kintone掲示板の使い方・情報共有、非ユーザーとのやり取り

顧客管理や進捗管理、メールのチェック、売り上げ情報の管理……ビジネスでは日々さまざまな業務が発生します。

コミュニケーションツールだけでも多様化している近年、重要な連絡を見逃していて、慌てた経験があなたにもありませんか?
パソコン上で毎回それぞれのアプリを確認しなければならないことを、不便に感じている人も多いことでしょう。

kintoneは、そういった多様なアプリ(業務ツール)を一元管理できる、クラウド型のWebデータベースツールです。
「業務のプラットフォーム」として、累計20,000社以上の企業で導入されています。

kintoneの使用にはライセンスが必要となり、データを外部に公開することはできません。
しかしkintoneのライセンスを持っていない人でも、トヨクモの「フォームブリッジ」や「kViewer」を利用することで、情報の閲覧や編集が可能になります。

今回はkintoneをより使いやすくする掲示板機能と、非kintoneユーザー(kintoneライセンスを持っていない人)との情報共有方法について、詳しく解説していきます。
掲示板の使い方やkintoneライセンスのないユーザーとのやり取りにお困りの方は、ぜひ参考にしてください。

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kintoneのお知らせ掲示板を活用してユーザー間で情報共有

kintoneは、ビジネスで発生する業務情報を一元管理することができる利便性の高いツールとして、多くの企業で導入されています。

しかしkintoneを使い続けていると、使用するアプリが増えていき、探している情報にたどり着きにくくなります。

そのような場合には、kintoneの「お知らせ掲示板」をポータルサイト(サイトの入口ページ)として活用すると、とても使い勝手がよくなりおすすめです。

まず「お知らせ掲示板」の便利な使い方として、以下の3つをご紹介します。

使用頻度が高いアプリをポータルに集約できる
重要な情報を常にメンバーに共有できる
情報をグラフ化することですぐに状況がわかる

それぞれ詳しく解説します。

使用頻度が高いアプリをポータルに集約できる

kintoneにログインしたときに、一番最初に表示されるのが「お知らせ掲示板」です。
お知らせ掲示板は、メンバーに共有したい情報を集約できるエリアとなります。

この「お知らせ掲示板」に頻繁に使うアプリを並べ、ポータルサイト(サイトの入り口)として活用できます。

ワンクリックで必要な情報を確認できるため、毎回アプリを探し出す手間を省き、大事なお知らせを見逃してしまうなどのミスも防げます。

お知らせ掲示板に、使用頻度が高いアプリやスペースを集約させて、リンク集を作る手順は、以下の通りです。

お知らせ掲示板の右上の、編集ボタンをクリックします。

出典:kintoneヘルプ

ファイルを添付するボタンをクリックして、画像を添付します。

出典:kintoneヘルプ

添付ファイル→参照→画像を選択→添付

編集画面に貼り付けられた画像を選択して、リンク先を指定します。(リンクボタンをクリック)

出典:kintoneヘルプ

画像を選択→リンクボタンをクリック→リンク先のアドレスを入力→保存

画像などを利用することで、画面が整理されて見た目がきれいになるだけでなく、文字だけの画面よりも直感的に認識することができます。

「お知らせ掲示板」に、頻繁に使用するアプリなどのリンク集を作ると、kintoneにログインしてすぐに一覧を確認することが可能です。
多数の情報の中から必要な情報にたどり着きやすくなり、格段に使い勝手がよくなります。

重要な情報を常にメンバーに共有できる

ポータル画面は、各スペースごとに設定もできます。
チームやグループ、部署ごとなど、各スペースに設定したグループ内で共有したい情報を、お知らせ掲示板で表示することも可能です。

例えば、現在進行中の情報を集約したり、営業の売り上げ状況を表示したりするなど、重要な情報をトップ画面に表示させておくことで、メンバー内で情報を常に共有できます。

ポータル画面を充実させることで、必要な情報を即座に表示できたり、重要な情報をメンバー内で共有できたりするため、業務効率の向上が図れます。

情報をグラフ化することですぐに状況がわかる

お知らせ掲示板では、データを一覧とグラフの2種類で表示できます
数字だけではわかりにくい情報も、グラフで「見える化」すると状況がすぐに把握できるため、項目によってはグラフ表示が非常に重宝します。

グラフの表示方法の手順は次の通りです。

「お知らせ掲示板」の右上の編集ボタンをクリックします。

出典:kintoneヘルプ

「アプリ貼り付け」をクリックして、グラフを表示するアプリを選択します。

画像出典:kintoneヘルプ

アプリ貼り付け→アプリを選択

「グラフ」の中から、表示したいものを選択します。

出典:kintoneヘルプ

グラフのドロップダウンの中から、表示したいグラフを選択→OKボタン

グラフを表示する場合は、先にアプリにグラフの設定をしておく必要があります。
アプリの設定画面からグラフを追加する方法は、こちらをご覧ください。

kintoneユーザーと非ユーザーのやり取り

kintoneは、1ユーザーごとにライセンスが付与されます。
ライセンスが付与されたユーザー同士の情報共有は簡単ですが、非ユーザー(kintoneのライセンスを持っていない人)との情報共有は、標準機能だけでは難しくなります。

kintoneは非常に便利なツールですが、1ユーザーごとに料金が発生するため、社員全員へのライセンス付与は難しいと考える企業も多いことでしょう。
kintoneユーザーではない社外の取引先や顧客とのやり取りも、困難になります。

kintoneのデータは、外部にそのまま公開することはできませんが、次のようなサービスを連携させることで、非ユーザーでもデータを閲覧・登録することが可能になります。

