【業種別】kintone（キントーン）案件管理の成功事例4選｜おすすめのプラグインも紹介！

業務に適したオリジナルのアプリを作成して情報を蓄積できるkintoneは、案件管理に最適です。実際、多くの企業がkintoneを案件管理に活用しており、kintoneの強みを活かして効率的な営業活動を実現しています。そこで当記事では、kintoneで案件管理をするメリットとkintoneを使った案件管理の事例をご紹介していきます。

取引先・顧客にkintoneライセンスなしで案件情報を登録してもらいたい場合や、社外への進捗共有をkintoneから直接行いたい場合は、FormBridgeとkViewerを活用できます。案件情報の入力はFormBridge、進捗状況の共有はkViewerと役割を分けて運用できます。

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kintoneを使った案件管理で解決できる課題

kintoneを活用することで、案件管理における転記作業やリアルタイムな情報共有が可能です。kintoneに蓄積されたデータを活用してグラフ化や分析もできるため、顧客情報や活動履歴などと連携させることで、営業活動やマーケティングに必要な情報を可視化できます。

定型業務の転記作業や情報共有に課題を感じている人は、kintoneの活用を検討してみてください。kintoneは「30日間無料お試し」も可能です。

なお、kintoneにおける見積書の作成方法が知りたい人は「kintoneで見積書の作成・印刷を自動化！プラグイン/連携サービスによる見積管理も紹介」を参考にしてみてください。

kintoneの案件管理における成功事例

kintoneで案件管理を行い、自社の課題を解決した事例を紹介します。

【kintoneの案件管理における成功事例】

1. 【印刷業】手書きや転記作業を年間360時間削減した事例
2. 【士業・コンサル業】Salesforceからkintoneへ乗り換えて10分の1のコスト圧縮ができた事例
3. 【サービス業】kintoneにノウハウを蓄積してナレッジ化した事例

1. 【印刷業】手書きや転記作業を年間360時間削減した事例

▲出典：kintone公式サイト「事例｜シンセイアート 様の導入事例」

参考：kintone公式サイト「事例｜シンセイアート 様の導入事例」

印刷製品の企画や制作などを行うシンセイアート株式会社は、当時基幹システムと他のシステム間の転記作業の多さが課題でした。営業が受注した情報を伝票へ手書きで記載し、手書き伝票を工場長がExcelへ入力、経理は会計システムに転記するという手間が発生していました。

▲出典：kintone公式サイト「事例｜シンセイアート 様の導入事例（作業伝票アプリ（左）から作業進捗アプリ（右）へ転記）」

そのため、同社はkintoneで作業伝票アプリと作業進捗アプリを作成し、営業が作業伝票アプリに登録した内容を、工場長がワンクリックで作業進捗アプリに転記できる仕組みを構築しました。
また、経理業務は作業伝票アプリの連携ボタンを押すだけで、請求書発行に必要な情報が商奉行クラウドに同期され、従来の手動入力がなくなりました。勘定奉行クラウドにもデータ連携が可能で、二重入力も解消されています。

▲出典：kintone公式サイト「事例｜シンセイアート 様の導入事例（作業伝票アプリ（左）から作業指示書（右）をPrintCreatorを使って発行）」

作業伝票アプリの内容は、kintone連携サービス「PrintCreator（プリントクリエイター）」を使い、作業指示書として作業員に配布することで、従来と同じフォーマットで運用方法も変えることなく効率化できています。

従来の転記業務がなくなり、工場長は年間110時間、経理においては年間250時間の削減に成功した事例です。

2. 【士業・コンサル業】Salesforceからkintoneへ乗り換えて10分の1のコスト圧縮ができた事例

▲出典：kintone公式サイト「事例｜リーグル 様の導入事例」

参考：kintone公式サイト「事例｜リーグル 様の導入事例」

BtoBマーケティングや新規営業分野に特化した事業を営むリーグル株式会社は、Excel業務とSalesforceによる営業支援基盤に課題を抱えていました。複数人同時編集で固まるExcelや、カスタマイズの柔軟性に欠けるSalesforceを刷新するため、kintoneを導入しました。

