業種・職種に応じたシステムを構築できるkintoneは、教育現場でも活用が進んでいます。
kintoneサンプルアプリ「生徒指導報告」では、教員や生徒ごとにどのような指導が行われたかを管理し、指導状況を見える化できます。
また、トヨクモのkintone連携サービス「フォームブリッジ」や「kViewer」を一緒に使えば、kintoneライセンスユーザー以外も情報の登録・共有が可能です。
そこで本記事では、生徒指導報告アプリの機能やメリットを紹介し、フォームブリッジとkViewerをアプリに連携させる方法を解説します。
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kintoneで生徒指導報告を管理できる
kintoneの生徒指導報告アプリは、教員が指導した生徒の指導履歴を記録するアプリです。
生徒指導報告アプリを用いることで、どの教員がどの生徒をどのように指導したかをkintone上で管理できるようになります。
教員間での共有も可能で、属人化・ブラックボックス化しがちな指導業務を可視化できます。教員は報告業務の負担が減り、生徒にとってもクリーンな教育環境を整えられるでしょう。
生徒の指導履歴をすぐに確認できる
アプリ上では生徒一人ひとりの指導履歴をすぐに確認できます。
過去の指導履歴を紐付けて、一つの画面に集約可能です。
アクセス権の設定で必要な教員にのみ情報共有ができる
アクセス権を設定すれば、必要な教員だけに共有範囲を指定して情報を共有できます。
担当の学年やクラスごとに情報を開示できるため、セキュリティの強化に繋がります。
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各生徒の指導状況を分析できる
グラフ機能を利用すれば、各生徒の指導状況を分析可能です。
クラスごとの指導履歴数の割合をグラフで表示することで、指導の傾向を調べられます。
生徒指導の情報管理をデジタル化するメリット
生徒指導の情報管理をデジタル化すれば、業務効率化や生徒指導の可視化に繋がり、教育の質の向上も期待できます。
以下で、教員・生徒へのメリットを詳しく見ていきましょう。
業務効率化に繋がる
教育現場にデジタルツールを導入することで、紙による作業を削減できます。生徒指導に関する情報を手書きで管理する必要がなくなり、ペーパーレスやスペースの有効活用に繋がるでしょう。
また、デジタルツールにより情報を一箇所に集約すれば、情報の管理や共有が容易になります。kintoneには生徒指導報告アプリ以外にも、業務内容に合わせたアプリを作成可能です。全ての情報をkintoneに集約できれば、情報管理の手間がなくなり、業務効率化を実現できるでしょう。
生徒指導の属人化を防げる
教員は同じ学校内でもそれぞれが別のクラスや教科を受け持つため、互いの業務内容やクラス状況を把握していない、という事態が発生しがちです。
生徒指導の属人化・ブラックボックス化が進むと、いざ生徒間でトラブルが起きたり、教員が欠勤したりした際、業務が滞ってしまう恐れがあります。
そこで、生徒指導の情報管理をデジタル化できれば、指導内容や進捗状況を教員間で共有できます。臨時で代行してもらう際や、異動やクラス替えで業務を引き継ぐ際も、情報共有がスムーズです。
教育の質の向上が期待できる
デジタル化によって生徒指導の属人化が防げるだけでなく、複数の教員を巻き込みながら、それぞれの生徒に対する最適な指導方法を議論できます。
一人の教員が抱え込むことがなくなり、相談しやすい環境づくりに寄与します。
また、教員側の業務負担が減ることで余裕が生まれ、生徒と向き合う時間を増やせるでしょう。コミュニケーションが活発になれば、問題の早期発見にも繋がり、教育の質の向上が見込まれます。
フォームブリッジ×kViewerでkintoneライセンスを持たない教員も生徒指導の登録・管理ができる
原則、生徒指導報告アプリは、kintoneのライセンスを持つ人しか情報の登録・閲覧ができません。しかし、ライセンスユーザーを増やすほど、経済的コストがかかってしまいます。
そこで、教員全員分のkintoneライセンス発行は難しいという教育現場には、トヨクモが提供するkintone連携サービスの導入がおすすめです。
トヨクモの「フォームブリッジ」と「kViewer」をアプリに連携することで、kintoneライセンスを持たない教員も、生徒指導に関する情報の登録・閲覧ができるようになります。
フォームブリッジとは
フォームブリッジとは、kintoneへデータが自動保存されていくWebフォームの作成サービスです。kintoneライセンスがない人でも、kintoneへ直接情報を登録できます。
フォームブリッジでは、ノンプログラミングでアンケートフォームや申込みフォーム、問い合わせフォーム、Web試験フォームなどの様々なフォームを作成できます。
条件分岐や数値計算、ステップフォームなどの高度な設定も可能です。また、背景色の変更やロゴ・罫線の追加、入力項目の配置や選択肢の並び方など、デザインやレイアウトを自由にカスタマイズできます。
フォームへの回答内容は自動でkintoneに保存されるため、顧客やユーザーが入力した内容をkintoneへ移し替える必要がありません。入力ミスが減り、業務効率がアップします。
さらに、作成したフォームは自動でURLが生成されるため、メールやQRコードで簡単に共有できます。メールアドレスやIPアドレスによってフォームへのアクセスを制限したり、ボットを自動判定して大量投稿を防止したりでき、安全性も高いです。
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kViewerとは
kViewerとは、kintone内にある情報やデータを外部に公開できるサービスです。
