kintoneでタスク管理するには？タスク管理アプリの活用方法や事例、プラグインを紹介
kintone（キントーン）はプログラミング知識が不要で、誰でも簡単にアプリを作成できるクラウドサービスです。ビジネスで役立つ多彩な機能が備わっていますが、なかでもタスク管理がおすすめです。
そこで今回は、kintoneのタスク管理でできることやメリット、タスク管理アプリの作り方を解説します。
また、実際にkintoneでタスク管理を行なっている企業の事例や、おすすめのプラグインもご紹介しますので、ぜひ参考にしてください。
目次
kintoneでできるタスク管理
kintoneでできるタスク管理の例として以下が挙げられます。
- 進捗管理の可視化
- プロジェクトの一元管理
- リアルタイムのコミュニケーション
それぞれについて詳しく解説します。
進捗管理の可視化
kintoneでタスク管理をすることで、タスクの進捗状況を可視化できます。進捗状況を可視化することで、メンバー間でのスケジュール共有が容易になります。
大きなプロジェクトを確実に達成するためには、タスクを細分化し、ひとつひとつ遂行することが大切です。進捗管理を可視化することで、プロジェクトを計画通りに進めやすくなるでしょう。
プロジェクトの一元管理
プロジェクトに関連するすべての情報を一元管理できます。複数人で情報やタスクを共有できるため、スムーズな状況把握が可能です。
プロジェクトに関する情報をさまざまな場所に保存していると、データを確認したり更新したりする手間がかかります。
kintoneのタスク管理を利用すれば、プロジェクトの情報をスムーズに取得できるため、業務の効率化が可能です。
リアルタイムのコミュニケーション
kintoneは、リアルタイムでコミュニケーションをとることが可能です。なぜなら、作成したアプリ内にはコメント機能があり、そこでやり取りができるためです。
メンション機能やリマインダー機能などのコミュニケーションを円滑にする機能も搭載されています。
また、誰がどれだけのタスクを抱えているかがリアルタイムで見えるため、コミュニケーションの齟齬が起きにくいという点もメリットです。
「誰かに依頼したいものの相手が忙しかったら悪い」というように気を使うことなく、チーム内で適切に仕事を振り分けられます。
kintoneの基本機能とプラグイン
kintoneのタスク管理には、ベースとなる基本機能に加えて、拡張性をもたらすプラグインが存在します。そこでここからは、基本機能とプラグインそれぞれの概要や特徴をご紹介します。
基本機能でもタスク管理は可能
基本機能でも、十分にタスクは管理できます。なぜなら、kintoneの基本機能には「アプリ」「スレッド」「スペース」の機能が搭載されているためです。
また、基本機能としてアプリ内のデータをCSV出力できます。データをCSV出力するだけであれば、基本機能で十分です。
タスク管理の生産性を高めるプラグイン
アプリにプラグインを導入することで、機能を拡張できます。タスク管理の生産性を高めたい場合や、基本機能では対応していない機能が欲しい場合にはプラグインを利用しましょう。
プラグインには無料のものと有料のものがあります。それぞれで機能が異なるため、必要な機能が得られるプラグインを選びましょう。
無料でガントチャートを作成できる
▲出典：日程・工程・稼働表作成プラグイン｜合同会社ぱんだ商会
無料のガントチャートプラグインや日程・工程・稼働表作成プラグインを使えば、kintone内で簡単にガントチャートを作成できます。
プロジェクト全体のタスクがガントチャートによって可視化されれば、自分の作業だけでなく前後の工程も把握可能です。事業所ごとの事情に合わせた柔軟な管理もできるため、チームの進捗管理にも役立ちます。
おすすめ有料プラグイン
有料プラグインと一言で言っても、さまざまな種類があります。それぞれ機能や特徴が異なるため、利用目的や必要な機能に応じて最適な有料プラグインを選びましょう。
ここからは、おすすめの有料プラグインを4つご紹介します。
KOUTEI
▲出典:ガントチャートプラグイン KOUTEI｜株式会社アーセス
KOUTEIは、kintoneのテーブルにガントチャートを表示できる有料プラグインです。ドラッグ＆ドロップのシンプルな操作で、プロジェクトの進捗を可視化できます。
未着手・未完了のタスクがあればアラートで知らせてくれるため、プロジェクト進行の手助けとなるでしょう。
また、ガントチャート上で担当者や期間を確認するだけでなく、タスクの詳細な情報を吹き出しで追記することができます。
価格は月額10,000円（税抜）、年額98,000円（税抜）です。
KANBAN
▲出典:タスク管理プラグイン KANBAN｜株式会社アーセス
KANBANは、kintoneのレコードをかんばん形式で表示できる有料プラグインです。かんばん方式でタスクを整理でき、横軸のカードの色を自由に設定することができます。
ドラッグ＆ドロップで予定を変更でき、メンバーの追加や変更も可能です。ほかにも、絞り込み機能や詳細画面でカードを編集する機能などが搭載されています。
直感的な操作でタスク管理ができるため、ITツールに慣れていない方にもおすすめです。
価格は月額10,000円（税抜）、年額98,000円（税抜）です。
