kintoneのポータル画面は各アプリやスペースの入り口となり、チーム内の情報共有やタスク管理に役立ちます。kintone内で作成したグラフは原則、外部に公開できないものの、連携サービスのkViewerを用いることで、ポータル機能に近しい運用が可能です。
そこで本記事では、kintoneのポータル機能と役割、ポータル画面の見方やkViewerのダッシュボードビューの作成方法などを解説します。
kintoneやkViewerの導入をお考えの方、kintoneのポータルの活用方法に興味をお持ちの方は、ぜひ参考にしてください。
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kintoneの「ポータル」とは
kintoneのトップページは「ポータル」と呼ばれ、kintoneの入り口としての役割を果たします。ポータルは使用したいアプリやスペースへの移動、レコードの更新、チャットの通知やタスクの確認、情報共有・検索などの様々な機能を備えています。
なお、kintoneのポータルでは、必要な情報を「ダッシュボード」形式で閲覧できます。ダッシュボードとは、複数の情報を一箇所に集めて表示するツールのことです。
複数のグラフや表を一目で確認できるため、意思決定や実行までのスピードを短縮できます。
なお、ダッシュボードで表示する情報は、見る人や目的によって柔軟にカスタマイズ可能です。例えば、営業部長向けのダッシュボードにおいては、営業社員別の売上状況や商談数、ステータス別の案件数などを表示できます。
ダッシュボード機能を利用し、kintoneのポータル画面を充実させることで、業務効率の向上に貢献できるでしょう。
以下で、kintoneのポータル機能について、具体的に見ていきましょう。
目的のアプリやスペースの入口となる
ポータル画面は、利用者がkintoneを開いて一番初めに見る画面であり、業務中に最も頻繁に開くページの一つです。
そのため、ポータル画面を充実させることが、kintone全体の利便性向上にも繋がります。
例えば、毎日使う勤怠管理アプリをポータル画面に設置しておくことで、都度アプリを開くための操作をせずに済み、記録漏れを防げます。また、タスクの納期をポータル画面に表示しておけば、常にスケジュール把握して、計画的に行動を起こせます。
kintoneのポータル画面では、業種や業務内容に適した業務システムを簡単に作成できます。操作はドラッグ＆ドロップで必要な項目を選び並べたり、お手持ちのエクセルやCSVファイルを読み込んだりするだけです。使いながら改善していくことも可能です。
掲示板に共有したい情報を掲載できる
kintoneのポータル画面はスペースごとに作成できます。
例えば、営業部のスペースの場合、お知らせ掲示板で売上予算の達成度を表示させたり、顧客フォローの案件やタスクのステータスを表示させたりすることで、誰が何をしているかをチーム全体で共有できます。
また、アプリに溜めたデータをリアルタイムに集計して、グラフとして表示できるため、レポートの作成や情報分析にも便利です。
さらに、掲示板の公開範囲はユーザー単位で柔軟に設定できます。一つの掲示板に共有したい情報を集められ、チームの円滑なコミュニケーションの場にもなるでしょう。
最新の通知の確認ができる
kintoneのポータルでは最新の通知を確認できます。
@ユーザー名や@組織名などメンション範囲を自由に選択し、特定の相手宛にメッセージ通知を送ることも可能です。
また、日時を設定したリマインド通知を受け取れます。顧客とのアポイントメントやサービスの更新日など、タスクの抜け漏れ・処理漏れを防ぎます。
検索窓からkintone内にある情報の検索ができる
ポータルにはkintone内のアプリ、レコード、スペースなど、あらゆるデータを検索できる、検索ボックス機能が備わっています。
添付資料の中身まで検索できるため、必要な情報にも簡単に辿り着けます。
kintoneのポータル画面の見方
基本的なkintoneのポータル画面は、以下のようになっています。
ポータル画面の見方やそれぞれの項目について紹介します。
お知らせ
メンバーに共有したい情報を集約できる、「お知らせ掲示板」と呼ばれるエリアです。
グラフを表示したり、リンク集を作ったりして、ダッシュボードやポータルとして活用できます。掲載内容は、kintoneの全ユーザーのトップページに表示されます。
また、お知らせ掲示板を編集できるのは、kintoneシステム管理者とcybozu.com共通管理者のみです。
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通知
アプリ、スペース、ピープルなどを更新した際に、通知が表示されるエリアです。通知する内容やタイミングを設定でき、表示される内容はユーザーごとに異なります。
スペース
「お気に入りのスペース」「最近開いたスペース」「参加中のスペース」「作成したスペース」など、ドロップリストで切り替えながら、スペースの一覧を表示するエリアです。