原則、kintoneの標準機能では、kintoneライセンスユーザーしかデータを閲覧できません。
しかし、kViewerでビューを作成すれば、kintone非ライセンスユーザーにもkintone内のデータを開示できるようになります。情報やデータを公開する際に転記する必要もなく、入力ミスを防げます。
kViewerでは「一覧ビュー（リストビュー・カードビュー・セグメントビュー）」「グラフビュー・高度なグラフビュー」「カレンダービュー」「ダッシュボードビュー」「Myページビュー」の全8種類のビューを簡単に作成可能です。ダッシュボードビューでは、複数のビューを組み合わせて、グラフやリスト、数値を一箇所に表示できます。
デザインテンプレートをダウンロードすれば、プログラミングの知識がなくても、リッチなデザインのビューを作成できます。
ビュー内にはkintoneのレコード情報を参照できる検索フォームを設置できるほか、アクセスするブラウザの設定言語に応じてビュー内の文言を出し分けることも可能です。
フォームブリッジ同様、ビューの自動生成URLを共有したり、ビューへのアクセスを制限したりできます。
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フォームブリッジとkViewerを連携してkintoneライセンスユーザー以外にも情報登録・共有をする方法
フォームブリッジとkViewerを連携すると、kViewerで公開した情報をフォームブリッジで編集できるようになります。
具体的には、リストビュー・カードビュー・セグメントビュー・カレンダービュー・Myページビューに編集ボタンを設置し、編集ボタンから遷移したフォームに回答することで、kintoneアプリのレコードを上書き可能です。
また、Toyokumo kintoneApp認証を設定すれば、作成したビューやフォームにアクセスできるメールアドレスを制限できます。ユーザーはToyokumo kintoneApp認証を通ることで、フォームやビューをにアクセスできるようになります。特定のユーザーのみにフォームやビューを公開したい場合に効果的です。
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Toyokumo kintoneApp認証の設定は、「CSVファイルを読み込んで登録する方法」「kintoneアプリを認証元として登録する方法」「設定画面上で登録する方法」の3つがあります。属性を追加することで、公開ビューで表示する情報を出し分けられます。例えば、学年やクラスを属性として登録すれば、教員が見られる情報を制限できます。
以下では、生徒指導報告アプリとフォームブリッジ・kViewerを連携する方法を見ていきましょう。
まずは、kintoneのアプリストアから生徒指導報告アプリを追加します。
次に、kViewerにログインし、「ビューの作成」に進みます。
Myページビューの作成をクリックします。
ビューの管理名とkintoneアプリのURLを入力します。
kintoneアプリのURLとは、アプリのトップ画面に表示されるhttps://(サブドメイン).cybozu.com/k/xxx/の形式のURLです。URLを入力すると「APIトークンはこちらのURLから生成できます。」と表示されるため、クリックします。
APIトークン生成画面に移るため、「生成する」をクリックします。
なお、kViewerにはレコード閲覧のアクセス権が必要です。
APIトークンをコピーし、「保存」から「アプリを更新」まで行います。
コピーしたAPIトークンを貼り付け、「作成」をクリックします。
レコードの詳細画面より、表示するフィールドを選択し、保存します。
設定が完了したら「公開」します。
次に、フォームブリッジにログインし、「フォームの作成」に進みます。
「はじめから作成」を選択します。
kintoneアプリのURLを入力し、「APIトークンはこちらのURLから生成できます。」をクリックします。
フォームブリッジの場合は、レコード追加とレコード編集のアクセス権も必要です。
チェックを入れてからAPIトークンをコピーし、保存してアプリの更新まで行います。
コピーしたAPIトークンを貼り付け、「保存」をクリックします。
フィールド設定より、ユーザーが入力する項目を取捨選択します。
設定が完了したら「公開」します。
続いて「kViewerと連携する」をクリックし、kViewer側から情報を取得します。
「Myページを利用する」という表示が出るためチェックし、先ほど作成したMyページビューを選択して「保存」します。
「更新」します。
再びkViewerに戻り、「フォームブリッジと連携する」にチェックを入れます。
先ほど作成したフォームのURLを入力します。
ラベルやボタンの種類、サイズ、色などをカスタマイズできます。
設定が終わったら「保存」し、「更新」します。
生徒指導報告のフォームがこのように出来上がりました。
回答すると「Myページ」ボタンが表示されます。
Myページに移動すると「編集ボタン」より編集ができるようになります。
kintone×連携サービスで教育現場の負担を減らす
今回はkintoneサンプルアプリ「生徒指導報告」の機能やメリットを紹介し、トヨクモ連携サービス「フォームブリッジ」と「kViewer」をアプリに連携させる方法を解説しました。
連携サービスを一緒に導入することで、kintoneライセンスの有無に関わらず、業務の効率化が可能です。
「フォームブリッジ」と「kViewer」は30日間無料でお試しいただけます。教育現場のお悩みを解決したい、kintoneをより活用したいとお考えの方は、ぜひこの機会にお試しください。
