kintoneのデータをダッシュボード化！作り方や事例、便利なプラグインも徹底解説！
「kintoneのデータをダッシュボード化できる？」
「kintoneのデータをダッシュボード化する方法を確認したい」
このようにお考えの方もいるのではないでしょうか。kintoneでは、お知らせ掲示板やポータルにグラフ・一覧などを配置することで、必要な情報を一つの画面にまとめて確認できます。
さらに、スタンダードコース・ワイドコースでは2枚目以降のポータルを作成し、グラフなどのウィジェットを配置することも可能です。
本記事では、kintoneのデータを利用しダッシュボードを作成する方法を解説します。また、kintone連携サービスの機能や使い方も紹介しているため、ぜひ参考にしてみてください。
kintoneの売り上げ金額や推移データをダッシュボード形式で見たい場合は、kintone連携サービス「kViewer」なら実現可能です。
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目次
kintoneのダッシュボードとは
ダッシュボードは、あらゆる情報を一か所にまとめて視覚的に表示することをいいます。
kintoneでは、ポータルのお知らせ掲示板にアプリの一覧やグラフを貼り付けたり、2枚目以降のポータルにレコード一覧・グラフなどのウィジェットを配置したりすることで、ダッシュボードのような画面を作成できます。2枚目以降のポータルはスタンダードコース・ワイドコースで利用できます。
売上データをグラフ化して業績を確認したり、プロジェクトの進捗をバーグラフで表示したりと、多彩な形式で情報を整理可能です。リスト一覧やチャート形式も利用できるため、業務に合わせて必要なデータを見やすく表示できます。
各種情報を視覚的に分かりやすく調整できるため、情報の管理・整理がしやすくなり、業務効率の向上につながります。
kintoneの標準機能でできるダッシュボードの使い方
kintoneは、特別なカスタマイズをしなくても標準機能だけでダッシュボード風の画面を作成できます。たとえば、トップページにある「お知らせ掲示板」を活用すれば、グラフやリンクを配置して重要な情報を一目で確認できるようになります。
ここでは、その具体的な活用方法を紹介します。
「お知らせ掲示板」にグラフを表示する
▲出典：kintoneヘルプ「お知らせ掲示板の編集」
kintoneのトップ画面にある「お知らせ掲示板」には、アプリで作成したグラフを表示できます。操作はシンプルで、掲示板右上の「編集」ボタンをクリックし、「アプリ貼り付け」を選択します。対象のアプリを指定したうえで、表示したいグラフを選び、保存すれば設定は完了です。
kintoneの特別なカスタマイズは不要で、標準機能だけでダッシュボードのような見やすい画面を作成可能です。売上目標の達成度や案件進捗など、日々チェックしたい重要指標をお知らせ掲示板に配置すれば、ログイン時に状況を確認しやすくなります。
「お知らせ掲示板」でリンクを共有する
日々の業務で使うアプリやWebサイトのリンクをお知らせ掲示板にまとめておけば、トップ画面からスムーズにアクセスできるようになり、業務効率改善につながります。
リンクを追加するには、掲示板の右上にある「編集」または「お知らせ掲示板を編集する」ボタンをクリックしてお知らせ入力欄を表示し、リンク先を設定します。
また、URLを羅列するだけでなく、リンク付きの画像やアイコンを表示することで、より見やすく整理された掲示板に仕上げることも可能です。画像を添付したあと、その画像にアプリやファイル、外部サイトへのリンクを設定すれば、目的のページへアクセスしやすい入口を作れます。
2枚目以降のポータルにグラフを配置する
kintoneのスタンダードコース・ワイドコースでは、既存のポータルとは別に、用途別のポータルを追加できます。部署別のダッシュボードや、経営指標をまとめたポータルなどを作りたい場合に便利です。
基本的な作成手順は以下のとおりです。
- トップページの「…」から「ポータル管理」を開く
- 「一覧」タブから「ポータルを作成」を選択する
- 必要なウィジェットを配置する
- 各ウィジェットの表示内容を設定する
グラフウィジェットを使えば特定のアプリのグラフを表示でき、レコード一覧ウィジェットを使えばアプリを開かずに一覧を確認できます。部署や業務ごとに確認したい情報が異なる場合は、お知らせ掲示板だけでなく、2枚目以降のポータルも検討するとよいでしょう。