フォームブリッジ:非ユーザーでもkintoneにデータを登録の登録・編集ができるサービス
kViewer:非ユーザーでもkintoneの情報を閲覧できるサービス
Toyokumo kintoneApp認証:相手によって公開する範囲を管理できる認証方法

フォームブリッジkViewerは、kintone1ドメインにつき1契約のためなため、ライセンスコストをかけずに非ユーザーとのやり取りができます。

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kintone連携サービスを使うことで
ライセンスを持たない人とのやり取りも可能に

kintone内のデータは、kintoneライセンスを持っている人のみが閲覧できるようになっています。

ライセンスを持たない社員や、社外の取引先とも情報を共有したい場合は、連携サービスの活用が必須です。

今回は、ライセンスを持たない非kintoneユーザーの人との情報共有の方法について、以下の3つをご紹介します。

  • フォームブリッジ
  • kViewer
  • Toyokumo KintoneApp認証

それぞれ詳しく解説します。

「フォームブリッジ」で情報収集

kintoneの標準機能では、ライセンスを持っているユーザーでなければ、kintoneのデータを閲覧・編集できません。
しかし、フォームブリッジの利用で、kintoneライセンス(kintoneアカウント)がなくても、外部からのデータ登録が可能になります。

フォームブリッジ」は、Web上で利用するフォームを作成できる、kintone連携サービスです。
例えば、アンケートに答えてもらったり、顧客からの情報を取得して提案内容を検討したりするときなどは、フォームブリッジの活用が便利です。

フォームブリッジは、次のようなWebフォームの作成で活用されています。

  • 問合せフォーム
  • 資料請求フォーム
  • 経費申請・シフト申請フォーム
  • セミナー受付・イベント受付フォーム
  • アンケートフォーム

フォームブリッジの利用で、Webフォームを簡単に作成できるだけでなく、kintoneの画面ではできない高度なフォーム(条件分岐フォーム、ステップフォームなど)も作成することが可能です。

また、フォームで登録・編集された情報は、kintoneに自動で反映されるため、情報がリアルタイムで更新されます。更新の手間が省け、情報が重複せず一元管理できる点も大きなメリットです。

「kViewer」で情報共有

kViewer」は、kintoneに登録されている情報を外部に公開するためのサービスです。
kintone内で作成した資料やデータを、kintoneライセンスを持っていないユーザーでも簡単に見ることができるため、情報共有の利便性が圧倒的に高まります。

閲覧するだけであれば、kintoneライセンスも不要なため、ライセンスにかかるコストを抑えられる点もメリットです。

kViewerで表示するビュー(画面)も、簡単な作業で作成できます。
作業としては、kintoneアプリのURLと、APIトークンをコピーして貼り付け、表示するフィールドを選択して公開するのみです。

また、kViewerのビュー表示は、以下のような8種類の表示形式が用意されています。

  • リストビュー (一覧形式で表示)
  • カードビュー (kintoneの情報をブログのように並べて表示)
  • グラフビュー (kintoneで作成したグラフを表示)
  • セグメントビュー (少数のコンテンツのみ表示)
  • カレンダービュー (kintoneで管理している日程情報を、カレンダー形式で表示)
  • Myページビュー (1レコードごとの詳細ページを表示)
  • ダッシュボードビュー(作成した複数のグラフやリストをダッシュボード化)
  • 高度なグラフビュー (複合グラフなどを作成・表示)

ダッシュボードビューと高度なグラフビューの2つ以外は、全てのコースで作成することができます。
(ダッシュボードビューと高度なグラフビューは、プロフェッショナルコースでのみ作成可能です。)

「kViewer」を使用した活用事例については、以下の記事をご覧ください。
>面倒なパスワード管理を削減、kintoneでセキュアに情報共有の一元化を実現した

上記の事例では「kViewer」を活用することで、

  • 顧客から依頼されている業務の進捗情報を、顧客に公開することが可能になった
  • 情報をリアルタイムで共有できるようになった
  • 顧客に月に一度、情報を集計し郵送していた作業が不要になった

と、業務が大幅に効率化されたことがわかります。

「Toyokumo kintoneApp認証」で見せる情報・見せない情報を管理できる

kintone内のデータは、「Toyokumo kintoneApp認証」を利用することで、相手によって公開する情報の範囲を決めることも可能です。

認証情報は、メールアドレス、GoogleやMicrosoftのソーシャルログインなどを使い、最大1万件までの情報を設定できます(契約コースによって制限あり)。
メールアドレスやソーシャルログインで認証制限をかけるため、セキュリティ面でも安心です。

Toyokumo kintoneApp認証の利用で、フォームブリッジで作成した公開フォームや、kViewerの公開ページへのアクセスが可能となります。
一度Toyokumo kintoneApp認証を通すことで、フォーム同士の行き来、フォームやビューとの行き来なども可能です。

Toyokumo kintoneApp認証は、フォームブリッジ、kViewerの「プレミアムコース」と「プロフェッショナルコース」で利用できます。

「フォームブリッジ」と「kViewer」を利用すれば、
kintoneライセンスのないユーザーとのやり取りも可能!

kintoneの「お知らせ掲示板」の活用法と、kintoneライセンスを持たないユーザーとのやり取り方法についてご紹介しました。

あらゆるデータを一元管理できることが、kintoneの最大の魅力です。
どのデータを外部の人と共有するか、どのような情報を外部から集めるかなどを細かく検討してシステムを設定することで、より便利にkintoneを活用できることでしょう。

kintone連携サービスは、30日間無料でお試しいただけます。まずはお気軽にお問い合せのうえ、ご利用ください。

 

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