【3月】ユーザー会レポート 雲の上Talking ~プリントクリエイターNight~

プリントクリエイターNight

3月は「プリントクリエイター」をテーマとしたユーザー会を開催しました。

普段は会えない他社のプリントクリエイター担当者との交流の中で、なかなか言えない悩みや
困りごとを解決したり、今まで気づかなかった使い方を知ったりする機会になればという思いで企画をしておりました。

ユーザー会の概要としては、
トヨクモ製品を実際の業務でご利用いただいているユーザーの皆さまと、
トヨクモ製品、普段こうやって使っているよ!とか、この機能が大好き!などなど
たくさん共有しようという会です。

その名も、「雲の上Talking ~プリントクリエイターNight~

1月の #フォームブリッジNightの開催レポートはこちら
2月の #kViewerNight の開催レポートはこちら

タイムテーブルはこちら↓↓

3月のバージョンアップ情報

①時間指定出力できるようになりました
時間指定出力とは、任意に設定できる決められた間隔で自動で帳票を出力し、添付ファイルフィールドに保存する仕組みです。

【時間指定出力のプランごとの制限について】
プランによってそれぞれ制限値があります。
特に、「1環境あたりの設定数」については、「1つのアプリ設定」ではなく、「登録しているアプリ全てで1設定のみ」ということになるのでご注意ください。

【プロフェッショナルプランの今後について】
プロフェッショナルプランでは、プレミアプランには実装しない「Webhook出力」「帳票の利用権限設定」を追加する予定です。

②複数枚帳票のデフォルト化
これからは、「単票」「複数枚帳票」の考え方がなくなります。
新しい考え方は、「帳票」=「1ページ以上のPDF」となります。

【4大変更点】
1.「複数枚帳票を作成」がなくなりました
→帳票を作成する際に「単票」「複数枚帳票」を選ぶことがなくなりました。

2.「背景」「フィールド」ページに新機能追加
→「ページ一覧」というボタンが画面上部に設定され、PDFの並べ替え・削除・追加が簡単にできるようになりました。

3.複数枚のPDFを一気に登録できるようになりました
→「ページ一覧」>ページを追加>背景PDFをアップロード>複数枚綴りの背景PDFを選択
の順で操作することで複数枚のPDFを背景として一括登録することができます。

4.“リンクしているページ”ができました
→“リンクしているページ”とは、異なる帳票間で同じページを参照していることを指します。
以前までの「単票」を複数の「複数枚帳票」で使いまわしていた場合、その「単票」は”リンクしているページ”として扱われるようになっています。
“リンクしているページ”は同じページですので、ある帳票で”リンクしているページ”を編集すると、別の帳票の”リンクしているページ”も同様に編集されます。
リンクは解除することもでき、解除すると解除したページは別のページになり、そのページは独立して編集することができるようになります。詳しくは操作ガイドを参照ください。

 

事例発表:神戸さん/株式会社クリーンテック

「プリントクリエイターで進んだ業務改善」

 

神戸さん

弊社は、ゴミを扱う際のトータルサポートを行っています。例えば、 ゴミの中間処分場、最終処分場、収集運搬のサポートなどを行っています。業務の中で利用しているプリントクリエイターには登録アプリが16件あり、1日の出力数50〜90件と毎日活躍しています。ささっと数えてきたんですが、プリントクリエイターを利用する業務トップ3は「契約書出力」「書類送付ラベル」「予約FAX返信」の業務でした。

その中で契約書を出力する業務では、プリントクリエイター導入前は営業担当がSFAとエクセルへそれぞれ入力、それに加えて手書きのメモの3重管理を行い、事務担当はそのメモと許可証を確認して、エクセルで作成した契約書と送付用ラベル、基幹システムに手動で入力をするという運用フロー。
様々な資料を確認しながらなのでミスも起きやすい状況です。

 

kintoneとプリントクリエイターの導入後は、営業担当はkintoneに入力するだけ、事務はkintoneのレコードを見ながら契約・見積・送付用ラベルを出力して基幹システムに入力するだけ、ととてもシンプルなフローになったそうです。

神戸さん
社内では、「プリントクリエイターを使って契約書がそのまま出力できるのであれば楽だね」、という風潮になったこともあり、kintoneが浸透したのがよかった点ですね。

実際のプリントクリエイターの帳票設定では、アプリ連携もうまく活用してくださっているとのこと。

神戸さん
社内で利用が広まるにつれ、「帳票を細かく編集したい」という要望が出てきたこともありました。ただ、そういったイレギュラーパターンは2割くらいで、残りの8割は問題なく稼働していたこともあり、イレギュラーの2割は手作業で行うことで解決することにしました。
そのほかにも、プリントクリエイターでは表現しにくい方法について悩んでいた時に社内のユーザーに相談したら、設定し直す必要なく解決したりと「話し合う」ことの大切さにも気づけて、ユーザーも仲間になった感じがとてもよかったなと思っています。

