kintoneは、顧客情報を一元管理し、業務効率化と生産性向上を同時に実現できるクラウドサービスです。顧客に関するさまざまなデータを集約することで、売上アップや顧客満足度の向上につなげられます。
本記事では、kintoneを使った顧客管理のメリットや顧客管理アプリの作り方、kintoneと連携サービスで顧客管理を行った成功事例などを詳しく紹介します。
「顧客情報の管理に手間がかかっている」「顧客管理を効率化してビジネスを成長させたい」とお考えの方は、ぜひご一読ください。
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kintoneで顧客管理をするメリット
kintoneにはExcelなどの表計算ソフトにはないさまざまなメリットがあります。ここでは、kintoneで顧客管理をする主なメリットを3つ紹介します。
- 顧客情報を一元管理して入力ミスを軽減できる
- チーム全体で最新の顧客情報を共有できる
- いつでもどこでも顧客情報にアクセスできる
顧客情報を一元管理して入力ミスを軽減できる
kintoneを使うことで、社内に散らばった顧客情報を1か所に集約できます。
企業情報、案件管理、購買履歴、売上推移などを一元管理することで、入力ミスや二重入力を防ぎ、正確なデータに基づいたスムーズな業務遂行を実現できます。
また、情報を一元管理することで案件の属人化を防ぎ、引き継ぎもスムーズになる点もメリットです。
これにより、部署間の連携がスムーズになり業務効率が向上するだけでなく、顧客一人ひとりの状況を把握しやすくなるため、より質の高いサービスを提供できるようになります。
チーム全体で最新の顧客情報を共有できる
kintoneを使えば、チーム全員が常に最新の顧客情報を把握できます。
たとえば、顧客とのメールのやり取りや商談の内容、案件の進捗などをリアルタイムで共有できるため、情報共有不足によるミスや対応の遅れを防ぐことが可能です。
さらに、担当者が変わっても過去のやり取りや変更履歴などがkintone上に残るため、顧客対応の速度と正確性が向上し、顧客満足度の向上にもつながります。
いつでもどこでも顧客情報にアクセスできる
Excelで顧客情報を管理する場合、社内のPCでないと情報にアクセスできません。その点kintoneは、スマートフォンやタブレットにも対応しているため、いつでもどこでも顧客情報にアクセスできます。
外出先や出張中でも、最新の顧客情報を確認および更新ができ、お客様からの問い合わせにも迅速に対応可能です。
さらに、IPアドレス制限や端末認証などのセキュリティ対策も充実しているため、安心して利用できます。
kintoneを活用して顧客管理を実現する流れ
kintoneを活用して顧客管理を実現する流れは以下のとおりです。
- 顧客管理に必要なデータを収集する
- 業務単位でアプリを設計する
- 顧客管理アプリを作成してデータの情報を集約する
ステップ1.顧客管理に必要なデータを収集する
まずは事前準備として、顧客管理に必要なデータを収集しましょう。顧客管理に必要なデータは、業界や企業規模、ビジネスモデルによって異なります。
すでに顧客管理や購買管理、受注管理、商談管理などを運用している場合は、それらで収集・蓄積しているデータを活用しましょう。
以下に、必要なデータの例を挙げます。
| カテゴリ | 項目 |
| 顧客データ | 顧客ID、会社名／顧客名、業種、連絡先住所、電話番号、メールアドレス、Webサイト、SNSアカウント、主要取引先、顧客分類ほか |
| 購買履歴 | 取引ID、購入商品／サービス、数量、単価、合計金額、支払い方法、購入頻度、最終購入日、割引適用状況ほか |
| 案件履歴 | 案件ID、案件の種類（問い合わせ、クレーム、その他）、開始日、終了日、案件状況（進行中、解決済みなど）、担当者、優先度、案件詳細、解決策、顧客からのフィードバックほか |
| 商談管理 | 商談ID、商談開始日、予測クローズ日、商談ステージ（初期接触、提案、交渉、成約など）、予想受注額、受注確度（％）、製品／サービス、商談の詳細、競合状況、受注確定日ほか |
これらのデータをExcelやCSVファイルで持っている場合、kintoneに直接インポートできます。インポートする際は「本当に必要な情報か」をあらためて検討しましょう。
本当に必要な情報だけを収集・管理することで、不要な情報に惑わされることなく、的確な判断を下せます。また、入力ミスやデータ入力の漏れを防ぐことにもつながります。
ステップ2.業務単位でアプリを設計する
kintoneを最大限に活用した顧客管理を実現するには、適切なアプリ設計が欠かせません。
顧客管理を効率化するには「業務ごとにアプリを作成する」ことが重要です。つまり、同じ業務を担当するメンバーが使う情報を1つのアプリにまとめる必要があるのです。
たとえば、顧客管理の一環として「請求系情報などの管理業務」「追加販売など営業系業務」「問い合わせなどサポート系業務」があるとします。この場合は、以下のように各業務に分散させてアプリを作るとよいでしょう。
顧客という共通点があるため、すべてを1つのアプリにまとめてしまいたくなりますが、その場合以下のようなリスクが生じる可能性があるため、注意が必要です。