▲出典：kintone公式サイト「事例｜リーグル 様の導入事例（krewSheetでkintoneアプリをExcel同様の見た目で使っている社内相談窓口アプリ）」

社員がExcelによる運用に慣れていることから、kintoneのプラグインである「krewSheet」を使い、Excel同様の見た目でkintoneのアプリを利用できる仕様にしました。

ExcelとSalesforceの置き換えにより、ほとんどの業務をクラウド化した結果、10分の1程度のコスト削減と年間で400時間ほどの削減につながりました。

3. 【サービス業】kintoneにノウハウを蓄積してナレッジ化した事例

▲出典：kintone公式サイト「事例｜エン 様の導入事例（kintoneで運用している顧客管理アプリ）」

参考：トヨクモ株式会社kintone連携サービス公式サイト「導入事例｜エン・ジャパン株式会社 様」

エン株式会社（旧エン・ジャパン株式会社）では、制作部門における煩雑なExcel管理や社内のナレッジ共有の不足が課題でした。課題解決のため、kintoneとトヨクモの連携サービスを導入し、Excelデータのアプリ化やナレッジ共有などの仕組みを構築しました。

▲出典：トヨクモ株式会社kintone連携サービス公式サイト「導入事例｜エン・ジャパン株式会社 様（kViewerで社内に公開している「スカウトの図書館」）」

たとえば、ナレッジ共有の課題は、kViewerをCMSとして活用することで解決しています。おもに、営業が顧客に送信するメールや効果的なスカウト文面をまとめた「スカウトの図書館」や、PC操作のテクニックをまとめた「時短のレシピ」などを社内に公開しています。

▲出典：トヨクモ株式会社kintone連携サービス公式サイト「導入事例｜エン・ジャパン株式会社 様（取材ディレクターのナレッジ「ディレッジ」）」

kViewerでは「ディレッジ」というナレッジも運用しており、取材を担当するディレクターのノウハウが蓄積され、過去の採用事例と成果を確認できる仕組みとなっています。

▲出典：kintone公式サイト「事例｜エン 様の導入事例（制作部門の実績管理アプリ）」

ほかにも、kintoneや連携サービスを使ったワークフローや案件管理を行うことで、テレワーク環境下における承認処理が円滑になりました。結果的に、年間26,000時間もの業務時間削減を達成しています。

案件管理に役立つkintoneのサンプルアプリ

案件管理に役立つkintoneのサンプルアプリは以下3つです。

• 案件管理
• SFA（営業支援）パック
• 顧客リスト

案件管理

▲出典：kintone公式サイト「サンプルアプリ｜案件管理」

案件管理は、受注確度や金額、活動履歴を詳細に記録できるサンプルアプリです。担当者別の案件数や確度、売上金額などの集計が容易に行えるため、報告資料の作成時間を大幅に削減できます。

また、案件ごとの対応履歴をタイムライン形式で記録できるため、案件の現状確認や担当者間の引き継ぎもスムーズに実施可能です。さらに、アプリに情報を登録するだけで最新情報が自動的に共有されるため、ファイル更新の漏れを防ぎ最新の状況を常に把握できます。

SFA（営業支援）パック

▲出典：kintone公式サイト「サンプルアプリ｜SFA（営業支援）パック」

SFA（営業支援）パックは、顧客の企業情報や担当者情報、案件情報、活動履歴を一元管理できる営業部門向けのサンプルアプリパックです。すべての情報が顧客番号や案件番号で紐づけられているため、営業担当者は必要な情報に素早くアクセスでき、効率的な営業活動が可能になります。

また、案件や活動履歴の情報を迅速かつ正確に入力できるだけでなく、案件の進捗状況や受注予定、製品別の提案状況などをグラフや一覧で視覚的に確認することもできます。

顧客リスト

▲出典：kintone公式サイト「サンプルアプリ｜顧客リスト」

顧客リストは、会社名や担当者名、連絡先などの顧客情報を一元管理できるサンプルアプリです。キーワード検索や地域などの条件での絞り込み機能により、必要な情報に素早くアクセスできます。

