kintone(キントーン)に登録した情報を、社内で使う日報や報告書にしたり、社外へ向けた見積書や請求書として出力したりすることは多いのではないでしょうか。また、Excelに転記する際に資料の見栄えや出力にかかる工数を改善したいと思ったことはありませんか。
今回は、kintoneの帳票をよりキレイにカンタンに出力する方法として、無料のプラグインを導入した場合と、kintone連携サービス「PrintCreator」を導入した場合の活用例をご紹介します。
kintone内の機能ではレコード画面そのままの印刷しかできない
kintoneにレコード登録した取引データを出力したい時は、kintoneのレコード画面の右上にあるメニューボタンの「・・・」から「レコード印刷機能」を選ぶだけで、簡易的にレコード画面を印刷できます。
内容が簡素なものであればこの方法で十分ですが、項目や行が増えたり、形式が複雑なものになったりしていくと、全体的な視認性や対外的な体裁が適切ではないと感じる場合もあるでしょう。
データの表示形式やレイアウトを詳細に指定して、より見やすい形で出力するためには、プラグインや外部連携サービスを使う必要があります。
kintoneからの帳票出力をサポートする無料のプラグイン
合同会社ぱんだ商会が提供するTiSの無料プラグインを導入すると、kintoneのデータをより体裁が整った形で出力可能です。
「一覧画面印刷プラグイン」を活用すれば、不要なヘッダー・フッダーなどを除いて印刷できます。また、一覧表の「テーブルだけ」「グラフだけ」と部分的に指定した部分のみを印刷することも可能です。
「印刷設定プラグイン」を活用すれば、レコード内の項目について、文字色・フォント・大きさなどを変更できます。レイアウトを整えたり、強調したいポイントを編集したりできます。
これらのプラグインは、ファイルをダウンロードしてkintone上にアップロードすれば、無料で利用可能です。コストを抑えたい、特定の部分だけ見やすく整えたいという方のニーズを十分に満たせる機能です。
無料のプラグインでできること
- 単一レコード印刷のレイアウト変更
- 一覧画面の印刷
- 一覧画面のグラフの出力
kintoneの標準機能ではレコード画面を一つずつしか印刷することができず、印刷画面もレコードをそのまま出力することしかできません。「印刷設定プラグイン」を用いることでフィールドのサイズや文字色を変更し、レイアウトを整えることが可能です。
また、レコード一覧画面から作成できるグラフは、kintoneの標準機能では外部に出力することができません。「一覧画面印刷プラグイン」を用いることで、一覧画面に表示したグラフをpdfで保存することができます。
無料のプラグインではできないこと
無料のプラグインはkintoneのレコード情報を見やすく整理することや、標準機能ではできない一覧画面の印刷を可能にします。
しかし、無料のプラグインでできないこともいくつかあります。
- 特定のフィールドを非表示にした上での出力
- 複数レコードの情報を一元化した出力
- kintoneレコードとは異なったフォーマットでの出力
無料のプラグインを利用する場合、kintoneレコードやフィールドの配置に依存する部分が多く、柔軟な出力には対応できません。
『PrintCreator』でkintoneからのPDF出力がキレイにカンタンに
上記でご紹介した機能だけでは希望にあった出力が難しいという方ににおすすめできるのが「PrintCreator」です。
PrintCreatorでできること
- 出力したいフィールドのみを選択して出力
- 複数レコードの情報を一括出力
- 自社フォーマットでの出力
Print Creatorではレコード内の特定のフィールドを非表示にして出力することができます。また、複数レコードの情報を一つのデータとして出力することもできるので、必要な情報だけを選んで出力することが可能です。
PrintCreatorは30日間の無料お試しができ、何度でも利用することができます。ぜひお手元でお試しください。
kintoneで帳票作成したいなら
デザインの自由度が高く、希望のレイアウトや既存のフォーマットに合わせてデータを出力できます。PDF形式であれば、どんなサイズやレイアウトのフォーマットにも合わせられるのが、PrintCreatorの大きな特長です。
また、PrintCreatorはほとんどがマウスでの簡単な操作のみのため、外部サービスをあまり利用したことがないという方にも最適です。
土台のデザインとなるフォーマットをPDFファイルで用意して、背景としてアップロードすれば、その上に自由な大きさ・色・位置を設定し任意のデータを表示可能です。文字列や数値はもちろんのこと、テーブル・画像・QRコード・バーコードなどもレイアウトできます。
必要な項目はkintone上からそのまま引用可能なため、Excelなどの既存フォーマットに転記する際に人為的なミスや情報の伝達ミスを防ぎ、転記にかかる工数を大きく減らすことができます。
