kintoneの導入メリットやデメリットを機能と組織運営に分けて解説

2026年3月現在、kintoneは41,000社が導入しているローコード・ノーコードで使える業務アプリ作成ツールです。導入を検討中の人の中には、自社に導入した場合にどんなメリットが得られるのか疑問を感じている人も多いのではないでしょうか。

本記事では、kintoneのメリットとデメリットを機能と組織運営に分けて解説します。kintoneを導入するメリットとデメリットの傾向がわかる活用事例も紹介するので、kintoneの導入に悩んでいる人は参考にしてみてください。

なお、kintoneは「30日間無料お試し」が可能です。kintoneが自社に合うか気になっている人は、実際に導入し、使い勝手を確認してみるのもいいでしょう。

【機能】kintoneを活用するメリット

kintoneの機能面におけるメリットは、定型業務の情報の管理や共有がスムーズになることにあります。紙やExcel、電話など、管理方法や連絡手段をkintoneに集約することも可能です。

【kintoneを活用する機能面におけるメリット】

1. 社内に点在していた情報を一元管理して属人化を防げる
2. Excel脱却やペーパーレス化によるDXを推進できる
3. 業務の進捗やデータを可視化してミスや漏れを防げる

また、kintoneは、情報セキュリティマネジメントシステム（ISMS）において認証を取得し、政府や金融機関が求める厳しい基準をクリアしたセキュアなツールです。業務利用が前提のツールであるため、安心してDXを推進できます。

kintoneを使うと具体的に何ができるか知りたい人は「kintone（キントーン）にできること9選｜できないことや活用事例も紹介」を参考にしてみてください。

1.社内に点在していた情報を一元管理して属人化を防げる

kintoneの機能面のメリットとして、kintoneを活用して情報を1箇所で管理することで、情報の属人化を防げることが挙げられます。

▲出典：kintone「案件管理アプリ」

たとえば、顧客との問い合わせ管理を電話やメール、紙で行っていた場合、担当者しか進捗状況が把握できないという課題が生じることがあります。情報共有するにも、細かい顧客とのコミュニーケーションの過程を報告するにはタイムタグが発生します。

しかし、kintoneにデータを移行することで、問い合わせ管理のデータをすべてkintoneで確認でき、データに紐づけたチャットのやり取りが可能です。顧客とのやり取りを共有することで、ナレッジやノウハウも蓄積できます。

▲出典：kintone公式サイト「kintoneヘルプ｜レコードにコメントを書き込む」

案件の関係者に閲覧の権限を設定しておくことで、関係者全員がkintone内の問い合わせ管理のデータと、データに紐づいたチャットのやりとりをリアルタイムで確認可能です。

また、顧客管理や案件管理、日報や報告業務などExcelやWordなど異なる方法でデータを管理している場合、必要な情報を探すだけでも時間がかかります。しかし、kintoneですべての業務を管理しておけば、kintoneの画面から検索するだけで目的のデータを見つけられます。

「顧客管理アプリ」や「社内マニュアルアプリ」など、多様な業務アプリが作成できるため、定型業務をデジタル化し、属人化している業務をなくしたい人は、kintoneを活用してみてください。

なお、kintoneで作成できる業務アプリが知りたい人は、kintone公式サイトの「サンプルアプリ」も参考してください。

2.Excelからの脱却やペーパーレス化によるDXを推進できる

kintoneのメリットの一つに、Excelや紙面からの脱却を図れることも挙げられます。

紙の場合は、量が多いと持ち運ぶことに手間や情報漏洩のリスクがありますが、データをすべてkintoneに移行することで、外出先でもスマホから確認が可能となります。

Excelでデータを管理している場合、同時編集のしづらさを感じることや容量の大きいファイルだと破損リスクがあります。しかし、kintoneに移行することで常に最新のファイルで編集でき、ファイルの破損リスクをなくせます。

また、kintoneではExcelファイルを読み込んでアプリを作成する機能があります。。Excelファイルを読み込む際に表の整形を行い、ファイルをアップロードすることでデータ移行が可能です。

