kintoneのユーザー選択を自動取得するには?おすすめのプラグインも紹介

kintoneを多くの担当者が管理・操作していると、ユーザー選択における手間やミスなどのトラブルが生じることも少なくありません。

「kintoneのユーザー選択の作業を自動化したい」「ユーザー選択を自動取得する連携サービス・プラグインを知りたい」とお考えの方もいるのではないでしょうか。

本記事では、kintoneのユーザー選択の活用方法や使用例、自動取得の方法などを解説するので、ぜひ参考にしてください。

kintoneのユーザー選択とは?

参照:レコード登録時に担当者を初期値として自動的に入力する|kintoneヘルプ

kintoneの「ユーザー選択」フィールドは、レコード作成時に担当者や承認者などをkintoneユーザーの中から選択できる便利な機能です。

レコードを作成しているユーザーを、担当者の初期値として自動的に入力設定できるため、担当者として自分を選択する手間がなくなります。

たとえば、営業案件管理アプリでは、担当営業や承認者をユーザー選択フィールドで選択することで、誰がいつ案件を担当したのかを一目で把握できます。

このように、ユーザー選択フィールドを活用することで、kintoneアプリにおけるデータ入力や管理の効率を大幅に向上させられるでしょう。

ユーザー選択フィールドの設定項目

参照:ユーザー選択|kintoneヘルプ

フィールド名では、入力項目の見出しを指定します。「フィールド名を表示しない」にチェックを入れると、次の画面でフィールド名が非表示にできます。

  • レコードの追加画面
  • レコードの編集画面
  • レコードの詳細画面
  • レコードの印刷用画面
  • フォームの設定画面

「必須項目にする」にチェックを入れて、選択肢として表示するユーザーを指定します。選択肢には、ユーザーや組織、またはグループを指定可能です。

選択肢に組織あるいはグループを指定した場合は、レコードの追加または編集画面に、該当するユーザーが選択肢として表示されます。

参照:ユーザー選択|kintoneヘルプ

選択肢を指定しない場合、レコードの追加または編集画面では、次の方法でユーザーを選択しましょう。

・ログイン名や表示名を検索して選択する
・フィールドの右側にある「組織やグループから選択」アイコンをクリックし、「ユーザーを選択」ダイアログを表示し、組織やグループの中から選択する

なお、初期値に特定のユーザーを指定すると、指定したユーザーの値が自動入力された状態でレコードの追加画面が開きます。

ユーザー選択フィールドの使用例

参照:使用例|kintoneヘルプ

ユーザー選択フィールドは、kintoneのユーザーを選択するときに使用します。

たとえば、下記のようなシーンです。

  • 交通費申請アプリで承認者を設定する
  • 案件管理や問い合わせ管理のアプリで担当者を設定する

他の機能と組み合わせることで活用の幅を広げることもできます。

具体的には、以下のような方法が挙げられます。

  • 案件を担当者で絞り込んで一覧表示する
  • 担当者別に案件数を集計する
  • 担当者にリマインド通知する
  • 業務フローの承認者を設定する

kintoneのユーザー選択を自動取得するメリット

kintoneのユーザー選択を自動取得することで、レコード作成時の作業をさらに効率化することができます。具体的には、以下のメリットがあります。

  • 担当者や承認者を手動で選択する手間を省ける
  • 入力ミスを減らせる
  • 常に最新のユーザー情報が反映される

ユーザー選択を自動取得することで、kintoneの利便性と業務効率をさらに高められるでしょう。

kintoneのユーザー選択で自動取得するには

kintoneのユーザー選択フィールドで情報を自動取得するには、ルックアップ機能を活用するのがおすすめです。

ルックアップを設定することで、選択したユーザー情報に紐づく関連データを自動的に表示することができます。

たとえば、営業案件管理アプリにおいて、営業担当者を選択すると、担当部署や顧客情報が自動的に表示されるといったものです。

ルックアップ機能は、手入力の手間を省き、入力ミスを減らす効果があります。

他にも、以下のようなプラグインを利用することも有効です。

ユーザー連動ルックアップ・プラグイン

参照:ユーザー連動ルックアップ・プラグイン|株式会社アディエム

株式会社アディエムが提供する「ユーザー連動ルックアップ・プラグイン」は、ユーザー選択フィールドの値をキーにして、ルックアップを自動取得するプラグインです。

ユーザー選択だけでなく組織選択によるルックアップも行えます。また、モバイルアプリにも対応しているため、利便性も高くなっています。

ユーザー/組織/グループ属性取得プラグイン

参照:ユーザー/組織/グループ属性取得プラグイン|株式会社TIS

株式会社TISが提供する、ユーザー/組織/グループ属性取得プラグインです。

ユーザー選択フィールドで選択したユーザー情報(メールアドレスや電話番号など)を自動取得することが可能です。

他にも、組織やグループ属性を取得できるので、入力作業の手間を減らせるでしょう。

kintoneをより便利に使うならToyokumo kintoneApp


kintoneをより便利に使うためにおすすめしたいのが、トヨクモ株式会社が提供するkintone連携サービス「Toyokumo kintoneApp」です。

kintoneの基本機能では実現が難しいことも、トヨクモの連携サービスであればさらに便利に活用することができます。

Toyokumo kintoneAppでは、以下6つのサービスが提供されています。

FormBridge kintoneへデータが自動で保存されていくWebフォームを作成できるサービス
PrintCreator kintoneアプリのデータをPDFで出力できるサービス
kViewer kintoneライセンスがない人に、kintoneアプリのデータを共有できるサービス
kMailer kintoneアプリのデータを引用してメール送信できるサービス
DataCollect 複数のkintoneアプリに登録されたデータを集計できるサービス
kBackup kintoneアプリに登録されたデータを安全にバックアップするサービス