また、CSV形式でのデータ入出力に対応しているため、既存データの移行や他システムとの連携にも対応可能。さらに、ルックアップ機能を使えば、案件管理や問い合わせ管理など他のアプリのマスターデータとして活用できるため、情報の一貫性を保ちながら業務効率を向上させることができます。

kintoneで案件管理を行う際の3つの注意点

kintoneを使って案件管理を行う際は、運用時の注意点を確認しておきましょう。

【kintoneで案件管理をする際の注意点】

1. 顧客情報の重複登録に注意する
2. kintoneの活用を現場へ定着させるには工夫が必要
3. プラグインや連携サービスの費用を含めた予算を見積もる

1. 顧客情報の重複登録に注意する

kintoneの標準機能には、同じ企業名を自動で揃える「名寄せ機能」がありません。そのため、手入力で顧客名を登録すると「サイボウズ株式会社」と「サイボウズ(株)」のような表記ゆれが生じ、データが重複する可能性があります。

データの重複を防ぐためには「チーム内でアプリに入力する際の命名規則を決める」「顧客マスタアプリからデータを取得する際は『ルックアップ機能』を使い、手入力を避ける工夫をする」などの運用が必要です。

自動で名寄せできる運用をしたい場合は、企業情報の管理に適したプラグインやkintone連携サービスを活用しましょう。プラグインやkintone連携サービスは、kintone公式サイト「機能｜プラグイン・連携サービス」から確認できます。

2. kintoneの活用を現場へ定着させるには工夫が必要

kintoneを導入した際は、現場へ定着させる工夫が必要です。kintoneの導入事例の中には社内定着に失敗している事例もあり「操作や画面の見た目がガラリと変わって使いにくい」「kintoneを使うことを直接促していない」という理由がおもな原因でした。

そのため、kintoneは担当者だけで作成せず、現場の人が作って「kintoneが便利である」という有用性を実感してもらうことが必要です。たとえば、使う頻度の高い日報をアプリ化し、毎日kintoneにログインして触ってもらう機会を作ることも一つの手段です。

また、アプリの管理が煩雑にならないように、まずは数十人のチーム単位から運用を始め、「アプリの作成権限は課長以上」「チームで運用が成功したら他部署や社内全体で運用する」などのルールや運用方法を決めておきましょう。

kintone導入時の失敗例を確認したい人は「kintoneの評判と口コミを分析！導入時活用されなかった事例も紹介」を参考にしてみてください。

3. プラグインや連携サービスの費用を含めた予算を見積もる

kintoneの標準機能だけで運用する場合、限界があることにも注意が必要です。kintoneの標準機能は、定型業務のアプリ化や迅速な情報共有には適していますが、複雑な表計算やアプリ間の集計、高度なデザインカスタマイズが必要な運用には不向きであるからです。

そのため、運用時に複雑な集計やデザインカスタマイズが必要になった場合は、プラグインやkintone連携サービスでkintoneの標準機能を拡張する必要があります。

kintoneの導入や運用に関わる予算を見積もる際は「標準機能で解決できる機能」と「補完が必要な機能」を確認してコスト計画を立てましょう。

なお、kintoneでできることや、できないことを詳しく知りたい人は「kintone（キントーン）にできること9選｜できないことや活用事例も紹介」の記事を確認してください。

案件管理に役立つkintoneのプラグイン

案件管理に役立つkintoneのプラグイン・連携サービスは以下のとおりです。

• FormBridge × kViewer｜トヨクモのkintone連携サービス
• カンバンプラグイン
• ガントチャートプラグイン
• 定例レコード一括生成プラグイン
• KEIKAK

FormBridge × kViewer｜トヨクモのkintone連携サービス

FormBridgeは、kintoneのライセンスを持たないユーザーでもWebフォームから案件情報を登録できるサービスです。問い合わせや申込など、案件の起点となる情報をフォーム経由で受け取り、そのままkintoneに反映できるため、メール内容の転記やExcelへの手入力といった作業が不要になります。

