kintoneのアカウント共通化とは?コスト削減でより使いやすく

kintoneではゲストスペースを利用することで、社外の人とも安全な情報共有が可能です。招待された人がkintoneユーザーである場合、アカウントを共通化すれば、コストや利用時の手間を省けます。

そこで本記事では、kintoneのアカウント共通化の仕組みやメリット、設定の手順を解説します。また、kintone連携サービス「フォームブリッジ」と「kViewer」の機能や特徴、連携してできることも解説するため、導入をお考えの方はぜひ参考にしてください。

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kintoneの「アカウント共通化」とは?

kintoneのアカウント共通化とは、kintoneを契約中のユーザーが、別のkintoneの「ゲストスペース」に「ゲストユーザー」として招待された際、両方のkintoneアカウントを紐付けることです。

kintoneでは顧客・取引先・協力会社など、社外の人をゲストユーザーとしてゲストスペースに招待し、kintone内で情報共有を行えます。原則、ゲストユーザーは通常アカウントと同様に、契約者(招待者)が利用料を支払わなくてはなりません。

しかし、kintoneのアカウントを共通化することで、ゲストユーザーの利用料が不要になります。共通化したアカウントは、ゲストユーザーの契約数にカウントされないため、より多くのゲストユーザーを招待できるようになります。

また、アカウントの共通化後は、招待されたゲストスペースに、契約中のkintone環境から、追加のログインなしでアクセス可能です(シングルサインオン)。

契約中のkintone環境には、参加中のゲストスペースで受信した自分宛の未読通知数が表示されます。

kintoneアカウント共通化の手順を解説

まずは、利用中のkintoneのサブドメインを確認しておきます。
サブドメインはkintoneにアクセスし、Webブラウザのアドレスバーを見ることで確認可能です。

ゲストスペースの招待メールに添付されたリンクをクリックします。

「kintoneアカウントで参加」欄に、先ほど確認した利用中のkintoneのサブドメインを入力し、「kintoneアカウントで参加」をクリックします。

利用中のドメインと表示されるドメインが異なる場合は、ドメイン部分をクリックして該当するものに切り替えられます。

利用中のkintoneにログインします。
既にログインしている場合は、この作業は必要ありません。
プロフィール登録画面が表示されたら、ゲストとしてのプロフィールを入力して完了です。

また、招待されたゲストスペースに既に参加中の場合、後からでもアカウントを共通化できます。ただし、一度アカウントを共通化すると解除できないため、注意してください。

トヨクモの連携サービスでkintoneの一部機能がライセンス無しで使える

原則、kintoneの標準機能はkintoneライセンスユーザーしか使えません。
ただし、トヨクモが提供するkintone連携サービス「フォームブリッジ」や「kViewer」を活用することで、kintoneライセンスを持たない人でも、レコードの閲覧・追加・編集が可能となります。

フォームブリッジとは

フォームブリッジとは、kintoneへデータが自動で登録されるWebフォームの作成ツールです。アンケートフォームやお申し込みフォーム、Web試験など、目的に応じた様々なフォームを簡単に作成し、Web上に公開できます。
kintoneライセンスを持たない人でもフォームへの回答を通じ、kintoneに直接データを保存できます。

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フォームへの回答内容は自動でkintoneに保存

フォームブリッジで作成したフォームへの回答内容は、リアルタイムで自動でkintoneに保存されます。kintoneへデータを移し替える必要がないため、入力ミスも減り、転記作業の手間を省けます。

高度なフォームも簡単に作成

フォームブリッジでは、ノンプログラミングで高度なフォームを作成可能です。
回答内容に応じて設問の表示・非表示を切り替える条件分岐フォームや、複数ページにわたるステップフォームなども、マウスとキーボード操作のみで簡単に作れます。

フォーム上に注意点の説明や罫線をつけ加えたり、回答の順番を入れ替えたり、フォームを横並びにレイアウトしたりもできます。

作成したフォームの共有

作成したフォームを公開すると、アクセスするためのURLが自動で生成されます。

HPにリンクを置いたり、メールやQRコードで案内したりすることで、回答者に共有しやすくなります。なお、フォームURLのサブドメインとパス部分は変更可能です。

さらに、iframe用の埋め込みコードも出力されるため、コピーしてhtmlコードに貼り付けるだけで、Webサイト上にフォームを表示できます。

リッチなデザインとレイアウト

フォームの背景色やロゴ、入力項目の配置や選択肢の並び方なども、自由自在にカスタマイズできます。また、入力欄やボタンのサイズを変えたり、選択肢をドロップダウンにしたりと、スマートフォン用のレイアウト設定も可能です。

効果的な回答処理

フォームに入力されたメールアドレスに対しては、自動で返信メールが送られます。
さらに、フォームへの回答があった際や、kintoneアプリへのデータ登録に失敗した際など、管理者に通知メールを送る設定も可能です。

