Excelでスケジュール管理をする方法|テンプレートやkintoneとの比較について解説

仕事のスケジュール管理方法についてお悩みの方は多いのではないでしょうか。

Excelで管理用の表を作成すれば、便利で簡単なスケジュール管理が実現可能です。

この記事では、Excelや『kintone(キントーン)』を使ったスケジュール管理方法について解説します。ご自身のスケジュール管理に適したツールを探す際の参考にしてください。

Excelでスケジュール表を作成する方法

Excelでスケジュール表を作成する方法は、主に新規で表を作成する方法とテンプレートを利用する方法の2種類に分けられます。はじめに、新規でスケジュール表を作る方法について紹介します。

セルサイズを調整する

セルサイズを調整することで、理想のスケジュール表を作成しやすくなります。「セルサイズの調整」とは全体の列幅を調整することであり、以下の手順で可能です。

  1. 画面左上の箇所(1の上かつAの左)を左クリックし、全セルを選択する
  2. アルファベットが書かれた列の部分を右クリックし、「列の幅」を選択する
  3. 希望の列幅の数値を入れて「OK」を選択する

データをテーブル形式に並べる

セルサイズを調節したら、次に必要な項目を作ってテーブル形式でデータを並べます。スケジュール表を作成する場合は、「曜日」と「日にち」を並べます。
曜日と日にちをテーブル形式に並べる手順は以下のとおりです。

日にち

カレンダーを始めたいセルに、スケジュールの開始日を入力する
左側の行をクリックし、開始日を記入した行のすべてを選択する
右クリックして「セルの書式設定」を選択する
「表示形式」内の「ユーザー定義」を選択し、「種類」に設定したセルを入力する

曜日

日付の下に曜日を自動入力する(日付セルに「=TEXT(B2,”aaa”)」と入力する)
セルの右下をクリックしながら右へ引っ張り、曜日を増やす

なお、このタイミングで再度セルサイズを整えましょう。

テーブルに登録する

データをテーブル化しておくと、書式コピーの必要がなくなります。Excelでテーブル化する方法は以下のとおりです。

  • データ内のセルを選択する:「ホーム」を選択して「スタイル」にて「書式」を「表」として選択する
  • テーブルのスタイルを選択する:「テーブルの作成」ダイアログボックスにて、セルの範囲を確認または設定する
  • テーブルのヘッダーがある場合はマークをしたあと「OK」を選択する

テンプレートを利用する方法

Excelで簡単にスケジュール表を作成したい場合は、テンプレートの利用が便利です。新しいファイルから公式テンプレートをダウンロードすると、利用が可能です。
新しいファイルから公式テンプレートをダウンロードする手順は以下のとおりです。

  1. Excelで「ファイル」から「新規作成」をクリックする
  2. 「オンラインテンプレートの検索」を選択して「カレンダー」と入力後、虫眼鏡ボタンを選択する
  3. 目的のテンプレートをクリックし、さらに「作成」をクリックする

Excelのスケジュール表のテンプレートとは

Excelのスケジュール表のテンプレートは公式で配布されているため、公式のものを活用すると便利です。

それ以外にも、Excelは世界的に広く活用されているため、公式以外にもさまざまなページからテンプレートが配布されています。
好みのものをダウンロードすればすぐに使用できるため、使いやすいテンプレートを見つけましょう。

Excelのスケジュール表でできること

Excelでスケジュール表を作れば、タスク管理やプロジェクト管理にも役立ちます。

タスク管理とは、仕事を進めるうえで発生する小さな単位の業務を管理することです。関係者への連絡や成果物のチェックなどがタスクの具体的な例にあたります。
それぞれの優先順位や納期を一覧表に書き出せば、優先すべきタスクが一目で分かり、適切なタスク管理が実践できるでしょう。

プロジェクト管理とは、タスク管理の及ぶ範囲をより広くしたもので、複数人で進めているプロジェクトの進捗を管理することです。プロジェクトは納期や所要時間が長いため、業務進捗の計画を立てることが一般的です。複数のタスクを同時並行させながら、全体の工程を調整する点がプロジェクト管理の特徴と言えるでしょう。

Excelはスケジュール管理にはあまり向いていない

Excelはさまざまな表を作成できて便利である一方、Excelは表計算ソフトのためスケジュール管理には不向きです。

Excelがスケジュール管理に不向きな理由は以下のとおりです。

  • 表の共有に時間がかかるため
  • 出席者が多いと見づらくなるため
  • 手入力しなければならないため
  • データ共有が煩雑なため

上記の理由から、とくに複数人で動かすプロジェクト管理には不向きであるため、Excelを用いることはおすすめしません。

スケジュール管理にはkintoneがおすすめ

スケジュール管理には、プログラミングの知識がなくても業務用のアプリを作成できるkintoneがおすすめです。なぜなら、kintoneはリアルタイムでコミュニケーションが取れたり、簡単にデータを検索できる機能が搭載されているためです。

kintoneは、さまざまなジャンルの業務用アプリを開発できるツールですが、スケジュール管理アプリを開発することもできます。

kintoneでスケジュール管理を作成すれば、多くの人が同時にリアルタイムで情報の更新、及び共有が可能です。アプリに蓄積したデータは一覧で閲覧でき、検索することで容易に必要な情報が得られます。

