社内で作業管理する際に、メールやチャットでは進捗状況が確認できず、対応の抜け漏れやチェック漏れが生じることもあるのではないでしょうか。
このようなときに、kintone（キントーン）を活用して依頼管理を行うことで、リアルタイムで進捗状況を共有したり、コミュニケーションを取りながらやり取りを進められます。
「kintoneで作業管理するには？」「作業管理を通して業務効率化や生産性向上を図りたい」とお考えの方もいるのではないでしょうか。
本記事では、kintoneで依頼管理を行うメリットや、依頼管理に役立つサンプルアプリと連携サービスを紹介するので、ぜひ参考にしてください。
kintoneで依頼管理を行うメリット
kintoneで依頼管理を行うメリットとして、以下が挙げられます。
- 進捗状況を可視化できる
- 作業の優先度を判断しやすい
- リアルタイムでコミュニケーションを取れる
ここでは、それぞれのメリットについて順に解説します。
進捗状況を可視化できる
kintoneは、プロジェクトやタスクごとに進捗状況を可視化できるのがメリットです。ガントチャートなどの工程表を通して、チーム全体がタスクの進行状況を一目で把握できます。
プロジェクトにおいて、どのタスクが進行中か、完了しているか、あるいは遅れているかといった進捗状況を直感的に確認可能です。
進捗状況が可視化されることで、プロジェクト全体の進行状況を把握できるため、問題が生じたり、タスクが滞る前に対策を講じることができます。
作業の優先度を判断しやすい
kintoneを活用して依頼管理を行うことで、作業やタスクの優先度を簡単に判断できる点もメリットです。
最優先のタスクや緊急で対応すべき作業に優先で対応するために、優先順位や期限を設定できます。また、タスクの内容や進捗状況に応じて、作業の優先度を調整することも可能です。
優先順位を把握することで、最も重要なタスクや作業に集中できるため、プロジェクトを円滑かつ効率的に進められるでしょう。
リアルタイムでコミュニケーションを取れる
kintoneは、リアルタイムでのコミュニケーションを取れるツールです。
たとえば、プロジェクトやタスクに関するコメントや質問を即座に共有することで、スピーディーな意思決定や問題解決を行うことができます。
また、プロジェクトのチーム全体が同じプラットフォーム上で作業しているため、情報共有や意見交換もスムーズです。
リアルタイムでコミュニケーションを取ることで、チーム間の連携が強化され、効率的にプロジェクトを進められるでしょう。
kintoneの依頼管理に役立つサンプルアプリ
ここからは、kintoneの依頼管理に役立つサンプルアプリをいくつか紹介します。
作業依頼申請アプリ
▲画像引用：作業依頼申請アプリ
作業依頼申請アプリは、他の部署や他のチームに対して作業を依頼するアプリです。
kintoneはインターネットに接続できれば利用できるので、社外にいる場合でもすぐに作業を依頼でき、対応スピードが向上します。
依頼に「担当者」と「ステータス」を付けられるため、依頼した作業の申請・承認、および作業状況の管理ができます。一覧画面で依頼の対応状況を可視化できるため、対応漏れを防止可能です。
また、依頼に紐づいたコメント機能によって、一画面内で依頼に関する質問などのコミュニケーションを取れるため、情報が分散しないのもメリットです。
総務への依頼受付アプリ
▲画像引用：総務への依頼受付アプリ
総務への依頼受付アプリは、消耗品の発注や設備の修繕など、総務部への依頼を登録するアプリです。
対応状況のプロセスを設定する機能を使うことで、未完了のタスクを絞り込んで表示できるので、担当者の作業漏れを防ぐことができます。
また、作業の進捗を共有したり、さらに詳しい状況を聞いたりするときはコメント欄を活用することで、やりとりをまとめて管理できます。
外部作業者申請アプリ
▲画像引用：外部作業者申請アプリ
外部作業者申請アプリは、商業施設でテナントが本部に外来作業の申請を行う際の申請アプリです。作業内容を書き込み、ボタン1つで本部に申請できます。
作業日の前日や当日の朝など、リマインド通知を自由に設定できるため、チェック漏れや対応漏れを防ぐことが可能です。また、内容に不足があった場合にはコメント機能でディスカッションできます。
テナントごとや期間ごとに過去の申請を絞り込んだり、検索したりできるので、過去の作業事項を参照したい場合にも便利です。
配送依頼アプリ
▲画像引用：配送依頼アプリ
配送依頼アプリは、配送業における管理部門および営業の方が、お客様ごとの配送依頼の受付や進捗を管理するアプリです。
自身の依頼分の商品や物品がいつ出荷・到着予定かを一目で確認したり、プロセス管理機能によって現在の状況を確認することができます。
発送状況の可視化や進捗管理、リマインダー機能などを利用することで、処理の抜け漏れを防止可能です。
ワークフロー（社内申請管理）パック
▲画像引用：ワークフロー（社内申請管理）パック
ワークフロー（社内申請管理）パックでは、会社でよく使う申請フォーム3種類をまとめたパックです。パック内容には、交通費申請・出張申請・物品購入申請の3つが含まれます。
社外からもアクセスできるので、申請から決裁までのスピードアップが図れます。
自分が承認者に設定されている場合は、通知が届くようになっているため、チェック漏れや処理漏れを防げます。別途設定すれば、普段利用しているEメールでも通知を受信可能です。
申請経路は社内フローに合わせて自由に設計できるので、経路が変更になった場合にも柔軟に対応可能です。
