【10月ユーザー会】 株式会社近畿情報産業様による登壇レポート記事

ユーザー会でのLT（ライトニングトーク）登壇の様子をレポート！

この記事はユーザー会での株式会社近畿情報産業 緒方さんのLT（ライトニングトーク）登壇の様子をお届けするレポート記事です。

今回は、「PrintCreatorで脱Excelした話」をテーマにご登壇いただきました！

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紙の帳票で抱えていた問題

1965年創業の近畿情報産業は、リコーの代理店として複合機やPC端末、業務用ソフトなどを取り扱うOAの総合商社です。

はじめに、kintoneとPrintCreatorを導入する前の状況をご説明いたします。

以前の当社では、提出するありとあらゆる帳票すべてが「紙」という状況でした。見積書や注文書、経費精算など、すべてをExcelで作成していたのです。

それによって、以下のような問題を抱えるようになりました。

• 帳票のフォーマットが人によってバラバラ
• 帳票が最新版ではない
• 作成した帳票の保存状況や保存場所が不明
• 誰かがExcelを使用していると読み取り専用でしか開けない
• 帳票の原本が上書きされる、削除されるなどのトラブル発生

私は所属が管理部ということもあり、書類仕事において上記のような事故に遭うパターンが多々ありました。（緒方氏）

ITツールの導入で業務改善

すべての帳票が紙という状況をどうにかできないかと考え、ツールを探して辿り着いたのがkintoneとPrintCreatorです。

書類の作成をPrintCreatorで行い、kintoneで管理するようにしたところ、以下のようにさまざまな改善効果を得られました。

• フォーマットが統一され、お客様からも綺麗になったと評判に
• ユーザー全員が最新版の帳票を使用可能に
• kintone上のデータを元にPDFが発行可能になり、Excel帳票ゼロに
• 発行したPDFをメールやOneDriveに保存・共有し、ペーパーレス化

kintone内で検索できるようになったため、該当のアプリやレコードもすぐに発見することができます。そのため、帳票を出力するまでのフローも簡単になりました。

kintoneで管理しているため、レコードの変更履歴も確認できますし、これまでのように帳票の原本が行方不明になることもありません。（緒方氏）

PrintCreatorで脱Excelに成功

「すべての帳票を脱Excelするなんて、無理なんじゃないの？」と思われる方もいるのではないでしょうか。そこで、ここからは脱Excelに成功したポイントをいくつかご説明いたします。

まず、当社でPrintCreatorで出力できるようにしたものとしては、以下のものが挙げられます。

• 見積書、発注書、出金伝票
• リコーの機械を扱うために必要なマシン手配書、マシン登録票
• 在庫確認票
• メーカー指定のさまざまな帳票
• 郵送用の発送ラベル

主にこれらを帳票にしたのですが、PrintCreatorではExcelやkintone単体では難しかったことをいくつも実現できました。

例えば見積書の場合、Excelでは明細の行数に合わせて自動的に2ページ目に出力されることはありませんが、PrintCreatorは違います。

PrintCreatorでは、「◯明細以上ある場合は、◯明細目からデザインを変えて自動で2ページ目に切り替える」といった条件を付けての設定が可能です。

1ページ目と2ページ目でそれぞれ異なるレイアウトを登録しておき、条件を設定しておけば、画像のような複数枚にまたがる書類が簡単に作成できます。

次に紹介したい、私が感動したPrintCreatorの機能は、テーブルの開始行を変更できるというものです。

画像内の帳票をご覧いただきたいのですが、このように「テーブルの1行目は上部に、2行目からは下部に」といった変則的な配置が可能です。

普通なら諦めるような配置ですが、PrintCreatorでこういった複雑な構成の帳票もテンプレート化してボタンワンクリックで出力できたため、脱Excelにつながりました。

最後に、Excel帳票から抜け出すために便利な以下2つの機能をご紹介させていただきます。

• アプリ連携
• バーコード自動生成

帳票のデジタル化において、まだまだ根強く残るハンコ文化がネックになるかと思います。

PrintCreatorではアプリ連携という機能があり、kintoneに印鑑登録をしておくことでユーザー名が合致した時に該当のハンコを自動で押すように設定することが可能です。

主に外部に提出する書類を作成するときに役立ちます。（緒方氏）

また、バーコードを発行することもできるので、当社ではこの機能を活用して在庫管理をするようになりました。

そして、kintoneで利用できる別のプラグインを使ってバーコードを読み取り、数をkintoneに入れて集計するといった運用です。

以前は、手書きしたものを別途Excelに入力して、保存してと手間がかかっていましたが、そういった工数も削減できました。（緒方氏）

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まとめ

kintoneとPrintCreatorのおかげで、当社がExcel帳票により抱えていた問題を解決することができました。また、保存と検索性が上がったことで結果的に業務も効率化されました。

PDF形式で書類を発行するためペーパーレス化にもつながり、物理的な紙の保存スペースも必要なくなったため、会社が広くなったのも成果と言えます。

PrintCreatorは今回見ていただいた変則的な帳票やハンコ文化への対応などもできるため、同じようなお悩みを持っているお客様に対しても「それ、実現できますよ！」と提案できるようになりました。

結果、近畿情報産業のExcel帳表をすべてなくすことに成功したというお話でした。本日はありがとうございました！（緒方氏）

ご登壇ありがとうございました！

緒方さん、今回はご登壇いただきありがとうございました！

社内で管理していた全ての書類をPrintCreatorで出力できるようにした、という素敵な事例！
特に、テーブルの行を1行目はこの位置に、2行目は別の位置に、という設定はとても汎用性が高い利用方法なのではないでしょうか。
「このレイアウトは無理かも…」と思っている方がいらっしゃれば、ぜひ試してみてください。

今回の事例でご活用いただいたトヨクモのPrintCreatorは何度でも使える30日間の無料お試しを実施しております。

気になる方は、ぜひ以下のフォームよりお申し込みください。
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