Excelとkintoneの比較

ここまで、Excelの活用法について紹介しました。続いて、kintoneが持つ特徴をExcelと比較します。操作と機能の違いや、それぞれが活躍できる場面の違いに注目しましょう。

利用方法の違い

Excelは個人での利用に適し、kintoneはチームでの利用に適しています。
Excelは一つのシートにデータを詰め込みすぎると動作が重くなる一方で、kintoneはデータ量が増えても動作は重くならずリアルタイムに更新できるためです。

Create(登録)の違い

データを登録する方法にも違いがあります。ここでは、単一のデータを登録する場合と複数のデータを登録する場合に分けます。Excelでは、一つの行に必要なデータを入力すれば、単一データの登録が可能です。一方、kintoneでは、新規作成ボタンをクリックして単一データを登録できます。

複数データ登録の場合、Excelでは一行をコピーし、貼り付け先の複数データを同時選択してペーストする方法を用います。
kintoneでは、詳細画面の「レコードを再利用する」ボタンを押せば内容をコピーして複数データの登録が可能です。

Read(参照)の違い

データを参照する機能の違いを学びましょう。データ検索、並び替え、グラフ表示の3つに分けて解説します。

Excelでは、フィルタ機能を使えば絞り込みによるデータ検索と並び替えが可能です。
kintoneには検索機能があり、検索条件の自由な指定や保存ができます。グラフ表示は、Excelとkintoneの両者とも標準で機能を備えています。

Excelの魅力は使いこなせば便利なグラフ作成を作成できる点で、kintoneの魅力はマウス操作でもグラフを作成できる手軽さです。

Update(更新)の違い

データ更新の違いについて、既存のデータを打ち直して修正する場面を想定しましょう。
Excelでは、Ctrl+Hのショートカットを利用したデータの一括置換が可能です。たとえば、「○」が入力されているデータに一括置換を使い、すべて「×」に変更できます。

kintoneの場合は、基本的に個別の編集画面から一つずつ更新する仕様です。ただし、プラグインを導入すれば複数データの更新処理にも対応できます。

Delete(削除)の違い

データを削除する場面では、どのような機能の違いが存在するのでしょうか。
Excelでは、対象の行を選択して右クリックから削除する方法が一般的です。
選択したセルの範囲に応じて削除の範囲が広がるため、複数削除や全削除も対応できます。

一方、kintoneは、基本的に1行ずつデータを削除する仕組みです。ただし、前述のデータ更新と同様に、プラグインの活用を通じて複数データの削除が可能です。

関数の違い

関数機能における両者の違いを解説します。
使用できる関数の種類はExcelの方が多く、表作成やデータ集計の場面で活用可能です。

一方で、kintoneにも関数機能は搭載されています。
たとえば、合計を出すSUM関数や条件を設定して動かすIF関数、四捨五入するROUND関数、指定した文字列を探すCONTAINS関数が利用できます。

普段Excelでこれらの関数をよく使用する場合は、kintoneでも同様の作業が可能でしょう。

【Excelライクに利用可能!】kintone連携サービス「DataCollect」

前述のように、Excelとkintoneにはデータ処理や関数の機能に違いがあります。
トヨクモの『DataCollect(データコレクト)』を利用すれば、kintoneでExcelの機能を再現できます。

Excelの操作に慣れている方には、とくにおすすめです。

DataCollectとは

『DataCollect』は、kintoneの連携サービスです。複数アプリからリアルタイムでデータ集計を実施するほか、Excelと同じ感覚で関数を使った計算が可能です。

また、スケジュール設定の機能で、情報収集や計算の定期実施を自動化できます。日単位・週単位・時間単位などスケジュールを柔軟に設定できるため、さまざまなシーンで活躍します。

コースと料金

以下に、『DataCollect』のコースと料金の一覧をまとめました。(価格はすべて税抜き表示)

コース名 月額料金
お試しコース 0円
ライトコース 9,000円 ※
スタンダードコース 18,000円 ※
プレミアムコース 30,000円 ※

 

※年間契約の場合は5%割引が適用されます。

基本的な機能を備えたライトコース、スケジュール設定による集計が可能なスタンダードコース、リアルタイム集計が可能なプレミアムコースを揃えています。

 

まとめ

当記事では、スケジュール管理をExcelで実践する方法を紹介しました。
タスクやプロジェクトなど、業務の性質に応じてスケジュール管理の方法も変化します。

Excelと同様の作業をkintoneで実施したい場合は、トヨクモの『DateCollect』が便利です。
Excelでの集計とkintoneでの表作成を同時に進める必要がなくなり、kintoneの画面上だけでスケジュール管理を完結させられます。
ぜひこの機会に、『DataCollect』の導入を検討してみてはいかがでしょうか。


⭐️トヨクモ kintone連携サービスのおすすめポイント⭐️
・kintone標準機能ではできない業務改善を実現
・カンタン・低コストで運用可能
・kintone1ドメインにつき1契約でOK
・10,000契約以上の実績・信頼
・30日間の無料お試しは何度でも可能