Excelファイルをアプリにしたい人は、kintone公式サイトの「手元のエクセルをアプリにしたい」や「ご利用中の方」などの資料や動画を参考に、アプリを作成してみてください。

▲出典：kintone「kintoneアプリストア画面（アプリの作成画面）」

ペーパーレス化をすることで、得られるメリットや利用できるツールが知りたい人は「まだ紙作業をしているそこのあなた！kintoneでペーパーレスを実現」を参考にしてみてください。

3.業務フローやデータを可視化してミスや漏れを防げる

業務フローやデータの可視化ができることも、kintoneを導入するメリットの1つです。経費精算や稟議書などの申請関連業務のデジタル化や、管理している業務データをもとにグラフや集計表の作成が可能となります。

たとえば、kintoneのプロセス管理機能を使うことで、申請業務の対応状況がリアルタイムで可視化されます。誰の承認待ちなのかが明確になるだけでなく、承認者が外出中でもスマホからボタン1つで承認が可能となるため、申請フローの遅延を防げます。

▲出典：kintone「旅費精算申請アプリ｜プロセス管理設定画面」

自身が承認者になった際は、kintone内やメールで通知が受け取れるため承認漏れも防止できます。モバイルアプリをインストールしておくと、スマホでもプッシュ通知を受け取れます。

▲出典：kintone公式サイト「kintone 通知の基本を学ぶ｜便利に使おうガイドブック（P3,P32）」

グラフを作成する際は、kintoneに入っているデータの一覧画面から作成や表示が可能です。グラフの詳しい作成方法は「kintoneのグラフ機能6種！作成手順をデモデータ付きで解説」でも解説しています。

▲出典：kintone「案件管理アプリ」

kintoneの公式サイトにある「kintone グラフ・集計表の基本を学ぶ｜便利に使おうガイドブック」と合わせて参考にしてみてください。

【組織運営】kintoneを活用するメリット

組織運営におけるkintoneを活用するメリットは、チームや部署間の連携が取りやすくなることや、現場に合った業務アプリが作成できることなどが挙げられます。

【kintoneを活用する組織運営面におけるメリット】

1. 社内のチームメンバーとの業務連携がスムーズになる
2. IT部門に頼らず現場で業務アプリを作成できる
3. 全社連絡や部署を横断した情報共有が円滑にできる

1.社内のチームメンバーとの業務連携がスムーズになる

社内でkintoneを活用することで、チーム内のデータ連携やコミュニケーションがスムーズになります。案件管理や顧客のとやり取りをすべてkintoneで行うことで、迅速な状況把握が可能となるためです。

▲出典：kintone公式サイト「kintoneヘルプ｜チームのスペースを作ってみよう」

また、kintoneの「スペース」機能を使うと、全国の別拠点にいる案件メンバーや社外の関係者との情報共有も円滑になります。スペース機能とは、案件やチームごとに作成できるワークスペースのことです。

関係者のみに権限設定が可能であるため、案件に必要なデータや連絡がスペース内で完結できます。また「ゲストスペース」を使うことで、kintoneアカウントを持たない人にもデータ連携や連絡が可能です。

Excelやメールなど、複数のツールによる情報共有を煩雑に思っている人は「30日間無料お試し」期間を活用して、一度kintoneを使ってみてください。

なお、スペースの使い方や設定方法は「kintoneのスペース機能の使い方は？設定方法や活用事例も紹介」で詳しく解説しています。

2.IT部門に頼らず現場で業務アプリを作成できる

組織運営におけるkintoneを使うメリットとして、IT部門を頼らずに現場で業務アプリを作成できることが挙げられます。kintoneは、プログラミングの知識がなくてもドラッグ&ドロップでパーツを配置して業務アプリを作成できるためです。

たとえば「日報のやり取りを効率化したい」と思ったときは、日報管理アプリが作成できます。「採用活動が始まるから採用の進捗状況を管理したい」ときは、採用管理アプリを作成することが可能です。

