「DX推進に伴ってkintoneを導入してみたけど社内に浸透しない」
「kintoneを導入したのにアナログ業務のまま残っている」
kintoneを導入したものの、社内全体に浸透せずに悩まれている企業は少なくありません。デジタル化を目的として導入したにも関わらず、紙やFAXでのアナログ業務がそのままになっているケースも珍しくないでしょう。
そこで当記事では、kintoneの社内浸透でお悩みの方に向けて、kintoneが浸透しない原因と社内浸透を進ませる方法を解説していきます。
kintone導入時に課題となる社内浸透
kintoneを導入して、いざ運用していこうとした時に課題となるのが社内浸透です。
kintoneに限らず、ITツールを導入したのに一切使われず、無駄にコストだけを払い続けている企業は数多くあります。
仮にDX推進の第一歩としてkintoneを導入したにも関わらず社内浸透が進まないと、「ITツールを導入しても意味がない」といった意識が根付いてしまう危険性もあります。
kintoneを社内浸透させてデジタル化を成功させるためにも、何がネックとなって進んでいないのか、また何をすれば社内に浸透して社員が活用してくれるようになるのか確認していきましょう。
kintoneの社内浸透が進まない4つの原因
はじめに、kintoneの社内浸透が進まない主な原因を4つに分けて解説していきます。
原因1｜kintoneの使い方が分からない
kintoneの社内浸透が進まない原因として、社員がkintoneの使い方を理解できていないことが挙げられます。
恐らく、kintoneの導入を担当する方は、会社の中でもITリテラシーが高く、ソフトウェアやクラウドサービスの使用に慣れている方だと思います。
kintoneを触って、アプリ作成の自由度や直感的に使えるお手軽さなど、さまざまなポイントを評価して導入を決められたかもしれません。
しかし、担当者目線でどれだけ使いやすいと感じても、PCを業務で触らない方やIT慣れしていないシニアクラスの方にとってはまったく未知のものに写っているかもしれません。
「便利かもしれないけど、使い方が分からないから使わない」という状態がkintoneの社内浸透を阻んでいる可能性は高いです。
原因2｜変えるメリットが分からない
社員視点でkintoneに変えるメリットが分からず、社内浸透が進んでいない可能性があります。
新しくkintoneを導入するということは、今までのやり方を変えることと同義です。
普段行っていた業務のやり方が変わることに負担を感じる方もいるでしょうし、わざわざkintoneの使い方を勉強してまで変えるメリットはないと考える方もいることでしょう。
kintoneを導入する前でも業務はできているはずなので、切り替えるメリットが明確に提示されない以上、社内に浸透しないのも頷けます。
原因3｜ルールや運用基準が決まっていない
kintoneを導入したものの、ルールや運用基準が決まっていないと社内浸透は進みません。
仮にkintoneに興味がある方でも、会社側からルールが提示されていなければ、どこまで触っていいのか分からず手を出しにくくなります。
ただ単に「導入しました、使ってください」と伝えてもルールが定まっていなければ社内に浸透していくことは難しいでしょう。
原因4｜アプリが業務に合っていない
ご存知の通り、kintoneでは自社の業務に合わせてオリジナルのアプリを自由に作ることができます。
業務効率化用のアプリを作ったにも関わらず、まったく社内で使われず浸透しない場合、アプリが業務に適していないのかもしれません。
業務に合っていないサービスをいきなり使うよう指示されても社内で浸透するには至らないでしょう。
kintoneを社内に浸透させる方法
ここからは、kintoneを社内に浸透させるための方法を解説していきます。
ITツールの導入には欠かせない要素となっているので、ぜひ参考にしてください。
導入する目的を伝える
まずは、kintoneを導入する目的を社員全体に伝えましょう。
特に伝えておくべきポイントは以下の2つです。
- kintoneを選んだ理由
- kintoneを何に使うか
数あるITサービスの中から、あえてkintoneを選んだ理由を話しましょう。
細かい比較ポイントを話すのではなく、kintoneがどういったサービスで何ができるのか、そしてどこが自社に合っていると判断したのかなどを話すと効果的です。
次に大事なのが、kintoneを何に使うのか伝えることです。
グループウェアとして全社的にコミュニケーション含め使っていくのか、それとも特定の業務の効率化に使うのかなど目的をはっきり伝えましょう。
その際、kintoneに移行するメリットや想定される効果などを具体的に提示すると、社員からの理解を得られやすくなります。
使い方を共有する
