【総務担当者必見】kintoneの活用事例7選と業務効率化の進め方を解説

総務業務を効率化すると、企業全体の生産性向上につながります。

煩わしい書類管理や申請業務、社員名簿の管理など、手間のかかる業務をどのようにスムーズに進めるかがポイントです。

そこで注目されているのが、クラウド型業務改善ツール「kintone」です。しかし、どのようにkintoneを活用すればいいのか悩んでいませんか。

本記事では、kintoneを使って効率化できる総務の業務、総務でのkintone活用事例やkintoneを活用した業務効率化の進め方を解説します。また、総務の業務効率化に役立つ具体的なサンプルアプリも紹介します。

kintoneで効率化できる総務の業務

kintoneで効率化できる総務の業務にはどのようなものがあるか、解説します。

書類管理

書類管理はkintoneを活用すると、契約書や重要書類の作成から添付・確認までを一元的に行うことが可能です。

kintoneのアプリを用いれば、クラウド上で書類の共有や管理を効率化できます。

コメント機能を活用すると、依頼内容や変更点を簡単に記録し、後から経緯を確認できるのが利点です。

また、全文検索機能を使うと、添付書類内の情報をキーワードで瞬時に検索でき、必要な情報に素早くアクセスできます。

申請業務

kintoneを利用すると、交通費申請や契約更新などの各種申請業務をオンラインでペーパーレス化できます。

kintoneのアプリを使えば申請状況が一目で確認でき、過去の申請履歴も一元管理されるため、必要な情報を即座に検索可能です。

また、リマインド通知を設定すれば処理忘れを防止できるため、業務をスムーズに進行できます。

さらに、物品購入申請アプリはモバイルからも確認や承認が可能で、社外からでも迅速に対応できます。

関連記事：kintoneで物品購入申請もラクラク〜kViewerルックアップ機能を活用｜kintoneApp Blog

備品管理

kintoneのアプリを使って備品管理を行うと、社内で必要な物品の在庫状況をリアルタイムで把握できるのが利点です。

kintoneのアプリには、入出荷数を自動計算し正確な在庫数を維持できる機能があります。

たとえば、出荷時にマイナスの数値を入力する運用ルールを徹底することで、在庫データの精度を向上できます。

関連記事：kintoneで貸出管理を効率化しよう！メリットや役立つアプリ・プラグインも紹介｜kintoneApp Blog

また、在庫数の情報は全てクラウド上で管理されるため、どこからでも在庫状況を確認したり、必要に応じて調整したりすることが可能です。

社内FAQ作成

kintoneのアプリを利用して社内FAQを作成すると、社内で頻繁に寄せられる質問を一箇所に集約し、誰でもアクセスできる仕組みを構築できます。

FAQ形式で情報を蓄積することで、質問する側も回答する側も手間を省き、業務の効率化が可能です。

また、PCやスマートフォンを利用して簡単に必要な情報を検索できるため、利便性が高まります。さらに、コメント機能を活用することで、FAQを随時更新できます。

関連記事：kintoneでのFAQ作成方法、FAQページとして公開する方法｜kintoneApp Blog

社員名簿管理

kintoneの社員名簿管理アプリを活用すると、個人情報や入社日、配属先、評価などの情報を一元的に管理できます。

人事データの整理が効率化され、必要な情報を簡単に検索できる環境が整えられます。