現場で働く人がツールを作成することで、現場に合った業務アプリを導入できます。また、通常ツールの導入のための相談や検討する時間を要しますが、kintoneを導入しておくことで現場単位で必要なツールをすぐに作成できる利点もあります。

現場主導で業務効率化を図りたいと考えている人は、kintoneの利用を検討してみてください。

3.全社連絡や部署を横断した情報共有が円滑にできる

▲出典：kintone公式サイト「kintone ヘルプ｜2枚目以降のポータルを追加する」

kintoneは社内全体の情報共有にも活用できます。

たとえば、kintoneのホーム画面である「kintoneポータル」上で社内連絡が可能です。会社全体の売上げ目標の進捗をグラフ化してkintoneポータルに表示したり、入退社手続きや備品発注などのアプリを作成し、管理部への窓口を一本化することも可能です。

また、kintoneポータルは、追加してタブで切り替えることも可能です。そのため、全体連絡や各部署のポータルを横並びに表示できます。ポータルを追加したいと考えている人は、kintone公式サイトの「kintone ヘルプ｜2枚目以降のポータルを追加する」を参考にしてみてください。

▲出典：kintone公式サイト「お役立ち資料｜キントーンの基本（P25）」

ただし、kintoneは改善を繰り返しながら運用するツールであるため、いきなり社内全体にアカウントを発行して利用するには不向きです。kintoneの公式サイトが推奨しているように、まずはチーム単位で利用し、業務効率化を図りながら社内に浸透させましょう。

なお、kintone公式サイトの「活用方法｜社内ポータル」では、社内ポータルを活用した導入事例を紹介しています。社内ポータルの使い方が気になる人は、参考にしてみてください。

【機能】kintoneを活用するデメリット

kintoneは、定型業務の管理や情報共有が得意な業務効率化ツールです。しかし、用途に応じた詳細なカスタマイズには「プラグイン・kintone連携サービスの利用」や「プログラミングの知識が必要になる」というデメリットもあります。

【kintoneの活用における機能面のデメリット】

1. 高度なカスタマイズにはプログラムの知識が必要
2. プラグインやkintone連携サービスのセキュリティはベンダーに依存する
3. 大容量のデータ運用には不向き
4. プラグインや外部連携ツールの導入費用も含めた予算を準備する必要がある

高度なカスタマイズにはプログラムの知識が必要

kintoneで専門性の高いツールを作成する場合や、より詳細なカスタマイズが必要な場合は、プログラミングの知識が求められます。提供されているプラグインやkintone連携サービスに、自社の業務に必要な機能がないときはkintoneのカスタマイズが必要になるためです。

たとえば、自社独自の基幹システムとkintoneを連携させるときは、kintone REST APIを使います。また、kintoneの画面を自分の思うようにカスタマイズしたいときは、kintone JavaScript APIを活用します。

kintone REST APIとkintone JavaScript APIを使う際は、プログラミングの知識が必要です。

そのため、kintoneを導入時に業務の都合上高度なカスタマイズが必要になる場合、kintoneの管理担当者は「情報システム部門の社員」であることが望ましいです。社内に情報システム部門がない場合は、外部の業者への依頼も検討してみてください。

なお、専門性の高い業務ツールが必要な場合は、kintone以外のツールも比較検討してみるのも手段の1つです。自社に合った業務ツールを選ぶためにも、事前に「自社の業務に必要な機能」や「自社の業務課題」をリストアップしておきましょう。

プラグインやkintone連携サービスのセキュリティはベンダーに依存する

kintoneは拡張性が高い反面、プラグインや連携サービスの安全性はベンダーに依存するため、セキュリティが強固とは言えません。追加機能であるプラグインやkintone連携サービスは、他の企業が開発しており、脆弱性やアクセスの管理基準が企業によって異なるためです。

kintoneと同様、強固なセキュリティを有した外部ツールを選ぶ際は、kintone公式サイトが紹介しているツールであるか確認するといいでしょう。

kintoneが紹介している外部ツールは「kintone 連携サービス認定基準」を満たすことを条件としており、セキュリティにも配慮されているためです。

プラグインやkintone連携サービスを導入する際は、kintone公式サイト「機能｜プラグイン・連携サービス」から自社に合った外部ツールを探してみてください。また、導入する外部ツールのセキュリティ要件や不具合のときのサポート体制も確認しておくと安心です。