一方、kViewerは、kintoneに蓄積された案件データを、社外の関係者にも共有できるサービスです。案件の進行状況や対応履歴など、公開したい情報をビューとして表示できます。

たとえば、社外パートナーと案件をやり取りする場合は、次のように役割を分けられます。

• 取引先やパートナーがFormBridgeで作成したWebフォームから案件情報や申請内容を入力する
• 入力された内容をkintoneの案件管理アプリへ登録し、社内担当者が進捗や対応状況を更新する
• kViewerで必要な案件情報を公開し、取引先やパートナーが進捗を確認する

実際に株式会社マクアケでは、「Makuake」へのプロジェクト掲載申請に、FormBridge、kViewer、kMailerを組み合わせた電子申し込みシステムを活用しています。

従来はPDFで行っていた申請手続きを、FormBridgeから情報を入力する仕組みに変更。kMailerによる自動返信に加え、kViewerのマイページ機能を活用することで、事業者が申込状況を確認したり、審査結果に応じて入力内容を修正したりできるようにしています。

この仕組みにより、審査チームは申請内容の確認を中心に対応できるようになり、年間700〜1,000時間程度の工数削減が見込まれています。

参考：FormBridge、kViewerで年間1,000時間の工数削減を実現したスマートな電子申し込みシステム

なお、ログイン認証システム「ユーザー管理」を使うと、ユーザーごとに案件情報を出し分けることも可能です。「取引先や別拠点にいるメンバーと安全に情報共有したい」と考えている方は、「ユーザー管理」の併用も検討してみてください。

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→ ユーザー管理の機能を詳しく見てみる

カンバンプラグイン

カンバンプラグインは、kintoneのレコードをかんばん方式で表示できる案件管理に有効なプラグインです。このプラグインを使用することで、案件の進捗状況をステータス別に視覚的に整理でき、各ステータスごとの件数や受注額の合計も一目で確認できます。

従来、紙やホワイトボードで行っていたタスク管理をデジタル化し、ドラッグ＆ドロップという直感的な操作で案件のステータスを変更できるため、案件の進捗管理を効率化できます。

また、メンバーの追加や変更もドラッグ＆ドロップで行え、チーム内での引継ぎにも活用できます。さらに、横軸となるステータスやカードの色をカスタマイズでき、リストやタグによる絞り込み、カードに表示する項目の選択も切り替えられます。

ガントチャートプラグイン

ガントチャートプラグインは、kintoneのサブテーブルをガントチャート形式で表示し、プロジェクトやタスクの進捗を視覚的に管理できるプラグインです。

案件管理において特に有効な機能は、ドラッグ＆ドロップによるスケジュール調整です。タスクの開始日や期間の変更をマウス操作で行い、プロジェクト全体を見渡しながらスケジュール管理ができます。

また、各タスクの担当者や進捗状況は吹き出しから確認・編集でき、未着手・未完了タスクも確認できます。さらに、ゲストスペース機能と組み合わせることで、社外の協力会社や取引先と工程情報を共有することも可能です。

定例レコード一括生成プラグイン

定例レコード一括生成プラグインは、定期的に発生する業務のレコードを自動生成できるプラグインです。毎月の請求書データや毎週の会議スケジュールなど、繰り返し発生する業務を条件指定して自動生成できます。

「第2火曜日」といった周期設定にも対応しており、3ka

月分の会議予定を一括登録するなど期間指定も可能です。また、顧客管理アプリと請求書アプリなど複数のアプリ間で連携できるため、関連情報をまとめて管理できます。

KEIKAK

KEIKAKは、kintoneで管理しているプロジェクトやタスクを3つの形式（ガントチャート・カンバンボード・カレンダー）で可視化できるプラグインです。案件の進捗状況やチームメンバーの稼働状況を確認でき、案件管理に活用できます。

プロジェクトやタスク管理においては、スケジュール調整やタスクの移動・編集をマウス操作で行えます。

リソース管理機能では、プロジェクト別やメンバー別のサマリー表示により、各タスクの進捗状況や個々のメンバーの稼働状況を確認できます。この機能により、プロジェクト全体の状況把握や、メンバーの負荷分散に活用できるでしょう。

