kintoneのゲストユーザーができること3選｜導入事例や注意点も徹底解説
kintone（キントーン）では、取引先や協力会社、クライアントなど社外の人をゲストユーザーとしてゲストスペースに招待すれば、円滑に情報共有ができます。社内の機密情報を漏らさずに重要情報を共有でき、主に共同作業の際に活用されます。
しかし、ゲストユーザーは機能が制限されているため、事前にどのように活用できるかの理解が重要です。
そこで、本記事ではゲストユーザーができること、ゲストへの追加方法、注意点などについて解説します。kintone上で、社外の人と円滑なコミュニケーションや業務効率アップを目指す方は、ぜひ参考にしてみてください。
関連記事：わかりやすいkintone（キントーン）とは？特徴・機能、メリットを解説
目次
kintoneの「ゲストユーザー」とは
kintoneのゲストユーザーは、招待されたゲストスペース内の情報だけを閲覧できるユーザーを指します。
ゲストユーザーは機能が制限されており、権限を付与された機能のみ使用できます。また、管理者から招待された特定のスペースには一定期間のみアクセスできるため、社外部のアクセス権限をプロジェクトごとに管理できる点も魅力です。
たとえば、クライアントや取引先、協力会社などにアクセス権を付与すれば、共有したい特定の情報にだけアクセスさせられ、リアルタイムで情報を伝達できます。
そのため、社外ユーザーに適切なアクセス権を付与し、閲覧と編集に権限を与えれば、素早く情報を伝達しながらも社外秘情報のセキュリティを守れます。
ゲストユーザーの料金
ゲストユーザーを招待する場合、ユーザーごとにかかる料金は以下の通りです。参考に、通常ユーザーの料金も示します。
| ライトコース | スタンダードコース | ワイドコース | |
| ゲストユーザー | 月額700円／1ユーザー | 月額1,440円／1ユーザー | 月額1,440円／1ユーザー |
| 通常ユーザー | 月額1,000円／1ユーザー | 月額1,800円／1ユーザー | 月額3,000円／1ユーザー |
ゲストユーザーの無料お試し期間は30日間です。その後も継続利用する場合は、料金が発生します。よって、ゲストユーザーの権限を一次的に付与する場合は、お試し期間内に利用を停止すれば費用を抑えられます。
また、ゲストユーザーへの権限付与・招待する場合、コースや契約区分（月額払いか年額払いか）は、通常ユーザーの契約と同じでなければなりません。通常ユーザーにはワイドコースの料金設定もありますが、ゲストユーザーのアカウントを作成する場合は、スタンダードコースと同じ月額1,440円／1ユーザーです。
kintoneのゲストユーザーでできること
kintoneのゲストユーザーは付与されたアクセス権内であれば、情報の閲覧と編集ができ、関係者と円滑に情報共有ができます。しかし、ゲストユーザーができることは限られているため、事前に確認しなければうまく使いこなせないかもしれません。
下記では、kintoneゲストユーザーができることについて具体的に解説します。
1.ゲストスペース内の指定情報を閲覧する
ゲストユーザーは、kintoneのゲストスペースで特定の情報を閲覧できます。
たとえば、プロジェクトのドキュメントやデータ、アプリケーションなどでゲストユーザーとして招待されれば、必要な情報を自由に閲覧可能です。
ゲストスペースでは、最新情報がリアルタイムで共有されるため、メンバーとスムーズにコミュニケーションが取れます。そのため、関係者とも効率よく情報共有ができ、業務を円滑に進められます。
2. スレッドへのコメント投稿で情報共有する
kintoneのゲストユーザーは、ゲストスペース内でスレッドの作成や自分が作成したスレッドの編集と削除ができます。スレッドやディスカッションボードを使用すれば、コメントから内部ユーザーと直接コミュニケーションが可能です。
そのため、メールやチャットツールを使用しなくても、kintoneだけで情報共有が完結します。チーム全体で一つの場所に情報を集約できるため、情報交換が効率的に行えます。関係者と円滑なコミュニケーションを築くためにも、スレッドのコメント投稿機能の活用がおすすめです。
3. 進捗情報を管理する
kintoneのゲストユーザーは、プロジェクトの進捗情報を関係者全員に共有できます。関係者が多いプロジェクトでも、プロジェクトファイル共有やタスク管理などがスムーズにできるため、ストレスを感じずに利用可能です。
たとえば、プロジェクトの進行状況を共有し、進捗状況をリアルタイムで確認したり、担当者が更新した内容をチェックしたりできます。