krewData
krewDataは、kintoneにおける集計業務に利用できる有料プラグインです。
さまざまなタイミングで集計処理を自動で行なえるほか、設定されたタイミング以外でもアプリにレコードが追加されるごとに自動集計処理が可能です。
また、Excelの業務データや外部SaaS、基幹システムなど、外部システムとの連携をノンプログラミングで行なえます。
価格はスケジュール実行プランが月額12,000円（税抜）、年額120,000円（税抜）
リアルタイム実行プランが月額18,000円（税抜）、年額180,000円（税抜）です。
kintoneでできるタスク管理アプリの活用方法
タスク管理アプリの作成アプローチは、目的や使う人によってさまざまです。
ここでは、個人からチーム、さらには顧客や案件管理まで、幅広いニーズに対応したタスク管理アプリの活用方法をご紹介します。
個人でのタスク管理・ToDoリスト
個人用ToDoリストを作成する際は、まず自分が行なうべきタスクを具体的に洗い出し、漏れなくリストアップすることが大切です。
そのあと、タスクに締め切りや優先度を設定し、期限内に効率よく処理できるように管理しましょう。
kintoneでは、未完了のタスクを一覧で確認できるため、タスクの見落としを防ぐのに役立ちます。また、カテゴリ分けや絞り込み機能を利用すれば、種類別のタスク管理もしやすいです。
さらに、担当者設定や進捗状況の管理も可能なため、タスクの現状把握と共有がスムーズにできます。加えて、通知機能を活用することで、期限が近いタスクを忘れずに処理でき、効率的な時間管理が可能です。
これらは、個人用ToDoリストだけでなく、チームでのタスク管理にも応用できます。
チームでのプロジェクト進捗管理
チーム用のプロジェクト管理では、kintoneを活用してプロジェクト全体の進捗状況を一元管理します。
まず、プロジェクト管理に必要なタスクや担当者、期限などを含むアプリを作成し、チーム全員で共有できる環境を整えましょう。
個々のメンバーは自分の担当タスクだけでなく、前後の工程やほかのメンバーの進捗状況も把握可能です。
さらに、ガントチャートなどのプラグインを使うことで、視覚的に進捗を確認しやすくなり、コミュニケーションや調整もスムーズになります。
加えて、リマインド機能を設定すれば対応漏れを防止でき、より確実なプロジェクト推進が可能です。
こうした一連の流れが、チーム全体の業務効率を大幅に向上させます。
＞関連記事：kintoneを活用したプロジェクト管理とは？5つの成功事例を紹介
顧客情報と案件の一元管理
kintoneで顧客・案件管理を一元化するには、まず顧客情報を集約して管理アプリを作成し、そのあとに案件管理アプリと連携させます。
案件の進捗を見える化し、プロセス管理やコメント機能を活用することで担当者間の情報共有も促進できます。加えて、期限の通知設定やリマインダーも組み合わせると効果的です。
さらに、検索や絞り込み機能を使えば必要な情報を素早く取得できます。情報の検索・更新が容易になるのはもちろん、対応漏れや重複対応の防止も可能です。
チーム全体で最新状況を把握でき、営業の効率化と信頼性あるデータ管理が同時に実現します。日々の業務改善や戦略立案にも役立つため、継続的な売上アップも期待できるでしょう。
＞関連記事：【テンプレあり】kintoneで顧客管理する方法を解説！アプリの作り方や事例も紹介
kintoneを活用したタスク管理事例
kintoneをうまく活用したタスク管理の事例がいくつもあります。ここでは、タスク管理の事例をご紹介します。
2週間先までの稼働を可視化｜京都リハビリテーション病院
京都リハビリテーション病院様では、病院内や病院間での情報共有を目的にFormBridge（フォームブリッジ）、PrintCreator（プリントクリエイター）、kViewer（ケイビューワー）、DataCollect（データコレクト）を活用しています。
これらの連携サービスを活用することで、複数のアプリからデータを集めて2週間先までの稼働を可視化しました。その結果、業務の効率化に成功しています。
＞事例記事：複数のkintoneアプリからデータを集めて2週間先までの稼働を可視化｜京都リハビリテーション病院様
kintoneに情報共有システムを集約｜HS情報システムズ
住宅金融分野の情報システムを開発・運用している株式会社HS情報システムズ様では、パートナー管理や問い合わせ管理などを目的に、kintoneを導入しました。
kintoneに情報共有システムを集約したことで、帳票作成や確認の工数を大幅削減することに成功しました。従業員の作業負担の軽減や業務の効率化につながっています。
＞事例記事：kintoneに情報共有システムを集約！帳票作成・確認工数も大幅削減｜株式会社HS 情報システムズ様
手作業だったセミナー管理をkintoneで一括管理｜有限会社矢内石油
燃料事業や住宅リフォーム事業を行なっている有限会社矢内石油様では、顧客管理や問い合わせ管理、発注管理、請求書管理を目的にkintoneを導入しています。
kintoneを導入したことで、これまで手作業で行なっていたセミナー管理業務をkintone上で一括管理できるようになりました。その結果、セミナー管理業務の負担が大幅に軽減でき、セミナーの受付がスムーズにできるようになりました。