- 情報管理が複雑になり、業務効率が低下する
- 関係のないメンバーが閲覧・編集できることで、情報漏洩などのリスクが高まる
- アプリの規模が大きくなるほど、メンテナンスやアップデート作業が複雑になる
ステップ3.顧客管理アプリを作成してデータの情報を集約する
最後に顧客管理アプリを作成し、データを集約します。顧客管理アプリの作り方は次章で解説します。
データを集約する際は、kintoneに備わっている「ルックアップ機能」と「関連レコード一覧機能」が役立ちます。
ルックアップ機能
ルックアップは、複数のアプリの情報を参照し、必要な情報だけを表示できる機能です。たとえば、受発注アプリで注文を作成する際に、商品管理アプリから商品コードを選択したり、同時に商品名や価格などの情報も表示したりできます。
顧客管理においては、顧客の会社名や担当者の氏名メールアドレスなどさまざまなデータをマスターから取得できるため、データの整合性を保てます。
関連レコード一覧機能
レコード詳細画面に、条件に一致したレコードを一覧表示できる機能です。たとえば、顧客管理アプリの顧客詳細画面に、その顧客に紐づくすべての購入履歴や問い合わせ履歴を表示する際に利用できます。
イメージは以下のとおりです。
kintoneで顧客管理アプリを作成する手順
ここからは、実際にkintoneで顧客管理アプリを作成する手順を説明します。
ゼロから作成することも可能ですが、より手軽に始めるには、kintoneアプリストアにあるサンプルアプリ（アプリの雛形）を活用するのがおすすめです。
今回は、kintoneアプリストアの「営業支援パック」を使って、顧客管理のフローを構築します。
1.kintoneアプリストアから「営業支援パック」を追加する
kintoneにログインしてポータル（管理画面）を開きます。
「アプリ」メニューの右横にある「＋（アプリを作成する）」をクリックします。
表示されたkintoneアプリストアから、「営業支援パック」をクリックします。
左側のメニューにある「このアプリパックを追加」ボタンをクリックし、ポップアップ画面で「追加」ボタンをクリックします。
これで、kintoneのアプリ一覧に「営業支援パック」の各アプリが追加されました。
なお、顧客管理を行う際は以下のアプリも役立ちます。
2.サンプルアプリのフィールドを自社用にカスタマイズする
「営業支援パック」のサンプルアプリには、すでに項目が設定されています。これらの項目は、自社の業務に合わせて自由にカスタマイズできます。
たとえば、顧客管理アプリには顧客名、部署名、電話番号、メールアドレスといった基本的な項目に加え、業種や顧客ランクといった項目を追加することも可能です。
ここでは、2つのカスタマイズ方法を説明します。1つ目は、新しい項目をアプリに追加する方法。2つ目は、お手持ちのExcelの顧客データをアプリに取り込む方法です。
新しい項目をアプリに追加する方法
顧客管理アプリに「顧客ランク（複数選択）」を追加する例を紹介します。
顧客管理アプリを開き、右上の「歯車アイコン（アプリの設定を変更する）」をクリックするか、タブ一覧から「フォーム」を選びます。
左側のフォーム一覧から「複数選択」をドラッグ＆ドロップで好きな場所に配置して、「複数選択」のフォーム右上にある「歯車アイコン」＞「設定」をクリックします。
フィールド名に「顧客ランク」、項目にランクの種類を入力して「保存」ボタンをクリックします。
フォームに顧客ランクが追加されたことを確認し、右上の「アプリを更新」ボタンをクリックして完了です。
Excelの顧客データをアプリに取り込む方法
お手持ちのExcelデータをアプリに取り込む前に、kintoneアプリの項目とExcelの項目を揃える必要があります。項目が揃っていないと、あとから修正が必要になり手間がかかるためです。
まず、顧客管理アプリのメニューから「…（オプション）」＞「ファイルを書き出す」をクリックします。
書き出す項目をドラッグ＆ドロップで整理し、左上の「書き出す」＞「ファイル名」をクリックすると、CSVファイルがダウンロードされます。
Excelを開き、メニューの「データ」＞「データの取得」＞「ファイルから」＞「テキストまたはCSVから」を選択し、ダウンロードしたCSVファイルを指定します。
kintoneの顧客管理アプリに戻り、「…（オプション）」＞「ファイルから読み込む」をクリックします。
「参照」ボタンから先ほど保存したExcelファイル（Excelブック形式）を選択し、左上の「読み込む」ボタンをクリックします。
再度アプリを読み込むと、新しい顧客情報が追加されます。
3.ルックアップ機能を使って他アプリから情報を取得する
ここでは、案件管理アプリにルックアップ機能を設定し、顧客管理アプリから顧客名を取得する方法を説明します。
※「営業支援パック」では、ルックアップ機能と関連レコードの一覧があらかじめ設定されているため、すぐに利用できます。
案件管理アプリの設定画面を開き、フィールドに「ルックアップ」をドラッグ＆ドロップで追加します。
追加した「ルックアップ」フィールドの「歯車アイコン」＞「設定」を選択してください。
ルックアップの設定画面が表示されるので、フィールド名と参照するアプリ、ほかに表示させたい項目を選択してください。