ゲストユーザーは進捗情報をすぐに確認できるため、確認作業や余計なデータに手間取られず、効率的に作業を進められます。
kintoneのゲストユーザーができないこと
kintoneのゲストユーザーができないことは以下5つです。
- 「kintone モバイル」からのアクセス
- 二段階認証以外のアクセス制限
- メンバーの追加・削除
- ゲストユーザー自身以外が作成したスレッドの削除・編集
- ゲストスペース内での新規アプリ作成・アプリの設定編集
1.「kintone モバイル」からのアクセス
ゲストユーザーは、モバイルアプリであるkintoneモバイルからのアクセスはできません。スマホからkintoneを利用する場合は、ウェブブラウザからアクセスする必要があります。
2.二段階認証以外のアクセス制限
kintoneにはセキュリティ対策として、IPアドレス制限、Basic認証、セキュアアクセスといったアクセス制限機能があります。
しかし、ゲストユーザーが利用できるセキュリティ関連の機能は、二段階認証のみです。二段階認証は、ログイン時に確認コードが送られ、これを入力することでkintoneの利用が可能となるものです。
なお、IPアドレス制限は特定のIPアドレスからのアクセスを制限するもので、通常ユーザーのみが利用できます。次に、Basic認証は公にしたくない開発中のアプリなどのための認証方法。また、セキュアアクセスはクライアント証明書により端末の認証を行うものとなっています。
3.メンバーの追加・削除
ゲストユーザーには管理権限がないため、ゲストスペースのメンバーを追加する、削除する、といった操作はできません。
また、同様にゲストスペースの基本設定やお知らせ掲示板の編集も、ゲストユーザーは行えません。
4.ゲストユーザー自身以外が作成したスレッドの削除・編集
ゲストユーザーは、ゲストスペース内で自身が作成したスレッドを削除したり編集したりできます。
しかし、自分以外のユーザーが作成したスレッドの削除、編集はできません。
そのため、ゲストメンバー・通常メンバー間のコミュニケーションを取りたい場合は、スレッドのコメント機能を活用しましょう。
5.ゲストスペース内での新規アプリ作成・アプリの設定編集
ゲストメンバーが新規にアプリを作成することや、既存アプリの設定変更・編集はできません。ゲストスペース内にあるアプリの操作に関しては、アクセス権があれば可能です。
kintoneでゲストユーザーを使うメリット
kintoneでゲストユーザーを使用すると、3つのメリットがあります。
- 社内外のコミュニケーションがスムーズになる
- 閲覧情報を制限できる
- 社外とのやり取りがひと目で分かる
メリットを理解すれば、kintoneをより効率的に利用できます。下記では、各メリットについて解説します。
1. 社内外のコミュニケーションがスムーズになる
kintoneのゲストユーザーを利用すれば、社内外のコミュニケーションがスムーズになります。
社内と社外でコミュニケーションツールが複数あると、情報共有と管理が複雑になり、伝達漏れなどミスを引き起こしやすいです。
しかし、kintoneのゲストユーザーが参加できるゲストスペースでは、情報共有や管理が一つのアプリ内で完結し、ツールを使い分ける必要がありません。
kintoneの利用で社内外のコミュニケーションがスムーズになるのは、業務効率のアップに大きく貢献します。
2. 閲覧情報を制限できる
kintoneのゲストユーザーは閲覧情報が制限されているため、特定のデータのみを共有可能です。
kintoneのゲストユーザーは、ゲストスペースか管理人にアクセス権を付与された情報しか閲覧できないため、顧客情報や個人情報など社外には共有できない機密情報にはアクセスできません。社外秘情報を守りながら、円滑なコミュニケーションを築けます。
また、ゲストユーザーは自分が作成したスレッド以外は、削除と編集ができません。そのため、情報を誤って操作したり、改ざんされたりする心配もありません。
3. 社外とのやり取りがひと目で分かる
kintoneのゲストユーザー機能を利用すれば、社外とのやり取りを見える化でき、情報を簡単に確認できます。
電話やメールなどで社外とやり取りする場合、社外とのやり取りを内部で正確に共有するのは難しく、情報の管理・共有があまくなりがちです。伝達ミスや共有漏れなどにより、クレームにつながることもあるでしょう。
一方、kintoneではゲストスペース内であれば情報を自由に閲覧でき、大切な情報がすぐに分かります。そのため、ゲストスペース内のメンバーが共通の認識で情報共有でき、伝達ミスを防げます。
kintoneでゲストユーザーを追加する方法