＞事例記事：手作業だったセミナー管理が、申し込みから請求書発行までの一連管理をkintoneで可能に！｜有限会社矢内石油様
kintoneでタスク管理をするメリット
kintoneを活用したタスク管理は、業務の効率化やチームの連携強化など多くのメリットがあります。ここでは、kintoneでタスク管理を行なっている企業の事例を交え、具体的なメリットを見ていきましょう。
進捗状況の可視化で業務効率を改善できる
kintoneを活用したタスク管理は、進捗状況の可視化により業務効率の改善を実現できます。
パーソルキャリア株式会社様では、年間100件以上にのぼるITプロジェクトの進行管理を、メールやExcelからkintoneに移行して統合しました。
プロジェクト情報を共通のプロジェクト番号で登録・共有することで、最新の進捗状況をリアルタイムに確認できるようになり、関係者間での情報共有が大幅に効率化しました。
さらに、稟議や発注、進行表といったプロセスをアプリ上で可視化することで、業務フロー全体の見える化を実現し、情報伝達の遅れや確認漏れを防ぎつつスムーズな意思決定が可能となりました。これにより、組織全体の業務効率と生産性の向上につながっています。
タスクの抜け漏れを防止できる
kintoneは、タスクの抜け漏れ防止に大きく貢献しています。
三田理化工業株式会社様では、メールやExcelに依存して属人的に管理されていた業務を、kintoneへ移行し、全社的に共有できる基盤を整えました。その結果、商談準備の時間が1時間半から5分に短縮されるなど、業務効率が大きく向上しています。
こうした仕組みによって、関係者が同じ情報をリアルタイムで確認でき、情報の行き違いや遅れを防止しています。部署や担当者が多く関わる業務でも、タスクを確実に進められる体制が整い、属人化やタスク漏れなどのリスク低減にもつながっています。
リアルタイムコミュニケーションで連携を強化できる
kintoneのコメント機能を活用すれば、タスクに関する連絡や相談を一元管理でき、業務の効率化と連携強化を実現できます。コメント欄にすべてのやり取りが集約されるため、経緯の確認やスムーズな引き継ぎが可能です。
また、「誰がどれだけタスクを抱えているか」をリアルタイムで把握でき、適切に仕事を振り分けることができるため、迅速な意思決定につながります。
さらに、kintoneは社内だけでなく協業会社や外部ベンダーとのやり取りも一つのプラットフォームで共有可能です。これにより、情報の分散や抜け漏れを防止しつつ、効率よくコミュニケーションを行なうことができます。
コミュニケーションを円滑にし、チームの協働をサポートできるのは、kintoneによるタスク管理の大きなメリットと言えるでしょう。
＞関連記事：kintoneのコメント機能で円滑なやりとり〜連携サービスで外部ユーザーとやり取りする方法も解説！
柔軟なカスタマイズで多様なニーズに対応できる
kintoneは、自社の業務に合ったアプリを必要な数だけ自由に作成できる柔軟なカスタマイズ性を持ち合わせているのが大きな特徴です。ITに詳しい専門家がいなくても、直感的な操作で業務に即したアプリが作れるため、現場主導での業務改善を実現できます。
既存のExcelやCSVファイルを取り込むだけでアプリ化が可能で、従来のタスク管理表から移行する際の手間も大幅に削減できます。基本機能だけでも効率的なタスク管理はできますが、必要に応じてプラグインを導入するのもおすすめです。
ガントチャートやかんばん方式、複雑なデータ集計など、多様なニーズに対応した表示方法や管理機能を拡張できます。業務の特性に合わせて最適な管理ツールを構築できるのも、kintoneの大きなメリットです。
モバイル対応でいつでもどこでもアクセスできる
kintoneはモバイル対応も充実しており、スマートフォンやタブレットからも簡単にアクセスできます。そのため、外出・出張の多い営業職や現場作業の多い企業にもおすすめです。
有限会社矢内石油様では、kintone導入により営業担当者が外出先からでも業務に必要な情報へアクセス可能になりました。
これまでは紙の発注書を店舗に電話して探してもらう必要がありましたが、現在はデータがkintoneに集約され、即座に確認できます。その結果、業務の停滞や手間が解消され、外出先でもスムーズに対応できるようになりました。
現場や営業先でも、モバイルから常に最新の状況にアクセスできるようになったことで、営業活動の効率化や業務改善に大きく貢献しています。
＞関連記事：モバイルでkintoneを利用するには？モバイルでできることや活用方法を紹介
kintoneでタスク管理を実施し業務を効率化しよう
kintoneでのタスク管理 は、進捗管理の可視化やプロジェクトの一元管理を可能にし、チーム全体の情報共有がスムーズになります。
基本機能だけでも十分に業務効率化が図れますが、より高度な管理や使いやすさを求めるなら、目的に合ったプラグインの導入が効果的です。タスクの抜け漏れ防止やスケジュール管理がさらに強化され、生産性向上につながります。
また、kintoneの基本機能でのタスク管理をもっと効率化したい場合は、トヨクモのkintone連携サービスの利用も、ぜひご検討ください。