また、閲覧範囲を制限することで情報セキュリティを確保しつつ、複数条件での絞り込み機能を活用すれば、目的のデータを速く見つけることが可能です。

さらに、蓄積したデータをもとに、入社人数や給与変動の推移を可視化して分析を行い、人事戦略に役立てられます。

関連記事：kintoneで社員台帳（名簿）を管理するには？メリットや注意点も解説｜kintoneapp BLOG

総務のkintone活用事例5選

ここからは、総務のkintone活用事例を5つご紹介します。

株式会社メルカリ

参照元：メルカリ 様の導入事例｜kintone

株式会社メルカリでは、総務部門における申請業務の効率化と抜け漏れ防止のため、kintoneを活用しています。

同社は従来、申請方法がメール、Slack、Googleフォームなど複数のツールに分散していたため、対応遅延や管理などが課題になっていました。

この課題を解決するためにkintoneを導入し、タスクやフローを一元管理する基盤を構築しました。

他部門の既存アプリを参考にしながら、独自の申請システムを開発し、現在では業務をkintone上で管理し、業務プロセスを可視化できています。

株式会社Fast Fitness Japan

参照元：Fast Fitness Japan 様の導入事例｜kintone

株式会社Fast Fitness Japanでは、契約書管理を効率化するため、kintoneを導入しました。

同社では紙ベースの契約書管理がしづらくなっていたため、kintoneを活用し直感的に操作できる契約管理システムを30日間の試用期間中に構築しました。

導入後、契約書管理だけでなく、店舗管理や議事録作成、出店承認などさまざまな業務で利用が広がっています。

株式会社一迅社

参照元：一迅社 様の導入事例｜kintone
株式会社一迅社では、kintoneとAdobe Signを導入、契約書締結業務が効率化されました。

従来、同社では契約書の送付や回収、締結でのフローが煩わしく、作家や編集者間での連絡ミスや締結忘れが課題でした。

今ではkintoneの機能を活用し、契約書作成を中心に基幹システムやマスター情報を連携し、契約内容のドラフト作成や電子締結までを一元管理できるように改善されています。

PT AEON Fantasy Indonesia

参照元：事故報告書の提出スピードが倍に！多忙な中、パートナー導入支援でスムーズに業務効率化を実現！｜アジアクエストインドネシア社

PT AEON Fantasy Indonesiaでは、ペーパーレス化と業務効率化を目指してkintoneを導入しました。

同社は事故報告書の処理の遅さに課題を抱えており、自力での導入検討を進めていましたが、専門的なサポートの必要性を感じ、現地代理店の支援を受けることを決定しました。

代理店の支援により、要件整理やインドネシア語での説明会、導入後のサポートを速く進めることが可能となり、トライアル期間中にはシステム構築の基礎を完成させています。

学校法人 創志学園 環太平洋大学

参照元：Toyokumo kintoneApp認証で250人のデータ管理をセキュアにワンクリックで可能に｜Toyokumo kintoneApp

学校法人創志学園 環太平洋大学では、教職員の立替請求や振替休日管理の効率化を目的にkintoneを導入しました。

同学園では以前、別のツールを利用していましたが、サポート終了を機にkintoneへ移行。また、Toyokumo kintoneAppであるkViewerと連携することで、情報の一元管理を実現しています。

