法
そこで弊社ではkintoneに加え、弊社の提供するサービス「FormBridge」と「kViewer」を用いることで、それらの問題を解決しました。
FormBridgeは、kintoneのライセンスを持たない社外の方がkintoneに情報を登録できるサービスです。つまり、kintoneのライセンスを持っていない方でも、FormBridgeで作成した公開フォームから情報を送信し、kintoneにレコードを登録できます。
kViewerは、kintoneのライセンスを持っていない社外の方に対して、kintoneの情報を公開できるサービスです。
FormBridgeとkViewerを一緒に利用することで、社外の方がkintoneのレコード情報を編集することもできます。kViewerのビューに編集ボタンを設置し、FormBridgeのフォームから回答することで、対象レコードを更新する仕組みです。
関連記事：kintone連携「フォームブリッジ」とは？できること・使い方
関連記事：kViewer（ケイビューワー）とは？できること・使い方
シフト管理を成立させる3点セット：FormBridge・kViewer・ユーザー管理
kintoneライセンスを持たないスタッフからシフトを集め、各メンバーに対し、本人のシフトだけを見せる運用を行う場合は、3サービスの役割を分けて考えると分かりやすくなります。
| サービス・機能 | シフト管理での役割 | こんな課題に対応 |
| FormBridge | アルバイト・パートからシフトを提出してもらう | kintoneライセンスを持たないスタッフからシフト提出や変更要望をオンラインで受け付けたい |
| kViewer | kintoneのシフト情報をカレンダーで表示する | 提出済みの勤務表・シフトを見やすく共有したい |
| ユーザー管理 | ログインユーザーに応じて表示する情報を分ける | 本人には自分に関係するシフトだけを見せたい |
つまり、FormBridgeが「入力フォーム」、kViewerが「閲覧画面」です。さらにユーザーごとに表示するデータを出し分けたい場合に、ユーザー管理を活用します。
ユーザー管理の利用にはプレミアムコース以上が必要です。登録上限はプレミアムコースが1フォーム・1ビューあたり50件、プロフェッショナルコース以上が1,000件です。1,000件を超える場合は追加オプションを利用できます。
まず「kintoneアカウントを持たないスタッフからシフトを集めたい」という課題がある場合は、入力フォームとなるFormBridgeから試すと運用をイメージしやすくなります。
用意するkintoneのアプリとアプリの構造、CSV
今回シフト管理を行うにあたり、重要なのはkintoneアプリの構造とそのデータになります！
まずはアプリの構造から見てみましょう。
◆シフト管理アプリ
「名前」「勤務時間」「勤務開始時刻」「勤務終了時刻」は事前に登録しておきます。
| フィールド名 | フィールドタイプ |
| 名前 | 文字列(1行) |
| 勤務時間 | ドロップダウン |
| 勤務開始時刻 | 日時 |
| 勤務終了時刻 | 日時 |
| 出勤可否 | チェックボックス |
こんな構造のアプリを作成していただければと思います。
今回はこのアプリ1つだけでシフト管理が可能です。
このシフト管理アプリが、kintone上で勤務表を管理するベースになります。勤務日や勤務時間、出勤可否を1か所に集約することで、紙やExcelとは別に最新のシフトを確認する場所を作れます。
提出されるシフトデータの例として、出勤の可否、勤務開始時刻や勤務終了時刻などから構成されるCSVデータを作成し、そのデータをkintoneに読み込みます。
▲出勤可否[○]、出勤可否[×]は空欄で作成する
今回私は、アルバイト6名に対し、9月分のシフト提出をさせるイメージでCSVデータを作成しました。
Aさん…9/1 早番、9/1 遅番、9/1 全日 計3件のレコード
Bさん…9/1 早番、9/1 遅番、9/1 全日 計3件のレコード
Cさん…9/1 早番、9/1 遅番、9/1 全日 計3件のレコード
Dさん…9/1 早番、9/1 遅番、9/1 全日 計3件のレコード
Eさん…9/1 早番、9/1 遅番、9/1 全日 計3件のレコード
