kintoneのドロップダウンとは?設定項目・使用例・プラグインも紹介

kintoneを使用する際に、ドロップダウンなどの複数の選択肢から回答するフィールドを活用することで、データ入力の精度を高めつつ、業務効率化につなげることができます。

「kintoneのドロップダウンはどんな選択肢?」「他の選択肢と連動するドロップダウンを設定するには?」と疑問をお持ちの方もいるのではないでしょうか。

本記事では、kintoneのドロップダウンの使用例や設定方法、選択肢の使い分け、おすすめのプラグインや連携サービスを紹介するので、ぜひ参考にしてください。

kintoneのドロップダウンとは?

kintoneのドロップダウンは、あらかじめ用意した選択肢の中から1つだけを選んで入力できる便利な機能です。

たとえば、部署名・商品名・ステータスなど、決まった選択肢から選ぶ項目や、入力ミスを防ぎたい項目、データを集計したい項目などに活用します。

レコード追加または編集画面では、ドロップダウンリストは閉じた状態で表示されます。クリックすると選択肢の項目が表示され、中から選択肢を1つ選ぶというものです。

レコード詳細画面では、選択した選択肢の項目のみ画面上に表示されるようになっています。

kintoneのドロップダウンを活用することで、より正確かつスムーズなデータ入力を実現できるのがメリットです。

kintoneのドロップダウンの設定項目

参照:ドロップダウン|kintoneヘルプ

フィールド名では、入力項目の見出しを指定します。「フィールド名を表示しない」にチェックを入れると、以下の画面でフィールド名が非表示になります。

  • レコードの追加画面
  • レコードの編集画面
  • レコードの詳細画面
  • レコードの印刷用画面
  • フォームの設定画面

「項目と順番」では、選択肢の項目名を入力します。項目名は、全角または半角で最大128文字、1,000個まで設定できます。

参照:ドロップダウン|kintoneヘルプ

項目の数を増やすには、入力欄右側の「+」アイコンをクリック、または下部の項目が入力可能な状態でEnterキーを押します。

項目の数を減らすときは、入力欄右側の「-」アイコンをクリック、順番を変更する際は左側の矢印アイコンをドラッグ&ドロップしましょう。

初期値では、入力項目の初期値を設定します。フィールドコードは、計算式やAPIでこのフィールドを指定する場合に利用する文字列です。

kintoneのドロップダウンの使用例

kintoneのドロップダウンフィールドは、選択肢の中から1つだけ選択する場合に使用するものです。たとえば、次のような場合に使用することをおすすめします。

・見積りアプリで「商品名」を1つだけ選択するフィールドとして使用する
・顧客管理アプリで顧客の「分類」を1つだけ選択するフィールドとして使用する
・問い合わせ管理アプリで「対応状況」を1つだけ選択するフィールドとして使用する

ドロップダウンは、レコード追加または編集画面で、ドロップダウンリストは閉じた状態で表示されます。

「選択肢が多すぎてラジオボタンだと場所を取りすぎてしまう」といった場合に、ドロップダウンを使用するのが便利です。

kintoneのドロップダウンを便利に使うためのプラグイン

ここからは、kintoneのドロップダウンを便利に使うためのプラグインを紹介します。

ドロップダウン絞り込みプラグイン

参照:kintoneドロップダウン絞り込みプラグイン|株式会社ジョイゾー

株式会社ジョイゾーが提供する「ドロップダウン絞り込みプラグイン」は、kintoneアプリで複数のドロップダウンの選択肢を絞り込みながら選択できるプラグインです。

ドロップダウンで選択した分類に関連する値だけを、さらに別のドロップダウンに指定できます。そのため、大分類、中分類とドロップダウンを作成すれば、それぞれのドロップダウン間に関連性を持たせられるのです。