kintoneでダッシュボードを活用する3つのメリット
kintoneでダッシュボードを活用するメリットは、以下の3つです。
- データ集約と可視化で現状を一目で把握できる
- 素早い意思決定をサポートしてくれる
- リアルタイムで情報共有できる
ダッシュボードのメリットを理解しておけば、業務効率が高まって生産性の向上が図れます。下記では、ダッシュボードを活用するメリットについて解説します。
1. データ集約と可視化で現状を一目で把握できる
kintoneのデータをダッシュボード表示できれば、データを集約・可視化して、現状をすぐに把握できます。
たとえば、営業部門ではチームごとの売上目標と実績をグラフで確認できるため、目標に届いていない箇所を把握し、必要な対策を検討しやすくなります。
上記のように、ダッシュボードの活用でデータの可視化が進むことで、必要な作業を迅速に進められます。また、元となるkintoneのデータを更新すれば、メンバーが同じ情報を確認しやすくなります。
その結果、情報伝達の手間を省き、改善策や新しい施策を検討しやすくなります。
2. 素早い意思決定をサポートしてくれる
kintoneデータをダッシュボード表示できれば、素早い意思決定をサポートしてくれます。kintone内に蓄積した売上・案件・顧客情報などを一つの画面に整理すれば、それぞれのアプリを個別に開いて数値を確認する手間を減らせます。
たとえば、情報が集約されていない場合、複数の画面を行き来しながらデータを照合する必要があります。しかし、日常的に確認する指標をダッシュボードにまとめておけば、必要な情報を一目で確認可能です。
データの確認にかかる時間を削減できるため、状況に応じた意思決定もしやすくなります。
3. リアルタイムで情報共有ができる
kintoneデータをダッシュボード表示できれば、チーム全体で最新の情報を共有しやすくなります。ダッシュボードをメンバーが確認できる場所に設定しておけば、進捗状況や数値を同じ画面から確認できます。
これにより、自分の担当外の業務についても部門全体で情報を把握しやすくなり、確認漏れの防止につながります。また、課題や進捗を可視化して共有することで、チーム全員が現状を把握しやすくなり、連携も円滑になります。
ダッシュボードを活用し、チーム全員が同じデータを確認できる環境を作ることで、意思決定や問題解決を進めやすくなるでしょう。
kintoneのダッシュボードの作り方
kintoneの標準機能でダッシュボード風の画面を作る場合は、「お知らせ掲示板を使う方法」と「2枚目以降のポータルを使う方法」があります。
お知らせ掲示板を使う場合の基本的な流れは以下です。
- kintoneアプリで表示したいグラフを作成する
- ポータルやスペースのお知らせ掲示板を編集する
- 「アプリ貼り付け」から対象アプリとグラフを選択する
- 保存してメンバーへ共有する
なお、スタンダードコース・ワイドコースで2枚目以降のポータルを作成する場合は、グラフウィジェットやレコード一覧ウィジェットなどを配置し、複数の情報を一画面に整理できます。
上記のような方法であれば、標準機能の範囲でもkintoneをより効果的に運用できます。
ただし、kintoneのアカウントを持たない人に、そのままkintoneのポータルを見せることはできません。kintoneを一部の部署だけで利用している場合や、取引先・顧客にも情報を共有したい場合は、この点が課題になります。
kintone標準機能で足りるケース／拡張が必要になるケース
kintoneの情報をダッシュボードで表示するにあたって、拡張サービスの利用は必須ではありません。お知らせ掲示板やポータルにグラフ・一覧を配置するだけでも、用途によっては十分に機能します。
一方で、運用が進むにつれて「誰に見せるのか」「kintoneの外まで情報を届ける必要があるのか」といった条件が変わると、標準機能だけでは対応しきれない場面も出てきます。
ダッシュボード設計では、この違いを意識しておくことが重要です。
標準機能だけで足りることが多いケース
- 閲覧者がkintoneユーザーに限られる
- kintone内のアプリにあるグラフや一覧を可視化したい
- 「毎朝ログインして確認する指標」を掲示板やポータルに並べたい
- 外部共有やURL公開は不要で、kintone内で完結すればよい
この条件なら、まずはkintone標準機能のお知らせ掲示板やポータルから始めるのが現実的です。スタンダードコース・ワイドコースの場合は、用途別に2枚目以降のポータルを作る方法もあります。
