kintoneのグループとは？使い方や活用するケース・注意点を解説

kintone（キントーン）のグループフィールドを使うことで、グループごとに情報を展開して表示したり、折りたたんで非表示にしたりできます。

「kintoneのグループフィールドの使い方が分からない」「kintoneのグループを作成する方法は？」と疑問をお持ちの方もいるのではないでしょうか。

本記事では、kintoneのグループの概要や使い方、グループの活用例などについて解説します。また、kintoneを利用するうえでおすすめの連携サービスも紹介するので、ぜひ参考にしてください。

kintoneのグループとは

kintoneのグループフィールドとは、配置すると他のフィールドをグループフィールド内に入れて、グループごとに折りたたんで非表示にしたり、展開して表示したりできる機能です。

フィールドの数が多い場合、フィールドをグループフィールドごとにまとめて整理できるので、フィールド数を整理したい場合に活用するといいでしょう。

なお、グループフィールドはテーブル化できず、グループフィールド内にテーブルやグループフィールドを入れることはできません。

グループフィールドを削除すると、グループフィールドに含まれるフィールドもすべて削除されます。

また、レコード番号や作成者、更新者、作成日時、更新日時のフィールドが含まれている場合は、グループフィールドを複製できない点にも注意が必要です。

kintoneのグループの使用例

フィールドの数が多い場合、各フィールドを用途に応じてグループフィールド内に入れて折りたたむことで、フィールドが整理されて見やすくなります。

また、グループフィールドごとにアクセス権を設定すれば、閲覧・編集できるユーザーを制限でき、設定したアクセス権が一括で適用されます。

グループフィールドの設定項目

グループフィールドの設定項目は以下のように定められています。

• フィールド名：グループフィールドに対する見出しを指定する
• フィールド名を表示しない：レコードの追加／編集／詳細／印刷用画面で、フィールド名を非表示にする
• 初期値：グループフィールドの初期表示を折りたたんだ状態、あるいは展開した状態かを設定する
• フィールドコード：APIでフィールドを指定する際に利用する文字列

フィールドのアクセス権については、フィールドにアクセス権を設定する」で詳しく解説されているのでご参照ください。

kintoneのグループフィールドの使い方

ここからは、kintoneのグループフィールドの使い方について紹介します。

• グループをドラッグして配置する
• フィールド名を非表示にする

それぞれの手順について詳しく見ていきましょう。

グループをドラッグして配置する

まずは、アプリの設定画面で左側のフィールド一覧から「グループ」をドラッグして配置しましょう。そうすると、タイトル付きの枠が配置されます。

次に、グループに入れたいフィールドを枠の中にドラッグ&ドロップで配置することで、グループ内にフィールドを配置することができます。

配置したグループは、タイトルの部分をクリックすると枠を閉じたり開いたりを切り替えることが可能です。

フィールド名を非表示にする

グループフィールドを目立たないようにするには、フィールド名を非表示にしましょう。

フィールドの設定から「フィールド名を表示しない」をクリックすると、設定の違いごとに表示方法を変えることができます。

kintoneのグループを活用するケース

kintoneのグループは、以下のようなケースで活用できます。

• アプリ間連携用のキーフィールド
• 管理用に用意したフィールド
• 計算の途中過程となるフィールド

アプリ間連携用のキーフィールド

kintoneで複数のアプリを連携する際に、それぞれのアプリのレコードを紐づける項目として、名称やレコード番号などを用いることがあります。

この際に、商品名や顧客名などを利用する場合は、一目見て理解できるかもしれません。

しかし、コード番号などを使う場合は馴染みがなく判断しづらくなることもあります。フォームの中をすっきりさせて見やすくするためにも、グループフィールドで隠しておくのがいいでしょう。

管理用に用意したフィールド

データの集計や分析、レポート作成のために、あらかじめアプリに情報格納用としてのフィールドを仕込むケースもあります。

普段アプリを使うユーザーはあまり気にしなくいい情報なので、グループフィールドに入れて情報を隠しておくといいでしょう。

計算の途中過程となるフィールド

数値の計算や文字列の結合において、直接フィールドから算出できる場合はいいですが、複雑な計算やカスタマイズを併用することもあるでしょう。

このような場合、計算の途中過程を置いておくフィールドを設置することがおすすめです。

kintoneのグループを非表示する際の注意点

kintoneのグループを非表示する際に、「このステータスでは表示させたいが、このステータスでは隠したい」のように、レコードの状況に応じて動作を見せる見せないを設定することはできません。

