介護業界現場におけるkintone活用事例〜人手不足に助け舟を〜

トヨクモ編集部

少子高齢化が進む現代では、介護サービスの需要が高まる反面、現場の労働環境が深刻化しています。持続可能な社会を築くためには、現場に最新の技術や知識を導入し、働きやすい環境を作る必要があります。

そこで、介護業界において業務改善に役立つデジタルツールが、サイボウズのクラウドサービス「kintone（キントーン）」です。

本記事では介護業界が抱える問題を踏まえて、介護現場でのkintoneの活用方法と具体的な事例を紹介します。介護現場での業務効率アップを図りたい方、kintoneの導入を検討中の方は、ぜひ参考にしてください。

介護業界における2つの問題

介護業界では少子高齢化による、要介護者の増加と介護人材の不足が深刻化しています。
介護業界が抱えるこの2つの問題について見ていきましょう。

要介護者の増加

現在の日本社会において、介護を必要とする「要介護者」は急増しています。

内閣府の「高齢社会白書」によれば、令和元年10月1日時点で、日本の総人口の28.4％を65歳以上の人口が占めています。対して、出生数は年々減少を続け、生産年齢人口（15歳〜64歳）は1995年の8716万人から2020年には7406万人まで減少しました。
また、2025年には第一次ベビーブームに生まれた「団塊の世代」が全員75歳以上となり、約800万人が後期高齢者になることで、日本社会に様々な影響が生じるとされる、「2025年問題」が懸念されています。
さらに、2040年には第二次ベビーブームに生まれた「団塊ジュニア世代」が65〜70歳を迎える「2040年問題」も迫っており、増加する要介護者を受け入れるための環境整備が求められています。

人材不足

少子高齢化による生産年齢人口の減少は、介護業界へ及ぼす影響も例外ではありません。
要介護者は増加し続けている一方、介護現場での労働人材は不足しています。

人材不足の背景とされているのは、介護業界特有の高い離職率と採用難です。精神的・肉体的負担が大きい業務にも関わらず、給与面での待遇が悪かったり、キャリアの差による人間関係が厳しかったりという実態が、職員の不満を招いています。

厚生労働省によれば、2019年度の介護職員数211万人に対し、2025年度までに約243万人、2040年度までに約280万人の人材確保が必要と試算されています。

介護現場でのkintoneの活用方法

介護現場において人材不足を補うためには、業務効率化が急務です。
業務効率化に役立つツールとしてkintoneが活用できます。

kintoneとはビジネスアプリを簡単に作成できる、クラウド型業務アプリ開発プラットフォームです。顧客案件管理から交通費申請、日報やプロジェクト管理、受発注管理などのアプリを、ノンプログラミングで最短3分で作成できます。

日々のスケジュールを可視化

kintoneでは顧客情報や案件ごとの進捗状況、ワークフローなど、業務に必要なあらゆる情報やデータをリアルタイムに共有し、可視化できます。
介護現場においても、全施設利用者の予定はもちろん、日別・月別・利用者別にスケジュールを作成可能です。予定人数やキャンセル人数、利用者ごとのサービス提供の有無なども記載でき、チェック表としても活用できます。
日々のスケジュールが一目で分かるため、職員同士での意思疎通や打ち合わせが楽になります。

個々人のタスク管理

kintoneは個々人のタスク管理にも役立ちます。
事務所内全員で業務プロセスに沿った進捗管理を行えば、今・誰が・どのようなことをしているかが一目瞭然となります。職員一人ずつの担当者や担当業務内容を明らかにし、最適なタスク分担を実現できます。

各業務に適したアプリの作成

kintoneを利用すれば、業種や業務内容別のビジネスアプリをカスタマイズして作成可能です。介護現場においても、利用者情報管理や日々の介護レポート・議事録など、管理したい情報に合わせて最適なアプリを作り、業務効率アップにも貢献できます。

kintoneにはダウンロードするだけですぐに使えるサンプルアプリが100種類以上存在します。中でも、介護向けの既存アプリが「訪問介護記録」です。

訪問介護記録アプリは、介護にかかった時間やサービス実施内容など、訪問介護のサービス実施記録を残すためのアプリです。一覧画面や利用者ごとのレコードから、以前の訪問履歴を確認できるため、引き継ぎの効率化やサービス向上に繋げられます。