標準機能だけでは足りなくなりやすいケース
- 取引先・現場・非ライセンスの社員など、kintoneライセンスを持たない人にも見せたい
- 社外共有用のURLを発行し、ブラウザから情報を確認してもらいたい
- 外部向けに複数のグラフや一覧を一画面へまとめたい
- 「見るだけ」ではなく、外部からの受付や入力も含めて業務フローを作りたい
- 複数アプリに分散した数値を横断して集計したうえで可視化したい
kintoneは、基本的にkintoneの利用ユーザーが情報を閲覧・操作するためのサービスです。そのため、kintoneライセンスを持たない取引先や顧客などへの外部公開が要件に入ると、標準のポータルだけでは対応できません。
こうした要件がある場合は、閲覧者をkintoneユーザーに限定せずに情報を届けられるkintone連携サービスの活用が選択肢になります。
たとえば「kViewer（ケイビューワー）」は、kintoneのデータをライセンスを持たない人にも公開でき、複数のビューを組み合わせたダッシュボードビューも作成できます。
外部からkintoneへ情報を入力してもらう場合はFormBridge（フォームブリッジ）、複数アプリを横断して集計したい場合はDataCollect（データコレクト）というように、課題に応じて役割を分けて組み合わせられます。
kintoneライセンスを持たない人へのダッシュボード共有で困っている場合は、ここがkViewerを検討するタイミングです。
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kintoneのダッシュボードを活用する3つのコツ
kintoneのダッシュボードを活用する際は、3つのコツがあります。
- 使用目的を明確にする
- 使用目的に応じた項目を設定する
- 定期的に項目を見直す
活用ポイントを確認しておけば、より効率的に使用でき、業務効率のアップにつながるでしょう。
1. 使用目的を明確にする
kintoneのダッシュボードを活用する際は、使用目的を明確にすることが重要です。ダッシュボードは、表示する項目や分析する数値を自由に設定できますが、目的が曖昧なまま使用すると、どのデータを誰に共有すべきか判断できず、業務に役立てにくくなります。
たとえば、生産部門のチームが必要とする項目は、計画生産数や進捗状況、出荷予定と商品在庫の関係、部品の在庫量などです。一方で、管理職が注目すべきなのは、生産数のエラー率や生産ラインの稼働率、従業員の勤務時間数などのデータです。
上記のように、利用者の役割や目的により必要なデータは異なります。
もし使用目的とは合わない、不必要なデータが表示されている場合、重要な情報が埋もれてしまい、不要なデータの確認や整理に手間がかかったり、必要なデータを見落としたりと業務効率の低下につながるかもしれません。
使用目的が明確であれば、どのデータをどのように表示するか決めやすくなり、利用者も必要な情報を確認しやすくなります。
2. 使用目的に応じた項目を設定する
kintoneのダッシュボードを活用する際は、使用目的に応じた項目設定が重要です。ダッシュボードの使用目的に応じて具体的な項目を決定することで、利便性が高まります。
同じデータでも、必要な情報や優先度は役割により異なるため、目的に合わない設計では利用者にとってかえって不便になる可能性があります。
たとえば、商品在庫管理が目的の場合、単に在庫量だけでなく、発注履歴や販売状況など業務に必要な項目をダッシュボードに設定しておくと、必要な対応を判断しやすくなります。
業務内容や使用目的に応じて、最適な項目に絞り込むようにカスタマイズすると、利用者が必要な情報を簡単に確認できるようになります。
3. 定期的に項目を見直す
ダッシュボードで表示する項目は、事業環境や優先順位に応じて定期的に見直す必要があります。たとえば、プロジェクト数が増えたり、新商品を扱うようになったりした場合、従来の項目だけでは重要な情報を逃す可能性があります。
逆に終了したプロジェクトの項目が残ったままの場合、不要な情報が混ざってしまい、必要なデータを見つけにくくなります。
また、現在の項目が適切かを確認するだけでなく、さらに重要な指標がないかの見直しも重要です。定期的な見直しにより、状況の変化に対応し、必要な情報を表示し続けやすくなります。その結果、業務効率を維持しつつ、意思決定をサポートできるでしょう。