また、多言語機能を設定すれば、回答者が使用中のブラウザ言語に応じて、日本語・英語・中国語の中から表示言語を切り替えられます。一時保存機能を設定すれば、回答者が何らかの不具合や時間的な制約のために、データを失うリスクもありません。

他にも、入力された特定の文字列を別の文字列に自動で置き換えたり、複数項目の文字列を連結してkintoneに登録したり、回答を自動採番したりといった設定で、集計作業の負担を減らせます。

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セキュリティ設定・アクセス制御が可能

作成したフォームはセキュリティ設定やアクセス制御が可能です。
回答時にメールアドレスやパスワードの入力を求めたり、IPアドレスを制限したりすることで、フォームへの不要なアクセスを遮断できます。また、ボットを自動判定し、大量投稿やスパムをブロックすることも可能です。
他にも、フォームの公開期間を設定したり、回答受付数を制限したりもできます。

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kViewerとは

kViewerとは、kintone内の情報やデータを外部に公開するためのツールです。
通常、kintone内の情報はkintoneライセンスユーザーしか閲覧できません。
しかし、kViewerで作成したビューを通じて、kintoneライセンスを持たない人でも、kintone内の情報を閲覧できるようになります。
kintone内の情報を外部に公開する際、逐一データを移し替える必要がなく、業務効率が大幅にアップします。また、一覧や詳細だけでなく、グラフや画像を用いて数値データを効果的に見せることも可能です。

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8種類の表示タイプ

kViewerでは、テーブル形式でレコード一覧を表示する「リストビュー」、「カードビュー」、「カレンダービュー」、画像といくつかの情報をまとめた「セグメントビュー」、円グラフや棒グラフなどの「グラフビュー」、1レコードごとに個別のURLが生成される「Myページビュー」などのビューを作れます。

複数のグラフを組み合わせた「高度なグラフビュー」や、いくつかのビューをまとめて掲示板のように表示する「ダッシュボードビュー」もノンプログラミングで作成可能です。

豊富なデザイン・カスタマイズ

kViewerでは豊富なデザインプレート一覧から、用途や内容に合ったテンプレートをダウンロードし、ビューに適用できます。メインコンテンツの他にも、ヘッダーコンテンツ・サイドコンテンツ・フッダーコンテンツなど、全体のレイアウトを調整可能です。

さらに、kViewer上で目的の情報を探せる検索フォームも設置できます。閲覧者側で検索対象のフィールドを指定する「kintone風フォーム」、管理者側で検索対象のフィールドを決める「固定フォーム」、複数のフィールドをフリーワードで検索できる「まとめて検索」、作成したリンクをクリックすると該当カテゴリーが表示される「リンクリスト」といった種類があります。

フォームブリッジと同様、ビュー内の言語を日本語・英語・中国語で切り替える設定も可能です。

アクセス制限

kViewerではビューに対するアクセスを制限できます。

IPアドレス制限やユーザー名とパスワードを用いたパスワード保護、メールアドレスを用いたToyokumo kintone App認証を設定することで、社外からのアクセスや悪意のある第三者からの侵入をブロックできます。特に、Toyokumo kintone App認証では、一度のログインで複数ページをまたいで利用できるため、相手に応じた情報共有や、双方向での複雑な情報共有システムも簡単に構築可能です。
さらに、ビューの公開期間も設定できます。

共有用URL、iframeコードの生成

kViewerで作ったビューを公開すると、ビューにアクセスするためのURLが自動で生成されます。なお、ビューURLのサブドメインとパス部分は、任意の文字列に変更可能です。
また、iframe用コードも自動生成されるため、他のWebサイトやHPに埋め込むこともできます。

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フォームブリッジとkViewerの連携でできること

フォームブリッジとkViewerを連携すると、kintone内のレコードの閲覧だけでなく、追加や編集もできるようになります。公開しているビューに編集ボタンを設置し、編集ボタンから移動したフォームに回答することで、レコード情報を上書き可能です。

例えば、フォームブリッジで「イベント申し込みフォーム」を作成し、kViewerで回答者が自分の申し込み内容を確認できる「Myページビュー」を作成したとします。フォームブリッジとkViewerを連携することで、Myページビュー内に各回答者の申し込みフォームへ移動する編集ボタンが設置され、申し込み内容の確認だけでなく、編集も可能となります。

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また、kViewerルックアップ機能を利用すれば、フォームの入力画面にて、kintone内のマスタ情報を呼び出せるように設定できます。

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kintoneアカウントを共通化させてコスト削減&利便性アップ

今回はkintoneのアカウント共通化の仕組みやメリット、設定の手順を解説し、kintone連携サービス「フォームブリッジ」と「kViewer」の機能や特徴、連携してできることを紹介しました。

ゲストスペースを利用する際に、kintoneアカウントを共通化することで、コストを削減でき、利便性がアップします。

また、トヨクモの連携サービスを導入すれば、kintoneの一部機能がライセンス無しで使えるようになります。

kintoneをご利用中の方はぜひ、連携サービスの無料お試しをご利用ください。


⭐️トヨクモ kintone連携サービスのおすすめポイント⭐️
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