売上管理をExcelで行う方法やメリット・デメリットを解説!kintoneとの違いとは?

売上管理とは、日々の売上を記録し、目標を達成するために分析・管理する業務です。多くの場合、何らかのソフトを使って行われますが、どのソフトを利用することが有効なのでしょう。

本記事では、売上管理によく使用されるExcelとkintone(キントーン)について紹介します。Excelの関数や、kintoneを使った売上管理手法が気になるという方はぜひご参考にしてください。

売上管理とは

売上管理とは、商品やサービスの売買で発生した売上情報を記録・集計することを指します。それに加えて、得られたデータを分析し、売上の向上につなげることも含まれます。

売上データの分析方法は企業ごとにさまざまです。共通している項目としては、売上目標の達成率や期間ごと・商品ごと・担当ごとの比較、原価率や本年度予算の消化状況などが挙げられるでしょう。

これらのデータを蓄積・分析すれば、今後の経営における課題点や改善点の発見に役立ちます。

売上管理の重要性

前述のとおり、売上管理では、様々なデータを収集し分析します。

データを分析することで、営業活動や商品・サービスに関する課題を発見できます。課題が明確になれば、商品開発や営業戦略立案などに役立てることが可能です。

売上管理を行うことで、課題が明確になり、正しく対処を行えるようになるため、売上管理は企業活動において非常に重要な役割を担っていると言えます。

売上管理の対象となるデータ

売上管理の対象となるデータは、分析したい項目ごとに異なります。

たとえば業績の好調・不調を予測したい場合と、部署やチームごとの売上の目標達成率を知りたい場合では、必要なデータが異なるためです。前者の場合は前年比の月ごとの売上データが、後者の場合は各部署やチームごとの売上データが必要です。そのため、売上管理をする上でこの先自社の業績をどのようにして伸ばしたいかを事前に確認しておくべきだと言えるでしょう。

可能なら、できる限り多方面からのデータを収集しておくことで、自社の動向や傾向についてスムーズに把握することができます。

Excelによる売上管理表の作成

売上管理は、売上管理表を作成するところから始まります。
ここからは、Excelで売上管理表を作成する方法について解説します。

必要な項目とデータを決める

売上管理表に必要な基本的な項目は以下のとおりです。

  • 販売日
  • 取引番号
  • 取引先名
  • 商品番号
  • 商品名
  • 単価
  • 原価
  • 販売個数
  • 売上金額
  • 粗利

必要に応じて、企業が算出したい項目を追加します。必要な項目を追加したり、不要な項目を削除したりすることで、効率よく売上管理ができるようになるでしょう。

基礎データを作成する

頻繁に取引を行う取引先や商品をまとめた基礎データを作成しましょう。
基礎データを作成しておくことで、頻繁に取引する顧客や商品に対して、その都度データを手入力する必要がなくなり効率的です。また、手入力で起こる全角・半角の間違いなどの小さな不備の発生を防げます。
このような基礎データのことをマスターデータと呼び、マスターデータを作成することで長期的な運用をしても整合性を保ったまま売上管理を行えます。

Excelによる売上管理に便利な関数

Excelには表をまとめるだけではなく、セルに数式を入力すると決まった計算をしてもらえる機能があります。その機能を関数と呼び、売上管理をする上でとても便利な機能です。
ここからは、覚えておくと売上管理の効率が上がる関数を紹介します。

IF関数

IF関数は条件付きの計算をする関数です。実績値と基準値を比較して、達成しているかを表示するときに使用できます。
たとえば基準値を100,000円とし、それ以下を「未達成」、それ以上を「達成」と設定するとします。実績値が100,000円以下の場合は、自動的に「未達成」と表示されるのです。
構文は「=IF (論理式, 真の場合, 偽の場合)」です。
前述の例の場合、計算式は「=IF(【セル番号】>=100,000,”達成”,”未達成”)」と表記します。

SUMIF関数

SUMIF関数とは、表の範囲内の条件に一致するセルの値を合計する関数です。
構文は「=SUMIF(範囲, 条件, 合計範囲]」です。
範囲の箇所に、会社名や商材名が記載されているセルを選択します。
条件の箇所に、条件を満たした会社名や商材名を入力しましょう。
合計範囲の箇所に、顧客の売上金額や、商材の売上金額が記載されているセルを選択すると、抽出したい条件から抜き出して合計金額が算出されます。
顧客別の合計値が知りたい場合は「=SUMIF(B3:B11, “株式会社A”,C3:C11」と入力してみましょう。するとB3〜B11のセルから株式会社Aと書かれた行だけ抽出し、C3〜C11にある対応する数値の合計が算出されます。

ROUND関数

ROUND関数とは、数値を四捨五入する関数です。
構文は「=ROUND(数値,桁数)」です。
数値の箇所に四捨五入したい数字やセル・数式を入力します。
桁数の箇所に四捨五入したい数値の桁数を入力しましょう。
四捨五入された数値が表示されるため、賃金の計算をするときに便利です。他にも伝票処理や消費税の端数を計算したいときなどに用いられます。