kintoneのダッシュボードの具体的な活用方法
kintoneのダッシュボードの具体的な活用方法は以下のとおりです。
- マーケティングで活用できる
- 営業活動で活用できる
- 予定と実績の管理
- コールセンターにおける入電やステータスの状況管理
- 日次売上管理
- 案件状況の管理
活用方法の具体例を理解していれば、今後どのように活用すべきかをイメージしやすくなります。下記では、各活用方法について解説します。
1. マーケティングで活用できる
kintoneのダッシュボードは、マーケティング活動において活躍します。SNSやオウンドメディアなど複数の施策を行うマーケティングでは、数値や施策の進捗が散らばり、確認に時間がかかる場合があります。
必要なマーケティングデータをkintoneに蓄積している場合は、売上や施策の進捗、担当者ごとのタスクなどをグラフや一覧で整理することで、状況を横断的に確認しやすくなります。
さらに、マーケティングチームの各メンバーのタスクや進捗も一括で管理できれば、チーム内での意思決定もスムーズです。
2. 営業活動で活用できる
kintoneのダッシュボードは、営業活動の効率化にも役立ちます。kintoneのダッシュボードを活用することにより、営業活動では以下のような情報を確認しやすくなります。
- 営業担当者の活動記録や達成状況
- 商談の進捗や売上目標達成率
- 案件遅れや優先度の高い顧客への対応状況
- 顧客情報や商談履歴、連絡内容
- 見込み客の数や営業担当者ごとの進捗状況
上記のように、チーム全体で営業状況を把握しやすくなり、問題があれば必要なフォローを検討できます。加えて、案件の優先順位も判断しやすくなるでしょう。ブラックボックス化しやすい営業担当者の動きも把握しやすくなるため、後進の育成にも役立てられます。
3. 予定と実績の管理
kintoneのダッシュボードでは、予定と実績を一目で確認できる画面も作成できます。
たとえば、プロジェクトごとの計画値と実績値を同じ画面に表示しておけば、進捗の遅れや目標との差を把握しやすくなります。会議のたびに複数のアプリから情報を集める手間を減らせるため、目標達成に向けた判断もしやすくなるでしょう。
4. コールセンターにおける入電やステータスの状況管理
コールセンターでは、日々多くの入電対応が発生します。kintoneのダッシュボードを活用すれば、時間別の入電件数や担当者別の対応件数、問い合わせのステータスなどを一覧で確認できます。
状況が見える化されることで、対応の遅れを把握したり、混雑状況に応じて人員配置を検討したりする際の判断材料になります。これにより、コールセンター全体の状況を把握しやすくなります。
5. 日次売上管理
kintoneに蓄積された売上データを日付ごとに集計し、グラフや集計表で表示すれば、日次の売上状況を確認できます。
日ごとに整理した売上データをグラフや一覧で表示すれば、売上の推移や商品別の動きなどを把握しやすくなります。日々の数字を見える化することで、改善策の検討や次のアクションにもつなげやすくなります。
複数アプリを横断した集計やピボットテーブルによる集計が必要な場合は、DataCollectを使う方法もあります。DataCollectでは複数のkintoneアプリを横断した集計や、ピボットテーブルによるクロス集計に対応しています。
6. 案件状況の管理
営業活動では、案件の進行状況、受注数、失注数などの把握が重要です。kintoneのダッシュボードを使えば、成立済みや進行中の商談数、金額の推移などを確認できます。
案件状況をダッシュボードに表示することで、営業担当者やマネージャーが全体の進行度を把握でき、フォローの必要性や改善点も見つけやすくなります。また、営業戦略の立案やリソース配分の判断にも役立ちます。
kintoneのダッシュボードを使いやすくするプラグイン・連携サービス
標準機能だけでも活用できるkintoneのダッシュボードですが、プラグインやkintone連携サービスを組み合わせれば、用途に応じて機能を拡張できます。ここでは、操作性やデザイン性を高め、情報共有をしやすくするサービスを紹介します。
こだわり kintone プラグイン
「こだわり kintone プラグイン」は、ポータルやスペースのトップをドラッグ＆ドロップでカスタマイズできるプラグインです。
定型のウィジェットを配置でき、グラフ集計機能も備えているため、ダッシュボードとして活用できます。プログラミングの知識を使わずに、チームの業務に合わせた画面を作りたい場合に選択肢となります。