 

神戸さんはkintonehive sendai 2022に登壇されていました。
今回のテーマの「対話」ということについての詳しいお話は以下よりご覧いただけます。

■導入成功のキーワードは「居酒屋」? kintone開発には対話が大事
https://ascii.jp/elem/000/004/103/4103079/

事例発表:上原さん/シーライト藤沢法律事務所

「プリントクリエイターなかったら超大変だよ!これほんと!」

 

上原さん
私は弁護士事務所で勤務していて、事務作業、電話対応などを行っています。
簡単に弁護士って何をしているかについて説明させていただくと、依頼者に代わって様々な手続きを行う代理人業です。例えば、交通事故、労災、相続などについての依頼をお受けしています。
業務上、提出する書類なども多くほとんどの業務で紙を使っています。そこで活躍するのがプリントクリエイターですよね。

 

シーライト藤沢法律事務所様は、以前kintonehiveにも登壇されていました。
kintoneの導入によって見違えるほど業務改善が進んだお話しは以下よりご覧くださいませ。
■kintone初心者が弁護士事務所を紙文化から脱却させた3年間
https://ascii.jp/elem/000/004/024/4024658/

上原さん
今回は、弊所で利用しているプリントクリエイターの活用事例とアイデアを紹介します!

 

【活用例1:送付書の改善】
事件に関して各所へ送る送付書をExcelの差し込み印刷機能からプリントクリエイターで印刷するようにしました。
宛名シール印刷をやめて窓付き封筒を導入したことで、印刷から封入まで1案件につき平均57分20秒の時間削減に成功しました!

【活用例2:請求書の改善】
Excelで印刷していた見積書・請求書をプリントクリエイターで出力するようにしました。
「kintoneと連携して印刷できるのは便利だよね」という雰囲気もあり、システムを利用した業務改善に対して前向きな姿勢に所内全体がなっていき、プラグインの導入ハードルが下がったのも良い変化です。

【活用例3:事務所の情報と差出人欄の改善】
弁護士名や事務所名の変更があった場合にExcelのデータを開いては修正するという作業を行っていたのですが、これがかなり大変でした。
そこで、事務所情報アプリ、陰影アプリの2つを作成し、データに変更があればアプリを修正、帳票上ではアプリ連携を利用して変更後のデータを自動でとってくるような方法にしたところ、作業が非常に楽になりました。

【アイデア1:年賀状の一括出力】
Excelで宛名チェックして印刷会社に依頼して年賀状を作成していたものを、宛名シールで一括出力して年賀状に貼っています。
裁判所へレターパックを送るときにも便利です!

【アイデア2:修正テープや御中テープ】
真っ白な画像をサイズ違いで添付ファイルフィールドに登録し、修正したい箇所にはこの添付ファイルフィールドを上に載せて一時的に修正しています。

【アイデア3:プリントクリエイターに画像を載せる】
表・グラフなどプリントクリエイターで生成できないものを画像として作成し、添付ファイルフィールドに登録して帳票上に載せています。
既存の帳票に載せたい場合にも便利!

【アイデア4:フィールド名を統一する】
案件ごとに管理するアプリを分けているけれども、クライアントに手紙を送る場合は同じフィールド情報を使う場合が多いそうです。
そこで、汎用性の高いフィールド名を統一させてどの業務でも慣れた手順で行えるようにしました。

【アイデア5:区切り線】
アプリから出力する時の帳票選択するプルダウンで、帳票設定が多すぎて見にくくなってしまうという悩みがありました。
そこで白紙の帳票を作って、プルダウンのインデックス代わりにしています!

【アイデア6:裏技プログラムを活用する】
カスタマイズしたい場合に便利!
https://www.kintoneapp.com/docs/pc_customize.pdf
※サポート対象外とさせていただいておりますことご了承くださいませ

【アイデア7:送付書のアイデア】
どのアプリでも同じような操作感で出力できるように、フィールド名を統一させました。
それから時候の挨拶・敬称などをドロップダウンで選択させるようにして誰でも悩まずに送付書を作れるようにしました。

【アイデア8:チラシや冊子の表紙】
〇〇様、と記載させることで「あなたに作成しました」と伝えられるようにしました

【アイデア9:印刷だけの帳票】
kintoneのデータを引用しない、印刷だけの帳票を作成しました。
送付書と一緒に送るものを一緒に印刷できるようになったので便利です。

【アイデア10:「職務上請求書」専用アプリ】
「職務上請求書」という専用の用紙に必要事項を入力する業務があるなかで「毎回同じ内容を書くのは大変だ」という社員からの要望が出てきました。
専門の用紙に直接印刷をする使い方は一昔前の使い方のようではありますが、結構便利なんですよね。

 

上原さん
ざっとこんな感じではありますが、まだまだ紹介しきれていないたくさんの用途で利用しています!