トヨクモのkintone連携サービスは企業の幅広い課題を解決します

トヨクモのkintone連携サービスで案件管理の効率化に成功した事例について、詳しく解説していきます。

事例1【不動産関連】｜FormBridge・kViewer・kMailerで電話対応を約70％削減-株式会社ブロードエンタープライズ

▲出典：トヨクモkintone連携サービス公式サイト「導入事例｜株式会社ブロードエンタープライズ 様」

株式会社ブロードエンタープライズ様では、施工時の入居者様や施工店様とのやり取りを、従来は電話やメールで行っていました。

商品の申し込みから契約、宅内工事に関する入居者様への対応、施工店様との情報共有まで個別に対応していたため、多くの工数がかかっていたほか、急な日程変更が発生した際には営業担当者が施工店様へ電話で連絡する必要がありました。

こうした課題を解消するために導入されたのが、kintoneとトヨクモのkintone連携サービスであるFormBridge、kViewer、kMailerです。

現在は、kintone上で物件情報を管理し、工事対象期間や工事可能な枠数を反映したFormBridgeのフォームを用意しています。入居者様には、フォームへアクセスできるQRコードを記載したチラシを配布し、工事希望日や部屋番号などの情報を入力してもらう仕組みです。

FormBridgeから入力された内容はkintoneへ自動で反映され、kViewerを通じて施工店様にもリアルタイムで共有されます。そのため、急な日程変更が発生した場合でも、営業担当者が施工店様へ都度電話で連絡する必要がなくなりました。

導入後は、1日あたりの全体の電話対応件数が約70％削減され、対応時間も平均15分から5分に短縮されています。また、月5件発生していた業者間のミスは0〜1件に減少し、入居者様からの情報伝達漏れも約80％削減されるなど、業務負担の軽減につながっています。

参考：FormBridge・kViewer・kMailerで電話業務を約70％削減！

事例2【製造業】｜コールセンターが不要に！コスト・時間の削減に成功-オーディーエス株式会社

▲出典：トヨクモkintone連携サービス公式サイト「導入事例｜オーディーエス株式会社 様」

オーディーエス株式会社様は、テクニカルサポートや修理サービス等の法人向けアウトソーシングサービス事業を手掛ける会社です。

もともと基幹システムを利用していたものの、柔軟性がない点が不便であり、結局Excelで作業をすることが多かったとのこと。そのため、仕事の属人化が進み、事務スタッフが残業して対応するという課題が発生していました。

また、修理案件はコールセンターがお客様対応を行い、コールセンターからリペアセンターに連絡が行き、連絡後にリペア担当者が修理するフローになっていました。それだと各センター間の連携に時間がかかるだけでなく、コールセンターの設置にもコストがかかります。

• 修理依頼が届くまでに時間がかかる
• コールセンターの運営コストがかかる

この課題の解決に貢献したのがkintoneおよびトヨクモのFormBridgeです。

FormBridgeでiPad修理依頼のフォームを作成したことで、エンドユーザーが自身で修理依頼を出せるようになったため、コールセンターが不要になりました。FormBridgeへの登録があると、修理者や配送会社に自動でメールが送られるように設定しているため、スピーディーな連絡の自動化も達成しています。

さらに、kMailerやkViewer、PrintCreatorを活用して、最新の修理状況の共有や見積書の発行まで自動化しています。kintone連携サービスを活用した業務効率化の事例として参考になるので、詳しく知りたい方はぜひご参照ください。

参考：教育機関からの修理申請をkintoneとトヨクモ製品で、効率化と修理納期短縮を同時実現｜オーディーエス株式会社

事例3【医療・福祉】｜kintoneと連携サービスで大規模なワクチン接種管理を効率化-横浜市医師会

▲出典：トヨクモkintone連携サービス公式サイト「導入事例｜横浜市医師会 様」

横浜市医師会様では、新型コロナワクチンの集団接種にあたり、医師・看護師の登録やシフト管理、給与支払いなどを行う仕組みが必要になりました。外部委託では1億円を超える見積もりとなったため、kintoneとFormBridge・kViewer・kMailer・PrintCreatorを組み合わせ、管理システムを内製化しています。