kintoneでゲストユーザーと情報共有とコミュニケーションを取るためには、管理者がゲストに招待メールを送信し、特定のゲストスペースに招待しなければいけません。
ゲストユーザーを招待する手順は以下のとおりです。
- ゲストスペースを作成する
- ゲストユーザーを招待する
- アクセス権限を設定する
- 招待メールを送る
- ゲストユーザーを登録する
- ゲストユーザーを管理する
まずは、「ゲストスペースの管理」からゲストスペースを作成し、名前や説明を入力して作成ボタンを押します。
ゲストスペースを作成したら「メンバー管理」から「ゲストユーザーを招待する」ボタンをクリックし、メールアドレスを入力しましょう。複数のメールアドレスを一度に追加できるため、ゲストユーザーをまとめて招待可能です。
ゲストユーザーのアクセス制限を設定したら「招待を送信」ボタンから招待メールを送ります。
招待メールに記載されたリンクからkintoneアカウントを登録すれば、すぐにゲストスペースに参加できます。
kintoneのゲストユーザーが利用できる「ゲストスペース」の導入事例
kintoneのゲストユーザー機能について、具体的にどのような利益が得られるかの確認も重要です。ゲストスペースの導入によって、業務効率がアップした事例を紹介します。
コミュニケーションコストを3分の1に削減
参照：企業間のプロジェクトを支える「kintone」活用術～コミュニケーションに費やすコストを3分の1まで削減～
「大阪王将」や「太陽のトマト麺」といった有名外食チェーンの店舗を展開するイートアンドは、基幹システムのリプレイスでkintoneを採用した企業です。
kintone導入前に課題となっていたのが、全国に散らばる複数の協力会社とのコミュニケーション。電話やメールはあるものの、情報を整理し他のメンバーに共有する必要があり、一つの情報共有に多大な手間と時間がかかっていたといいます。
そこで、kintoneの導入とともにゲストスペースを利用することにしました。スピーディーな情報共有につなげるため、電話・メールの問い合わせはやめる、あいさつは不要で本題から書き込む、といった運用ルールもつくっています。
こうした取り組みから、会議の時間を短くしたり出張回数を減らしたりでき、コミュニケーションにかかるコストを3分の1に削減できました。
年間300時間以上の作業時間の削減を実現
有線テレビジョン放送事業のアミックスコムでは、kintoneのゲストユーザー機能を用いたことで年間300時間以上の作業時間を削減でき、業務効率化を実現しました。
kintone導入にあたり、ゲストユーザー機能を利用し、主にやり取りしている工事業者3社とのコミュニケーションを、ゲストスペース内で行うように変更したようです。
その結果、工事日時や顧客情報、工事指示をスムーズに伝達できるようになりました。さらに顧客IDを設備に紐付けしたことで、管理のしやすさが格段に上がったと報告されています。
また、受注から施工までに起きた事柄を細かく情報共有できるようになったことにより、ミスやクレーム軽減にも貢献し、kintoneが業務において役立っていると高評価を受けています。
スマートフォンから協力会社70社との情報共有を実現
注文住宅とリフォームを手がける工務店のイー住まいでは、kintoneの導入により、一斉連絡が取れるようになったことで、大幅な業務効率のアップが実現しています。
協力会社20数社とは、kintoneのゲストユーザーを活用し、注文住宅の完成までの進捗を効率的に管理できる仕組みを構築しました。また、全70社の協力会社と双方向で一斉に連絡が取れる「業者グループ」を作成したことで、業務効率が大幅に向上したと報告されています。
さらに、施工図面や工事の変更点、現場周辺地図、クレームなどをkintoneで共有可能にしたことで、関係者全員がプロジェクトに関する情報をすぐに把握できる環境が整いました。
スマートフォンからでも情報を確認できるため、屋外作業中でも必要な情報をすぐに確認でき、現場対応力の向上にも貢献しています。
また、ゲストユーザーの利用は協力会社にとどまらず、顧客にも提供しています。その結果、顧客はマイホームの建築工程や進行状態をスマホからリアルタイムで確認できるようになり、より満足度の高いサービスの提供が可能となりました。
kintoneのゲストユーザー利用において注意すべきこと
kintoneのゲストユーザー利用において、注意すべき点が4つあります。
- ゲストユーザー機能は無料期間が終了すれば自動で有料プランに移行する
- ゲストユーザーではできないことがある
- ゲストユーザーのみの契約はできない
- 特定のゲストスペース内でしかデータの閲覧・使用ができない
