「kintone（キントーン）はなんでもできる！」と言われても、実際なにができるのかがわからないということはありませんか？
どんな業務に役に立つのか？Excelやスプレッドシートの代わりに使えるのか？ 具体的な活用方法が分からないと、導入にも尻込みしてしまいますよね。
そこで本記事では、kintoneをカンタンに、短時間でご理解いただくために、kintoneに「できること」と「不向きなこと」を、具体例を添えて端的にまとめました！ぜひ参考にしてください。
kintoneはズバリ「誰でも使えるノーコードツール」
kintoneは、業務に必要なデータを扱うアプリが100種類以上揃ったクラウドサービスです。
実は、kintoneの運用にはExcelで使うような関数も、プログラミングの知識も一切必要ありません。
既存アプリの利用だけでなく、自社の業務に合わせたアプリも簡単に作成できます。
お時間のない方はこちらの動画をチェック。kintoneについて、3分でざっくりご理解いただけます。
kintoneをもっと便利に使うなら「連携サービス」を知ろう
kintoneのライセンスについて詳しく知りたい！ kintoneの料金体系は？ 今回はこういった疑問にお答えします。 業務アプリ作成クラウドサービス・kintoneは、幅広い業種で利用が進んでいます。 […]
kintoneにできる7つのこと
1）業務に合わせて簡単アプリ作成
kintoneには、既存のアプリが多数あり、導入直後からダウンロードして利用できます。また、既存のアプリをそのまま使うのではなくカスタマイズしたり、自社の運用形態に合うアプリを簡単に作成したり、どちらもほぼカーソル操作だけで簡単にできちゃいます。
「キャプション:アプリストア」
さらに、kintoneはPCだけでなくスマホやタブレットの画面サイズにも対応しているので、出先での業務にも手軽に使えます。
さて、そのkintoneのアプリでは具体的に何が出来るのか、いくつか見ていきましょう。
2）顧客・案件データベースの管理
顧客や案件のデータベース化には、アプリストアからダウンロードできる顧客リストアプリや案件管理アプリがおすすめです。
顧客リストアプリでは相手先の企業名、担当者の連絡先、顧客ランクなどをまとめて管理できます。案件管理アプリではこれに加えて、それぞれの案件の見込み時期や活動履歴などを管理できます。
日時や顧客ランクなど条件を指定して表示するレコードを絞り込んだり、売り上げや案件数などをグラフ化することも簡単にできるので、活動報告や分析もスムーズになります。
また、レコード上でコメントのやりとりが可能なので、社外との活動履歴と社内のやりとりを一元管理できます。
3）稟議・承認フロー
社内稟議・経費申請などの申請・承認には、プロセス管理機能が活用できます。プロセス管理機能は、複数のユーザーが作業する必要のあるレコードの処理状況を「ステータス」として管理する機能です。
例えば、物品購入申請アプリでは、「未申請」のレコードを申請すると「申請中」にステータスが変わり、承認者に通知が届きます。
毎度、承認を得るために上長を探したり、待機したりする必要がなくなり、双方にとって負担を軽減できる機能となっています。
4）問い合わせ管理
問い合わせ管理アプリでは、顧客からの問い合わせ内容や対応の進捗状況を共有することができます。それぞれの対応状況を「完了」「未対応」「対応中」とステータスで区別できるので、対応漏れを防ぐことができます。
また、問い合わせに対応するための社内の連絡、相談もレコード上のコメントで行えて、対すい応履歴も細かく記録できるため、イレギュラーへの対応をノウハウとして蓄積が可能です。
5）文書・資料の共有と管理
資料の管理や共有には、ファイル管理アプリがおすすめです。画像ファイルや文書などを、レコード上に添付する形でまとめて管理できます。
マニュアルの更新や提案資料の修正などでファイル数が増えてきても、絞り込みや並べ替えの機能で、すぐさま最新版のファイルにアクセスできます。
さらにアプリ内検索では、タイトルや日付のみならず添付ファイルの中身まで全文検索が可能であり、膨大な資料を管理するには欠かせないアプリです。
6）スケジュール管理