大容量のデータ運用には不向き

kintoneは「大容量のデータ管理を目的とする運用には向いていない」デメリットもあります。kintoneのディスク容量の上限は、どの料金コースでも「契約ユーザー数×5GB」に設定されており、容量を増やすには別途費用が必要であるためです。

【大容量のデータ管理の例】

• 大量の写真、画像を管理したい場合（図面やデザイン画像の大量管理など）
• 動画を管理したい場合（研修動画などを管理するなど）
• 大量のPDFを管理し続ける場合（PDFベースでの契約書が増え続けるなど）

たとえば、契約書や納品書などをPDFで管理している場合、使用開始時は問題なくても将来的に容量を圧迫する可能性があります。容量を増やすために「余分にコストを投資する」「過去のデータを削除する」など余計な負担がかかるでしょう。

自社でkintoneの活用を想定したとき、データ容量に課題がありそうな場合はプラグインやkintone連携サービスを活用するか、kintone以外のツールも検討してみてください。

なお、大容量のデータのバックアップや復元などを行う場合は、kintone連携サービスの「kBackup（ケイバックアップ）」も活用できます。「30日間の無料お試し」も可能であるため、リアルタイムでデータをバックアップしたい人は試しに使ってみてください。

プラグインやkintone連携サービスの導入費用も含めた予算を準備する必要がある

kintoneでカスタマイズや基本機能を超えた操作を実現しようとした場合、プラグインやkintone連携サービスなどの外部ツールが必要になります。そのため、予算を見積もるときは、外部ツールの予算も含めて準備しておきましょう。

たとえば、kintoneアカウントを持たない短期アルバイトの業務報告や、大人数のセミナー参加者からアンケート回答など、大人数や一時的な利用でkintoneアカウント発行する場合は、結果的にライセンス利用料が高くなる可能性があります。

その際は、kintone連携サービスの「FormBridge (フォームブリッジ)」や「kViewer (ケイビューワー)」など、kintoneアカウントを持たない人にも共有できるサービスの導入を検討することが望ましいです。

「利用者全員のアカウントを発行」と「外部ツールの利用」のどちらがコストを抑えられるかは、自社の業務課題によって異なります。

kintoneを利用する際は、自社の業務課題や基本機能で実現できる業務を洗い出した上で、追加で必要な機能のみをプラグインやkintone連携サービスで補うといいでしょう。

【組織運営】kintoneを活用するデメリット

kintoneを導入する際、導入の仕方を間違えると社内に定着しづらくなり、業務効率化の効果が得られない可能性があります。

【kintoneを活用する際の組織運営面のデメリット】

• 導入の仕方を間違えると社内に定着しづらい
• 使いこなせないと効果が得られない

導入の仕方を間違えると社内に定着しづらい

kintoneは「小規模から使い始め、改善を繰り返しながら徐々に社内に拡大させていく」という運用が推奨されている業務ツールです。

なぜなら、導入してすぐにすべての部署で自由にアプリを作成すると、不要なアプリや複雑な機能をもつアプリが量産され、管理が煩雑になってしまうためです。

まずは、アプリを作成できる人やアプリの命名規則などのルールを決めて、管理体制を整えてから運用しましょう。

【kintone導入時のポイント】

また、kintone導入時は、最小限のチームで使う頻度の高いシンプルなアプリを作成してみましょう。新しいシステムに対して、画面や使い勝手に慣れていないことで抵抗のある人もいるため、必要最低限の入力項目のアプリを作成し、毎日触れられる環境を整えることが望ましいです。

