【全部知ってる?】公開中のフォームやビューに制限をかける4つの方法

皆さんこんにちは!里中です。だんだん夏が近づいてきましたね〜。

私自身、元高校球児だったということもあり、毎年夏が近づいてくると高校野球の開幕を楽しみに待っています!ただ、上京してきてからは家にテレビがないので、今年はスマホで中継を観たいと思います。

今回は、フォームブリッジkViewerで作成したフォーム/ビューに制限をかける方法についてです。全部で4つの機能をご紹介するので、ぜひ最後までご覧ください。

公開中のフォームやビューってどのように管理していますか?

フォームブリッジやkViewerで作成したフォームやビューは、社内外問わず多くの方々に利用してもらっている場合がほとんどだと思います。

しかし、公開中のフォームやビューは、URLを知っていたら誰でも閲覧できます。HPに掲載するイベント申込ページや、資料公開ページ等なら特に制限をかける必要はないですが、閲覧者を限定したい時もあるでしょう。

そんな時に活躍する機能を、以下で詳しくご紹介します!

公開中のフォームやビューに制限をかける4つの方法

公開中のフォームやビューに制限をかける方法は、以下の4つです。

  • 簡易認証
  • Toyokumo kintoneApp認証
  • IP制限
  • リソースの読み込みを制限する

以下でそれぞれ解説します。

簡易認証

簡易認証とは、ID/パスワードを設定し、フォームやビューに制限をかける機能です。ID/パスワードはユーザーごとに設定ができ、ユーザーは自分のID/パスワードを入力をすることで、フォームやビューにアクセスできるようになります。

簡易認証のかかったフォーム/ビューにアクセスすると、ユーザー名/パスワードを求められる画面が表示されます。

※セキュリティ強化のため、2025年1月31日(金)をもちまして「簡易認証機能」を廃止することとなりました。それに伴い、2023年2月1日(水)以降、簡易認証の新規設定ができなくなります。
「全体のアクセスを制限する目的」で簡易認証をご利用中の方は「パスワード保護機能」への移行をお願いします。詳細は「簡易認証からパスワード保護への移行方法」をご参照ください。

Toyokumo kintoneApp認証

Toyokumo kintoneApp認証では、フォームやビューにアクセスする際に、メールアドレスを使った認証制限を設定できます。

Toyokumo kintoneApp認証を設定すると、認証画面が表示されます。

詳しい機能については「【新機能】あなたのkintoneがお客様や会員との情報共有基盤に変わります」でご紹介していますので、よろしければご覧ください。(簡易認証、Toyokumo kintoneApp認証は記事後半でも取り上げています。)

Toyokumo kintoneApp認証ちょっとお試しキャンペーン

2023年3月31日までに、プロフェッショナルコースをご契約いただくと、2026年3月末までToyokumo kintoneApp認証で10,000件の認証情報を登録できます。詳細はこちらをご覧ください。

 

IP制限

IP制限では、許可されたIPアドレス以外からアクセスがあった場合、以下のようにアクセスできないことを示すメッセージが表示されます。

社内ユーザーのみにフォームやレコードを公開したい場合には、IP制限を設定すると良いでしょう。設定方法はこちらをご覧ください。

リソースの読み込みを制限する

リソースの読み込みを制限する機能では、どのような種類のリソースを、どのホストから読み込めるかを設定/制限できます。

リソースの読み込み制限機能を設定することで、不正なホストや不正なリソースが読み込まれるのを防げるようになります。設定方法はこちらをご覧ください。

簡易認証でできること

ここでは、簡易認証について詳しくご紹介します。上述の通り、簡易認証は特定のユーザーのみにフォームやビューを公開したい場面に活用できます。

簡易認証を利用するメリットは、ID/パスワードでカンタンに認証制限をかけられる点です。

認証情報は、手入力やCSV出力で追加ができ、登録済みのユーザーをCSVで編集することもできます。設定方法はこちらをご覧ください。

一方、簡易認証のデメリットは以下の2点です。

  • 1フォーム(ビュー)で設定できるID/パスワードは1,000件まで
  • 複数のフォーム(ビュー)がある場合、各フォーム(ビュー)ごとに認証を通過する手間がかかる

