kintoneで社員台帳(名簿)を管理するには?メリットや注意点も解説

従業員のあらゆる情報を管理する社員台帳。現在は紙やExcelで管理しているものの、管理方法を見直し、もっと便利に管理したいとお考えの方は多いはずです。

kintoneや連携サービスを活用することで、情報の転記作業にかかる負担や、更新漏れ・入力ミスを大幅に減らすことができます。

本記事では、社員台帳をkintoneで一元管理するメリットや注意点、おすすめのサンプルアプリ、連携サービスなどを詳しく解説するので、ぜひ参考にしてください。

社員台帳(社員名簿)を紙で管理する上での課題2つ

社員台帳を紙で管理する際に、以下のような課題を感じたことはありませんか。

  • 台帳の作成・更新作業に手間がかかる
  • 紙ベースでの保管にはリスクがある

台帳の作成・更新作業に手間がかかる

社員台帳は、社員の入退社や勤務状況などの変化に応じて、頻繁に台帳の内容を作成・更新する必要があります。

変更があった場合は速やかに更新する必要があるので、紙媒体で作成・管理している場合は、修正や更新に大きな手間がかかるでしょう。

社員台帳をシステムで管理することで、担当者の負担が軽減され、管理作業の効率化を図れます。現在紙媒体で管理している場合は、システムでの管理を検討するといいでしょう。

紙媒体での保管にはリスクがある

社員台帳の管理には、個人情報の取り扱いについて十分注意が必要です。

紙媒体の保管でもある程度リスク対策はできるものの、最低限の対策になりがちです。また、紛失の可能性も否めないため、紙媒体での保管にはリスクがあると言えます。

社員台帳をシステム上で管理すると、より強固なセキュリティ対策を講じられます。クラウド上で管理するので、紛失対策にもなるでしょう。

kintoneで社員台帳(社員名簿)を一元管理するメリット

kintoneで社員台帳を一元管理するメリットとして、以下が挙げられます。

  • 気軽に情報を更新できる
  • グラフ・レポート機能を活用できる
  • 細かくアクセス権限を設定できる

ここでは、それぞれのメリットについて解説します。

気軽に情報を更新できる

kintoneを使用して管理することで、社員台帳の情報をいつでも気軽に更新できます。

従来のExcelや紙ベースの台帳では、更新に手間や時間がかかったり、変更された情報をリアルタイムで共有できないというデメリットがあります。

一方、kintoneはクラウドベースのシステムなので、インターネットに接続されている限りどこからでもアクセスが可能です。従業員の情報に変更があった場合でも、リアルタイムかつ迅速にデータ更新・情報共有を行えるでしょう。

グラフ・レポート機能を活用できる

kintoneには、データを可視化するためのグラフやレポート機能が備わっています。社員の属性や統計情報などをグラフやレポートにして分析が可能です。

たとえば、入社人数の推移、部署ごとの従業員数、従業員の年齢分布、所属するプロジェクトの状況などを一目で把握できるようになります。

組織全体の状況を把握できるため、人員配置やプロジェクト管理、採用活動など、あらゆるシーンにおいて役立てられるでしょう。

細かくアクセス権限を設定できる

kintoneでは、ユーザーごとにアクセス権限を細かく設定することができます。

たとえば、人事部門のメンバーには全ての情報へのアクセス権を付与し、従業員には自分の情報のみを閲覧できるようにするといったイメージです。

また、特定の情報に対する編集権限を制限することも可能です。kintoneを活用することで、個人情報の保護やセキュリティの確保も十分対策できるでしょう。

kintoneの社員台帳管理に役立つサンプルアプリ

kintoneには、社員情報を一元管理するサンプルアプリ「社員名簿」があります。

キーワード検索や複数条件での絞り込みが可能なので、データ量が多くても、探したい情報をすぐに見つけられます。管理すべき基本的な項目がまとめられており、部署移動の遍歴も記録可能です。