kintoneの依頼管理で使える連携サービス・プラグイン5選
ここからは、kintoneの依頼管理で使えるおすすめの連携サービスを紹介します。
1.Toyokumo kintoneApp
kintoneを導入する際に合わせておすすめしたいのが、トヨクモ株式会社が提供する「Toyokumo kintoneApp」です。
kintoneの基本機能では実現が難しいことも、トヨクモの連携サービスであればさらに便利に活用することができます。
Toyokumo kintoneAppでは、以下6つのサービスが提供されています。
| FormBridge | kintoneへデータが自動で保存されるwebフォームを作成できるサービス |
| PrintCreator | kintoneアプリのデータをPDFで出力できるサービス |
| kViewer | kintoneライセンスがない人に、kintoneアプリのデータを共有できるサービス |
| kMailer | kintoneアプリのデータを引用してメール送信できるサービス |
| DataCollect | 複数のkintoneアプリに登録されたデータを集計できるサービス |
| kBackup | kintoneアプリに登録されたデータを安全にバックアップするサービス |
kintoneで依頼管理を行う上で特におすすめなのがFormBridgeです。
FormBridgeは、kintoneアカウントがない人でもkintoneに直接データ保存できるWebフォームを作成する連携サービスです。
FormBridgeを活用すれば、kintoneライセンスを持たない人からの依頼もフォームで受付可能でき、依頼内容が自動でkintoneへ反映されます。
また、kViewerを導入してkintoneライセンスがなくても進捗状況を確認したり、kMailerでkintoneの情報を引用してメールでやり取りするといった活用も可能です。
Toyokumo kintoneAppは、30日間無料お試しもご用意しているので、少しでも気になる方は実際の使用感を試した上でぜひご検討ください。
2. 日程・工程・稼働表作成プラグイン
株式会社TISが提供する日程・工程・稼働表作成プラグインは、kintoneのレコードをガントチャート形式で表示できるプラグインです。
進捗や項目に応じて色分けできるので、作業の進捗状況を一目で把握できるようになっています。
■価格
無料
3. ガントチャートプラグイン
画像引用：ガントチャートプラグイン｜cybozu developer network
ガントチャートプラグインは、cybozu developer networkで公開されているプラグインです。kintoneアプリで管理しているタスクをガントチャートで表示することができます。
なお、サンプルプラグインとなるので、サイボウズ社のAPIサポート窓口への問い合わせ対象外となるため注意しましょう。
■価格
無料
4. カレンダーPlus
カレンダーPlusは、合同会社ラジカルブリッジが提供するプラグインです。kintoneにサクサク動く素敵なカレンダー機能を追加することができます。
月別・週別・日別表示や色分け表示で直感的なスケジュール管理が行え、Pro版ではリソース別スケジュール管理機能が搭載されています。
■価格
39,800円～
※料金コースや利用人数によって異なる
※買い切りの料金
5. KOUTEI
画像引用：KOUTEI｜株式会社アーセス
KOUTEIプラグインは、株式会社アーセスが提供するガントチャートプラグインです。
kintoneのテーブルをガントチャート形式で表示でき、ガントチャート作成や進捗管理、マイルストーンなどの管理を行えます。
ドラッグ&ドロップの操作だけで、タスクの移動や期間を変更できるので、手軽にスケジュールを調整できるのが特徴です。
■料金プラン
月額プラン：10,000円/月
年額プラン：98,000円/月
kintoneで依頼管理するなら「Toyokumo kintoneApp」がおすすめ
「kintoneで依頼管理を行いたい」「kintoneを活用する幅を増やしたい」とお考えの方は、kintone連携サービス「Toyokumo kintoneApp」の利用がおすすめです。
トヨクモのkintone連携サービスは1万契約を突破し、サイボウズのオフィシャルパートナー評価制度においても全製品で受賞と、実績と使いやすさに定評があります。
トヨクモ連携サービスを導入することで、紙の書類を介さず、直接データの書き込みや管理が行えるため、職員の負担軽減や業務効率改善が図れるでしょう。
| FormBridge | kintoneへデータが自動で保存されるwebフォームを作成できる |
| PrintCreator | kintoneアプリのデータをPDFで出力できる |
| kViewer | kintoneライセンスがない人に、kintoneアプリのデータを共有できる |
| kMailer | kintoneアプリのデータを引用してメール送信できる |
| DataCollect | 複数のkintoneアプリに登録されたデータを集計できる |
| kBackup | kintoneアプリに登録されたデータを安全にバックアップする |
悩みややりたいことに合わせて最適な機能を追加できるので、kintoneと一緒に使いたい便利なサービスをお探しの場合は、30日間無料お試しからぜひ実際の使用感を体感した上でご検討ください。
