【kintone×採用/受注業務】初めてだらけの業務も改善!ちょっとの工夫でミスなく漏れなく!

こんにちは!丸田です。「私の業務改善」シリーズ第4弾!
今回もインタビュー形式での記事でございます!

今回は、kintoneを検討・利用中の方はもちろん、採用担当の方(25卒の新卒採用に間に合う!)、たくさんの企業さんと連絡をとる業務をされている方にぜひ読んでほしい内容です。

 

私の業務改善シリーズでは、トヨクモやkintone界隈の方1人1人が「どのように業務をしているのか」「どのような業務改善を実施したのか」をご紹介していきます。

第1弾「【kintone×マーケティング】Webマーケティング担当のツール利用方法10選 」、
第2弾「【kintone+動画編集】業務時間を1/4に削減した、トヨクモの動画制作裏側をご紹介
第3弾「【kintone×パートナーセールス】マネージャー業にイベント担当…パンクしそう?でも大丈夫!
に引き続き、今すぐにでも業務に取り入れたくなる改善ポイントをご紹介します。

自己紹介

丸田
本日はよろしくお願いいたします!
増田さん
よろしくお願いします。
丸田
早速ですが、自己紹介と現在されている業務内容について教えてください。
増田さん
2021年3月に受注チームの立ち上げメンバーとして中途で入社しました。増田です。当時はITについては未経験でしたが、新たなチームでの仕組みづくりに魅力を感じ入社を決めました。
2021年10月頃には、これまでの受注業務に加え採用業務を任せていただき、新卒採用をメインに、採用活動だけでなく内定式や入社時研修の企画も行っています。
丸田
受注チームの立ち上げに魅力を感じて入社されたとのことですが、どんな業務内容をなさっているんですか?
増田さん
主にお客さんの契約手続きや更新手続き、請求書のやりとりなど契約に関すること全般を行っています。私の入社する前は2人で回していた業務をチームとして動かそうということで採用していただきました。
丸田
そうだったんですね!私が知っている増田さんは就活の時にお会いした人事としての面だけなので、他にも業務をされていたことにびっくりです!(面接や各種連絡など大変お世話になりました)

業務改善

中途入社でkintoneも初めて、業務も新しいことだらけだった増田さんは、どんな業務改善をしてきたのでしょうか?

【トヨクモ スケジューラー×採用業務①】面接の予約管理

【問題】

・採用候補者にメールなどで候補日を聞いて、返信してもらう形で予約をしていた
・1つの選考ステップを進めるために平均3通以上のメッセージのやり取りをしていた
・他の採用候補者とのダブルブッキングや、中途の方であれば現職の都合で選考フローにストップがかかるなど煩雑に感じていた
・連絡漏れも発生していた

【対応】

・新卒採用は履歴書提出フォームに日程調整用のトヨクモ スケジューラーのURLを添付した
・中途採用もトヨクモ スケジューラーのURLを共有して日程調節を行った

【効果】

・連絡回数が減った
・面接担当者の空き状況をすぐに確認できるようになった
・ダブルブッキングの心配がなくなった
・メールの返信漏れもなくなった

丸田
私も就活している時に日程調整をメールで、ということが多かったです。
でもかなり面倒ですし、返信し忘れたり重複したりする可能性に日々頭を悩ませていました。
増田さん
そうですよね。こちらとしても、面接(履歴書)の結果を伝えて、次回の面接の希望日程を送ってもらって、確定して、と選考ステップを1つ進めるためには最低3回メッセージをやりとりする必要がありました。
中途の方は現職の関係もあって「ちょっと入社時期待ってください」なんてこともあるので実際はもっとやりとりしていた感覚です。
丸田
でもトヨクモの選考ではスケジューラーが利用されていてとても楽に感じました!カンタンすぎて逆に「ほんとに予約できたのかな?」って不安になるくらい(笑)
増田さん
新卒の方は特に履歴書提出フォームに日程調整URLをつけていて一気に対応してもらっているので、こちらとしても日程調整がスムーズになりました。それに、ダブルブッキングの心配もメールの返信漏れもなくなったので、学生さんの熱量が高いうちにスピード感を持って選考に進んでいただくことができたのもとてもいい効果だったと思います。
ちなみにこの前、学生さんから「選考フローが面白いですね」ってフォローもいただきました(笑)
丸田
選考フローについて褒めてくださった方はもちろんですが、そのほかの面接を受ける方もスピーディーで助かるなと感じてくれているはずです!
従来送付していた中途採用向けの面接日程調整メール
業務改善後の選考応募フォーム&面接日程調整フォーム案内 フォームブリッジで作成しました!
面接日程調整用トヨクモ スケジューラー(採用候補者は背景が白の部分を1つ選んで予約します)