FormBridgeで看護師などスタッフの情報を受け付け、kViewerでは本人がシフトや出動費の明細を確認できる環境を構築。さらに、kMailerによる確認メールの一斉送信や、PrintCreatorによる出動依頼書などの書類出力も行いました。

接種規模が拡大した際には、月3,000以上の医師枠、6,000以上の看護師枠を管理。短期間で構築した仕組みを活用し、大規模な業務を効率的に運用しています。

参考：コロナワクチン接種管理システムを、たった1か月で構築から運用まで実現した活用法とは

よくある質問

Q1. kintoneのライセンスを持たない取引先や顧客も使えますか？

はい、使えます。
FormBridgeを使うことで、kintoneのライセンスを持たない取引先や顧客からも、Webフォーム経由で案件情報を受け取れます。

問い合わせ内容や申込情報を、メールやExcelで受け取って転記する必要はありません。フォームに入力された情報は、そのままkintoneの案件管理アプリに登録されるため、「外部からの情報入力」を無理なく業務フローに組み込めます。

取引先や顧客からの入力をkintoneにつなげたい場合は、FormBridgeのサービス詳細をご確認ください。

Q2. 案件数が増えても、入力や共有の手間は増えませんか？

構成次第ですが、FormBridge × kViewerの役割分担を前提にすると、手間は増えにくくなります。

案件情報の入力はFormBridgeに集約し、進捗確認や状況共有はkViewerで「見る側」に切り出します。この分離によって、担当者が個別に説明したり、資料を作り直したりする場面を減らせます。

案件数が増えても、「入力する人」と「確認する人」の作業が混線しにくい点が特徴です。外部入力と情報共有を一緒に試したい場合は、FormBridge・kViewerの30日間無料お試しを利用できます。

Q3. 社外に案件情報を共有しても、安全性に問題ありませんか？

kViewerでは、公開するビューに表示する情報を設定でき、必要な相手に案件情報を共有するためのアクセス制御機能も用意されています。

登録したメールアドレスのユーザーだけに閲覧を許可するユーザー管理のほか、コースに応じてパスワード保護やIPアドレス制限なども利用できます。公開する相手や情報に合わせて、必要なアクセス制御を設定してください。

また、公開ページはSSLによる暗号化に対応しており、WAFも標準で搭載されています。ただし、利用できるアクセス制御機能はコースによって異なるため、自社で扱う案件情報に必要な条件を確認したうえで設定しましょう。

→ kViewerの機能を確認する

Q4. kintoneの標準機能だけでは案件管理は難しいですか？

案件管理そのものは、kintoneの標準機能でも可能です。
ただし、外部からの情報入力や社外との共有が発生すると、運用で工夫が必要になります。

FormBridgeは「外部から案件情報を集める役割」、kViewerは「社外と進捗を共有する役割」を担います。kintone単体で無理にカバーするのではなく、役割を切り分けて補うことで、案件管理を現実的な運用に落とし込みやすくなります。

「外部から入力してもらう」「社外へ案件状況を見せる」の両方が必要なら、FormBridge・kViewerを30日間無料で試すことで、自社の案件管理フローに合うか確認できます。

案件管理に便利なFormBridgeとkViewerは30日間無料でお試しできます

今回は、kintoneで案件管理を実施するメリットやkintoneを活用した案件管理の事例をご紹介しました。

kintone単体では難しい案件管理も、kintone連携サービスを活用すれば実現できるかもしれません。トヨクモのkintone連携サービスは30日間無料お試しを実施しております。何回でもご利用いただけますので、少しでも気になった方はぜひこの機会に下記からお試しください。

とくに、取引先や顧客から届く案件情報をメール・Excelからkintoneへ転記している場合はFormBridge、kintoneの案件状況を社外へ共有するために個別連絡や資料作成をしている場合はkViewerが候補になります。

FormBridgeとkViewerは、30日間の無料お試しで機能を確認できます。案件情報の「入力」と「共有」を分けて、自社の業務に合う流れを実際に試してみてください。

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