Fさん…9/1 早番、9/1 遅番、9/1 全日 計3件のレコード
↑これで9月1日分のレコードが全部で18件できあがります。
これを30日分作成するので、18件×30日分=540件
540件ものレコードがこのCSVを読み込むことで追加されます。CSVの登録方法は、kintone公式ヘルプサイト「ファイルからレコードのデータをアプリに読み込む」をご覧ください。
なお、「540件のCSVを事前に作成すること」がkintoneでシフト管理するための必須条件ではありません。ここでは、勤務候補となるレコードをあらかじめ用意し、スタッフが出勤可否を更新する方法を例にしています。
後半で紹介するトヨクモのインターンシフト管理のように、勤務予定をFormBridgeから都度登録する運用も可能です。自社のシフト提出方法に合わせて設計してください。
カレンダービューを作成【kViewer】
シフトを提出するときは、カレンダーで日程を見て「出勤できるか・できないか」をチェックしてもらう方法が主流かと思います。
そこで今回は、カレンダーで日程を見せるためにkViewerでカレンダービューを作成します。
完成したビューはこちら。
サイドコンテンツを使い、出勤可能として登録した日を見られる状態にしたり、シフト提出方法などを記載するようにしました。
さらに、「レコードの検索機能」の「リンクリスト」で「出勤”○”カレンダー」と「未申請&出勤”×”カレンダー」のリンクを作成します！
これにより、サイドコンテンツに表示されたリンクから「1.出勤”○”と提出したもの」「2.出勤”×”と提出したもの」「3.未申請のもの」を確認することができます！
出勤”○”カレンダーは、出勤可否が”○”となっているレコードのみを表示させるようリンクリストを作成します。
未申請&出勤”×”カレンダーは、出勤可否が”×”となっているレコードのみを表示させるようリンクリストを作成します。
さらに「レコード一覧」と「レコード詳細画面」を下記のように設定していただくとより見やすいかなと思います。
kViewerでは、レコード詳細画面のデザインをAIで作成する機能も利用できます。カレンダービューのレコード詳細画面も対象で、「勤務時間を見やすくしたい」など実現したい内容を入力すると、AIがフィールドの配置や背景色などのデザイン作成を支援します。
関連記事：【kViewer】AIでレコード詳細画面のデザインを瞬時に変更！
“見せたい情報”を
“見せたい人だけ”に。
公開ビューを5分で作れる
シフト提出用フォームを作成【FormBridge】
同じkintoneアプリを利用して、FormBridgeで下の画像のようなシフト提出用のフォームを作成します。
一番上の枠にはkintoneアプリに設定した「名前」が入る想定です。フィールド設定にて、“フィールド名を表示しない”設定にしています。特別な設定はしていません。 フォームが完成したら、公開フォームのURLをコピーしておきます。
問い合わせも、アンケートも、
社内申請システムも。
Webフォームを5分で作れる
カレンダービューとフォームを連携する
現在の操作ガイドでは、kViewerの「基本の設定」＞「追加コンテンツ」＞「レコード詳細を編集」からFormBridgeとの連携を設定します。シフト編集用に作成したFormBridgeの公開フォームURLを設定することで、kViewerのカレンダーから対象レコードの編集画面へ移動できます。
設定は以上です！
実際にカレンダーからシフト提出してみます。
「シフト提出へ」へ進む。
出勤できる場合は、”○”にチェックを入れて、「提出」する。
kintone側でもシフトが提出されていることがわかります。
レコードが更新されて「出勤可否」が”○”になっている。
データさえkintoneに登録できれば、設定はそこまで難しくないですね！ぜひ参考にしてみてください。
FormBridgeでシフトを入力し、kViewerのカレンダーで確認するところまで実際の環境で確かめたい方は、どちらも30日間無料で試せます。まずはシフト提出の入口となるFormBridgeからフォームを作成してみてください。
→ FormBridgeとkViewerのすべての機能を無料で試す
【事例】トヨクモが実践しているインターンシフト管理方法
