不動産業界でkintoneを活用！導入のメリットや活用事例を紹介
不動産業界において、紙やExcelで情報共有や管理を行っているケースはまだまだ少なくありません。
近年、対面だけでなくオンラインで重要事項説明を行う「IT重説」も導入されはじめ、デジタル化や効率化の必要性が高まっています。
「不動産業界でkintoneはどのように活用できる？」「kintoneを導入するメリットや事例を知りたい」とお考えの方もいるのではないでしょうか。
本記事では、不動産業界においてkintoneを活用するメリットや具体的な活用例、実際に導入した企業の事例などを紹介するので、ぜひ参考にしてください。
目次
不動産業界における情報共有・管理の問題
不動産業界では、情報共有や管理にさまざまな問題があります。具体的には、以下のようなものが挙げられます。
- 顧客データを書類、紙、部署ごとに独自のシステムで管理している
- 契約書や重要事項説明書等の書類作成で、何度も同じ情報を入力している
- 誰がいつどこに発注したのか把握しきれていない
- 顧客からの問い合わせ内容や回答状況が本人にしか分からない
- 異なる部門間で情報共有がスムーズに行われていない
さまざまな情報が紙やExcelで管理されていると、全体での情報共有ができずに属人化してしまったり、毎回転記が必要になったりするケースがあります。
最悪の場合、業務効率の低下や顧客満足度の低下につながってしまう可能性も考えられるでしょう。
不動産業界でkintoneを導入するメリット
kintoneを導入することで、不動産業界における情報共有・管理の問題を解決できます。
kintoneは、ノーコードで業務のシステム化や自動化を図れる業務改善クラウドサービスで、自社に合わせて業務アプリを開発可能です。
散在しているデータを一元管理したり、さまざまなプロセスがkintone上で完結できるようにすることで、チームの進捗を可視化したりできます。
不動産業界の情報共有を改善したい場合は、kintoneの導入を検討してみてはいかがでしょうか。
不動産業界のkintone活用例【サンプルアプリ】
ここからは、不動産業界におけるkintoneの活用例として、kintoneの便利なサンプルアプリについて紹介します。
案件管理アプリ
参照：案件管理｜kintone
案件管理アプリは、案件ごとに受注の確度や金額、活動の履歴などを記録できるアプリです。
ひとつの案件に対して、いつどのようなアクションをとったか記録できるので、現状の確認や担当の引き継ぎもスムーズに行えます。
売上・案件数・確度などを簡単に集計できるので、報告や途中経過の確認もかけずに行えます。また、担当者別の案件数や確度、今月の売上金額などを集計するのにも役立つでしょう。
アプリに情報を登録すれば常に最新情報を共有できるので、ファイルの更新漏れによる情報共有漏れを防げます。
契約書管理アプリ
契約書管理アプリは、契約書の作成依頼から、作成した書面の添付・確認までワンストップで行えるアプリです。
契約書は、作成・修正の経緯が重要になるので、コメント欄でやり取りを集約すれば、後から経緯を簡単に把握することができます。
また、全文検索によって、添付書類の中身までキーワード検索できるため、情報を探す手間を省けることも特徴です。
物件契約管理アプリ
物件契約管理アプリは、賃貸借契約情報を管理するためのアプリです。
ExcelやCSVデータの読み込み機能を使うことで、既存データをそのまま利用できます。ファイル添付も行えるので、契約書ファイルも紐づけて管理が可能です。
契約満了日の半年前、3ヶ月前など契約情報に沿ってリマインド通知を設定できるので、対応漏れの防止にもつながります。
契約状況のステータス別、ビルごとなど、レコードを絞り込んで確認することも可能です。
不動産物件マスタアプリ
不動産物件マスタアプリは、不動産を保有する企業向けのアプリです。契約の管理アプリやオーナーのマスタアプリを作成し、このアプリに紐づけて管理すると便利に活用できます。
フリーワード検索や絞り込みで物件情報を検索できるため、物件の管理会社の電話番号などをスピーディーに探したいときに便利です。
管理する不動産の形態に合わせて、管理項目を柔軟に編集できるので、自社に合わせた物件管理を実現できるでしょう。
ワークフロー（社内申請管理）パック
ワークフロー（社内申請管理）パックは、会社でよく使う申請フォーム3種類がまとめられたパックです。パックには、交通費申請・出張申請・物品購入申請が含まれます。
社外からもアクセスできるので、上長が不在がちでなかなか承認が下りないという悩みも解消し、申請から決裁までのスピードアップが図れるでしょう。
申請経路は社内フローに合わせて自由に設計でき、変更が必要になったときも柔軟に対応可能。自分が承認者に設定されている場合、リマインド通知が来るので処理漏れを減らせます。
お客様来訪登録
お客様来訪登録アプリは、お客様が来訪する際に必要な情報を登録し、総務部など関連部署へ共有できるアプリです。
口頭やメールのやり取りでは変更が分かりづらい詳細情報も、登録されたデータをもとにやり取りが行えます。どこで変更されたかなどを見返せるよう、やり取り自体も履歴に残しておくことが可能です。
来訪者情報を登録するだけで、総務部など関連部署や担当者に自動通知されるので、連絡漏れを減らせるでしょう。