ステータスに応じて制御したい場合は、JavaScriptによるカスタマイズが必要になるため注意しましょう。

kintoneをより便利に使うならToyokumo kintoneApp

kintoneを導入する際に合わせておすすめしたいのが、トヨクモ株式会社が提供する「Toyokumo kintoneApp」です。

kintoneの基本機能では実現が難しいことも、トヨクモの連携サービスであればさらに便利に活用することができます。

Toyokumo kintoneAppでは、以下6つのサービスが提供されています。

ここからは、Toyokumo kintoneAppの各サービスについて紹介します。

FormBridge

FormBridgeは、kintoneアカウントがない人でもkintoneに直接データを保存できるWebフォーム作成サービスです。

kintoneの基本機能における「ライセンスを持たないユーザーは情報を登録できない」という問題を解消できます。

また、FormBridgeで作成したフォームは、kintoneに直接データが保存されるため、転記の必要がなく、業務効率化や入力ミス・漏れの削減ができるのがメリットです。

kViewer

kViewerは、kintone内の情報を手間なく外部に公開できる連携サービスです。kintoneアカウントを持たないユーザーにも簡単にkintone内の情報を公開できます。

kintoneの情報を共有する際にわざわざデータを移し替える手間もなく、グラフなどの数値情報もそのまま外部に公開することが可能です。

公開範囲を設定することもできるので、社外秘の情報が漏洩するリスクを抑えつつ、社外の人に資料やデータを気軽に共有できるようになります。

kMailer

kMailerは、kintone上で管理しているメールアドレス宛に、kintone内のデータを自動引用したメールを自動・手動・予約で送れるサービスです。

kintoneで管理している顧客に向けて一斉送信や、kintoneからのテキスト引用などを行ったり、誰にいつどんなメールを送信したかなどのログを確認することもできます。

普段社内で使っているメールアドレスからメールを送信するため、新たにメールサーバーやメールアドレスを用意する必要はありません。

誰に、いつ、どんなメールを送信したか、受信者がいつ資料をダウンロードしたかなどの情報をログとして確認することもできます。

PrintCreator

PrintCreatorは、kintoneに登録されている社名や金額などの情報を活用して、マウスのみで簡単に帳票が作成できる帳票出力サービスです。

現在使用している見積書や請求書などをPDFファイルでPrintCreatorにアップロードすれば、マウス操作のみで簡単に帳票を作成できます。

kintoneアプリの複数レコードを一括で出力できるので、複数社の請求書や月報を簡単に印刷できるのもメリットです。

DataCollect

DataCollectは、関数を利用した計算や複数アプリ間の収集・計算・加工を可能にし、kintoneが苦手とする予実管理や在庫引き当てを実現できるサービスです。

Excelと同じ感覚で複数のアプリから情報の集計や計算が可能で、スケジュール設定による自動実行やリアルタイム更新などにも対応しています。

事前に設定しておけば、手動で操作することなく情報を自動で収集・計算できるので、情報の集計漏れや更新忘れを防げます。

kBackup

kBackupは、kintoneアプリに登録したデータが消えてしまった際に備えて、kintone内のデータを別環境にバックアップできるサービスです。

kintoneの基本機能では、kintone上のすべてのデータを一括でバックアップすることはできません。kBackupを利用することで、誤って必要なアプリを削除してしまったり、スペースが復旧できなくなったという事態を防げます。

また、大切な顧客情報や添付ファイルのバックアップにも対応しています。

kintoneをより便利に活用するならToyokumo kintoneApp

「kintoneをより快適に利用したい」「kintoneを活用する幅を増やしたい」とお考えの方は、kintone連携サービス「Toyokumo kintoneApp」の利用がおすすめです。

トヨクモのkintone連携サービスは1万契約を突破し、サイボウズのオフィシャルパートナー評価制度においても全製品で受賞と、実績と使いやすさに定評があります。

トヨクモ連携サービスを導入することで、紙の書類を介さず、直接データの書き込みや管理が行えるため、職員の負担軽減や業務効率改善が図れるでしょう。

悩みややりたいことに合わせて最適な機能を追加できるので、kintoneと一緒に使いたい便利なサービスをお探しの場合は、30日間無料お試しからぜひ実際の使用感を体感した上でご検討ください。