「保存」ボタンをクリックし、続けて「アプリを更新」ボタンをクリックすれば設定は完了です。
動作確認
案件管理アプリの入力画面から、顧客名を取得できるか確認してみましょう。
案件管理アプリの入力フォームを開き、「取得」ボタンをクリックします。
顧客管理アプリに登録されている顧客名の一覧が表示されるので、顧客名の左側にある「選択」ボタンをクリックします。
選択した顧客名が案件管理アプリの「顧客名」フィールドに自動的に入力されます。
4.関連レコード一覧の設定
関連レコード一覧も、ルックアップ機能とほぼ同じ手順で設定できます。
顧客管理アプリでその顧客に関連する案件情報を一覧表示したい場合は、顧客管理アプリのフォームに「関連レコード一覧」を追加し、上記の項目を設定します。
アプリを更新すると、顧客管理アプリで顧客の詳細画面を開いた際に、その顧客に紐づく案件の一覧が表示されるようになります。
kintoneでの顧客管理を効率化するおすすめ連携サービス
kintoneには、顧客管理を効率化する連携サービスがあります。
連携サービスはブラウザ上で簡単に利用でき、顧客管理のデータ活用を促進します。以下に、おすすめの連携サービスを紹介します。
顧客管理アプリから1クリックで帳票を作成・出力できる「PrintCreator（プリントクリエイター）」
PrintCreatorは、kintoneに登録されている情報から、マウス操作のみで簡単に帳票が作成できるサービスです。これを使えば、Excelへの手入力やシステム間のデータ連携が不要になり、業務を効率化できます。
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複数アプリのデータを収集・加工できる「DataCollect（データコレクト）」
DataCollectは、kintoneの複数のアプリやフィールドのデータを自動で集計・計算できるサービスです。たとえば、案件管理アプリから売上見込金額を予測し、確度の高い顧客を抽出するといったデータ活用が可能になります。
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選択した顧客に一斉にメールを送信する「kMailer（ケイメーラー）」
kMailerは、kintoneで管理している顧客に対して、個別または一斉にメールを送信できる連携サービスです。
先に紹介した「DataCollect」と連携すれば、メルマガの配信状況や開封率を顧客管理アプリに反映できるため、データ活用の幅が広がります。
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kintone×連携サービスで顧客管理を行った成功事例
kintoneと連携サービスを活用し、顧客管理を効率化した事例を2つ紹介します。
ウィルオブ・ワーク社の事例
人材派遣・紹介予定派遣事業などを手がける「ウィルオブ・ワーク社」の事例です。
同社は顧客情報をExcelで管理していたものの、データが分散し「毎月のデータ集計に時間がかかる」「データが破損する」「見つけるのに時間がかかる」といった問題を抱えていました。
そこで、情報を一元管理できるシステムとして柔軟性と拡張性に優れたkintoneを導入。さらにkintone連携サービス「DataCollect」を導入し、大幅な工数削減に成功しました。
また、Excelで管理していた際に起こっていた集計ミスが一切なくなったという効果も出ています。
kintone連携サービス活用事例 株式会社ウィルオブ・ワーク 様 : Toyokumo kintoneApp認証でセキ…
アンドベアクリエイツ社の事例
クラウドサービスやSaaSを用いたシステム構築支援を行う「アントベアクリエイツ社」の事例です。
同社は、オープンソースの顧客管理システムを使用していましたが、自社に合わせたカスタマイズが困難であり、使い勝手が悪いという課題を抱えていました。
そこで、顧客管理のデータベースを構築するためkintoneを導入。
Excelで行っていた複雑な作業がなくなり運用が楽になったものの、kintoneからExcelへデータを転記し転記ミスがないか確認するという作業が発生していました。
そのため、連携サービスである「PrintCreator」の導入を決意。これにより転記ミスの不安がなくなり、3日間かかっていた作業が1日半で済むようになったりと、ミス防止・工数削減を実現しました。
kintone連携サービス活用事例 アントベアクリエイツ合同会社様 : トヨクモ製品で、安心・安全の品質で のシステム提…
まとめ：kintoneで効率的な顧客管理を実現しよう
kintoneは、プログラミングなどの特別な知識がなくても業務アプリを作成できるため、顧客管理に最適なツールです。その柔軟性とカスタマイズ性により、自社に合ったデータ管理や業務フローを実現できます。
さらに、kintone連携サービスも導入することで、顧客情報の管理・分析・活用が強化され、顧客対応や営業活動を効率化できます。
今回紹介したPrintCreator、DataCollect、kMailerなどの連携サービスは、30日間の無料お試しが可能です。顧客管理の効率化・最適化を目指す企業は、ぜひお試しください。