チーム内で業務効率化の成功事例を得てから、他の部署や社内全体に徐々に利用を拡大させることで、円滑に社内浸透が図れます。

導入してすぐ、大人数への情報共有を行いたい場合は、トヨクモのkintone連携サービスを活用してみてください。たとえば「FormBridge」を使うことで、短期のアルバイトやkintoneアカウントを持たない社外の人からもフォームから業務報告が可能です。

「kViewer」であれば、社内マニュアルや売上情報などの閲覧をしたいときに、kintoneアカウントを持たない社外の人にも共有できます。

kintone1環境に対して1契約で活用できるため、社内外の関係者に入力や閲覧をしてもらいたいときは、トヨクモのkintone連携サービスの活用を検討してみてください。トヨクモが提供するサービスは、すべて「30日間無料お試し」が可能です。

使いこなせないと効果が得られない

kintoneは「Excelと同じような運用」や「現場の業務を理解せずにアプリを作成する」といった運用をすると、効果が得られないデメリットもあります。

たとえば、案件管理のExcelをアップロードしてクラウド化しただけで、案件に関する情報のやりとりはメールで行っているの場合、当事者のみしか情報を把握していない状態に陥ります。そのため、案件の情報が当事者に依存し、情報の属人化が解消されないままとなります。

この場合は、データに紐づいてやり取りできるkintoneのコメント機能を活用することで、kintone上で情報共有を完結できます。データのアクセス権限を「案件の関係者のみ」に設定することで、必要な情報を必要なメンバーにだけkintoneを通して共有可能です。

また、kintoneは業務に合わせたアプリが柔軟に作れる一方、「機能が多すぎて使いこなせない」といった声があることも事実です。

kintoneの利用でつまずいている人は、サポート体制を十分に活用してみてください。kintoneは、公式サイトで提供しているマニュアルやヘルプ、カスタマーサポートやセミナー、コミュニティなど、サポート体制が手厚い業務ツールです。

kintoneを利用している人向けの資料はkintone公式サイト「ご利用中の方」から確認できます。

なお、kintoneには認定資格もあります。「社内でより迅速にkintoneの改善を行いたい」「客観的にスキルを評価してもらいたい」という人は「kintone認定資格」を取得するといいでしょう。

kintoneのメリットとデメリットが分かる活用事例

kintoneを導入するメリットと、デメリットになり得る導入の失敗パターンがわかる活用事例を紹介します。

【kintoneのメリットとデメリットがわかる活用事例】

参考：kintone公式サイト「導入事例」

事例をもとにしたkintone導入時の失敗から「現場の業務や目的にそぐわないアプリの作成」により、現場の人間が「使いづらい」というデメリットを感じ、kintoneが利用されなくなる傾向があることがわかります。

導入時は「アプリの運用ルールを決める」「小規模から運用をスタートする」と言ったポイントを踏まえて、現場の声を聞きながら簡単なアプリから作成してみてください。

業種ごとの活用事例は「kintoneが得意な業務課題は？活用事例を業種別に解説」で確認できます。kintoneが実際にどんな使われ方をしているのか知りたい人は、参考にしてみてください。

社員からのクレームを乗り越えて情報集約に成功｜株式会社ミヨシテック

▲出典：kintone公式サイト「ミヨシテック 様の導入事例」

【株式会社ミヨシテックの活用事例から見るメリットデメリット】

参考：kintone公式サイト「ミヨシテック 様の導入事例」

設備工事事業者である株式会社ミヨシテックは、オンプレミスの更新を機にkintone導入しましたが、以前のシステムと画面が異なるため社員の抵抗感が強く、活用が進まないという課題を抱えていました。

入力項目が多く複雑なアプリや、同じ項目を異なるアプリに何度も入力しなければならない設計だったことでクレームの嵐となり、現場に使ってもらえないという失敗を経験しています。
失敗をきっかけに、効率化ではなくkintoneに情報を集約することを優先し、まずは社員の抵抗感を和らげる工夫を行うことにしました。

まず、既存の「Chatwork」は継続して活用し、毎日使える簡単な「ゴミ回収記入アプリ」と「ゴミ回収管理アプリ」を作成して、入力量と実際のゴミの量の可視化をします。