もし、社内だけでなく社外の取引先企業様もフォーム(ビュー)を利用していると、認証制限が1,000件では足りない場合が出てきますよね。

また、簡易認証はフォーム(ビュー)ごとに設定するため、複数のフォーム(ビュー)にアクセスする場合、その都度認証を通過するためにID/パスワードを入力する必要があります。

※セキュリティ強化のため、2025年1月31日(金)をもちまして「簡易認証機能」を廃止することとなりました。それに伴い、2023年2月1日(水)以降、簡易認証の新規設定ができなくなります。
「全体のアクセスを制限する目的」で簡易認証をご利用中の方は「パスワード保護機能」への移行をお願いします。詳細は「簡易認証からパスワード保護への移行方法」をご参照ください。

Toyokumo kintoneApp認証でできること

Toyokumo kintoneApp認証では、メールアドレスを使った認証制限を設定できます。また、kintoneアプリに保存しているメールアドレスと自動同期が可能です。(Toyokumo kintoneApp認証の設定方法はこちら

Toyokumo kintoneApp認証を利用するメリットは以下の3点です。

  • フォームブリッジ・kViewerともにkintoneアプリ内のメールアドレスと自動同期ができる
  • 一度認証を通過すれば複数のフォーム(ビュー)を自由に行き来できる
  • 最大10,000件の認証ユーザーを登録できる

(※10,000件以上もオプションで対応可能なので、ご相談ください。)

フォームブリッジ・kViewerともにToyokumo kintoneApp認証では、kintoneとの自動同期に対応しています。自動同期の設定により、認証を通過するキーとなるメールアドレスは、kintoneアプリで管理し、レコード内の情報が書き変わる度にフォームブリッジ/kViewer側へ反映させることが可能です。

自動同期には、指定した時間帯に同期ができる「時間指定同期」kintoneアプリへの「レコードの追加/編集/削除」に伴いユーザー情報を自動的に更新できる「Webhook同期」があります。
(※時間指定同期、Webhook同期はどちらもプロフェッショナルコースのみの機能です。)

フォームブリッジのToyokumo kintoneApp認証で、kintoneとの自動同期を設定する方法は「【フォームブリッジ】フォームのアクセス権を自動で管理できます!」でご紹介しているのでぜひご覧ください。

また、Toyokumo kintoneApp認証では一度認証を通過すれば、認証のかかったフォーム(ビュー)を自由に行き来できるようになります。簡易認証では、毎回認証情報を入力する必要がありますが、Toyokumo kintoneApp認証では不要なため、ユーザーの利便性はさらに高まるといえます。

(※Toyokumo kintoneApp認証はプレミアムコースで50件、プロフェッショナルコースで10,000件の認証登録ができます。10,000件を超えての認証登録も可能ですので、ご相談ください。)

制限をかけて便利になること

ここまでご紹介してきたのは、フォーム(ビュー)ごとに認証制限をかける方法でしたが、kViewerでは設定した認証情報を利用して、表示したい情報を絞り込むことが可能です。

例えば、簡易認証でIDと絞り込み条件を紐付けて「AさんがログインをしたらAさんにアクセスできる情報を全て見れる」といった設定ができます。(簡易認証を使用した絞り込み条件の設定方法はこちら)

名前と絞り込み条件を紐付けることで、その人だけにビューを閲覧してもらうことができる!

なお、kViewerの外部公開APIMyページビューでは簡易認証を用いた絞り込み条件の設定はできないためご了承ください。

また、Toyokumo kintoneApp認証に登録した「属性の値」や「メールアドレス」を絞り込み条件と紐づけて設定することもできます。(Toyokumo kintoneApp認証を使用した絞り込み条件の設定方法はこちら)

以下では、kintoneフィールドである「オーナー」とToyokumo kintoneApp認証で設定した「メールアドレス」が一致するレコードのみを表示する設定をしています。

kintoneのフィールドとメールアドレスが一致するレコードのみの閲覧ができるように!

なお、設定ができるのはリストビューカードビューセグメントビューカレンダービュー高度なグラフビューのみとなります。(※外部公開API、Myページビューでは設定できません。)

まとめ

今回は、公開中のフォームやビューに認証をかける4つの方法をご紹介しました。本記事を通して「一度設定してみようかな」と思っていただけたら、執筆者として嬉しい限りです。

フォームブリッジ、kViewerでは30日間の無料お試しを受け付けていますので、気になる方はぜひご利用ください。フォームやビューの運用方法に合わせて、便利な使い方を実現していきましょう!

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