Excelによる売上管理のメリット

Excelで売上管理を行うことには、前述した関数を使えること以外にもメリットが存在します。
ここではExcelを導入するメリットについて3つ紹介します。

費用がかからない

1つ目は費用がかからないことです。
Excelを含むMicrosoft Officeは、多くの企業でビジネスの基本ツールとして使用されています。
そのため、ソフトを新規購入する必要がなく、また新規購入するとしてもさまざまな業務で使用できるExcelは費用対効果が高いと言えるでしょう。
また、Excelは学生のうちから触れる機会の多いソフトです。そのため、操作方法の研修などを行わなくても使用できるという社員は多いでしょう。

このように、総合的な効果を考慮したときに費用の低さはメリットとして挙げられます。

テンプレートが使える

2つ目はテンプレートが使用できることです。

Excelは多くのユーザーが使用しているため、インターネット上でさまざまなテンプレートが配布されており、無料で利用できるテンプレートも数多くあります。
売上管理の目的に合ったテンプレートを選び、社内やチームでテンプレートの共有をすれば、スムーズに売上管理をスタートすることが可能です。
自社に合ったテンプレートを探してみましょう。

カスタマイズが容易

3つ目はカスタマイズが簡単にできることです。
Excelには固定されたフォーマットが存在しません。そのため、用途に合わせ柔軟な使い方が可能です。必要な項目の追加や、不必要な項目の削除も容易です。見やすくするために文字のフォントを変えることも簡単にできます。スキルがあれば関数の使用や、グラフ機能の使用もでき、業務に合わせたカスタマイズが可能です。

ユーザーが多いため、困ったことがあったとしても、操作方法に関する情報がインターネット上で多く見つけられるでしょう。

Excelによる売上管理のデメリット

メリットが豊富な一方、Excelを使った売上管理にはデメリットもいくつか存在します。Excelにはどのような欠点があるかを把握し、それを補うような使い方を心がけましょう。
ここではどのようなデメリットが存在するか解説します。

共同編集ができない

Excelは同時編集ができません。ファイルの共有はできても、誰かが編集しているブックに別のメンバーが手を加えることは基本的にできません。

それぞれの担当者が同時に入力したい場合は、人数分のブックを用意する必要があります。社内全体やチーム全体の売上実績などを確認する際には、複数のブックを参照しなければなりません。

作業が煩雑化することで業務効率が低下することは、Excelを使用する際のデメリットとして考えられます。

ミスが多くなる

Excelは関数を使って自動計算ができるものの、元となる数値やデータは手入力が必要です。そのため、ミスも増えやすいという点がデメリットとして挙げられます。

たとえば、商品番号や個数を一つ間違えただけで意図しない計算結果が表示されてしまいます。作業中にミスに気が付いた場合でも、誤っている箇所を特定する機能はついていません。そのためデータを一つ一つ確認する必要があり、手間がかかります。

リアルタイム更新が難しい

Excelは表計算に特化したソフトです。そのため、運用から時間が経過するにつれ、取引数や商品数などのデータ量が増加します。データ量が増えると、データを処理する速度が低下します。具体的には、ファイルを開くまでに時間がかかる、新しい列や行を入力するとフリーズしてしまうなどの問題が発生するのです。

結果として、Excelを使用した売上管理は年数が経過するにつれ、スムーズな編集作業ができなくなります。

kintoneとの比較

売上管理をする場合、Excelとkintoneにはどのような違いがあるのでしょうか。
kintoneの便利な機能を、Excelの機能と比べながらご紹介します。

kintoneによる売上管理

kintoneにはExcelと同じようにグラフの作成、集計表を作る機能が実装されています。数値を入れることで自動計算する機能はExcelと同様です。
kintoneはExcelとは違い、膨大なデータでも処理をスムーズに行え、リアルタイムで売上データの可視化が可能です。

また、Excelのように複数のブックを作成しなくても、一つのファイルで共同編集ができます。そのためデータ管理がしやすく、情報が散逸してしまうことを防げます。
予測用の計算式を設定しておけば、今後の売上傾向を予測することも可能です。

連携サービスやプラグインによって機能を拡張できる

kintoneは基本機能のままだと、Excelと比べると使用できる関数の数が少なく、複雑な計算には向きません。
しかし、kintoneは連携サービスやプラグインで機能の拡張が可能です。連携サービスを活用することで、複雑な計算が可能になります。

連携できるサービスや拡張機能は多種多様に存在し、設定方法も非常に簡単です。

kintone連携サービス『DataCollect』による売上管理

kintoneと連携できるサービスに、トヨクモのDataCollect(データコレクト)があります。intoneとDataCollectを連携させることで、集計表を作成する際、Excelと同様に関数や数式の設定が可能です。

DataCollectは、複数のフィールドを設定できるため散在する情報も一元管理ができます。
kintoneを売上管理で使用する際、便利な連携サービスです。

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Excelを売上管理に使うメリットとデメリットや、kintoneとの違いについて解説しました。kintoneを利用することで、Excelで売上管理をする際のデメリットを解消できます。

kintoneの連携サービスであるDataCollectを利用することで、kintoneをExcelのように利用することも可能です。売上管理はDataCollectの活用をご検討ください。

参考URL: 【2分でわかる!】トヨクモ kintone連携サービス6製品


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