これにより、以前はExcelや紙ベースで行われていた立替請求や振込先の管理を統一のプラットフォームで行えるようになり、作業の手間と時間が減少しています。

また、教職員の振替休日や有給休暇も統合管理され、状況の可視化が実現できています。

事例記事：Toyokumo kintoneApp認証で250人のデータ管理をセキュアにワンクリックで可能に｜学校法人 創志学園 環太平洋大学様

kintoneを活用した業務効率化の進め方

kintoneを活用した業務効率化を進めるには、以下3つのポイントを押さえておく必要があります。それぞれ具体的に確認していきましょう。

現状の把握と課題特定

kintoneを活用して業務効率化を進めるには、現状の把握と課題の特定が必要です。

業務フローを詳細に見直し、データ分析や現場からのフィードバックを通じて、改善すべきポイントを明確にしましょう。

具体的には、非効率的な作業や情報共有の遅延、属人化した業務など、ボトルネックとなる要因を洗い出します。

改善計画を立てられるよう、現状の把握と課題を特定して物事の優先順位を決めましょう。

アプリの作成とカスタマイズ

kintoneを使ったアプリの作成とカスタマイズは、業務を効率化するうえで押さえておきましょう。

kintoneアプリストアには200種類以上のテンプレートが用意されており、顧客管理や日報、交通費申請など幅広い業務に対応するアプリを導入できます。

テンプレートをもとにしたアプリ作成はプログラミング不要で、ドラッグ＆ドロップやクリック操作だけで簡単にカスタマイズが可能です。

さらに、ExcelやCSVデータを取り込むことで既存の情報をそのまま活用できます。

定期的な改善を繰り返す

kintoneを活用した業務効率化を行うには、定期的な改善を繰り返しましょう。そのポイントとなるのがPDSAサイクルの実践です。

計画（Plan）、実行（Do）、研究（Study）、改善（Act）を段階的に進め、業務プロセスを継続的に最適化できます。

具体的かつ達成可能な目標を短期と長期でバランスよく設定することで、進捗を明確にし、改善活動の効果を可視化できるのが利点です。

PDSAサイクルを繰り返すことで、組織全体のモチベーションを維持しつつ、効率的かつ柔軟な業務環境の構築が期待できます。

総務に役立つサンプルアプリ

総務業務に役立つ代表的なサンプルアプリを4つご紹介します。

備品在庫管理

参照元：備品在庫管理｜kintone
kintoneの備品在庫管理アプリは、社内の消耗品や備品の在庫状況を効率的に管理するためのツールです。

入出荷数を記録するだけで現在の在庫数が自動計算され、手作業による業務量を軽減できます。

在庫状況はグラフ化されるため、一目で必要な備品の状態を把握でき、発注漏れを未然に防ぐことが可能です。

そのため、管理業務の負担を軽減しつつ、必要な物品を適切に供給する体制を整えられます。

物品購入申請

参照元：物品購入申請｜kintone

kintoneの物品購入申請アプリは、スムーズに必要な物品の購入を申請するのに便利です。

物品購入申請アプリを利用すると、申請から決裁までのプロセスが速くなり、上長の不在による承認遅延などの課題も解消されます。

また、社外からもモバイルデバイスを通じてアクセスできるため、どこからでも確認や承認作業が可能です。

自分の申請結果を一覧で簡単に確認できるだけでなく、過去の申請データを蓄積することで、購入量の傾向を月間・年間で分析し、計画的な購入管理にも役立ちます。

社員名簿

参照元：社員名簿｜kintone

kintoneの社員名簿アプリは、社員情報を一元管理できます。
キーワード検索や複数条件での絞り込み機能を活用することで、膨大なデータの中から必要な情報を見つけることが可能です。

また、社員の基本情報だけでなく、部署異動や入社日などの詳細な履歴も記録でき、管理項目を網羅できます。

蓄積されたデータをもとに、入社人数の推移や人事傾向を分析することで、長期的な人事戦略にも活用できます。

お中元・お歳暮管理

参照元：お中元・お歳暮管理｜kintone

kintoneのお中元・お歳暮管理アプリは、各部署からの発送依頼や受領情報を一元的に管理できます。

依頼内容が散逸することなく、贈り物の発送漏れやお礼状の送付忘れを未然に防げます。
また、依頼状況が一覧表示されるため、未対応の項目が一目でわかり、迅速な対応が可能です。

特別な対応が必要な場合にはコメント欄を活用することで、依頼者との調整もスムーズに行えます。

kintoneをより便利に使うならToyokumo kintoneApp

kintoneをより便利に使うためにおすすめしたいのが、トヨクモ株式会社が提供するkintone連携サービス「Toyokumo kintoneApp」です。

kintoneの基本機能では実現が難しいことも、トヨクモの連携サービスであればさらに便利に活用することができます。

【使ってみた】kintoneアプリストア⑥～総務・人事系アプリ編1～｜kintoneapp BLOG

Toyokumo kintoneAppでは、以下6つのサービスが提供されています。

ここからは、Toyokumo kintoneAppの各サービスについて紹介します。

FormBridge

FormBridge（フォームブリッジ）は、kintoneアカウントがない人でもkintoneに直接データを保存できるWebフォーム作成サービスです。

kintoneの基本機能における「ライセンスを持たないユーザーは情報を登録できない」という問題を解消できます。

また、FormBridgeで作成したフォームは、kintoneに直接データが保存されるため、転記の必要がなく、業務効率化や入力ミス・漏れの削減ができるのがメリットです。