「お気に入りのスペース」は並び順を変更でき、ゲストユーザーの場合は「お気に入りのスペース」と「参加中のスペース」のみが表示されます。
アプリ
「お気に入りのアプリ」「最近開いたアプリ」「作成したアプリ」「最近公開されたアプリ」など、ドロップリストで切り替えながら、アプリの一覧を表示するエリアです。
「お気に入りのアプリ」は並び順を変更でき、作成途中で未公開の状態のアプリは表示されません。
全体検索
kintone全体、もしくはアプリやスペースを指定して、データを検索できるボックスです。
サイドメニューボタン
左上に位置し、アプリやスペース、ピープルなど、kintoneの各機能に移動するためのメニューボタンを表示します。
また、隣にはそれぞれポータル、通知、ブックマークボタンが並びます。
設定ボタン
個人設定、およびkintone全般の操作や設定を行うボタンです。
システム管理権限を持つユーザーは、このボタンからkintoneシステム管理の設定に移動し、各機能の権限設定やカスタマイズなど、kintoneの管理や保守に関して設定できます。
また、cybozu.com共通管理者は、このボタンからcybozu.com共通管理に移動し、ユーザー・組織の追加やセキュリティの設定などを行えます。
ヘルプボタン
各機能の説明を表示する「ツアー」や、製品の理解・活用に便利なコンテンツにアクセスしたり、「アップデート情報」において、毎月の新機能を確認したりできます。
なお、cybozu.com共通管理者は、このボタン内にある「お問い合わせ」からサポートに直接問い合わせ可能です。
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『kViewer』外部への情報共有もダッシュボード形式で可能に
kintoneの標準機能では、スペースのポータルに「アプリ貼り付け」をすることで、複数のグラフが並んだダッシュボードを作成できます。ただし、貼り付けるのはkintone内で作成したグラフであるため、原則kintoneを持たない人への情報共有はできません。
そこで、kViewerを使用することで、kintone内で作成したグラフもダッシュボード形式で外部に共有できるようになります。
kViewerにはリストビュー、グラフビュー、カードビュー、セグメントビューなど、全部で8つのビューがあり、データの内容や用途に合わせて最適なものを選べます。
中でも「ダッシュボードビュー」を使うことで、同じ画面内に複数のビューを並べて表示可能です。
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kViewerでダッシュボードビューを作成する方法
では、実際にkViewerでダッシュボードビューを作成する方法を見ていきましょう。
kViewerにログイン
まずは、kViewerにログインし、「ビューの作成」に進みます。
ダッシュボードビューを選択
様々なビューの種類が出てくる中で、ダッシュボードビューの「作成」をクリックします。
ビューの管理名を設定
ビューの管理名を入力し、「決定」をクリックします。
ダッシュボードを編集
左側メニューの中の「ダッシュボード」をクリックします。
表示するビューの管理
ダッシュボードの上部にある「表示するビューの管理」をクリックします。
表示したいビューを選択
ビューの一覧から、ダッシュボード上に表示したいビューを選びます。
ビューをクリックすると、横にチェックマークが表示されます。
また、ビューはタイトルで検索したり、検索タグで絞り込んだりできます。
ビューの選択が終わったら、下部の「適用」をクリックします。
ビューの配置・編集
指定したビューが左上に表示されます。ドラッグ&ドロップでの移動や、右下より拡大・縮小のサイズ調整が可能です。
また、ダッシュボードの上部にある「ラベルを追加」をクリックすると、見出しをはじめとするテキストを表示したり、リンクを配置したり、画像を配置したりできます。
ダッシュボードの保存・プレビューの確認
ビューの配置・編集が完了したら「保存」をクリックし、「プレビュー」より完成したダッシュボードを確認します。
ダッシュボードビューの適用・公開
問題がなければ「編集完了して更新」をクリックし、ビュー情報を適用します。
最後に「公開する」ボタンを押せば、ビューが公開されます。
kViewerのダッシュボードビューでkintoneのポータル画面も外部公開
今回はkintoneのポータル機能やポータル画面の見方について解説しました。
kintoneのポータル機能は情報共有やタスク管理、業務の効率化に役立つ機能です。
kViewerのダッシュボードビューを作成すれば、kintoneユーザー・非ユーザーに関わらず、必要なデータを外部に共有し、ポータル機能と同じように運用できます。
kViewerをはじめとする連携サービスを活用して、kintoneの機能をさらに充実させましょう。