在庫管理アプリで商品分類の大・中項目で絞り込みたい場合や、顧客管理で担当エリアを都道府県から市区町村に絞り込みたい場合などに利用します。

項目選択フィールド連動各種設定プラグイン

参照:項目選択フィールド連動各種設定プラグイン|株式会社TIS

株式会社TISが提供する、項目選択フィールド連動各種設定プラグインです。

選択肢ごとにグループの開閉、必須入力の切り替え、自動入力、自動コピーなどが行えます。

ラジオボタンやチェックボックスフィールドなど、選択肢ごとに入力するべきフィールドをグループ化するケースもあるでしょう。

入力項目の分かりやすさという点では間違いないものの、フィールド群に対して入力を促す機能がなければミスを防止しきれません。

1つのアプリで選択肢フィールドを管理したい場合に役立ちます。

kintoneのドロップダウン以外の使い分け

kintoneには、ドロップダウン以外にも選択肢を扱うフィールドが用意されています。それぞれの特徴と使い分けを理解することで、より便利にデータ入力できるようになります。

  • ラジオボタン
  • チェックボックス
  • 複数選択

それぞれの選択肢の特徴について見ていきましょう。

参照:ラジオボタン|kintoneヘルプ

ラジオボタンは、あらかじめ用意した複数の選択肢からどれか1つだけを選ぶときに使用するフィールドです。

たとえば、性別(男/女/不明)、利用状況(利用中/未使用)、有無(有り/無し)のようなボタンを設定するのに向いています。

選択肢が少数な場合や、入力ミスを防ぎたい場合におすすめです。ラジオボタンは、必須項目のため、何も選択せずに保存することはできません。

チェックボックス

参照:チェックボックス|kintoneヘルプ

チェックボックスは、複数の選択肢を同時に選べるフィールドです。

必要な機能をチェックしたり、適用する条件やオプションの選択、興味のある分野の選択など、複数の選択肢を選びたい場合に活用します。

また、選択肢の追加や変更が頻繁に行われる場合にも向いています。

複数選択

参照:複数選択|kintoneヘルプ

複数選択は、複数の選択肢から同時に選ぶことができるフィールドです。チェックボックスとは異なり、省スペースで項目を表示できます。

担当者やカテゴリの選択、タグの選択など、チェックボックスでも管理できるものの、選択肢が多く入力時はコンパクトにしたい場合におすすめです。

また、CSVでエクスポートしたとき、チェックボックスではデータが「1」になりますが、複数選択であれば文字として出力されます。

kintoneをより便利に使うならToyokumo kintoneApp


kintoneを導入する際に合わせておすすめしたいのが、トヨクモ株式会社が提供するkintone連携サービス「Toyokumo kintoneApp」です。
kintoneの基本機能では実現が難しいことも、トヨクモの連携サービスであればさらに便利に活用することができます。

Toyokumo kintoneAppでは、以下6つのサービスが提供されています。

FormBridge kintoneへデータが自動で保存されていくWebフォームを作成できるサービス
PrintCreator kintoneアプリのデータをPDFで出力できるサービス
kViewer kintoneライセンスがない人に、kintoneアプリのデータを共有できるサービス
kMailer kintoneアプリのデータを引用してメール送信できるサービス
DataCollect 複数のkintoneアプリに登録されたデータを集計できるサービス
kBackup kintoneアプリに登録されたデータを安全にバックアップするサービス

ここからは、Toyokumo kintoneAppの各サービスについて紹介します。

FormBridge

FormBridgeは、kintoneアカウントがない人でもkintoneに直接データを保存できるWebフォーム作成サービスです。

kintoneの基本機能における「ライセンスを持たないユーザーは情報を登録できない」という問題を解消できます。

また、FormBridgeで作成したフォームは、kintoneに直接データが保存されるため、転記の必要がなく、業務効率化や入力ミス・漏れの削減ができるのがメリットです。

kViewer

kViewerは、kintone内の情報を手間なく外部に公開できる連携サービスです。kintoneアカウントを持たないユーザーにも簡単にkintone内の情報を公開できます。