kLooker
「kLooker」は、複数のアプリに分散しているデータを集計・表示できるダッシュボード構築サービスです。kintoneのデータをGoogle BigQueryやGoogle Looker Studioを活用したダッシュボードとして構築し、アプリ間の集計にも対応しています。
また、作成したダッシュボードは独自URLで共有でき、kintoneユーザーではない人への共有も可能です。一方、公式サイトではデータ更新について「指定したサイクルでの定期更新」と案内されているため、リアルタイム共有を前提に選定する場合は更新要件を確認しておきましょう。
kLookerは開発型のサービスで、利用者側でダッシュボードを一から構築するのではなく、必要な集計や表示内容を伝えて構築してもらう形です。
kintoneユーザー以外にダッシュボードを見せるなら「kViewer」がおすすめ
自社のkintoneデータを外部に公開する場合には、トヨクモが提供する「kViewer（ケイビューワー）」がおすすめです。
通常、kintoneの情報はkintoneのライセンスを持つユーザーが閲覧します。しかしkViewerを使えば、kintoneライセンスを持たない方にも、公開用のビューを通じてkintone内の情報を見せられます。
ビューとは、kViewerの表示画面を指します。リストビューやグラフビュー、カレンダービューなど複数の表示形式が用意されており、用途に応じた見せ方が可能です。
コースによって活用できるビューが決まっているものもありますが「30日間の無料お試し」を活用して全コースの機能を利用できるため、契約前に自社に必要な機能やビューを確認できます。
「取引先に案件状況を見せたい」「現場スタッフにも売上や進捗を確認してほしい」など、閲覧者へkintoneライセンスを付与せずに情報を共有したい場合に適しているサービスです。
また、ユーザー管理機能を利用すればアクセス制限を設定できるため、協力会社や顧客など、限られた関係者だけに特定の情報を共有することも可能です。
kViewerはドラッグ＆ドロップによるマウス操作を中心に設定でき、プログラミングの知識がなくても利用できます。最近ではAI機能も搭載され、より手軽で直感的な操作が可能となっています。
kViewerの詳しい使い方やAI機能を知りたい方は、関連記事をご覧ください。
関連記事：kViewer（ケイビューワー）とは？できること・使い方
関連記事：【kViewer】AIでレコード詳細画面のデザインを瞬時に変更！
1. kintoneユーザー以外にリアルタイムで情報を公開できる
▲kViewerで作ったダッシュボードの例
kintoneユーザーでなくても、kViewerを利用すれば、公開したビューを閲覧できます。kViewerを活用すると、kintoneで管理しているデータを可視化し、閲覧用のURLを通して共有できます。
また、kViewerでは複数のビューを組み合わせ、目的別のダッシュボードを作成可能です。
これにより、kintoneに格納された情報を外部の関係者から確認できる仕組みを作れます。さらに、kViewerはトヨクモの他の製品とも連携可能です。kintoneを利用していない関係者とも必要な情報を共有できるため、社外との情報共有をkintone中心に設計しやすくなります。
2. 他のトヨクモ製品と連携すれば活用の幅が広がる
kViewerは、トヨクモが提供する「PrintCreator（プリントクリエイター）」や「FormBridge（フォームブリッジ）」と連携すると、さらに多彩な活用が可能です。
- FormBridge：kintoneユーザー以外からWebフォームで情報を受け付け、kintoneへ保存するkintone連携サービス
- kViewer＋FormBridge：対応するkViewerのビューからFormBridgeのフォームへ移動し、kintoneのレコードを編集する仕組みを作れる
- PrintCreator：kintoneの情報を利用して書類を出力するkintone連携サービス
- kViewer＋PrintCreator：対応するkViewerのビューから、kintoneライセンスを持たない閲覧者が書類を出力する仕組みを作れる
なお、kViewerとFormBridgeを使ったレコード編集、kViewerとPrintCreatorの連携はいずれもkViewerのプレミアムコース以上で利用できます。