 

LTコーナー

LTとは??

LTとは、ライトニングトーク(Lightning Talks)の略です。
Lightning=雷 のように素早い情報交換のための時間でございます。

雲の上Talkingでは、「LTで話したい!」と事前アンケートで回答いただいた方に
1人5分を目安にトヨクモ製品に関するお話をしていただきます。

LT発表していただいたみなさま、改めてこの度は素敵な発表をありがとうございました!

鹿野内さん/株式会社プロダクションエース

「つなぐちから」

声優事務所の制作部(ゲームナレーションのキャスティングなどを行っている)に所属している鹿野内さん。今回は、オーディションの受付にプリントクリエイターを活用したお話をしてくださいました。

鹿野内さん
プリントクリエイターのQRコードが超使えるんですよ!使ったことある方ー?

 

会場で手を挙げた方はちらほら…QRコードを利用している方は少ない様子。

鹿野内さん
私もkintoneのコミュニティで「kintoneでイベント受付」の動画を発見するまで知らなかったんですが、社内で提案してみたところすぐに「やってみよう!」となったので、早速オーディション受付に使ってみました!
概要としては事前にオーディション参加者のレコードに一意のコードを紐付け、そのコードをQRコードに変換して参加者にkMailerで送信、オーディション当日は「QRコード読み取りプラグイン」を設定したkintoneアプリを活用して、QRコードをピッと読み取るといったイメージです。

 

具体的な設定方法は鹿野内さんが作成した「30分で実装できる「QRコードで受付」」のnoteに詳しく記載されていますのでぜひ読んでみてください!
■30分で実装できる「QRコードで受付」
https://note.com/kano_tty/n/n41c4462a32af

この設定を行った結果、これまでリストの中から目視で名前を探して書類の案内をする、1名約5分の受付の時間が30秒に短縮できたそうです。

鹿野内さん
そのほかにも、社内の備品管理、会議室の入退室管理、来客対応にもこの仕組みを利用しています。kViewerフォームブリッジと一緒に使うともっと便利に活用できますが、とにかく今日はQRコードの汎用性がすごいということを伝えたかったです!

 

吉原さん/株式会社成田デンタル

「プリントクリエイターでめちゃくちゃ恩恵を受けた人の話」

吉原さん
弊社は、歯科医院と歯科技工所を結ぶ営業商社です。例えば、歯医者さんで歯形をとった後に、歯科技工所でその歯形にセメントのようなものを流して歯の模型を作るんですが、その両者を繋ぐ役割をしています。
その業務の中でプリントクリエイターを利用しているのですが、プリントクリエイターは帳票だけじゃなく情報の抜けもれを防ぎ、業務改善を図るすごいやつなんですよ!

 

業務のフローとしては、外回り営業を終えた営業マンが、新しく取引が始まったお客さんの情報をkintoneに入れ、その情報を事務担当が紙に印刷して確認しながら作業する、といったもの。
しかしこのフローだと事務担当の業務内で情報の抜け漏れが多くて困っていたそうです。

吉原さん
そこでプリントクリエイターを導入しました!導入前からもサイボウズデイズや他のユーザー様のSNSなどでうっすらと知っていたのですが、最終的な後押しになったのはサイボウズデイズ2023と同時に打ち出していた、海浜幕張の大型モニターへの広告でした。かなり印象が強かったですね。

 

抜け漏れが多いという状況を改善するためにプリントクリエイターを導入したものの、シンプルな帳票ではあまりこれまでの状況と変わらない、と思った吉原さんは帳票の背景をひと工夫しました。

吉原さん
事務担当がアプリを見ながら操作を行うシステムの実画面の見え方をそのまま背景PDFにしたんです。その結果、データの抜け漏れがあればすぐに気づくことができ、事務担当からは「これこれ!こういうのが欲しかった!」と喜んでいただけました。その後帳票設定はリクエストがあれば細かな修正をしています。ささっと修正できるのもいいところですね。

 

小泊さん/株式会社ジョイゾー

「プリントクリエイター で給⾷献⽴表 をつくってみた」

小泊さんはサイボウズ公認kintone エバンジェリストやサイボウズ商店membersとして活躍されています。
そのほかにも小学校のPTAにも所属されているとのことで、今回は、学校などでも気軽にkintone、プリントクリエイターを使ってもらえたらうれしいなという思いから「給食献立表」をテーマにお話しいただきました。

 

小泊さん
今日は、小学生の頃の給食のワクワク感を皆さんに感じていただきたいと思って、プリントクリエイターで給食献立表を作成してみました!
プリントクリエイターで使える嬉しい機能3つを紹介しつつ、どのように設定したかを紹介します。

 

①kintoneでデータを残せる
毎月の給食の献立表を残すことができる
残したデータを活用できる
②アプリ連携ができる
毎日の献立の情報を記録した「給食献立表」アプリと、月ごとにレコードを作成し、お知らせなどを記載しておく「給食計画表」アプリをまとめて1枚の帳票に出力できる
③要素を数値で細かく設定できる
同じフィールドを複数配置するときにエレメント(青い枠)をコピーできるのは便利!