kintoneの情報を共有する際にわざわざデータを移し替える手間もなく、グラフなどの数値情報もそのまま外部に公開することが可能です。

公開範囲を設定することもできるので、社外秘の情報が漏洩するリスクを抑えつつ、社外の人に資料やデータを気軽に共有できるようになります。

kMailer

kMailerは、kintone上で管理しているメールアドレス宛に、kintone内のデータを自動引用したメールを自動・手動・予約で送れるサービスです。

kintoneで管理している顧客に向けて一斉送信や、kintoneからのテキスト引用などを行ったり、誰にいつどんなメールを送信したかなどのログを確認することもできます。

普段社内で使っているメールアドレスからメールを送信するため、新たにメールサーバーやメールアドレスを用意する必要はありません。

誰に、いつ、どんなメールを送信したか、受信者がいつ資料をダウンロードしたかなどの情報をログとして確認することもできます。

PrintCreator

PrintCreatorは、kintoneに登録されている社名や金額などの情報を活用して、マウスのみで簡単に帳票が作成できる帳票出力サービスです。

現在使用している見積書や請求書などをPDFファイルでPrintCreatorにアップロードすれば、マウス操作のみで簡単に帳票を作成できます。

kintoneアプリの複数レコードを一括で出力できるので、複数社の請求書や月報を簡単に印刷できるのもメリットです。

DataCollect

DataCollectは、関数を利用した計算や複数アプリ間の収集・計算・加工を可能にし、kintoneが苦手とする予実管理や在庫引き当てを実現できるサービスです。

Excelと同じ感覚で複数のアプリから情報の集計や計算が可能で、スケジュール設定による自動実行やリアルタイム更新などにも対応しています。

事前に設定しておけば、手動で操作することなく情報を自動で収集・計算できるので、情報の集計漏れや更新忘れを防げます。

kBackup

kBackupは、kintoneアプリに登録したデータが消えてしまった際に備えて、kintone内のデータを別環境にバックアップできるサービスです。

kintoneの基本機能では、kintone上のすべてのデータを一括でバックアップすることはできません。kBackupを利用することで、誤って必要なアプリを削除してしまったり、スペースが復旧できなくなったという事態を防げます。

また、大切な顧客情報や添付ファイルのバックアップにも対応しています。

まとめ:Toyokumo kintoneAppでkintoneをより便利に活用しよう


「kintoneで貸出管理を行いたい」「kintoneを活用する幅を増やしたい」とお考えの方は、kintone連携サービス「Toyokumo kintoneApp」の利用がおすすめです。

トヨクモのkintone連携サービスは1万契約を突破し、サイボウズのオフィシャルパートナー評価制度においても全製品で受賞と、実績と使いやすさに定評があります。

トヨクモ連携サービスを導入することで、紙の書類を介さず、直接データの書き込みや管理が行えるため、職員の負担軽減や業務効率改善が図れるでしょう。

FormBridge kintoneへデータが自動で保存されていくWebフォームを作成できるサービス
PrintCreator kintoneアプリのデータをPDFで出力できるサービス
kViewer kintoneライセンスがない人に、kintoneアプリのデータを共有できるサービス
kMailer kintoneアプリのデータを引用してメール送信できるサービス
DataCollect 複数のkintoneアプリに登録されたデータを集計できるサービス
kBackup kintoneアプリに登録されたデータを安全にバックアップするサービス

悩みややりたいことに合わせて最適な機能を追加できるので、kintoneと一緒に使いたい便利なサービスをお探しの場合は、30日間無料お試しからぜひ実際の使用感を体感した上でご検討ください。


⭐️トヨクモ kintone連携サービスのおすすめポイント⭐️
・kintone標準機能ではできない業務改善を実現
・カンタン・低コストで運用可能
・kintone1ドメインにつき1契約でOK
・10,000契約以上の実績・信頼
・30日間の無料お試しは何度でも可能