電子契約とは?メリットや注意すべき法律もわかりやすく解説

電子契約は、電子データなどの電子文書を相手方に送付し、双方の合意による契約締結を電子署名等によって証明する方法を指します。つまり、インターネット上で契約書を作成・送信・締結できる方法です。

「お客様から電子契約を求められたらどうすればいい?」「電子契約が何かをわかりやすく知りたい」とお考えの方もいるのではないでしょうか。

本記事では、電子契約の概要やメリット・デメリット、やり方、遵守すべき法律なども解説するので、ぜひ参考にしてください。

電子契約とは

電子契約とは、紙を使用せず、電子的に作成した契約書についてインターネット等を用いて相手に送付し、双方の合意による契約締結を電子署名等によって証明する方法を指します。

紙による契約書を作成する代わりに、契約内容をPDFなどの電子データによって締結・管理するものです。

なお、電子契約可能な条件は以下のように定められています。

・法令で「書面」が要求されていないこと
・法令で「書面」が要求されていても、電子化を認める別規定があること

電子契約を導入することで、印刷・製本や郵送、印紙税などのコスト削減のほか、業務効率化やコンプライアンス強化などのメリットが見込めます。

電子契約にも法的効力は認められますが、当事者の意思によって締結されたことを証明することが必須です。このとき、後述する電子署名の仕組みも把握する必要があります。

電子署名の仕組み

電子署名では、紙の契約書にハンコを押したものと同等の法的効力を持たせる仕組みのことで、「電子証明書」と「タイムスタンプ」の2つで構成されます。

  • 電子証明書:誰と誰が契約したかを担保し、改ざんを検知するための技術
  • タイムスタンプ:いつ契約したかを担保する技術

ここでは、それぞれの特徴について解説します。

電子証明書

電子証明書は、電子署名が本人によって施されたものかどうかを証明するものです。電子署名を行ったとしても、電子証明書がなければ電子文書の正当性は証明されません。

契約の当事者ではない第三者から、契約書を発行したのが本人であると証明してもらうことで、紙と同等の効力を持たせることができます。

具体的には、認証局と呼ばれる第三者機関によって発行され、公開鍵暗号方式と呼ばれる方式でセキュリティ性が保たれています。

タイムスタンプ

タイムスタンプは、電子契約書がいつ作られたのかを証明する仕組みです。

時刻認証局が発行する時刻情報と、ハッシュ値を掛け合わせて、PDFなどの電子データ化された書類が存在していた日時を証明します。

日付と時刻が記録されたタイムスタンプを付与することで、電子契約書が締結後に改ざんされていない原本性を証明可能です。

タイムスタンプは第三者である決められた認定タイムスタンプ事業者にしか発行できないので、改ざんの難易度が非常に高く、文書の証明書を高められます。

電子契約と書面契約の違い

電子契約と書面契約は、同等の法的効力を持って締結できます。しかし、契約形式や保管方式などに違いがあるので、それぞれ把握しておきましょう。

書面契約 電子契約
形式 紙の書面 電子データ(PDF等)
押印 印鑑・印影 電子署名あるいは電子サイン
完全性の担保(改ざん防止) 契印・割印 タイムスタンプ
送付 郵送あるいは持参 メールあるいはシステム経由
保管 書棚での実物管理 サーバーでの管理
収入印紙 必要 不要

契約書は合意内容を証拠として残すもので、法的効力が認められなければ契約書を締結する意味がありません。

電子文書は、デジタルデータの編集や改ざんなどのリスクがあるので、法的効力を持たせるためには、電子署名やタイムスタンプの付与が必要になります。

電子契約の種類

電子契約は、「事業者署名型(立会人型)」と「電子署名型(当事者型)」の2種類に分類されます。

事業者署名型(立会人型)は、電子契約サービスを提供する事業者が電子署名を付与する方法です。主に、メール認証をはじめとした認証とシステムログを利用するため、取引相手の負担が少なく、迅速に契約を締結できるというメリットがあります。

一方、電子署名型(当事者型)は、契約を行う当事者が電子署名を付与する方法です。契約者の本人確認と引き換えに認証サービスを取り扱う会社から電子証明書が発行されるため、契約の本人性を高めることができます。