kintoneを導入したら、使い方をしっかり共有しましょう。
一度慣れてしまえば直感的に触れるkintoneですが、初めて触る方にとっては未知のサービスです。ログイン方法から画面の見方、コメントの書き方など最初は1から丁寧に教えていきましょう。
全社的に導入するのであれば、時間を作って社内講習を開くのも効果的です。
『kintoneの歩き方』を初めとして、kintone公式サイトにはさまざまなガイドブックが用意されているので、これらを利用すると視覚的にも伝わりやすくなります。
社員にとってのkintoneが勝手に入れられた分からないツールから自分でも使えるツールになれば、自ずと社内浸透も進んでいきます。
運用ルールを決める
kintoneを導入したらkintoneの運用ルールを決めて、社内全体に共有しましょう。
社員によるアプリの作成の可否やコメント欄の使用方法など、あらかじめ運用ルールを決めておくことが大切です。
特に、kintoneの場合はノーコードでアプリを作成できるため、業務担当者が自らアプリを設定できるようにするのも悪くない選択肢です。
どこまでの権限を誰に与えるのか、立場に応じて何を良いのかを決めて効果的に運用していきましょう。
自分で調べられる環境を整える
kintoneで分からないことがあった時に、自分で調べられる環境を整えておくことも大切です。
中には人に質問することが苦手な方もいるので、マニュアルを整備したり、自分で調べるための方法を伝えておきましょう。
kintoneほどマニュアルやガイドが用意されているサービスも滅多にないので、社員主体での自己学習はかなりしやすい部類だといえます。
無料お試しを活用する
kintoneは、30日間の無料お試しを実施しています。
機能や価格だけを見ていきなり導入するのではなく、まずはスモールスタートから無料お試しを活用していきましょう。
30日経過するとデータは消えてしまいますが、30日間の無料お試し自体は何度でも利用できるため、段々と利用人数を増やしていくことをおすすめします。
kintoneを導入するタイミングで、すでに社員からの賛同を得られていて、みんなが使い方を分かっている状態からスタートできるのが理想です。
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3つのステップを踏んで浸透させよう！
最後に、kintoneを社内浸透させるための3ステップをご紹介いたします。
Step1｜kintoneを周知する
まずは、kintoneを社員全体に周知しましょう。
kintoneとは何か、どんな特徴があるのか、何に使えるのかなど、基本的な部分の理解から進めることが大切です。
特に、kintoneはアプリをノーコードで作成できるという最大の強みがあるので、ITに強い方以外にも興味を持ってもらいやすいサービスだと思います。
Step2｜kintoneでできることを伝える
kintoneを使って何ができるのかを伝えましょう。
例えば、営業部門には顧客管理、人事部には人材採用管理ができることなど、自身の業務と紐づいた内容を伝えられるとよりイメージしやすく効果的です。
また、kintoneを導入することで今までの業務がどう変わるのか、どう便利になるのか具体的に挙げられるとkintoneに対するモチベーションアップにもつながります。
Step3｜kintoneを使ってもらう
実際に、社員にkintoneを使ってもらいましょう。
kintoneの無料お試し期間中は、ユーザー数の制限が設けられていないので、費用をかけずに全社員に試してもらうことができます。
最初からアプリを作成するとなるとハードルが高いので、まずはスペースで会話をしてみるぐらいのレベルからスタートしてみるといいかもしれません。
もちろん、運用の想定に合わせてレコードを追加してもらったり、アプリを作ってもらったりするのも良いでしょう。
社内浸透の鍵は、自分でも使えたという成功体験にあるといっても過言ではありません。誰かが置いてけぼりにならないよう細心の注意を払いましょう。
kintoneの社内浸透に焦りは禁物
今回は、kintoneが社内浸透しない原因や社内浸透を進めるための方法、さらには浸透させるための3ステップを解説しました。
kintoneは非常に便利ですが、ITサービスを触ったことがない方からすれば自分で使いこなせるか分からず、いきなりの導入は心理的なハードルとなります。
分からないことがあれば気軽に聞けて、自分でも調べられる環境を用意できれば、そういった方の不安も払拭されて、社内浸透も進んでいくことでしょう。
kintoneを誰でも使える環境を作れるよう、スモールステップで少しずつ社内浸透を進めていきましょう。
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