また、データを蓄積するだけでなく、年単位の入社人数の推移を見るなど、蓄積したデータを分析することもできます。

kintoneで社員台帳を管理する際の注意点

kintoneで社員台帳を管理する際には、下記の点について注意しましょう。

  • 変更があれば都度更新する
  • 個人情報の取り扱いに注意する
  • 印刷できる環境に整えておく

ここでは、それぞれの注意点について順に解説します。

変更があれば都度更新する

社員の情報が変更された場合は、都度更新することが大切です。

たとえば、従業員の部署異動や昇進、連絡先が変わった場合など、情報が古くならないよう定期的に更新する必要があります。

kintoneはリアルタイムでのデータ更新が可能なので、変更があった場合はすぐに更新し、情報共有することができます。

個人情報の取り扱いに注意する

社員台帳には従業員の個人情報が含まれるので、取り扱いには十分な注意が必要です。

個人情報保護法や企業内のプライバシーポリシーにもとづいて、適切なセキュリティ対策を講じるようにしましょう。

アクセス権限の設定やデータの暗号化、不正アクセスや漏洩の監視など、個人情報の保護に関する規定を定めておくことが重要です。

印刷できる環境に整えておく

万が一インターネット接続が不安定な場合や、電子データだけでなく紙媒体での共有が必要な場合に備えて、社員台帳を印刷できる環境を整えておくことが重要です。

また、定期的に印刷して紙ベースのバックアップを取ることも検討しましょう。ただし、印刷物は紙媒体としてのセキュリティが低いため、適切な管理が求められます。

kintoneで社員台帳管理を行うなら「Toyokumo kintoneApp」

kintoneで台帳管理を行う際に合わせておすすめしたいのが、トヨクモ株式会社が提供する「Toyokumo kintoneApp」です。

kintoneの基本機能では実現が難しいことも、トヨクモの連携サービスであればさらに便利に活用することができます。

Toyokumo kintoneAppでは、以下6つのサービスが提供されています。

FormBridge kintoneへデータが自動で保存されていくWebフォームを作成できる
PrintCreator kintoneアプリのデータをPDFで出力できる
kViewer kintoneライセンスがない人に、kintoneアプリのデータを共有できる
kMailer kintoneアプリのデータを引用してメール送信できる
DataCollect 複数のkintoneアプリに登録されたデータを集計できる
kBackup kintoneアプリに登録されたデータを安全にバックアップする

ここからは、Toyokumo kintoneAppの各サービスと活用例について紹介します。

FormBridge

FormBridgeは、kintoneアカウントがない人でもkintoneに直接データを保存できるWebフォーム作成サービスです。

kintoneの基本機能における「kintoneライセンスを持たないユーザーは情報を登録できない」という問題を解消できます。

従業員のライセンスがなくても、kintoneに直接情報を登録できるので、「全員分のkintoneアカウントを用意できない」という場合におすすめです。

FormBridgeで作成したフォームは、kintoneに直接データが保存されるため、転記の必要がなく、業務効率化や入力ミス・漏れの削減につながるでしょう。

PrintCreator

PrintCreatorは、kintoneに登録されている社名や金額などの情報を活用して、マウスのみで簡単に帳票が作成できる帳票出力サービスです。

kintoneで作成した社員台帳を紙ベースで保管したり、PrintCreatorで出力したQRコードから情報入力フォームに遷移させるなどの使い方ができます。

以下の記事では、FormbridgeとPrintCreatorを活用して社員名簿を登録する事例について詳しく掲載しているので、ぜひチェックしてください。

kintone連携サービス活用事例 八代製薬株式会社様 : kintoneとトヨクモ製品で、工数削減から社内教育まで!…

kViewer

kViewerは、kintone内の情報を手間なく外部に公開できる連携サービスです。kintoneアカウントを持たないユーザーにも簡単にkintone内の情報を公開できます。

公開範囲を設定することもできるので、社外秘の情報が漏洩するリスクを抑えつつ、社外の人に資料やデータを気軽に共有できるようになります。

社内の情報には十分なセキュリティ対策を講じつつ、従業員には自分の情報をMyページで閲覧できるようにするといった活用が可能です。

kMailer

kMailerは、kintone上で管理しているメールアドレス宛に、kintone内のデータを自動引用したメールを自動・手動・予約で送れるサービスです。

kintoneで管理している社員台帳のメールアドレスに一斉送信したり、経理部門の請求書送付に役立てたりと、幅広く活用することができます。

誰にいつどんなメールを送信したかなどのログを確認することも可能なので、社内だけでなく、マーケティング施策としてのメルマガ送付にも役立つでしょう。

DataCollect

DataCollectは、関数を利用した計算や複数アプリ間の収集・計算・加工を可能にし、kintoneが苦手とする予実管理や在庫引き当てを実現できるサービスです。

Excelと同じ感覚で複数のアプリから情報の集計や計算が可能で、スケジュール設定による自動実行やリアルタイム更新などにも対応しています。

従業員の勤怠管理や経費精算、プロジェクトの工数管理なども便利に行えるので、社員台帳で細かな数値を扱う際に役立てられます。

kBackup

kBackupは、kintoneアプリに登録したデータが消えてしまった際に備えて、kintone内のデータを別環境にバックアップできるサービスです。

kintoneの基本機能では、kintone上のすべてのデータを一括でバックアップすることはできません。

kBackupを利用することで、誤って社員台帳を削除してしまったり、復旧できなくなったという事態を防げます。

まとめ

「kintoneをより快適に利用したい」「kintoneを活用する幅を増やしたい」とお考えの方は、kintone連携サービス「Toyokumo kintoneApp」の利用がおすすめです。

トヨクモのkintone連携サービスは1万契約を突破し、サイボウズのオフィシャルパートナー評価制度においても全製品で受賞と、実績と使いやすさに定評があります。

トヨクモ連携サービスを導入することで、紙の書類を介さず、直接データの書き込みや管理が行えるため、職員の負担軽減や業務効率改善が図れるでしょう。

FormBridge kintoneへデータが自動で保存されていくWebフォームを作成できる
PrintCreator kintoneアプリのデータをPDFで出力できる
kViewer kintoneライセンスがない人に、kintoneアプリのデータを共有できる
kMailer kintoneアプリのデータを引用してメール送信できる
DataCollect 複数のkintoneアプリに登録されたデータを集計できる
kBackup kintoneアプリに登録されたデータを安全にバックアップする

悩みややりたいことに合わせて最適な機能を追加できるので、kintoneと一緒に使いたい便利なサービスをお探しの場合は、30日間無料お試しからぜひ実際の使用感を体感した上でご検討ください。


⭐️トヨクモ kintone連携サービスのおすすめポイント⭐️
・kintone標準機能ではできない業務改善を実現
・カンタン・低コストで運用可能
・kintone1ドメインにつき1契約でOK
・10,000契約以上の実績・信頼
・30日間の無料お試しは何度でも可能