kintoneにはカレンダー形式の表示機能があり、スケジュール管理にも活用できます。日誌フィールドを追加しておけば、スケジューラーと活動記録の一体化も可能に。日時で指定できるリマインダー機能もあるので、対応漏れなども防止できます。
7）現場のアイディアを業務改善に
kintoneのアイディアボックスアプリでは、従業員から業務にまつわるアイディアを常時収集できます。思いついたときに気軽に投稿できるだけでなく、コメント機能を活用して各アイディアに対するディスカッション、ブラッシュアップもその場で行えます。
例えば、他の運用中アプリに対する目安箱として活用すれば、使用感や改善案を収集、反映して、より現場の業務に即したアプリを作成可能に。アプリの作成や仕様変更が簡単なkintoneの長所を、最大限活かすことができます。
以上、わかりやすい7つの「できること」をご紹介しましたが、自由度の高いkintoneは「なんでもできる」と言われてしまっても不思議はない程、多くのことが叶います。導入を検討中の方はぜひ30日間無料お試しをご利用ください。
アプリ作成で機能が足りないときは？
もちろんノーコードで作るアプリには限界があります。kintoneのみでは機能が足りないときは、プラグインや連携サービスが便利です。
↑公開フォームの作成に便利なフォームブリッジや、外部への情報公開に便利なkViewerなど、kintone活用の幅を広げる連携サービスを2分の動画で簡単に解説。
kintoneにできないこと・不向きなこと
複雑な表計算ファイルの代替
kintoneにも自動計算機能はありますが、簡単に入力できる反面、Excelに比べて対応できる関数は少なくなっています。基本的な四則計算、SUM、IF、AND、DATA_FORMATなどには対応しており、一般的な集計業務には問題なく使えますが、会計業務に特化したツールとしては使えません。
kintoneが対応出来る関数の一覧は、こちらから確認できます。
kintoneを複雑な会計業務に使いたい場合は、データコレクトなど、別途プラグイン・連携サービスが必要になります。
データベース型ではないアプリの作成
kintoneはデータベース型のアプリや掲示板アプリを得意としている一方、それ以外の、例えばオンラインビデオ会議ツールやメール配信ツールなどの作成はできません。
kintoneで通話をしたり、メール配信をしたりするには、別途プラグイン・連携サービスが必要になります。
例えば、kMailerであればkintone内で管理している顧客や従業員などのメールアドレスに対し、Gmailやoffice365など普段のアドレスからメールを個別/一斉送信できます。kintone上のテキスト・添付ファイルなどを引用できるので、請求書送付業務などに便利です。
複雑なプログラミングが必要なアプリの作成
kintoneではノーコードで簡単にアプリを作成できる一方、複雑なプログラミングが必要なアプリを作成することはできません。したがって、大規模開発などにおいて求められる複雑な機能には対応できないこともあります。
自社の求めるプログラムがkintoneで実現できるのか不安な場合は、セミナーの受講やオンライン窓口での相談も可能です。
外部との情報共有
kintoneはユーザー間で情報共有するための掲示板としては優秀ですが、アカウントを持っていない従業員や外部のパートナー企業、顧客などに対し、アプリ内のデータをリアルタイムで共有したり、書き込みをしてもらったりすることはできません。
外部とも情報共有できる掲示板機能を期待するなら、kintone内の必要なデータを外部公開できるkViewerや、フォーム回答によってkintoneに情報登録ができるフォームブリッジなどの連携サービスが必要になります。
kintoneにできることを理解して使いこなそう
kintoneは、使いこなすことができれば情報管理や事務作業など、あらゆる部署における業務を大幅に改善することができます。特別な技術も必要なく、誰でも扱えるkintoneを使いこなすコツは、特徴を理解して使える場面を把握することです。
kintoneをもっとフル活用したいと思ったときには、連携サービスで使える場面を広げることもできます。ぜひ、kintoneの導入と合わせてご検討ください。
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