小泊さん
特にアプリ連携の設定で、月と月を一致させてその月のデータだけを出力する使い方はとても便利だなと思っています。
よくある使い方だと思うんですが、こういう細かいところも設定できるのがいいですよね!
ただ、アプリ連携はプレミアムコース以上なんですよね。
アカデミックライセンスとかチーム応援ライセンスでも予算を気にせず使えるようになったらいいな、と思ってます。

 

 

長井さん/合同会社アクアビット

「私とプリントクリエイター」

長井さんは初期の頃からkintoneを利用しているそうです。ただ、使い始めてから3年くらいはkintoneのプラグインがない状態で、帳票を出力するのも工夫が必要だったようです。

長井さん
プラグインはなくても、RestAPIだけはあったんですよね。なので頑張ってExcelで帳票を出力させていたんですが、Excelファイルが壊れていたりどこかに行ってしまったり…
その後も設定していろんなツールを頑張って使ってたんですが、結構大変でした。
その後、2015年のCybozu.com Conferenceでプリントクリエイターに出会いました。

 

RestAPIで頑張って設定した苦労があったからこそ、プリントクリエイターの便利さには衝撃を受けた長井さん。
現在はお客様に対して、トヨクモ製品を紹介するときに併せてプリントクリエイターもご紹介いただいているそうです。ありがとうございます!

 

長井さん
お客さんでの実用例としては、採用エントリーシートとしてフォームブリッジで入力してもらって、回答完了画面からその場でプリントクリエイターで出力させるような使い方などがあります。こういった使い方をしていると、「システムに強い会社だ」と応募者に印象付けることができますよね

そのほかにも、kViewerと連携してビューを閲覧している方がそのまま帳票を出力できるような仕組みを利用しているお客様もいるとのことで、プリントクリエイターの汎用性の高さをお伝えいただきました。

 

他のユーザーに聞いてみたいことコーナー

普段は社内でプリントクリエイターの相談ができない…という方もいらっしゃると思います。
しかしユーザー会は同じような悩みを抱えるユーザーばかりですので、一気にお悩みを解消しようという時間でございます。
各テーブルで活発に意見交換がされていて、いい雰囲気になっていると感じられました。

Q.電子帳簿保存法どうしていますか?
A.うちでは社内のリソースや知見が足りないこともあってkintoneで対応するの大変だったので別システム入れちゃいました…会社の状況に合わせて使うツールは変えてもいいと思います
A.kintoneは全部検索できますけど、添付ファイルフィールドに添付した瞬間のタイムスタンプは確認できないのでそこだけネックかなと思ってます

Q.プリントクリエイターの裏技プログラム、あれ知ってました?
A.知らなかったですー!
A.活用してみようと思いました

Q.情シスと現場のコミュニケーションってどうすれば上手くいきます?
A.一番は現場の業務を経験するのがいいですね
A.でも情シスの人数が少ないとそれも難しいですよね…

あっという間に終わりのお時間に…

今回はプリントクリエイターに特化した会となりましたが、いかがでしたでしょうか。
社内のメンバーには相談しづらくて1人で悩んでいたような内容も、仲間を見つけることで前向きに解決できそうだな、と思っていただけましたら幸いです。

また、X(旧Twitter)では「#プリントクリエイターNight」で参加いただいた皆様の感想や会場の雰囲気を覗くこともできますので、ぜひチェックしてみてください。

 

プリントクリエイターとは

プリントクリエイターとは、kintoneのデータを任意のフォーマットに綺麗に出力できるツールです。
貴社の運用に合った形の帳票をにkintoneのレコードのデータを載せてkintoneアプリから直接出力ができます。
フォームブリッジやkViewerを連携すれば、kintoneライセンスを持たない人でもkintoneのデータを帳票として出力できるようになります。
30日間の無料お試しは何度でもご利用可能ですので、ぜひお試しくださいませ。
https://pc.kintoneapp.com/


⭐️トヨクモ kintone連携サービスのおすすめポイント⭐️
・kintone標準機能ではできない業務改善を実現
・カンタン・低コストで運用可能
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