【工事会社DX事例】kintone×トヨクモで脱Excel！紙・手書き伝票をなくし現場に浸透させた「段階的導入」の極意
目次
ユーザー会でのLT（ライトニングトーク）登壇の様子をレポート！
この記事は2026年3月に開催したユーザー会での桜和設備株式会社 清水さんのLT（ライトニングトーク）登壇の様子をお届けするレポート記事です。
今回は「工事会社が実践！トヨクモ製品で実現する現場に優しいDX」でご登壇いただきました！
請求書・伝票作成で抱えていた問題
桜和設備株式会社は、ガス工事・ガス機器販売・床暖房施工工事・リフォームを行う、名古屋に本社を置く東邦ガスグループの指定工事会社です。
本日は、「トヨクモちゃんと歩んだ道」と題し、当社がトヨクモ製品とどのような道を歩んできたのか、複数の活用事例を交えてお話しします。
現在、当社で導入中のトヨクモ製品はFormBridge、kViewer、PrintCreatorの3製品です。
まずは、kintoneと同時に導入したPrintCreatorを使い、デジタル化・ペーパーレス化を実現した事例からご紹介します。
※PrintCreatorとは
kintone内にある情報を参照し、見積書や請求書などの書類を簡単に作成・出力できるサービス
こちらが、kintone・PrintCreator導入前の当社における、請求書と伝票の流れになります。
まず、外注から現場監督に、工事で使用した材料などの請求書が届きます。
現場監督は請求書を確認して、会社指定の様式で手書きの伝票を作成します。また、現場の原価管理を行うために、Excelにも入力しなければいけません。
次に、現場監督から課長に伝票が回ります。課長も自身の課の原価管理を行うためにExcelに入力します。
同じ流れで、課長から部長に回り、部長が承認し事務員に回り、事務員が経理に回すことで、ようやくガス事業部内での処理が完了するのです。
なお、事務員は部の原価管理のためにExcelに入力し、請求書のコピーを印刷して紙をファイリングしてから経理に回さなければいけません。
ここから、ようやく経理担当の出番です。
経理もまた、経理で必要な伝票を作成するために、Excelに入力して紙を印刷する必要があります。
最後に、印刷された伝票を見て、経理管理シートのExcelに入力すれば、一連の流れは完了です。
このように、紙を3枚、Excel入力を5回必要とする、膨大で無駄の多い作業をしていたのです。
PrintCreatorで面倒なExcel業務を削減
ここから、kintoneとPrintCreatorの出番です。こちらが、導入後のフローになります。
意識したこととして、まずは既存の業務フローを維持したまま運用を開始しました。
今まで、紙に手書きで書いていたものを、伝票管理のkintoneアプリにデータ入力するよう切り替えることで、PrintCreatorを使って簡単に伝票を出力できるようにしたのです。
これまでは、苦労しながら手書きで書いていたため、すぐに入力してもらえるようになりました。
課長・部長の決裁は、PrintCreatorで出力された伝票を確認して行います。また、事務員のファイリング作業も、kintoneアプリへ添付ファイルを保存するだけでよくなりました。
こうして、ガス事業部内からExcelを消すことに成功しました。
kintoneのデータを共有することで、基本的なフローは変えずに、工数を削減できたのです。
なお、この時点では全社的にkintoneを導入していなかったため、経理に回したあとの流れはそのままでした。
kintoneを全社導入し、ペーパーレス化
ガス事業部内での脱Excelから時が経ち、いよいよ全社的にkintoneを導入することになりました。
こちらが、経理まで含めてkintone・PrintCreatorを導入したあとのフローです。
これを機に紙をやめて、決裁もkintone内のワークフローを使い、デジタル決裁にすることにしました。
現場監督がkintoneにデータを入力し、そのデータを課長・部長が確認して、ワークフローで承認します。
参考：kintone（キントーン）のワークフロー機能とは？活用するメリットや基本的な設定方法を解説
今度は、事務員がPDFを伝票管理アプリの添付ファイルに保存し、経理に回します。
経理は、伝票管理アプリから必要なデータを取得し、経理管理アプリ上で処理するというのが一連の流れです。
この結果、紙・Excelをなくすことに成功し、脱Excelとペーパーレス化を実現したのです。
本事例のポイントとして、すぐにすべてをkintone化はせず、一旦現状のフローを保ちながら部分的に導入した点が挙げられます。
デジタル化・ペーパーレス化をすぐに進めたい気持ちはわかりますが、段階的に入れて慣れてきた頃にステップを進めていくと、結果的にうまくいくのではないでしょうか。
一見遠回りに見えますが、この流れでPrintCreatorを入れていなかったら、もしかすると当社ではいまだに手書きの伝票を書いていたかもしれません。
FormBridgeで申請・報告をデジタル化
