こんにちは！丸田です。「私の業務改善」シリーズ第4弾！
今回もインタビュー形式での記事でございます！
今回は、kintoneを検討・利用中の方はもちろん、採用担当の方(25卒の新卒採用に間に合う！)、たくさんの企業さんと連絡をとる業務をされている方にぜひ読んでほしい内容です。
私の業務改善シリーズでは、トヨクモやkintone界隈の方1人1人が「どのように業務をしているのか」「どのような業務改善を実施したのか」をご紹介していきます。
第1弾「【kintone×マーケティング】Webマーケティング担当のツール利用方法10選 」、
第2弾「【kintone＋動画編集】業務時間を1/4に削減した、トヨクモの動画制作裏側をご紹介」
第3弾「【kintone×パートナーセールス】マネージャー業にイベント担当…パンクしそう？でも大丈夫！」
に引き続き、今すぐにでも業務に取り入れたくなる改善ポイントをご紹介します。
自己紹介
2021年10月頃には、これまでの受注業務に加え採用業務を任せていただき、新卒採用をメインに、採用活動だけでなく内定式や入社時研修の企画も行っています。
業務改善
中途入社でkintoneも初めて、業務も新しいことだらけだった増田さんは、どんな業務改善をしてきたのでしょうか？
【トヨクモ スケジューラー×採用業務①】面接の予約管理
【問題】
・採用候補者にメールなどで候補日を聞いて、返信してもらう形で予約をしていた
・1つの選考ステップを進めるために平均3通以上のメッセージのやり取りをしていた
・他の採用候補者とのダブルブッキングや、中途の方であれば現職の都合で選考フローにストップがかかるなど煩雑に感じていた
・連絡漏れも発生していた
【対応】
・新卒採用は履歴書提出フォームに日程調整用のトヨクモ スケジューラーのURLを添付した
・中途採用もトヨクモ スケジューラーのURLを共有して日程調節を行った
【効果】
・連絡回数が減った
・面接担当者の空き状況をすぐに確認できるようになった
・ダブルブッキングの心配がなくなった
・メールの返信漏れもなくなった
でもかなり面倒ですし、返信し忘れたり重複したりする可能性に日々頭を悩ませていました。
中途の方は現職の関係もあって「ちょっと入社時期待ってください」なんてこともあるので実際はもっとやりとりしていた感覚です。
ちなみにこの前、学生さんから「選考フローが面白いですね」ってフォローもいただきました(笑)
【kintone×採用業務②】選考中の学生への案内漏れ
【問題】
・学生さんの選考ステータスの管理が大雑把だった
・自分がアクションを起こすべきかどうかわからなかった
・案内が漏れてしまった
【対応】
・面接管理のアプリにステータス(プルダウン)を設けた
・一覧表示で先方の対応待ちのものとこちらが対応しないといけないものを分かるようにした
【効果】
・学生さんへの連絡漏れがなくなった
・自分自身でステータスを確認しやすくなった
1次面接、適性検査、最終面接それぞれで毎回合否や次の案内などを送らなければいけなかったんですけど、一人ひとりを管理するのがなかなか難しくて。
自分が案内しないといけないのか、しなくていいのかがわからなかったんです。
そこでステータス管理をものすごく細かくして、自分が何かしないといけないのか、とか、学生さんからのアクション待ちなのかをわかるようにしました。細かい工数は増えるんですけど、案内漏れするよりいいということでこの形になりました。
2点目は、私が見やすくなったことですね。前まではレコードを1つひとつクリックして見て、コメントにメモして、確認してという手間があったんですけど、絞り込みですぐに自分が何をするべきかが一覧になって出てくるので心理的にも楽になりました。
【kintone×採用業務③】人材紹介会社とのやり取り
【問題】
・10名以上の学生の話をひとつのスレッドで時系列や順序関係なく行っていた
・学生の選考フローの進捗が追いきれなくなった
・検索機能を使ってでもスレッド内をたどるという確認のための工数が生じていた
【対応】
・学生1人につき1レコードを人材会社側に作成してもらうことにした
【効果】
・進捗確認がしやすくなった
・コメントもしやすくなった
・過去にやりとりした情報をたどる手間が省けた
もともとゲストスペースではスレッドを3つ立てていて、1つは学生さんの進捗管理用、1つは会社説明会の開催についての連絡用、もう1つはその他諸々、という管理でした。
その中の学生進捗管理用で全ての学生さんについての連絡をしていたんです。
例えば、〇〇さん今どこまで進んでいます、××さんはここまで進んでいます、みたいな。それに返信する形で追加の連絡をいただくこともあれば、単発で〇〇さんはこの前の説明会にこんな感想を持っていました、みたいなフィードバックをいただくこともありました。
この方法にしたことで、選考の進捗管理や個別の相談が格段にしやすくなりました。
【kintone×受注業務】製品の更新案内
【問題】
・1通ずつ手作業でメールを送付をした後、手作業でステータス変更をしていた
・月250件～300件（送信数でいうと400通～600通）のメール送信を2人で分担していた
・2人で6時間の工数がかかっていた
・各製品のURLが違うため、サービスごとに別のテンプレートを送る必要があった
・他の業務との兼ね合いもあり、定時後に作業することが多かった
【対応】
・絞り込み機能を活用してkMailerで一括送付した
・csv書き出し/読み込みでステータスも一括変更出来るようにした
・Toyokumo kintoneApp認証を利用することで、お客様自身で製品を更新いただけるようになった
・kintone連携サービス6製品がサービスごとにメールのテンプレートを変えずに済むようになったことで、安否確認サービス2とkintone連携サービスの2パターンのみで送れるようになった
【効果】
・1人で作業をしても1時間半以内に終わるようになった
・メールのテンプレート選択ミスや、ステータスの変更漏れがほとんどなくなった
・他の業務にも手が回るようになった
メールを送信する画面に絞り込みを作成して、kMailerで一括送信をして、その送信情報をcsvで書き出して、kintoneに読み込ませることでkintone上のステータスを一括変更できるようにしました。
例えば、A社にプリントクリエイターの3ヶ月前の更新案内を送ったとしたら、最終的にA社のレコードのステータス欄は「3ヶ月前更新案内済」に変更される。次に2ヶ月前の更新案内メールを送る時には「3ヶ月前更新案内済」で絞り込んで2ヶ月前更新案内メールのテンプレートを選択して送ればいいと。
Toyokumo kintoneApp認証を活用することで、お客様が受信したメールアドレスから一度ログインするだけでお客様自身の契約情報だけを好きなタイミングで閲覧することができるようになりました。
また、お客様側だけでなく、トヨクモ側でもkintone連携サービス6製品の更新案内が1つのテンプレートを送れば完了するようになったのでより楽になったんです。
時間や工数だけでなく、気持ち的にもかなり負担が軽減された業務改善ですね！
でも、こちらからURLをお渡ししてそちらにアクセスしていただくとお客様自身で契約状況を確認できるようになったのでお客様からの返信待ちをしなくてよくなったんです。
それから、これまでお客様側とトヨクモ側で更新の意思について認識がすれ違ってしまったことで契約のミスが起きたこともあったのですが、お客様自身に更新の意思を示してもらうことでこのようなミスがなくなりました。
また、お客様に送るメールのテンプレートミスやステータス変更漏れもなくなり、精神的にも楽になりました。
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今後の展望
受注業務に関しては、ありがたいことに契約数は右肩上がりに増えている状況です。請求や契約情報を扱うためミスのない対応が非常に重要になります。スピードと精度はトレードオフになりやすいですが、両立できるよう引き続き業務効率を意識したいと思います。