【kintone×採用業務②】選考中の学生への案内漏れ

【問題】

・学生さんの選考ステータスの管理が大雑把だった
・自分がアクションを起こすべきかどうかわからなかった
・案内が漏れてしまった

【対応】

・面接管理のアプリにステータス(プルダウン)を設けた
・一覧表示で先方の対応待ちのものとこちらが対応しないといけないものを分かるようにした

【効果】

・学生さんへの連絡漏れがなくなった
・自分自身でステータスを確認しやすくなった

丸田
採用活動をしている時ってどのくらいの人数の進捗を一度に確認している状態なんですか?
増田さん
20人以上とかですかね。やっぱりだれがどの段階に進んでいるかがわからなくなって案内が漏れてしまうことがありました。
1次面接、適性検査、最終面接それぞれで毎回合否や次の案内などを送らなければいけなかったんですけど、一人ひとりを管理するのがなかなか難しくて。
丸田
20人以上の進捗を常に追っていないといけないのは大変ですね。kintoneのアプリは使っていなかったんですか?
増田さん
使っていたんですけど、ステータス管理が「選考中」「1次面接」とかすごいざっくりした感じで。
自分が案内しないといけないのか、しなくていいのかがわからなかったんです。
丸田
状況としてはわかるけど、って感じですね。
増田さん
「適性検査送付済み」とかもコメントに記入していて、レコードを開かないとわからなかったくらいでした。
そこでステータス管理をものすごく細かくして、自分が何かしないといけないのか、とか、学生さんからのアクション待ちなのかをわかるようにしました。細かい工数は増えるんですけど、案内漏れするよりいいということでこの形になりました。
面接管理アプリ一覧画面
面接管理アプリ絞り込み一覧
面接管理アプリステータス詳細
丸田
現在の形で運用をしてみて良かったこととかありますか?
増田さん
大きく2つですね。1点目が、連絡漏れがなくなったということす。選考自体もスピーディーになったし、学生さんのモチベーションを高く保つことができていると思います。
2点目は、私が見やすくなったことですね。前まではレコードを1つひとつクリックして見て、コメントにメモして、確認してという手間があったんですけど、絞り込みですぐに自分が何をするべきかが一覧になって出てくるので心理的にも楽になりました。

 

丸田
連絡漏れないかなって常にどこかで心配しているのは疲れますもんね…私も就活している時にkintone使いたかったです(笑)

【kintone×採用業務③】人材紹介会社とのやり取り

【問題】

・10名以上の学生の話をひとつのスレッドで時系列や順序関係なく行っていた
・学生の選考フローの進捗が追いきれなくなった
・検索機能を使ってでもスレッド内をたどるという確認のための工数が生じていた

【対応】

・学生1人につき1レコードを人材会社側に作成してもらうことにした

【効果】

・進捗確認がしやすくなった
・コメントもしやすくなった
・過去にやりとりした情報をたどる手間が省けた

丸田
これまでも人材会社さんとはkintoneのゲストスペースでやりとりをしていたとのことですが、この方法は煩雑だったんですか?
増田さん
そうなんです。
もともとゲストスペースではスレッドを3つ立てていて、1つは学生さんの進捗管理用、1つは会社説明会の開催についての連絡用、もう1つはその他諸々、という管理でした。
その中の学生進捗管理用で全ての学生さんについての連絡をしていたんです。
例えば、〇〇さん今どこまで進んでいます、××さんはここまで進んでいます、みたいな。それに返信する形で追加の連絡をいただくこともあれば、単発で〇〇さんはこの前の説明会にこんな感想を持っていました、みたいなフィードバックをいただくこともありました。
丸田
1つのコメントで学生ひとりを管理するのではなく、本当にぐちゃぐちゃって感じだったんですね。
増田さん
だから、あの子連絡したっけ、とか、あの子からの連絡ってどうなったっけ、って追いきれない部分やスペースで検索かけて探し出さないといけないという手間が生じていました。
丸田
それはかなり手間ですね…
1つのスレッドでごちゃごちゃに管理をしていました…
増田さん
そこで、人材会社さん側にもご協力いただいて、学生さん1人につき1レコードを作成してそこで全ての連絡をすることにしました。
この方法にしたことで、選考の進捗管理や個別の相談が格段にしやすくなりました
丸田
名前で検索してレコードを見ればすぐに学生さんの状況などがわかるようになったということですね。人材会社さんとしても連絡しやすい仕組みだと思います
採用候補者1人につき1レコードで管理をしました!

【kintone×受注業務】製品の更新案内

【問題】

・1通ずつ手作業でメールを送付をした後、手作業でステータス変更をしていた
・月250件~300件(送信数でいうと400通~600通)のメール送信を2人で分担していた
・2人で6時間の工数がかかっていた
・各製品のURLが違うため、サービスごとに別のテンプレートを送る必要があった
・他の業務との兼ね合いもあり、定時後に作業することが多かった

【対応】

・絞り込み機能を活用してkMailerで一括送付した
・csv書き出し/読み込みでステータスも一括変更出来るようにした
・Toyokumo kintoneApp認証を利用することで、お客様自身で製品を更新いただけるようになった
・kintone連携サービス6製品がサービスごとにメールのテンプレートを変えずに済むようになったことで、安否確認サービス2とkintone連携サービスの2パターンのみで送れるようになった

【効果】

・1人で作業をしても1時間半以内に終わるようになった
・メールのテンプレート選択ミスや、ステータスの変更漏れがほとんどなくなった
・他の業務にも手が回るようになった