実際のゴミの量の差異を算出し、Chatworkで周知することで、現場にkintoneを使うメリットを実感してもらうステップを設けました。社員からのクレーム対応やほかのアプリの作成も続けた結果、kintoneへの情報集約が進み、経営上必要な情報を可視化することに成功しました。

現場の強い抵抗感に対して、使い慣れたツールと併用しながら毎日使う簡単なアプリで小さな成功体験を積み重ねることで、システムの定着と全社的な情報集約を成功させた事例です。

アプリを現場に合わせて再設計後生産性が2.9倍に｜アソビュー株式会社

▲出典：kintone公式サイト「アソビュー 様の導入事例｜業務の流れにあわせてアプリが設計されている画像」

【アソビュー株式会社の活用事例から見るメリットデメリット】

参考：kintone公式サイト「アソビュー 様の導入事例」

日本全国の「あそび」を紹介しているサイトを運営しているアソビュー株式会社は、kintone導入後に前任の管理担当者が退職してしまったことで、運用ルールが機能しなくなるという課題を抱えていました。

前任者の退職後は、似たようなアプリや不要な入力項目が量産され、現場からは「使いたくない」という声があがってくる失敗を経験しています。

kintoneの改善のため、業務フローから考え直すとともに、徹底的に現場の業務目的を重視したアプリを作成するステップを設けました。

担当者は、セミナーやワークショップでkintoneを学んでから「アプリを使ってどんな結果を得たいのか」という目的を重視した設計を行い、マネージャーやリーダーを集めてレビューを実施しています。

結果として、1か月半で30分かかっていた対応工数が10分以内に短縮し、生産性が2.9倍に向上するという成果を達成しました。

「アプリを使ってどんな結果を得たいのか」という本来の業務目的に立ち返って設計を見直したことで、現場に定着するkintoneの運用につながった事例です。

アプリが使われない失敗から残業時間20％減に成功｜株式会社後藤組

▲出典：kintone公式サイト「後藤組 様の導入事例｜シンプルな日報アプリの画像」

【株式会社後藤組の活用事例から見るメリットデメリット】

参考：kintone公式サイト「後藤組 様の導入事例」

総合建設会社である株式会社後藤組は、紙と電話、FAXで成り立っていたアナログな現場から「データドリブン経営」を実現するための仕組みづくりが課題となっていました。

kintone導入当初は、導入担当者がいくら高機能なアプリを作っても現場から見向きもされず、現場の人間と話が噛み合わなくなる失敗を経験しています。

社内に定着させるために、高機能なアプリではなくシンプルな日報アプリを作成し、現場の人にkintoneの便利さを実感してもらうステップを設けました。結果、現場の書類のほどんどの電子化に成功し、残業時間の20％減少を達成しました。

現場の人に実際に使って便利さを知ってもらうことで、kintoneを使うこなせるようになった事例です。

まとめ

kintoneを導入する最大のメリットは、社内に散在する情報を一元管理して業務の属人化を防げる点にあります。直感的な操作で現場主導のアプリ作成ができるため、IT部門に頼らずとも迅速なDX推進やペーパーレス化が実現可能です。

一方、高度なカスタマイズには専門知識が必要であり、導入の仕方を間違えると社内に定着しないリスクもあります。リスクを防ぐには、最初から完璧を目指さず、まずは特定のチームでシンプルな業務からスモールスタートさせることが重要です。

kintoneが自社に最適であるかを確かめるために「30日間の無料お試し」を活用して実際の操作感を確かめてみてください。基本機能で足りない部分は、セキュリティの信頼性が高い連携サービスを組み合わせることで、コストを抑えつつ理想の業務環境を構築できます。

【トヨクモ株式会社のkintone連携サービス】

トヨクモのkintone連携サービスは、すべてのサービスで「30日間無料お試し」が可能です。kintoneと一緒に使いたい便利なサービスをお探しの人は、ぜひご活用ください。