また、これらの連携対象ビューはリストビュー・カードビュー・セグメントビュー・カレンダービュー・マイページビューであり、ダッシュボードビュー自体から直接レコードを編集したり書類を出力したりする機能ではありません。
kintoneユーザー以外と情報を共有したい場合や、すでにPrintCreatorやFormBridgeを利用している方は、kViewerとの組み合わせも検討してみてください。
関連記事：kViewer×PrintCreator連携でできること5選！
トヨクモkintone連携サービス「kViewer」のダッシュボードビューの作成方法
kViewerのダッシュボードビューは、複数のビューを同じ画面内に並べて表示する機能です。グラフだけでなく、別々のアプリから作成したビューを組み合わせることもできます。
現在の基本的な作成手順は以下のとおりです。
1. ダッシュボードに配置したいビューをあらかじめ作成する
2. kViewerにログインして「ビューの作成」を開く
3. 「ダッシュボードビューを作成」を選択する
4. ビュー管理名を入力してダッシュボードビューを作成する
5. 「ビューのデザイン」を開く
6. 表示したいビューをドラッグ＆ドロップで配置する
7. 配置したビューの位置や大きさを調整する
ダッシュボードビューの編集画面では、配置したビューをドラッグ＆ドロップで移動したり、拡大・縮小したりできます。複数の売上グラフやKPI、案件一覧などを、確認しやすい位置へ整理して配置しましょう。
ダッシュボードビューの検索・絞り込み機能について
ダッシュボードビュー自体には、閲覧者が条件を入力してレコードを検索するフォームを直接設置できません。
▲kViewerの検索画面
閲覧者自身に条件を指定してレコードを絞り込んでもらいたい場合は、リストビューやカードビュー、セグメントビュー、カレンダービュー、高度なグラフビューなど、レコード検索機能に対応したビューを利用します。
これらのビューに検索・絞り込み機能を設定してダッシュボード上に配置すれば、ダッシュボード内でも各ビュー上で検索機能を利用することが可能です。検索フォームの設置はスタンダードコース以上で利用可能です。
ダッシュボードビューや検索フォームの設定を実際の画面で確認したい場合は、30日間無料でお試しいただけます。
なお、ダッシュボードビューはプロフェッショナルコース・エンタープライズコースで利用できます。公式操作ガイドでは、ダッシュボードビューはスマートフォンからの閲覧を基本的に想定しておらず、PCからの閲覧が案内されています。利用者の端末も含めて確認したうえで設計しましょう。
【事例】kViewerで構築した外部共有用ダッシュボードの例
kintoneでダッシュボードを活用していくと、「社内のkintoneユーザーだけで見る」のではなく、「kintoneライセンスを持たない人にも状況を共有したい」という要望が出てくるケースがあります。
このような場合、kViewerを使えば、kintoneで管理している情報を外部から閲覧できるビューとして公開できます。
株式会社アルファコーポレーション｜経費精算の処理時間を3日から1時間に短縮
株式会社アルファコーポレーションでは、kViewerのダッシュボード機能を活用しています。同社では多数のkintoneデータを確認する必要があり、複数のビューを一画面にまとめたダッシュボードを導入しました。
さらにFormBridge・kViewer・PrintCreatorを組み合わせることで、スタッフの経費精算に関する登録・閲覧・出力を行える仕組みを構築しています。公式事例では、経費精算の処理時間が3日から1時間に短縮されたことも紹介されています。
この事例のように、kViewerのダッシュボードは「複数のビューを行き来せず、一つの画面から必要な情報を確認したい」という場面にも活用できます。
関連記事：施設長が多数のkintoneデータを確認する手間を省くためkViewerダッシュボードを導入
大阪府｜府営公園のイベント情報を外部公開し、庁内外の情報共有を効率化
kintoneライセンスを持たない外部の人への情報公開という観点では、大阪府でもkViewerが活用されています。府営公園のイベント情報をkViewerのカレンダーで外部公開したり、FormBridgeとkViewerを組み合わせて指定管理者が登録情報を確認・編集できる仕組みを構築したりしています。
関連記事：庁内外の情報共有をkintone x トヨクモkintone連携サービスで効率化！行政DXを推進する大阪府庁の活用事例