電子契約を導入するメリット4つ

電子契約を導入するメリットとして、主に以下が挙げられます。

  1. コストを削減できる
  2. 業務効率化につながる
  3. コンプライアンスを強化できる
  4. 契約手続きを可視化できる

ここでは、それぞれのメリットについて順に解説します。

1. コストを削減できる

電子契約を導入することで、契約に伴うコスト削減につながります。

契約書の郵送料や書面契約で必要だった印紙税も削減できます。また、契約書の実物がないため、保管するためのファイルや書棚といった保管コストも小さくなるでしょう。

ただし、電子契約システムを導入する際はコストがかかり、年間利用料や契約締結ごとの料金が発生するのが一般的です。

契約頻度が低い場合は、年間利用料が割高になってしまうケースもあります。頻繁に契約業務が生じる場合は、電子契約システムを活用することでコスト削減が見込めるでしょう。

2. 業務効率化につながる

電子契約を導入することで、契約業務を効率化できるのも大きなメリットです。

書面契約では、原本を印刷・製本し、押印や送付するまでのプロセスが必要となります。相手方も押印して返送するため、契約締結までに時間がかかることも多いでしょう。

一方、電子契約であれば、印刷・製本・郵送などの手間を省けるので、契約において業務を大幅に効率化することができます。

3. コンプライアンスを強化できる

電子契約によって、コンプライアンス強化につながるのもメリットです。

電子契約システムは、閲覧権限や承認制限を設定したり、意図して実際の締結日より過去の日付を締結日として記載する不正なバックデートも防止できます。

なお、バックデートは、過去の日付が締結日になる理由が正当であり、事前に相手方と合意が取れているケースであれば問題ありません。

システム側で適切なバックアップが取れるので、リスクマネジメントにもつながるでしょう。

4. 契約手続きを可視化できる

電子契約では、契約締結までのステータスを可視化できます。

書面契約の場合、書類を郵送後に先方が内容を確認したのか、返送している途中なのかという過程が把握できません。

電子契約であれば、契約手続きの段階が一目で分かるので、対応の抜け漏れや行き違いによるトラブルを防止できるのがメリットです。

電子契約を導入する際に注意すべき法律

電子契約を導入する際は、いくつか配慮すべき法律があります。

  • 電子署名法
  • 電子帳簿保存法
  • その他

それぞれについて、詳しく見ていきましょう。

電子署名法

電子署名法は、2001年4月1日に施行された法律で、正式名称を「電子署名及び認証業務に関する法律」と言います。

「電子署名の円滑な利用を確保することにより、電子商取引を利用した社会経済活動の一層の推進を図ること」を目的として制定されています。

電磁的記録であって情報を表すために作成されたもの(公務員が職務上作成したものを除く)は、当該電磁的記録に記録された情報について本人による電子署名(これをおこなうために必要な符号及び物件を適正に管理することにより、本人だけがおこなうことができることとなるものに限る)がおこなわれているときは、真正に成立したものと推定する。

引用:電子署名及び認証業務に関する法律|e-Gov

電子帳簿保存法

電子帳簿保存法は、税務関係帳簿書類のデータ保存を可能とする法律です。同法にもとづく各種制度を利用することで、経理のデジタル化を図れます。

電子帳簿保存法は事業者に与える影響が非常に大きいので、たびたび要件が見直され、変更が加えられていました。2023年に税制改正が行われ、電子取引データ保存の要件が大幅に緩和されました。

なお、電子取引データ保存の要件については別記事で解説しているので、合わせてご覧ください。

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その他

その他、注意すべき法律もいくつか存在します。

基本的には電子契約による契約締結が認められているものの、弱者保護や紛争防止などの観点から、書面作成が契約の成立要件になっていたり、書面交付が義務付けられていたりするケースがあります。

以下のような文書については、電子契約が利用できないので注意しましょう。

▼書面が必要な文書の例

・事業用定期借地権設定契約|借地借家法第22条
・割賦販売法に定める指定商品についての割賦販売契約|割賦販売法第4条

▼相手方の同意や希望が必要な文書の例

・労働条件通知書|労働基準法15条1項
・派遣労働者への就業条件を明示する書面|労働者派遣法

また、不動産取引における契約については、2022年に改正された宅建業法で電子契約が皆勤されました。宅建業法の改正によって電子化が可能になった書類は以下の通りです。

  • 重要事項説明書
  • 媒介契約書
  • 賃貸借契約書・売買契約書
  • 一般定期借地権設定契約書

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