トヨクモ スケジューラーを使ったら社外との日程調整が驚くほどカンタンな件

 

みなさん、こんにちは♪もうすぐ12月ですね〜!Cybozu Circus 大阪が待ち遠しいです✨
本日のテーマは、「社外との日程調整」です!

みなさんは、取引先や採用希望者との日程調整ってどのように行なっていますか?
またその日程調整の方法で課題などは感じていないですか?

リモートワークを行う上で欠かせないのがWeb会議ツールですが、Web会議のURLを発行してスケジューラーに登録したり、
メールでお客様に案内したり、意外と手間だと感じている方もいらっしゃると思います。

そんな手間を解消するためのツールが「トヨクモ スケジューラー」になります!
従来のスケジューラーサービスでは解消できなかった社外との日程調整、Web会議を行う際の悩みをまるっと解決してくれます!!

問題点1:社外との予定を立てる時、ダブルブッキングが起きてしまう。

 

当社でもよくあったのが、複数のお客様(A社、B社、C社)にWeb会議の候補日として

12月1日 10:00〜11:00
12月2日 10:00〜11:00
12月3日 10:00〜11:00
12月6日 10:00〜11:00
12月7日 10:00〜11:00

と候補を複数送り、

A社「12月1日 10:00〜11:00でお願いします」
B社「12月2日 10:00〜11:00でお願いします」
C社「12月2日 10:00〜11:00でお願いします」

と返信がきて、
「予定が重複してしまった…」
「B社、C社に再調整してもらえないか連絡しないと…」
このような経験をしたことないでしょうか?

メールを再度送り直したりして、煩わしい思いをしたことありませんか?

問題点2:Web会議システムにログインし、Web会議URLを発行→スケジューラーにペースト、メールする作業が面倒。

 

 

取引先と打ち合わせをする際、ZoomやGoogleにログインしWeb会議URLを発行してから、
スケジューラーやメールにコピー&ペースト、そしてメールでWeb会議URLを案内するという工程はよくあるかと思います。
ログインをしてからの工程が多く面倒だな〜と思ったことある方いませんか?

そんな時!「トヨクモ スケジューラー」の「空き時間」共有機能オンライン会議機能をご利用いただくことで
社外の人との日程調整が驚くほどカンタンになります!!

解決策1:空いている時間を社外の人にカンタンにメールでシェアして待つだけ!

 

「トヨクモ スケジューラー」では、自分の空いている予定や複数の社内メンバー全員が空いている予定を社外の人にシェア(共有)できます。

「空き時間をシェア」の「社外との日程調整ページを作成」より、
自分の予定を社外の人に公開し、 空いている時間にWeb会議日程を登録してもらうことができます!

A社、B社、C社に自分の予定を共有し、A社が先に「12/1 10:00〜11:00」に登録します。
そして、後々B社C社が日程調整ページのURLにアクセスをすると、
A社が登録した予定の「12/1 10:00〜11:00」の時間帯が 「選択不可」と表示されます。
この空き時間をシェア、社外との日程調整ページをシェアすることにより、
A社B社C社と予定がバッティングしまう…という課題を解消できます!!

解決策2:Web会議システムとの連携でWeb会議URLをすぐにスケジューラーに反映できる!

 

「空き時間をシェア」ボタンから社外との日程調整ページを作成します。
この時に「オンライン会議」にて「Google Meet」や「Teams」を選択して保存すると、
日程調整ページの共有リンクが生成されます。このURLを社外の方にメール等で共有します。

届いたメール内のリンクにアクセスすると、空いている時間が出てきます。
予定を追加する画面で「名前」、「メールアドレス」の登録が求められます。
確定すると、Google MeetのURLが自動的に生成されます。
さらに、確定と同時に社外の方にメールも送られます!

Google Meet、Teamsと連携が可能です。*今後Zoom連携も予定しております。
日程調整してもらったと同時に接続URLを自動的に案内できるのは楽できますね〜!

いかがでしょうか?トヨクモ スケジューラーを利用することで、
従来のスケジューラーサービスでは解消できなかった社外との日程調整、Web会議を行う際の手間を少しでも減らすことができます!

30日間の無料お試しも可能ですので、是非お気軽にお試しくださいませ。
その他、詳細な機能についてはトヨクモ スケジューラーのホームページにてご紹介しておりますので、下記よりご覧いただけますと幸いです。

トヨクモのkintone連携サービスは30日間無料でお試しが可能です。自動で課金が開始されることはございませんので、「やっぱり必要ないな」と感じた時も、特に解約等のご連絡は不要です。以下のボタンよりお気軽にお試しくださいませ。

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