丸田
改善前の更新案内の業務では具体的にどのようなことをされていたんですか?
増田さん
トヨクモで取り扱っている7製品の更新案内メールを手作業でお客様や代理店さんに送っていました。また、それぞれ最低3回(更新月の3ヶ月前から1ヶ月ごとに連絡)はルーティーンとしてメールを送るようにしていて、その3回全てでメールのテンプレートが異なっていたんです。
丸田
つまり、7製品×3回分ということで21個のテンプレートから選んで送っていたということですか。
増田さん
それだけじゃないんです。代理店さんに送るのか、エンドユーザーに送るのかというところは手作業で確認しましたし、オプションや別途連絡事項があれば手で打っていました。メールを送った後もステータス更新は手作業で、「何ヶ月前の案内済み」と変更していくという業務が発生していました。
丸田
かなり手作業の部分が多かったんですね。ミスも多くなりそうですが…
増田さん
そうですね、実際ミスは多かったです。契約とは異なる製品のテンプレートを送ってしまったり、まだ更新期限まで3ヶ月あるのに1ヶ月前に送るテンプレートを送ってしまったり、という感じですね。メールを送った後も送信履歴を確認してミスがないかを確認する手間がかかっていました。
丸田
送る前も送った後もかなり神経を使っていたんですね。こちらの業務改善はどうされたんですか?
増田さん
kMailerの一括送信機能を利用することにしました。
メールを送信する画面に絞り込みを作成して、kMailerで一括送信をして、その送信情報をcsvで書き出して、kintoneに読み込ませることでkintone上のステータスを一括変更できるようにしました。
丸田
なるほど、そうすることで次回の連絡をする時の工数も削減できるようになったんですね。
例えば、A社にプリントクリエイターの3ヶ月前の更新案内を送ったとしたら、最終的にA社のレコードのステータス欄は「3ヶ月前更新案内済」に変更される。次に2ヶ月前の更新案内メールを送る時には「3ヶ月前更新案内済」で絞り込んで2ヶ月前更新案内メールのテンプレートを選択して送ればいいと。
年間契約更新管理アプリ一覧画面
kMailer送信テンプレート画面
増田さん
現在はステータスの更新は手作業で行っているのですが、今後はkMailerの送信後編集機能を応用してステータス変更も自動化する予定なんです!
丸田
初期の業務から考えると、びっくりするくらいほとんど自動になったんですね!
増田さん
それから、最近は更新手続きにToyokumo kintoneApp認証機能を採用することにしました。
Toyokumo kintoneApp認証を活用することで、お客様が受信したメールアドレスから一度ログインするだけでお客様自身の契約情報だけを好きなタイミングで閲覧することができるようになりました。
また、お客様側だけでなく、トヨクモ側でもkintone連携サービス6製品の更新案内が1つのテンプレートを送れば完了するようになったのでより楽になったんです。
丸田
Toyokumo kintoneApp認証、すごい機能ですね!色々応用できそう!
増田さん
さらに、Toyokumo kintoneApp認証で契約者情報確認画面にログイン後、お客様ご自身で契約の更新をしていただくことにしたんです!
丸田
メールの受信確認と更新作業がなくなったということですか!?
時間や工数だけでなく、気持ち的にもかなり負担が軽減された業務改善ですね!
増田さん
そうなんです!これまではメールを送ってそれに返信していただくかお電話していただく形で更新確認をしていました。
でも、こちらからURLをお渡ししてそちらにアクセスしていただくとお客様自身で契約状況を確認できるようになったのでお客様からの返信待ちをしなくてよくなったんです。
それから、これまでお客様側とトヨクモ側で更新の意思について認識がすれ違ってしまったことで契約のミスが起きたこともあったのですが、お客様自身に更新の意思を示してもらうことでこのようなミスがなくなりました。
お客様用契約情報確認画面
上記キャプチャ内「更新する」ボタンから手続きを行うとkintone上ではこのように登録されています
増田さん
こんな感じで業務改善をしていたら、現在では1人で1時間半以内に業務を終えることができるようになり、他の業務にも手が回るようになりました。
また、お客様に送るメールのテンプレートミスやステータス変更漏れもなくなり、精神的にも楽になりました。
丸田
5人のチームで約4時間半の業務時間を作り出したことは、チームにとってもかなり大きい業務改善ですね。
以下の記事で、Toyokumo kintoneApp認証を利用した請求・契約管理方法をご紹介しています。
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今後の展望

丸田
たくさんお話いただきありがとうございました。最後に、今後の展望についてお話いただければと思います。
増田さん
採用業務に関しては、学生さんとの面談・面接や内定式など直接お話出来る機会に時間を割きたいので、連絡の工数など効率化出来るところは見直していきたいです。
受注業務に関しては、ありがたいことに契約数は右肩上がりに増えている状況です。請求や契約情報を扱うためミスのない対応が非常に重要になります。スピードと精度はトレードオフになりやすいですが、両立できるよう引き続き業務効率を意識したいと思います。
丸田
増田さん、お忙しい中ありがとうございました!
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