kViewer

kViewer（ケイビューワー）は、kintone内の情報を手間なく外部に公開できる連携サービスです。kintoneアカウントを持たないユーザーにも簡単にkintone内の情報を公開できます。

kintoneの情報を共有する際にわざわざデータを移し替える手間もなく、グラフなどの数値情報もそのまま外部に公開することが可能です。

公開範囲を設定することもできるので、社外秘の情報が漏洩するリスクを抑えつつ、社外の人に資料やデータを気軽に共有できるようになります。

kMailer

kMailer（ケイメーラー）は、kintone上で管理しているメールアドレス宛に、kintone内のデータを自動引用したメールを自動・手動・予約で送れるサービスです。

kintoneで管理している顧客に向けて一斉送信や、kintoneからのテキスト引用などを行ったり、誰にいつどんなメールを送信したかなどのログを確認することもできます。

普段社内で使っているメールアドレスからメールを送信するため、新たにメールサーバーやメールアドレスを用意する必要はありません。

誰に、いつ、どんなメールを送信したか、受信者がいつ資料をダウンロードしたかなどの情報をログとして確認することもできます。

PrintCreator

PrintCreator（プリントクリエイター）は、kintoneに登録されている社名や金額などの情報を活用して、マウスのみで簡単に書類が作成できる書類出力サービスです。

現在使用している見積書や請求書などをPDFファイルでPrintCreatorにアップロードすれば、マウス操作のみで簡単に書類を作成できます。

kintoneアプリの複数レコードを一括で出力できるので、複数社の請求書や月報を簡単に印刷できるのもメリットです。

DataCollect

DataCollect（データコレクト）は、関数を利用した計算や複数アプリ間の収集・計算・加工を可能にし、kintoneが苦手とする予実管理や在庫引き当てを実現できるサービスです。

Excelと同じ感覚で複数のアプリから情報の集計や計算が可能で、スケジュール設定による自動実行やリアルタイム更新などにも対応しています。

事前に設定しておけば、手動で操作することなく情報を自動で収集・計算できるので、情報の集計漏れや更新忘れを防げます。

kBackup

kBackup（ケイバックアップ）は、kintoneアプリに登録したデータが消えてしまった際に備えて、kintone内のデータを別環境にバックアップできるサービスです。

kintoneの基本機能では、kintone上のすべてのデータを一括でバックアップすることはできません。kBackupを利用することで、誤って必要なアプリを削除してしまったり、スペースが復旧できなくなったという事態を防げます。

また、大切な顧客情報や添付ファイルのバックアップにも対応しています。

まとめ：Toyokumo kintoneAppでkintoneをより便利に活用しよう

「kintoneをより便利に使いたい」「kintoneを活用する幅を増やしたい」とお考えの方は、kintone連携サービス「Toyokumo kintoneApp」の利用がおすすめです。

トヨクモのkintone連携サービスは1万3千契約を突破し、サイボウズのオフィシャルパートナー評価制度においても全製品で受賞と、実績と使いやすさに定評があります。

トヨクモ連携サービスを導入することで、紙の書類を介さず、直接データの書き込みや管理が行えるため、職員の負担軽減や業務効率改善が図れるでしょう。

悩みややりたいことに合わせて最適な機能を追加できるので、kintoneと一緒に使いたい便利なサービスをお探しの場合は、30日間無料お試しからぜひ実際の使用感を体感した上でご検討ください。