注意点を理解していなければ、思ったように利用できずに後悔するかもしれません。下記では、各注意点について解説します。
1. 無料期間が終了すれば自動で有料プランに移行する
kintoneのゲストユーザー機能は、無料期間が終了すれば自動で有料プランに移行されるため注意が必要です。
ゲストスペースに招待されたユーザーは、kintoneにログインしてから自動的に30日間の無料お試しが開始されます。
そのため、試用期間と料金形態を確認し、予期せぬコストの発生を防ぐことが重要です。kintoneのゲストユーザー機能を利用する際は、いつから無料お試しを始めたか確認し、期間終了後にいくら料金が発生するかもチェックしてください。
一時的な利用で十分なのであれば、いつから料金が発生するのか確認し、料金発生前に退会できるようにしておきましょう。
2. ゲストユーザーではできないことがある
kintoneのゲストユーザーは、招待されたゲストスペースやゲストスペースのみで操作可能なため、kintoneユーザーと比べて利用できる機能に制限があります。
kintoneゲストユーザーができないことは以下のとおりです。
- ゲストスペースの基本設定の変更
- ゲストスペースのお知らせ掲示板（スペース本文）の編集
- ゲストスペースの削除
- 参加メンバーの追加や削除
- 自分以外が作成したスレッドの削除
- 自分以外が作成したスレッド本文の編集
ただし、トヨクモのkintone連携サービスの「kViewer（ケイビューワー）」を使用すれば、一部機能を補ってゲストスペースを利用できます。kViewerについては、のちに詳しく解説します。
3. ゲストユーザーのみの契約はできない
kintoneのゲストユーザー機能は、あくまでkintoneのオプションであるため、ゲストユーザーのみでの契約はできません。
ゲストユーザーを使用するには、kintoneライセンスを契約する必要があります。
また、kintoneのゲストユーザーの、契約種類（年額契約か月額契約）やコースは、kintone本体の契約内容と同一にする必要があります。
4. 特定のゲストスペース内でしかデータの閲覧・使用ができない
kintoneのゲストユーザーは、特定のゲストスペース内でしか情報の閲覧と使用ができないため、利用時には注意が必要です。
たとえば、共有したい情報が別アプリにある場合、同じゲストスペースに再度アプリを作成しなければなりません。すでに社内で別のスペースにあるアプリで情報共有を進めている場合は、二度手間になることもあるでしょう。
ただしゲストスペース以外のスペースは、後からゲストスペースに変更できないため注意です。
kintoneのゲストユーザーが特定のスペース内でしかデータを閲覧と使用できないことは、セキュリティ面において安心感があります。しかし、ゲストスペースを越えて情報共有が必要な場合はデメリットに感じるかもしれません。
なおゲストスペースの作成は、通常のスペースを作成する際と同様に「ゲストスペースを作成」から作成できます。
kintoneゲストユーザーでよくある質問（FAQ）
kintoneでゲストユーザーを利用する際に、よく寄せられる質問と回答を紹介します。
利用を検討している方はぜひ参考にしてみてください。
- ゲストユーザーがアプリを作成することはできますか？
- ゲストユーザーの制限を解除する方法はありますか？
- 複数のゲストスペースに同じユーザーを招待できますか？
ゲストユーザーがアプリを作成することはできますか？
ゲストユーザーはアプリの作成ができません。
招待されたゲストスペース内の既存アプリの閲覧と、権限が付与された範囲での編集のみ可能です。
アプリ作成が必要な場合は、管理者に依頼する必要があります。
ゲストユーザーの制限を解除する方法はありますか？
kintone基本機能では制限の解除はできません。
ただし、kViewerのような連携サービスを利用することで、一部機能を補完できます。
たとえば、グラフ表示や柔軟なデータ共有が可能になります。
複数のゲストスペースに同じユーザーを招待できますか？
複数のゲストスペースに同じユーザーを招待可能です。
ただし、各ゲストスペースは独立しているため、ユーザーは招待された各スペースでそれぞれアクセス権限を持つことになります。
kintone連携サービス「kViewer」でゲストユーザー機能を効率化しよう
kintoneのゲストユーザー機能を効率的に使用するためには、トヨクモのkinone連携サービス「kViewer（ケイビューワー）」が適しています。kViewerは、kintoneのアカウントを持たない第三者に対してkintoneの情報を公開できるサービスです。
kViewerで主にできることは以下の3つです。
