【1月】ユーザー会レポート 雲の上Talking ~フォームブリッジNight~

フォームブリッジNightとは

新年明けまして、2024年1回目のユーザー会を開催しました。
今回は、「フォームブリッジ」に特化した会です。

普段は会えない他社のフォームブリッジ担当者との交流の中で、なかなか言えない悩みや
困りごとを解決したり、今まで気づかなかった使い方を知ったりする機会になればという思いから開催しました。

ユーザー会の概要としましては、
トヨクモ製品を実際の業務でご利用いただいているユーザーの皆さまと、
トヨクモ製品、普段こうやって使っているよ!とか、この機能が大好き!などなど
たくさん共有しようという会でございます。

その名も、「雲の上Talking ~フォームブリッジNight~」
タイムテーブルはこちら↓↓

1月のバージョンアップ情報

1月は大幅なバージョンアップを行いましたので、その内容についてトヨクモから発表しました。

【フォームの設定画面が変わりました】
①ヘッダー/フッター、背景色、ファビコン、ブラウザタブの製品名の設定を1画面でできるようになりました
②ヘッダーの背景色、ロゴの設定はヘッダーを直接クリックして設定可能です
③各フィールドも直接クリックして詳細設定が可能です

 

【”回答制限”設定画面ができました】
①回答数制限と②受付の開始/終了日時を1画面で設定できるようにになりました
回答数上限は数値を入力して保存するだけで設定が可能です
無効にしたい場合は入力欄を空欄にして保存するだけで完了です


【”JavaScript/CSSでカスタマイズ”設定画面を刷新しました】

JavaScript/CSSは分けずに登録できるようになりました
①登録されているファイルをURL、ファイル形式、追加日時のいずれかで並べ替えて表示できるようになりました
②以前は別の画面であった”エラー画面の高度なカスマイズ”画面を統合しました


【「iframe用の埋め込みコード」は”フォームの概要”画面に記載されています】

 

事例発表:鹿野内さん

「フォームブリッジ、すんごいいいよってはなし」

 

鹿野内さん
みなさん、フォームブリッジってどういう理由で導入しましたか?

 

今回集まってくださった皆さまは、社外からの問い合わせに使うのはもちろん、社内の情報を匿名で集めるフォームとして使っているという方が多かったです。
社内の情報を収集して解析をしたり、社内FAQとして使っているようです。

鹿野内さん
私は、メールの転記が大変すぎたんです。350名以上からのメールの返信を転記、転記、また転記…それだけで1日が終わってしまうくらい本当に大変だったんです。

 

そこで、フォームブリッジの出番。

鹿野内さん
ポイントは、苗字と名前を分けて入れることです。姓名の間の空白が入力者によってバラバラになってしまう問題を解決しました。それから、回答内容をチェックボックスに統一したら、今まで大変だった転記作業が全てなくなりました。

 

ちなみに、kMailerを組み合わせて「メールを確認しましたか?」の追いかけTELの作業を無くしたそうです。

鹿野内さん
メール本文内に「回答しましたか?」のチェックを入れて回答するだけのフォームを入れて、回答してもらうようにしました。フォーム内にはチェックボックスが1つだけですが、誰が回答したかについてをkintone側で把握できるように以下のブログをヒントに作成しました!

 

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【登壇資料】

 

事例発表:植田さん

「仕事を変える 人をつなぐ」

 

植田さん
賃貸物件の定期清掃でフォームブリッジを使う話をします。賃貸物件の定期清掃って、実際に清掃をしてくださる協力会社さんが必要不可欠なんです。協力会社さん側の作業としては清掃を行なって、点検して写真をとってもらうまで。
僕らは協力会社さんから届く報告書(紙で郵送!)のチェックと写真(郵送されたSDカード!)を台帳に貼って申請業務などを行います。

 

毎月の報告書の枚数は120枚、SDカードに入っている写真は750枚以上とのことで、
1件の処理を行うのに約10分かかってしまっていたそうです。

植田さん
kintoneに直接入力してもらうことができれば本当はいいんだけれども、協力会社さんの分までライセンスを購入するのはちょっと…そんな時に、フォームブリッジが大活躍するんです。