「kintone内では情報を整理できているものの、見る人の範囲を広げられない」という課題がある場合は、kViewerの無料お試しで実際の共有画面を作成すると、運用イメージを確認しやすくなります。
よくある質問
Q1. kintone標準のダッシュボードと、kViewerのダッシュボードはどう使い分けるべきですか？
A. 判断軸の一つは「誰に見せるか」です。
社内のkintoneユーザーだけが閲覧する前提であれば、お知らせ掲示板やポータルなどの標準機能で十分なケースがあります。一方、kintoneライセンスを持たない取引先・顧客・現場スタッフなどに状況を共有したい場合は、kViewerを使った外部共有が選択肢です。
また、スタンダードコース・ワイドコースでは2枚目以降のポータルも作成できるため、「社内向けならまず標準機能」「社外・非ライセンス者にも見せるならkViewer」と整理すると判断しやすいでしょう。
Q2. 外部共有用ダッシュボードは、どの業務から検討するのが適切ですか？
A. 進捗確認や状況報告が繰り返し発生している業務が最初の候補です。
取引先への案件状況の共有、複数拠点の状況確認など、手作業での確認や報告が常態化している業務では、ダッシュボード化によって情報を確認する入口をまとめやすくなります。
Q3. 社外にダッシュボードを公開すると、情報を出しすぎてしまいませんか？
A. 公開する情報を前提にビューを設計することが重要です。
kViewerでは、公開するビューに表示するレコードや項目を設定できます。すべてのkintoneデータを見せるのではなく、「誰に、何を見せるか」を決めて設計しましょう。必要に応じて、利用コースに応じたアクセス制御機能も確認してください。
Q4. 外部共有用ダッシュボードは、どこまでリアルタイム性を求めるべきですか？
A. 情報の更新頻度と、判断に必要なタイミングを基準に考えましょう。
常に最新状況を確認する必要がある業務と、日次・週次の確認で足りる業務では、求められる更新頻度が異なります。「どのタイミングまでに最新データが見えていれば業務上問題ないか」を整理してから、運用方法を決めることが重要です。
Q5. kViewerのダッシュボードビューで検索機能は使えますか？
A. ダッシュボードビュー自体には、レコード検索機能を設置できません。
ただし、ダッシュボード上に配置する各ビュー（リストビュー、カードビュー、セグメントビュー、カレンダービュー、高度なグラフビュー）に検索・絞り込み機能を設定しておけば、ダッシュボード上でもその設定が維持され、各ビュー上で検索を利用することが可能です。
検索機能を使いたい場合は、対応するビューに検索設定を行ったうえでダッシュボードに配置してください。
なお、ダッシュボードビューと高度なグラフビューは、プロフェッショナルコース・エンタープライズコースで利用できます。
kintoneのダッシュボードを活用して業務効率をアップさせよう
kintoneでダッシュボードを作成すると、必要な情報を一か所にまとめられるため、日々の状況確認をしやすくなります。
お知らせ掲示板の活用により、標準機能だけでもトップページにグラフやリンクを設置できます。また、スタンダードコース・ワイドコースでは2枚目以降のポータルを作成し、グラフやレコード一覧などのウィジェットを配置できます。
まずは「見る人がkintoneユーザーだけか」を確認しましょう。社内のkintoneユーザーだけで利用するなら、標準機能で足りる可能性があります。
一方で、取引先・顧客・現場スタッフなど、kintoneライセンスを持たない人にも売上・案件進捗・受付状況などを見せたい場合は、kViewerが選択肢です。kViewerならkintoneの情報を外部向けに公開でき、プロフェッショナルコース・エンタープライズコースでは複数のビューをまとめたダッシュボードビューを作成できます。
さらに、外部共有用のダッシュボードはユーザー管理機能を使うことでアクセス制限をかけられるため、協力会社や顧客など、限られた外部の関係者だけに共有したい場合にも安心です。
30日間の無料お試しでは全コースの機能を利用できるため、「自社のデータならどのようなダッシュボードになるのか」を実際に作成して確認できます。
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“見せたい情報”を
“見せたい人だけ”に。
公開ビューを5分で作れる