次に、FormBridgeの活用事例をご紹介します。
FormBridgeを使うと、kintoneアカウントを持たない社内外の方のスマホやPCから、当社のkintoneにデータを登録できます。
この特徴を活かして、社外および社内における申請・報告業務の効率化とペーパーレス化を進めました。
ガスメーターの交換申請をフォームで受付
まずは、社外向けの事例です。当社では、年間1万5千件ほど、ガスメーターの取替対応を行っています。
このガスメーターの交換申請をFormBridgeで作成したフォームで受け付けるようにしたことで、外部から24時間いつでも簡単に申請していただける仕組みを構築しました。
kintoneアカウントを持たない一般の方に入力していただいたデータが、直接当社のkintone内にデータとして登録されるため、受付〜対応にかかる工数が大幅に削減されました。
社員からの紙での申請をデジタル化
次に、社内におけるFormBridgeの活用事例です。
kintoneのアカウントを持たない現場職人などの社員からの申請・報告を、FormBridgeでデジタル化し、紙での運用を完全に廃止しました。
休暇届やインフルエンザの予防接種などの申請に限らず、車両点検や日報などの報告でも積極的に活用しています。
また、これまで紙で行っていたユニフォームの申請もフォームで受け付けるようにしました。
これまでは、手書きでサイズを記入し回覧・集計していましたが、社員のスマホから入力するだけで自動集計できるようになり、大幅な業務効率化に成功しました。
また、回覧していたときには習慣化していて気付けなかったのですが、デジタル化により「服のサイズを他人に見られたくない」という社員の心理的負担にも気付けました。
社員からも感謝の声が上がり、業務改善だけでなく、配慮の面でも改善できたと感じています。
なお、現在はこれらの申請フォームにkViewerを連携しています。
kViewerルックアップで申請時のプロフィールの入力を省略したり、申請内容の確認・修正を可能にしたりするなど、日々利便性を向上させている最中です。
システムは永遠に完成することはなく、常に改良し続けるものだという考えのもと、環境の変化に合わせて継続的にブラッシュアップしています。
サービス連携で請求・注文・電子契約に対応
最後に、これまでkViewerで取り組んできたことやトヨクモ製品を連携して実現してきたことをご紹介します。
1つ目はkViewerの活用方法です。kintoneで回覧アプリを作成しているのですが、その内容をkViewerで公開することで、スマホから簡単に案内を見られるようにしています。
今までは、kintoneユーザーのみが閲覧できていた回覧アプリですが、kViewerのおかげでライセンスを付与していない方にも見てもらえるようになりました。
2つ目は、「請求業務・注文・電子契約」の一連の流れの改善です。
FormBridge、PrintCreatorとの連携を想定しているため、kViewerを導入しました。
まずは、請求業務の改善についてです。こちらは、電子請求書の受領システムになります。
従来は、取引先から各担当者にメールで請求書が届いていたため、担当者の確認漏れが起きてしまうと、未処理や支払い遅延にダイレクトにつながってしまう状況でした。
そこで、請求書を管理するkintoneアプリを作成し、FormBridgeとkViewerを連携してすべての請求書を可視化することで、担当者任せにならない状態にしています。
請求書の発行については、システムは完成しているのでこれから定着に向けて取り組んでいく予定です。
次に、注文書の発行と電子契約についてです。ここでは、電子署名法への対応が課題となりました。
最終的には、PrintCreatorの「電子契約」機能を活用し、電子証明やタイムスタンプを含めた要件を満たす形で運用を実現しました。
このように、トヨクモ製品を組み合わせることで、より多くの業務を日々改善しております。
今後も、環境の変化とともに形を変えていけるkintoneとトヨクモ製品で、改良し続けていきたいと思います。
今回は以上です。ありがとうございました。
ご登壇ありがとうございました！
明日から真似できそう！と思えたご活用Tipsは見つかりましたでしょうか。
システムを変えることに社内から抵抗の声が上がっていて困っているという方は、ぜひ「今の業務フローを急に変えず、段階的にシステム導入を進めていく」というポイントを参考にしてみるのも良いかもしれませんね。
今回お話しの中でご紹介いただいたFormBridge、kViewer、PrintCreatorは30日間のお試しを何度でもご利用いただけます。
それぞれの製品で何ができるかについては以下の動画にてご紹介しております。
その他、トヨクモ製品でどんな業務改善ができるかについては以下ページよりご確認ください。
また、過去のユーザー会の登壇レポートまとめはこちらからご覧いただけます。
「一人で悩まない」が、DX成功の第一歩
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