kintone（キントーン）を利用すると毎日さまざまな通知が届くため、確認作業を手間に感じている方もいるでしょう。そんなとき、kintoneの通知を一括既読にできれば負担は軽減します。
実際に、kintoneを利用するうえで「kintoneで気付いたら通知が溜まってしまう」、「毎回既読を付ける作業が面倒」と感じてる担当者もいるのではないでしょうか。
本記事では、kintoneの通知を一括既読にする方法や、通知機能をカスタマイズするプラグイン、おすすめの連携サービスを紹介するのでぜひ参考にしてください。
kintoneの通知機能とは
kintoneの通知機能とは、kintoneのレコードが操作されたときや、ワークフローのステータスが進んできたときに、ユーザーに通知が届く機能のことです。
レコード内に日付を設定すると、日付に合わせて通知を送ることもできるので、リマインド機能としても役立ちます。
通知は、画面上部の通知アイコンに通知数が表示され、kintoneトップページあるいは通知ページから確認することが可能です。
また、kintoneの管理者がメール通知機能を有効にしている場合、個人設定でメール通知を有効にしているユーザーに対してメール通知が送信されます。
kintoneの通知機能を利用するうえで、以下のポイントを理解しておきましょう。
- kintoneの通知の種類
- kintoneの通知対象ユーザー
- kintoneのメール通知を利用する方法
kintoneの通知の種類
kintoneの通知機能は、以下の3種類に分かれます。
- アプリの条件通知
- レコードの条件通知
- リマインダーの条件通知
通知は併用できるので、自社の業務内容や目的に合わせて設定するといいでしょう。
kintoneの通知対象ユーザー
kintoneの通知対象者は、ユーザー/組織/グループの3つに分かれます。
また、アプリの条件通知では、過去に該当するレコードへコメントを書き込んだユーザーにも通知を送ることが可能です。
アプリやレコードの条件通知では、以下のユーザーには通知が送信されません。
- レコードを操作した本人
- アプリ・レコードの閲覧権限を持たないユーザー
- ExcelファイルやCSVファイルを読み込んでレコードを登録・変更した場合
kintoneの通知を一括既読にするには？
kintoneの通知を一括既読にするには、JavascriptやCSSでのカスタマイズが必要です。
kintoneは、JavascriptやCSSを使用して、アプリの動作や画面をカスタマイズすることができます。
なお、JavascriptやCSSを使用したカスタマイズは、kintoneスタンダードコースでのみ利用できます。カスタマイズする方法についての詳細は、下記をご参照ください。
「cybozu developer network」は、kintoneやGaroonなどのカスタマイズ方法がわかる、学べ…
kintoneの通知をカスタマイズできるプラグイン
ここからは、kintoneの通知機能をカスタマイズできるプラグインを2つ紹介します。
- Smart at message for kintone
- 既読チェックプラグイン
それぞれのプラグインの特徴や料金プランについて見ていきましょう。
Smart at message for kintone
▲画像出典：Smart at message for kintone
Smart at message for kintoneは、kintoneからのメール通知やチャット通知を簡単に実現できるプラグインです。
kintoneのレコード値を利用した複雑な通知ができるようになり、メールにおける件名・本文を自由にカスタマイズできます。
たとえば、Microsoft TeamsやSlack、LINE WORKS、LINE、Chatwork、Google Chatと連携しており、従業員に合わせて通知することが可能です。
kintoneアカウントを持たないユーザーにも通知できるので、自社の従業員だけでなく、協力会社や取引先など幅広い連絡で活用できます。
■料金プラン
| プラン | 初期費用（税抜） | 費用（税抜） |
| スタータープラン | 10万円 | 12万円/年 |
| ライトプラン | 10万円 | 36万円/年 |
| スタンダードプラン | 20万円 | 60万円/年 |
| エンタープライズプラン | 20万円 | 120万円/年 |
既読チェックプラグイン
▲画像出典：既読チェックプラグイン
既読チェックプラグインは、kintoneアプリのレコード既読/未読が分かるM-SOLUTIONS株式会社のプラグインです。
レコード一覧画面で、レコードの既読/未読を文字色で表現し、重要な情報の閲覧状態が一目瞭然になるため、共有漏れを防ぐことができます。
目を通していない新規レコードや編集レコードを一目で把握でき、とくに読んでほしい重要なレコードは背景色を変更することも可能です。
PCだけでなく、モバイル対応もしているので、移動中のちょっとした時間でレコードの把握が簡単にでき、アプリ数の上限もありません。
また、誰がいつ記事を読んだのか記録することもできるので、ユーザーの確認状況を把握できるようになるのも特徴です。
■料金プラン
12万円（税抜）/1ドメイン
kintoneをより便利に使うならToyokumo kintoneApp
kintoneを導入する際に合わせておすすめしたいのが、トヨクモ株式会社が提供する「Toyokumo kintoneApp」です。
kintoneの基本機能では実現が難しいことも、トヨクモの連携サービスであればさらに便利に活用することができます。
Toyokumo kintoneAppでは、以下6つのサービスが提供されています。
| FormBridge | kintoneへデータが自動で保存されていくwebフォームを作成できる |