ここからは、Toyokumo kintoneAppの各サービスについて紹介します。

FormBridge

FormBridgeは、kintoneアカウントがない人でもkintoneに直接データを保存できるWebフォーム作成サービスです。

kintoneの基本機能における「ライセンスを持たないユーザーは情報を登録できない」という問題を解消できます。

また、FormBridgeで作成したフォームは、kintoneに直接データが保存されるため、転記の必要がなく、業務効率化や入力ミス・漏れの削減ができるのがメリットです。

kViewer

kViewerは、kintone内の情報を手間なく外部に公開できる連携サービスです。kintoneアカウントを持たないユーザーにも簡単にkintone内の情報を公開できます。

kintoneの情報を共有する際にわざわざデータを移し替える手間もなく、グラフなどの数値情報もそのまま外部に公開することが可能です。

公開範囲を設定することもできるので、社外秘の情報が漏洩するリスクを抑えつつ、社外の人に資料やデータを気軽に共有できるようになります。

kMailer

kMailerは、kintone上で管理しているメールアドレス宛に、kintone内のデータを自動引用したメールを自動・手動・予約で送れるサービスです。

kintoneで管理している顧客に向けて一斉送信や、kintoneからのテキスト引用などを行ったり、誰にいつどんなメールを送信したかなどのログを確認することもできます。

普段社内で使っているメールアドレスからメールを送信するため、新たにメールサーバーやメールアドレスを用意する必要はありません。

誰に、いつ、どんなメールを送信したか、受信者がいつ資料をダウンロードしたかなどの情報をログとして確認することもできます。

PrintCreator

PrintCreatorは、kintoneに登録されている社名や金額などの情報を活用して、マウスのみで簡単に帳票が作成できる帳票出力サービスです。

現在使用している見積書や請求書などをPDFファイルでPrintCreatorにアップロードすれば、マウス操作のみで簡単に帳票を作成できます。

kintoneアプリの複数レコードを一括で出力できるので、複数社の請求書や月報を簡単に印刷できるのもメリットです。

DataCollect

DataCollectは、関数を利用した計算や複数アプリ間の収集・計算・加工を可能にし、kintoneが苦手とする予実管理や在庫引き当てを実現できるサービスです。

Excelと同じ感覚で複数のアプリから情報の集計や計算が可能で、スケジュール設定による自動実行やリアルタイム更新などにも対応しています。

事前に設定しておけば、手動で操作することなく情報を自動で収集・計算できるので、情報の集計漏れや更新忘れを防げます。

kBackup

kBackupは、kintoneアプリに登録したデータが消えてしまった際に備えて、kintone内のデータを別環境にバックアップできるサービスです。

kintoneの基本機能では、kintone上のすべてのデータを一括でバックアップすることはできません。kBackupを利用することで、誤って必要なアプリを削除してしまったり、スペースが復旧できなくなったという事態を防げます。

また、大切な顧客情報や添付ファイルのバックアップにも対応しています。

まとめ:Toyokumo kintoneAppでkintoneをより便利に活用しよう


「kintoneで貸出管理を行いたい」「kintoneを活用する幅を増やしたい」とお考えの方は、kintone連携サービス「Toyokumo kintoneApp」の利用がおすすめです。

トヨクモのkintone連携サービスは1万契約を突破し、サイボウズのオフィシャルパートナー評価制度においても全製品で受賞と、実績と使いやすさに定評があります。

トヨクモ連携サービスを導入することで、紙の書類を介さず、直接データの書き込みや管理が行えるため、職員の負担軽減や業務効率改善が図れるでしょう。

FormBridge kintoneへデータが自動で保存されていくWebフォームを作成できるサービス
PrintCreator kintoneアプリのデータをPDFで出力できるサービス
kViewer kintoneライセンスがない人に、kintoneアプリのデータを共有できるサービス
kMailer kintoneアプリのデータを引用してメール送信できるサービス
DataCollect 複数のkintoneアプリに登録されたデータを集計できるサービス
kBackup kintoneアプリに登録されたデータを安全にバックアップするサービス

悩みややりたいことに合わせて最適な機能を追加できるので、kintoneと一緒に使いたい便利なサービスをお探しの場合は、30日間無料お試しからぜひ実際の使用感を体感した上でご検討ください。


⭐️トヨクモ kintone連携サービスのおすすめポイント⭐️
・kintone標準機能ではできない業務改善を実現
・カンタン・低コストで運用可能
・kintone1ドメインにつき1契約でOK
・10,000契約以上の実績・信頼
・30日間の無料お試しは何度でも可能