- kintone内のデータをさまざまなビューを用いて外部に共有できる
- リーズナブルな価格設定で利用できる
- IPアドレス制限・メールアドレス認証（Toyokumo kintoneApp認証）などセキュリティ体制が整っている
下記では、各メリットについて解説します。
kViewerをもっと具体的に知りたい方は、下記の記事を参考にしてみてください。
関連記事：kViewer（ケイビューワー）とは？できること・使い方
kintone内のデータをさまざまなビューを用いて外部に共有できる
kViewerでは、kintone内の情報を複数のビューで表示できます。
kViewerで作成できるビューは、以下のとおりです。
- リストビュー
- ダッシュボードビュー
- グラフビュー
- 高度なグラフビュー
- カードビュー
- セグメントビュー
- カレンダービュー
- Myページビュー
一般的に、kintoneのゲストユーザーはお知らせ掲示板でグラフの作成ができません。しかし、kViewerを使用すれば、文字説明や画像も設置できるので、情報が視覚的に整理され理解しやすくなります。
たとえば、業務の進捗状況をグラフで表示し、グラフ下に補足説明を加えることで、データの背景がすぐに把握可能です。
そのため、kViewerを利用すれば、kintoneのゲストユーザー機能をより効率的に使えます。
kViewerで作成したビューをダッシュボード形式で1画面で表示させたい際は、以下の記事をご覧ください。
関連記事：kintoneのデータでダッシュボードが作成できる！kViewerの最新バージョンをご紹介
リーズナブルな価格設定で利用できる
kViewerは、リーズナブルな価格で利用できるのも魅力です。1ドメインにつきkViewer1つの契約で済むため、必要最低限の費用で済みます。
kViewerの一人当たりの利用料金は、以下のとおりです。
- ライトコース：7,000円／月
- スタンダードコース：12,000円／月
- プレミアムコース：18,000円／月
- プロフェッショナル：30,000円／月
- エンタープライズ：50,000円／月
※価格はすべて税抜き表記です。
また、それぞれのコースは下記のような違いがあります。
- ライトコース：制限されている機能が多いものの、簡易的な情報共有なら困らない
- スタンダードコース：ライトコースの機能に加え、レコードの絞り込みや検索フォームの設置ができる
- プレミアムコース：ビューのアクセス制限やユーザー管理が可能になる
- プロフェッショナル：最大1,000件のユーザー管理ができるコースのため、管理したいユーザーが多いときに適している
- エンタープライズ：すべての機能が利用できるだけでなく、大量アクセスにも対応できる個別カスタマーサポートが受けられる
kViewerの契約をご検討の方は、活用したい機能やユーザー数に応じて、事前にどのプランにするかの確認が重要です。
IPアドレス制限・メールアドレス認証（Toyokumo kintoneApp認証）などセキュリティ体制が整っている
kViewerは、IPアドレス制限やメールアドレス認証（Toyokumo kintoneApp認証）などによる、セキュリティ体制が整っています。
IPアドレス制限は、作成したビューにアクセスできるIPアドレスを設定するための機能です。これにより、社内ユーザーのみにデータ公開するなど、特定のIPアドレスを持つ人にだけアクセスできるようにできます。
また、Toyokumo kintoneApp認証は、kintone連携サービスを横断して設定可能な認証機能です。ユーザーが作成したビューにアクセスする際、メールアドレスの認証制限をかけられるため、外部へ安心して情報共有しやすいです。Toyokumo kintoneApp認証は、kViewerのプレミアムコースから利用できます。
Toyokumo kintoneApp認証については、下記記事で具体的に紹介しています。
関連記事：【新機能】あなたのkintoneがお客様や会員との情報共有基盤に変わります
kintoneのゲストユーザー機能で業務効率をアップさせよう
kintoneのゲストユーザー機能を使用すれば、社外での情報共有とプロジェクトの進捗状況を管理しやすくなり、業務効率をアップできます。
また、ゲストユーザーはゲストスペース内で共有された情報のみアクセスできるため、社外秘の情報漏えいの心配なく情報共有が可能です。
ゲストユーザーはできないこともありますが、トヨクモの連携サービス「kViewer」であれば一部機能を補って利用できます。無料でお試しもできるため、ぜひ気軽にお問い合わせください。