| PrintCreator | kintoneアプリのデータをPDFで出力できる |
| kViewer | kintoneライセンスがない人に、kintoneアプリのデータを共有できる |
| kMailer | kintoneアプリのデータを引用してメール送信できる |
| DataCollect | 複数のkintoneアプリに登録されたデータを集計できる |
| kBackup | kintoneアプリに登録されたデータを安全にバックアップする |
ここからは、Toyokumo kintoneAppの各サービスについて紹介します。
FormBridge
FormBridgeは、kintoneアカウントがない人でもkintoneに直接データを保存できるWebフォーム作成サービスです。
kintoneの基本機能における「ライセンスを持たないユーザーは情報を登録できない」という問題を解消できます。
また、FormBridgeで作成したフォームは、kintoneに直接データが保存されるため、転記の必要がなく、業務効率化や入力ミス・漏れの削減ができるのがメリットです。
以下の記事では、kintoneのメール通知の設定方法や手順について紹介しているので、メール通知機能について詳しく知りたい方はぜひチェックしてください。
今回はkintoneのメール通知設定方法について解説していきたいと思います。 kintoneのヘルプページでメール通知設定方法を確認しましたが、少し説明を補足する必要があると考え画像も含めて説明していきます。 kintoneのメール[…]
kViewer
kViewerは、kintone内の情報を手間なく外部に公開できる連携サービスです。kintoneアカウントを持たないユーザーにも簡単にkintone内の情報を公開できます。
kintoneの情報を共有する際にわざわざデータを移し替える手間もなく、グラフなどの数値情報もそのまま外部に公開することが可能です。
公開範囲を設定することもできるので、社外秘の情報が漏洩するリスクを抑えつつ、社外の人に資料やデータを気軽に共有できるようになります。
kMailer
kMailerは、kintone上で管理しているメールアドレス宛に、kintone内のデータを自動引用したメールを自動・手動・予約で送れるサービスです。
kintoneで管理している顧客に向けて一斉送信や、kintoneからのテキスト引用などを行ったり、誰にいつどんなメールを送信したかなどのログを確認することもできます。
普段社内で使っているメールアドレスからメールを送信するため、新たにメールサーバーやメールアドレスを用意する必要はありません。
誰に、いつ、どんなメールを送信したか、受信者がいつ資料をダウンロードしたかなどの情報をログとして確認することもできます。
PrintCreator
PrintCreatorは、kintoneに登録されている社名や金額などの情報を活用して、マウスのみで簡単に帳票が作成できる帳票出力サービスです。
現在使用している見積書や請求書などをPDFファイルでPrintCreatorにアップロードすれば、マウス操作のみで簡単に帳票を作成できます。
kintoneアプリの複数レコードを一括で出力できるので、複数社の請求書や月報を簡単に印刷できるのもメリットです。
DataCollect
DataCollectは、関数を利用した計算や複数アプリ間の収集・計算・加工を可能にし、kintoneが苦手とする予実管理や在庫引き当てを実現できるサービスです。
Excelと同じ感覚で複数のアプリから情報の集計や計算が可能で、スケジュール設定による自動実行やリアルタイム更新などにも対応しています。
事前に設定しておけば、手動で操作することなく情報を自動で収集・計算できるので、情報の集計漏れや更新忘れを防げます。
kBackup
kBackupは、kintoneアプリに登録したデータが消えてしまった際に備えて、kintone内のデータを別環境にバックアップできるサービスです。
kintoneの基本機能では、kintone上のすべてのデータを一括でバックアップすることはできません。kBackupを利用することで、誤って必要なアプリを削除してしまったり、スペースが復旧できなくなったという事態を防げます。
また、大切な顧客情報や添付ファイルのバックアップにも対応しています。
kintoneをより便利に活用するならToyokumo kintoneApp
「kintoneをより快適に利用したい」「kintoneを活用する幅を増やしたい」とお考えの方は、kintone連携サービス「Toyokumo kintoneApp」の利用がおすすめです。
トヨクモのkintone連携サービスは1万契約を突破し、サイボウズのオフィシャルパートナー評価制度においても全製品で受賞と、実績と使いやすさに定評があります。
トヨクモ連携サービスを導入することで、紙の書類を介さず、直接データの書き込みや管理が行えるため、職員の負担軽減や業務効率改善が図れるでしょう。
| FormBridge | kintoneへデータが自動で保存されていくwebフォームを作成できる |
| PrintCreator | kintoneアプリのデータをPDFで出力できる |
| kViewer | kintoneライセンスがない人に、kintoneアプリのデータを共有できる |
| kMailer | kintoneアプリのデータを引用してメール送信できる |
| DataCollect | 複数のkintoneアプリに登録されたデータを集計できる |
| kBackup | kintoneアプリに登録されたデータを安全にバックアップする |
悩みややりたいことに合わせて最適な機能を追加できるので、kintoneと一緒に使いたい便利なサービスをお探しの場合は、30日間無料お試しからぜひ実際の使用感を体感した上でご検討ください。