 

工夫点として、フォームに入力してもらう協力会社さんに「物件の中のどの部分の写真を撮って欲しいか」を漏れなく伝えるために、写真を添付してもらう添付ファイルフィールドのフィールド名を「場所の名前」にしたそうです。すると、忙しい中でも清掃員の方は確認箇所の写真の撮り忘れがなくなりました。

植田さん
これで、協力会社さんは抜け漏れなく報告でき、とても便利になりました。
でも、僕たち側はもうちょっと便利にしたいところです。

 

そこで、kViewer、プリントクリエイター、Toyokumo kintoneApp認証を組み合わせた仕組みを作成しました。
特にToyokumo kintoneApp認証がポイントで、自分の担当している物件だけを見せるような設定をすることで社外秘の情報をしっかりと守るようにしたそうです。

 

植田さん
そして今では、受け取った案件の処理を行うのにかかる時間は1件あたり0分になりました。
僕のフォームブリッジ推しポイントは、社内社外問わず使う人がみんな楽になるところです。

 

 

【登壇資料】

 

LTコーナー

LTとは

LTとは、ライトニングトーク(Lightning Talks)の略です。
Lightning=雷 のように素早い情報交換のための時間でございます。

雲の上Talkingでは、「LTで話したい!」と事前アンケートで回答いただいた方に
1人5分を目安に「わたしとフォームブリッジ」をテーマにお話をしていただきました。

LT発表していただいたみなさま、改めてこの度は素敵な発表をありがとうございました!

Aさん/某専門商社

Aさんの勤める企業では、kintoneを使っていたもののWebフォームからの回答をうまく活かせていないことが課題だったそうです。
そんな中、匿名でのアンケートを行いたいとのことでフォームブリッジを導入し、今ではフォームブリッジなしではいられない体になってしまった話を聞かせていただきました。

Aさん
社内でアンケートをとるためのツールはあったけれど、毎回CSVで落としていて、データが見えにくかったのが課題でした。それに、匿名性も担保したかったんですよね。

 

フォームブリッジの前身、フォームクリエイター時代からご利用いただいているそうです。今までに作ったフォームは100個以上!

Aさん
今までは、ほとんど私が請け負ってフォームを作っていましたが、直近では「自分でもやりたい!」と名乗り出てくる社員が出てきました。

 

今は、会議室のチェックインのフォームを作成途中とのこと!
作成途中のフォームのヒントに、以下のkintoneAPPブログをご活用いただいています。

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【登壇資料】

 

小池さん

小池さんの勤める企業では、成果を見える化して適切に評価をする取り組みが行われています。
その「見える化」にフォームブリッジとkViewerが役に立っている、という内容についてお話しいただきました。

小池さん
評価制度がはっきりしている会社だからこそ、フォームブリッジやkViewerでオンタイムで見えるようにしているのが受け入れられているんです。

 

kViewerのプロフェッショナルコースでご利用いただける「ダッシュボードビュー」で日々の成果や、公開フォームのURLを載せて常に全員が確認できる状態にしているそうです。

小池さん
これまでは「成果主義」とは言いつつ肝心な「成果」が目に見える形ではなかったものが、誰でもいつでもすぐに確認できるようになったことで、社内の評価制度がより活きるものになりました。

 

 

 

原田さん/社会福祉法人 横浜市社会福祉協議会

原田さん
前提として、社会福祉協議会には会員さんが大勢いらっしゃいます。私が入社した時には会員さんの名簿の管理用にエクセルが複数あって、壊れているものもいくつかありました。
そこで、名簿管理の一元化をkintoneとプリントクリエイター、データの管理としてkBackupを導入して解決しました。

 

トヨクモ製品に慣れてきた頃、隣の課から、「フォームを作りたい」「でもGoogleフォーム以外のフォームで」というリクエストがあったそうです。

原田さん
そこで、フォームブリッジの出番です。実はずっとフォームブリッジを使ってみたかったので当時とても嬉しかったのを覚えています。

 