トヨクモでも、インターンで働いている人のシフト管理をkintoneで行っています。ここでは、インターンの人が実際にどのような形でシフト入力をしているのか、修正したくなった場合の対応方法を紹介します。
まずはログインから見てみましょう。
トヨクモでは、FormBridge（フォームブリッジ）やkViewer（ケイビューワー）で特定のユーザーに特定の部分だけを見せたい際に活用できるユーザー管理を使っています。
メールアドレスによる認証とkViewerの絞り込みを組み合わせることで、ログインした本人に対応するレコードだけを表示する運用が可能です。
まず、メールアドレスを入力します。
すると、kViewerのカレンダービューが出てきます。先ほど紹介したカレンダービューの設定は済んでいる状態です。
なお、下の画像ではカレンダーに名前が記されている日付がありますが、これはシフトが登録済みとなっている日です。
左上の「勤務予定の新規登録はこちら」をクリックすると、次の画面に変わります。
ユーザー管理だと、ログインするとこのように名前の他、従業員の種別（この場合はインターン）まで表示することが可能です。
出社、退社の予定日時が間違いないか確認の上、「登録する」を押します。
カレンダービューにも、このように登録されました。なお、次の画像は管理者から見たkintoneのレコード一覧画面です。
次に、登録したシフトを修正したい場合の流れも紹介します。
修正する際は、まずカレンダーの名前をクリック。すると、次の画像のような表示となります。
そして、右上の「予定を編集する」ボタンを押します。登録した情報を完全に取り消す場合は「取り消し」にチェックを、時間だけの変更の場合は入力窓を操作する流れです。
この場合は、取り消しの操作をしました。カレンダービューに戻ると、名前が消えています。
管理者側のレコード画面でも、同様に名前は消えています。
このように、トヨクモではシフト管理をkintone、FormBridge、kViewerで行っています。下記記事では、トヨクモが使っているインターンのシフト管理表の作り方を詳しく解説しています。
関連記事：【テンプレあり】ユーザー管理でもっとカンタンにシフトを管理しよう！
ユーザー管理はFormBridge・kViewerともプレミアムコース以上で利用できます。プレミアムコースでは1フォーム・1ビューあたり50件、プロフェッショナルコース以上では1,000件まで登録可能です。1,000件を超える場合は追加オプションを利用できます。
30日間の無料お試しでは1,000件まで登録でき、期間終了後に自動で課金されることはありません。スタッフ本人だけに自分の勤務表を見せる運用も含めて検証できます。
FormBridge+kViewerでシフト管理の業務を効率化した事例
ここでは、kintone連携サービスを導入してシフト管理の業務を実際に効率化することに成功した企業の事例を紹介します。
株式会社アルファコーポレーション
株式会社アルファコーポレーション様は、保育所の開設・運営や経営指導、ベビーシッター、家事代行といった事業を行っている企業です。
もともとシステムをオンプレミスで運用していましたが、変更や拡張が難しく、システムを柔軟にカスタマイズできませんでした。その課題を解決するために、kintoneとトヨクモの連携サービスを導入。
アンケート形式でkintoneに情報を蓄積できる「FormBridge」を活用して、500人のスタッフがシフト申請できる環境を構築しました。
さらに「kViewer」を導入して、スタッフが入力した情報を自分で確認できるようにし、シフト管理の業務を効率化しています。
FormBridgeで「シフトを提出する」、kViewerで「自分が提出した内容を確認する」という役割分担の実例です。スタッフ全員にkintoneアカウントを発行せずに申請環境を作りたい方は、ぜひ参考にしてください。
導入事例：株式会社アルファコーポレーション様 | 施設長が多数のkintoneデータを確認する手間を省くためkViewerダッシュボードを導入
株式会社ティア
株式会社ティア様は、名古屋を拠点とした葬儀会社で、葬儀施行や法要の請負、ご遺族のアフターフォローなどを行っている企業です。