FAQアプリ
参照：FAQ｜kintone
FAQアプリは、社内手続きに関するよくある質問と回答をFAQ形式で登録できるアプリです。社内で利用することで、従業員からの問い合わせ対応時間を短縮できます。
内容をアレンジすれば、各部署の業務マニュアル作成などさまざまな場面で活用が可能です。
部署から探す、知りたいことから探すなど、色々な軸で質問を分類でき、回答とともに関連するリンクを記載できます。
手続きができるサイトのURLや説明資料のありかを記載したり、FAQで解決できなかった場合はコメント欄を使って担当部署へ質問できます。
kintone×不動産の活用事例
ここからは、不動産業界におけるkintoneの活用事例を紹介します。
株式会社奥羽興産
株式会社奥羽興産様では、現場の負担を最小限にし、事務作業を減らしたいという思いでkintoneを導入しました。
手書きでアンケートに回答してもらい、営業担当がExcelとkintoneアプリに入力し、報告資料を作成していました。さらに、紙やデータ入力用のExcel、kintoneアプリ、資料用のExcelという四重の管理を行っていたようです。
まずは転記作業をなくすため、kintoneアプリに直接データが保存される「FormBridge（フォームブリッジ）」を使って、アンケートフォームを作成できるようにしました。
また、会議で使用する集計データをkintone上で表示することで、集計や資料作成の手間がなくなり、リアルタイムでグラフのデータを更新できるようになったようです。
株式会社奥羽興産様の導入事例はこちら
株式会社フラットエージェンシー
株式会社フラットエージェンシー様では、不動産業界の「紙ベース」な業務フローを改善し、入居者×賃貸仲介業者×管理会社の相互利益を実現しました。
導入前は、書類や身分証明書の不備が起こりやすく、情報共有が電話やメールで手間がかかっているという問題がありました。また、入居者情報の登録を手入力する必要もあったそうです。
そこでkintoneおよびトヨクモ連携サービスを導入することに。FormBridgeとkViewer（ケイビューワー）をフル活用し、情報共有ダッシュボードを構築しました。
また、PrintCreatorでインボイス対応の帳票作成を実現し、kMailerで郵送書類を電子化することで、スムーズな帳票発行を実現しています。
社内の問題に合わせてkintoneや連携サービスをカスタマイズし、外国人向けの入居申込書のフォーム実装や、DataCollect（データコレクト）の新たな導入など、さらなる改善を図っています。
>事例記事：不動産業界の「紙ベース」な業務フロー改善！入居者×440社の賃貸仲介業者×管理会社の相互利益を実現したkintone活用法
株式会社モリビ
不動産の管理や、リフォーム・リノベーションの事業を行う株式会社モリビ様では、kintoneとトヨクモ連携サービスを導入して、業務改善を実現しました。
以前までは、Excelで発注書や注文書を作成しており、共有フォルダ内の原本を使用するにあたって、同時にアクセスすると開けない・編集できないという問題があったそうです。
そこでPrintCreator（プリントクリエイター）を導入することで、ボタン1つで出力可能になり、これまで手作業で行っていた作業をすぐに完了できるようになりました。
また、社内の制服注文はFormBridgeを活用することで、取りまとめにかかる工数の削減にもつながったそうです。
kintoneをより便利に使うならToyokumo kintoneApp
「kintoneをより便利に使いたい」「kintoneを活用する幅を増やしたい」とお考えの方は、kintone連携サービス「Toyokumo kintoneApp」の利用がおすすめです。
トヨクモのkintone連携サービスは1万契約を突破し、サイボウズのオフィシャルパートナー評価制度においても全製品で受賞と、実績と使いやすさに定評があります。
トヨクモ連携サービスを導入することで、紙の書類を介さず、直接データの書き込みや管理が行えるため、職員の負担軽減や業務効率改善が図れるでしょう。
| FormBridge | kintoneへデータが自動で保存されていくWebフォームを作成できるサービス |
| PrintCreator | kintoneアプリのデータをPDFで出力できるサービス |
| kViewer | kintoneライセンスがない人に、kintoneアプリのデータを共有できるサービス |
| kMailer | kintoneアプリのデータを引用してメール送信できるサービス |
| DataCollect | 複数のkintoneアプリに登録されたデータを集計できるサービス |
| kBackup | kintoneアプリに登録されたデータを安全にバックアップするサービス |
悩みややりたいことに合わせて最適な機能を追加できるので、kintoneと一緒に使いたい便利なサービスをお探しの場合は、30日間無料お試しからぜひ実際の使用感を体感した上でご検討ください。
トヨクモ編集部
kintoneを便利に活用する情報を発信｜サポートチーム全員がkintone資格保有者｜【クラウドで、もっと便利に。もっと簡単に。】をモットーに活動