以下でPrintCreatorの特徴を詳しく紹介していきます。
複数のレコードから情報を集めて見やすい資料を作れる
PrintCreatorでは、複数のレコードから数値やデータを集約して１つの帳票にまとめることができます。
帳票の種類で「一覧表」の形式を選べば、当月かかった経費の一覧や、在庫商品の一覧、社員名簿など、複数のレコードをまとめて記載できます。レコードの件数によっては、複数枚にわたる帳票も出力可能です。また、複数アプリにまたがったレコードの内容を集約することもできます。
脱Excelが実現できる
Excelを使って帳票出力をしている方も多いのではないでしょうか。kintoneから手作業で転記したり、CSVで出力したデータから必要部分だけを切り抜いたりする作業は、工数がかかるうえに、ミスが生じることもあるでしょう。
既存のExcelフォーマットをPDF化してPrintCreatorに取り込めば、マウスのドラッグ＆ドロップで、どの箇所にどの項目を表示させるかをカンタンに設定できます。細かく表示位置の調整ができるため、どんな形のフォーマットにも合わせられます。
デザインのカスタマイズ性が高い
PrintCreatorでは、フォーマットとして取り込めるPDFの種類やサイズの制約がありません。帳票としてよく出力される見積書や誓約書だけでなく、日報や医療機関における診断書などを任意のサイズで出力できます。また、QRコードやバーコードも表示可能なため、店頭に置くパンフレットやポスターなど、用途は無限大です。
PrintCreatorの活用事例
kintoneの情報を出力する外部の連携サービスはいくつかありますが、PrintCreatorが誇る大きな特徴は、出力するPDFのサイズが自由に選べるという点です。A4やB4などの規定の用紙サイズはもちろんのこと、1mm単位でサイズ調整ができ、ハガキサイズや宛名ラベルのサイズも出力可能です。
(事例1) 飲食店のメニュー表
例えば、季節や時間帯によって内容が変化する飲食店のメニュー表の作成が簡単にできます。規定のフォーマットがある場合は、そのデータをPDF形式で保存して、背景としてPrintCreatorにアップロードすることで、その上にメニューをレイアウトできます。
メニューの一覧が登録されているkintoneアプリから、メニュー表に表示させたい情報だけを選んで、自由にレイアウト位置を決められます。文字の色や大きさも背景画像に合わせて調整可能です。
また、既存の情報に文字を追加することも可能です。上記の例では、kintone上では値段が数値のみになっていますが、PrintCreatorの編集画面で語尾に「円」を追記しています。
(事例2) 各種申請書
経費申請書や交通費申請書など、ExcelやWordの形式で使用しているフォーマットがある場合も、そのままのレイアウトでPrintCreatorからファイルに出力可能です。
メニュー表の事例と同様に、使用しているExcelやWordのファイルをPDF形式で保存して、背景画像としてPrintCreatorにアップロードします。
「番号」「日付」「経路」「金額」「合計」など、申請書に記載が必要な項目を選択して、必要な部分のみを表示できます。
「FormBridge」という別サービスと連携すれば、kintoneのライセンスを持たない従業員であっても、フォーム入力をすればこのような申請書のPDF出力が可能です。アルバイトやインターン生などが多く在籍する企業にも最適です。
(事例3) 取引先への請求書作成
見積書や請求書などといった社外へ提出するデータは、体裁が気になるのではないでしょうか。こちらもExcelのテンプレートなどをPDF形式で保存して取り込めば、kintoneのレコード上から必要情報を選んで配置できます。先方からの指定のフォーマットがある場合でも、PrintCreator上で調整すれば、同様に対応可能です。
より多くのデータを、ニーズに合わせた形でキレイにカンタンにまとめて出力できるのがPrintCreatorの大きな強みです。
見やすさにこだわった帳簿出力にはPrintCreatorが最適
kintoneに日々記録されていく取引データや管理データは、記録していくだけでなく、見える形にまとめて活用するのが本来の目的と言えるでしょう。今回は、そんなkintone上のデータを帳簿などの資料に出力する方法として、プラグインを活用する方法と、外部連携サービス「PrintCreator」を活用する方法についてご紹介しました。
レコードの内容によっては、既存の機能や無料プラグインなどで事足りる場合もありますが、簡単な帳票から複雑な報告書まで幅広く対応可能な「PrintCreator」の活用がおすすめです。PDFファイルの出力までの工数を大きく削減できるだけでなく、情報伝達の質も大いに改善できるでしょう。