今はどんな人でも見やすいように、必須情報をわかりやすく文字にする、説明欄の文字を青くする、入力欄をはっきりさせる、というデザインになるようCSSを組んで設定をされているそうです。

【登壇資料】

飯野さん/富士吉田市役所

スライドは同じく富士吉田市役所の小俣さんが作成されたものです。本日はご都合が悪くなってしまい欠席とのことで、代わりに飯野さんが駆けつけてくださいました。
申請に関する紙の作業をフォームブリッジで解決するお話しをしていただきました。

飯野さん
富士吉田市は市独自の補助金制度を8つ作成しています。
制度はたくさんあるのに、補助金の申請はこれまでとにかく紙文化でした。申請書を市民の方に取りに来てもらって、書いてもらって、また持ってきてもらうといった手間もかかるし、私たちも転記作業が大変すぎました。

 

そこで、外部サービスの拡張性の高さでkintoneを採用し、同じタイミングでフォームブリッジの導入も決定されました。
また、導入にあたって他社の導入事例を社内で提案用の資料としてご活用くださったそうです。

飯野さん
今はフォームブリッジによるオンライン申請+対面申請でタブレットへの直接入力で転記作業をゼロにしました。

 

今までに作成したフォームは250個以上で、富士吉田市のホームページ内のフォームはほとんどフォームブリッジで作られているそうです。

【登壇資料】

 

他のユーザーに聞いてみたいことコーナー

今回は同じ製品を利用しているユーザーが集まっているので、普段お困りのことをユーザーの皆様同士で解決できるような機会ができれば、ということでグループでお話ししていただきました。
その中で出てきた話題を一部抜粋して紹介します。

「チームで使っている中で、フォームや設定が他の人に消されないかなって心配なんですよね。」
「わかります!もしロック機能があったら、「間違えて消しちゃった」「編集しちゃった」がなくていいかもしれないですね。」
「私はフォルダ分けができたら嬉しいなって思ってます。どうしてもフォームが多くなって探すのが大変になってしまうので。。」
「それなら、現状は検索タグを使うといいかもしれないですね。」
「検索タグか、知らなかったです!使ってみます。」
「フォームの設定内でヘッダーロゴの大きさ調整ができたらいいなと思っています。」
「この前、ちょうどいいサイズになるまで別のページでロゴの大きさを調節しながら作成してて大変でした。」
「わかります!このくらいかな〜って思って作ったらすごい大きくて、画面いっぱいになってしまったことあります。」

 

あっという間に終わりのお時間に…

今回は初めてフォームブリッジに特化した会となりましたが、いかがでしたでしょうか。
社内のメンバーには相談しづらくて1人で悩んでいたような内容も、仲間を見つけることで前向きに解決できそうだな、と思っていただけましたら嬉しいです。

今回は「ユーザー会や勉強会といったものに初めて参加します」とおっしゃっていた方に多くご参加いただきました。
最初は緊張されていたようでしたが最後には同じ悩みを抱える仲間として仲良くなられていたのが印象的でした。

また、X(旧Twitter)では「#フォームブリッジNight」で参加いただいた皆様の感想や会場の雰囲気を覗くこともできますので、ぜひチェックしてみてください。

 

フォームブリッジとは

フォームブリッジとは、kintoneに連携するWebフォームを作成できるツールです。
プログラミングの知識がなくてもマウス操作のみで、条件分岐や数値計算を含んだ高度なアンケートフォームや申し込みフォーム、Web試験フォームなどを簡単に作れます。

フォームへの回答内容は自動でkintoneに保存されます。転記する必要がないため、入力ミスの心配がなく、業務効率が大幅にアップします。
また、フォームの公開期間やアクセスを制限可能で、セキュリティ面でも安心です。

フォームへの回答を通じて、kintoneライセンスを持たない人でもkintoneに直接データを登録できるようになります。
30日間の無料お試しは何度でもご利用可能ですので、ぜひお試しくださいませ。


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