また、kintone上の情報をCSVに出力すれば、請求情報管理システムやExcel処理などに活用できます。タブレットからも入力しやすい仕様のため、訪問先や出先でも報告・確認が可能です。

実際の介護現場でのkintone活用事例

では、実際の介護現場でkintoneはどのように使われているのでしょうか。
以下で、介護業界におけるkintoneの活用事例を見ていきましょう。

kintoneアプリで現場業務の自動化

kitnoneではプログラミングの知識が全くなくても、マウス＆キーボード操作のみで簡単にアプリを作れます。介護施設ごとの業務フローや課題・目的に合わせて、完全オリジナルの新たな仕組みを構築可能です。

例えば、ケアマネージャーと利用者の情報を紐づけて管理する「名刺管理アプリ」では、ケアマネージャーの名刺写真と所属事務所や所有資格などの情報と、担当利用者の名前や年齢・介護度などの情報を一つの画面で確認できます。
また、手書きプラグインを利用すれば、利用者の家系図を表す手書きのジェノグラムを「利用者カルテアプリ」上で管理したり、紙に印刷したりできます。
さらに、従来手書きのノートでやり取りされていた利用者の状況記録も、「報告・連絡・相談アプリ」を作ることで、いつでもどこでも必要な情報にアクセスしやすくなり、職員間の情報共有に役立ちます。

このように、Excelや紙の管理で全体の状況が見えづらい介護現場も、kintoneで情報を一元管理し、全体の見える化、業務効率改善が可能です。実際に、作業時間が1/3に短縮された例もあります。

kintoneのデータ共有で現場間のコミュニケーション円滑化

介護需要の高い今日では、複数拠点で地域福祉に貢献している介護施設も多いです。
拠点間のコミュニケーションにメールや電話、FAX、郵送などを使用している場合、送付先の間違いや入力ミス、容量制限による受信エラーなどが発生する可能性があります。また、拠点ごとで情報管理フローが統一されておらず、意思疎通がスムーズに図れないケースも少なくありません。

そこで、kintoneアプリ構築による情報共有システム作りによって、複数拠点や担当者間でのコミュニケーションも円滑に行えるようになります。クラウドサービスであるkintoneを利用すれば、紙では探しづらい内容も検索により瞬時に見つけられ、過去に蓄積されたデータも遡って閲覧可能です。
例えば、「事故報告書アプリ」ではkintoneの自動集計機能により、事故件数や内容を簡単にグラフ化でき、蓄積された情報から事故発生の傾向を分析し、防止対策に役立てられます。また、「実績管理アプリ」を構築すれば、日ごとや介護ヘルパーごと、提供サービスごとの訪問実績の集計が自動で行われるため、締日の実績報告にかかる事務作業時間も大幅に削減できます。

kintoneでの徹底した情報共有・管理システム構築によって業務効率化が進めば、より質の高いサービスを提供しながら、職員の負担を減らし、休暇の取りやすい環境整備も可能です。

kintoneが基盤の組織・職種を超えた情報共有

高齢者支援においては、自治体や地域包括支援センター、ケアマネージャーだけでなく、保健所や警察、消防、調剤薬局など幅広い組織と職種が連携する必要があります。
複数関係者間での情報共有の際には、メールや電話、FAX、郵送などのアナログな手段ではなく、物理的制限のないデジタル手段が欠かせません。

オンラインで必要な情報をすぐに入手できるkintoneは、高齢者支援にまつわる関係者間の情報共有の基盤となり、仕事への安心感を生み出します。
kintoneではアプリの他に、チャット形式の「スペース」や掲示板のような「スレッド」を作成可能です。メンバーや目的ごとに応じた「kintone運営協議会」や「認知症対策」といったスペース、「相談コーナー」や「緊急連絡」といったスレッドを作ることで、複数ユーザー間での繋がりができ、情報発信が活性化するといった好循環も生まれます。

人の生命に携わる責任重大な介護という現場において、幅広く親密な人間関係を構築することは、職員の精神的ストレスの軽減に繋がります。