顧客情報をExcelや基幹システムなど、バラバラに管理しており、情報更新・共有が非効率な状態になっていました。データの一元管理や業務のオンライン化のために、kintoneとトヨクモの連携サービスを導入。
業界柄、紙とFAXでやり取りすることが多い中「FormBridge」「kViewer」「ユーザー管理」を活用して、パートさんのシフト調整やパートナー企業とのスケジュール調整の効率化を行いました。
具体的には、「FormBridge」で作成したフォームからスケジュールを登録し、「ユーザー管理」の認証機能でログインすることで、自分の予定を「kViewer」から確認できる仕組みを構築しました。
シフト調整の対応漏れや、日程調整の手間を減らすことができ、事務処理の作業効率の向上に成功しています。
「FormBridge＋kViewer＋ユーザー管理」という3つの役割を組み合わせ、パートスタッフ自身が予定を登録・確認している事例です。この記事で紹介しているシフト管理の全体像に近い運用例といえます。
導入事例：株式会社ティア様 | CRM機能がなく煩雑だった顧客情報管理をkintoneで一元管理。アンケートやスケジュール調整もデジタル化した葬儀会社での活用事例
横浜市医師会
一般社団法人横浜市医師会様は、横浜市内で従事しているドクターの会員団体です。
2021年1月に行政から新型コロナウイルスのワクチン接種を委託され、看護師の情報を管理するシステムが必要になりました。
外部委託を検討したものの金額感が見合わず、他のツールを探している中で、欲しいシステムが作れそうであったkintoneとトヨクモの連携サービスの導入に至りました。 
kintoneと「FormBridge」「kViewer」「PrintCreator（プリントクリエイター）」「kMailer（ケイメーラー）」を組み合わせて、看護師の情報を登録・管理できるアプリを作成。「FormBridge」で看護師登録フォームを作成し、「kViewer」で登録情報をマイページから閲覧できるような環境を構築しました。
また、「kMailer」を活用して、登録者に対して確認メールを送信するようにしたことで、メール送信の手間を大幅に削減しました。「PrintCreator」で作成した医療機関への出動依頼書をマイページからダウンロードできるようにし、3,000人以上への個別送付の工数削減にも成功しています。
シフト管理の人数や業務が増えた場合は、FormBridgeとkViewerだけでなく、確認メールを送るkMailerや、必要書類を作成するPrintCreatorまで組み合わせて業務フローを広げることもできます。
導入事例：横浜市医師会 様 | コロナワクチン接種管理システムを、たった1か月で構築から運用まで実現した活用法とは
30日間、無料でトライアル可能です！
FormBridge（フォームブリッジ）とkViewer（ケイビューワー）を使って、シフト管理ができました！
この方法では、シフトを提出するアルバイト・パート・インターン全員に、kintone内のデータを転記して配布する必要はありません。FormBridgeからシフトを登録し、kViewerから必要な情報を確認してもらえます。
なお、FormBridgeを利用するにはkintoneスタンダードコース以上が必要です。また、現在のkintoneライトコース・スタンダードコースは最小10ユーザーからの契約となるため、「kintoneを1ライセンスだけ契約すればよい」という意味ではありません。
FormBridgeとkViewerには30日間の無料お試し期間があります。
実際に試してみたいという方は、ぜひご自身の環境に合わせたシフト管理法を作ってみてください。
まず「kintoneライセンスを持たないスタッフからシフトを集めたい」という場合は、FormBridgeでシフト提出フォームを作成してみてください。その後、提出された勤務表をスタッフ側にも見せたい場合はkViewerを組み合わせます。
FormBridgeとkViewerの連携についてもっと詳しく知りたい方は、以下の記事もご参照ください。
関連記事：カレンダーから日付を選択して予約/申込みシステムを作成！
関連記事：【kViewer】AIでレコード詳細画面のデザインを瞬時に変更！
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