ライセンスなしでも使える!kintoneで経費精算を行う方法

経費精算は項目の多い申請書を作成・確認したり、承認されるまで何度もやり取りをしたりと、煩雑で負担の大きい作業です。

しかし、日頃からkintoneを使っているのであれば、ライセンスの有無に関わらず、kintone(キントーン)内で簡単に経費精算を行えます。

そこで本記事では、kintoneライセンスを持たないユーザーが経費精算を行う方法を紹介します。kintoneを導入中で経費精算業務を効率化させたいとお考えの方は、ぜひ参考にしてください。

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kintoneで経費精算ができる

社内では経費精算専用の会計ソフトやシステムを使用している場合があるでしょう。
しかし、kintoneを普段活用していれば、他の会計ソフトを使うことなくkintone内で経費精算を行えます。

kintoneでは経費精算用のアプリを自分で作れるほか、既存のアプリを活用することも可能です。既存アプリの例として、「旅費精算申請」や「ワークフロー(社内申請管理)パック」が挙げられます。

「旅費精算申請」では、出張にかかった旅費・経費・日当などをアプリ上でまとめて申請できます。社外からも確認・処理ができるため、申請から決裁までのスピードアップが可能です。

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kintoneで経費精算を行うことのメリット

kintoneは誰でも簡単に使いやすく、業務効率化やコスト削減などのメリットがあります。

紙での申請業務がなくなりペーパーレス・業務効率化に繋がる

経費精算業務をデジタル化することによって、情報管理が容易かつ安全になります。
kintoneアプリでは、場所に関係なくいつでもどこでも申請・承認が可能です。外出が多い社員が経費精算のためだけに出社したり、不在がちな上長の戻りを待ったりする事態が発生しません。業務効率化に繋がり、時間を有効活用できるでしょう。

さらに、kintoneで経費精算を行うことで、紙での管理作業を省けます。
ペーパーレスで環境に配慮できる上、紙の書類を保管するスペースも必要ありません。

ITの知識がなくても簡単に経費精算の仕組みを作れる

業務をデジタル化する上では、システムを扱うための専門知識やスキルが不可欠だと思われがちです。

しかし、kintoneでは新しいアプリを作ったり、既存のアプリを操作したりするために難しいプログラミングの知識は必要ありません。マウス操作のみで簡単に経費申請の仕組みを作れます。
IT人材が不足している現場でも、気軽に導入できる点が魅力的です。

別の経費精算システムを使う必要がない

既にkintoneを使用している場合は、使い慣れたシステム内で経費精算が行えます。
外部の経費精算システムを新たに導入する必要がなく、コスト削減に繋がるでしょう。

また、kintoneで経費精算を行う際は、kintone内に既に登録されている従業員の情報を活用できるため、新たに情報を登録し直す手間がかかりません。

kintoneの連携サービスを使えばライセンスがなくても経費精算が可能に

原則、kintoneの標準機能はライセンスを持つ人しか使用できません。

社員数や取引先が多い企業では、全員分のkintoneライセンスを契約するのは難しい場合もあるでしょう。
そこで、kintone連携サービス「フォームブリッジ」や「kViewer」を導入することによって、ライセンスを持たない人でもkintoneの一部サービスを使えるようになります。

全員分のkintoneライセンスを用意しなくても、kintone上で経費精算が可能です。

フォームブリッジ

フォームブリッジとは、kintoneへ自動でデータが保存されていくWebフォームを作れるツールです。プログラミングの知識なしで、お問い合わせフォームやアンケートフォーム、Web試験フォームなど様々なフォームを簡単に作成できます。

フォームへの回答内容は自動でkintoneに保存されるため、顧客やユーザーが入力した情報を逐一移し替える必要がなく、業務効率が大幅にアップします。

フォームの背景色やロゴの指定、入力項目の配置や選択肢の並び方など、見た目も自由にカスタマイズ可能です。メールアドレスやIPアドレスでフォームへのアクセスを制限したり、公開期間や投稿可能数も設定したりできるため、セキュリティ面も安心です。

kintoneライセンスを持たない人にも、kintoneに直接情報を登録してほしい時に役立ちます。

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kViewer

kViewerとは、kintone内にある情報やデータを外部に公開できるサービスです。

原則、kintone内の情報はkintoneライセンスを持つ人しか閲覧できません。

しかし、kViewerで作ったビューを通して、ライセンスを持たない人でもkintone内の情報を見られるようになります。

kViewerでは、リストビュー・カードビュー・セグメントビュー・グラフビュー・高度なグラフビュー・カレンダービュー・ダッシュボードビュー・Myページビューの8種類のビューを作れます。テンプレートをダウンロードすれば、ノンプログラミングで豊富なデザインを適用できます。

フォームブリッジと同様に、メールアドレスやIPアドレスでフォームへのアクセスを制限したり、kintone内の情報を検索できる検索フォームを設置したりすることも可能です。

kintone内の情報を外部に見せたい時に、データを移し替える必要がありません。

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フォームブリッジ×kViewerでkintoneのライセンス不要で経費精算が可能に

フォームブリッジとkViewerを連携させると、kintoneライセンスを持たない人でも、kintone内の情報の閲覧と編集が可能になります。

まずは、フォームブリッジで経費精算フォームを作成します。申請者が必要事項を入力して提出するだけで、申請内容がkintoneの経費精算アプリに自動で登録されます。

次に、kViewerで申請者本人が申請状況や内容を確認するためのビューを作ります。

その際、Toyokumo kintoneApp認証を利用すれば、ビューへのアクセス時に、メールアドレスに基づいたログイン認証を設定可能です。申請者がToyokumo kintoneApp認証をしてビューにログインすると、申請者本人の情報だけが表示されます。

また、フォームブリッジとkViewerを連携させ、ビューに編集ボタンを設置すれば、編集ボタンから経費精算フォームに遷移し、申請内容を編集することも可能です。

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kintoneと連携サービスで誰でも簡単に経費精算

今回はkintoneで経費精算を行うメリットや、kintone連携サービス「フォームブリッジ」や「kViewer」を用いてライセンスを持たないユーザーでも経費精算を行う方法を解説しました。

確認項目が多く時間と手間がかかる経費精算業務ですが、kintoneを使ってデジタル化することで、大幅な業務効率化とコスト削減、環境への配慮を実現できます。

また、連携サービスを活用すれば、kintoneライセンスにかかる費用を抑えて、より多くの人が経費精算を行えるようになります。

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