【トヨクモ製品複数連携】イベント出展申込のやりとり工数を大幅削減!

私の業務改善シリーズでは、トヨクモやkintone界隈の方1人1人が「どのように業務をしているのか」「どのような業務改善を実施したのか」をご紹介していきます。
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今回は、株式会社マルテー大塚のシステム部で勤務され、kintone エバンジェリストでもある石井健太郎さんに、kintoneとの出会い・kintoneやトヨクモ製品を用いた業務改善事例についてお話しいただきました!

株式会社マルテー大塚は、大正3年創業の塗装用のハケを製造している企業です。

最近のおすすめ商品として、以下の3つがありますのでぜひチェックしてみてください。

  • 名入れ刷毛
  • SDGsの取り組みにも繋がる交換して利用できる刷毛のハンドルとヘッド
  • 塗装用品の収納ポーチ
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マルテープラスでは、自分だけのオリジナル名入れ刷毛を作ることができます。大切な方へのプレゼントや会社の記念品・ノベルティ…

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*カラー: 黒 は、欠品中の為、 お届けにお時間頂いております。 入荷次第の出荷となります。…

それでは本題に入りましょう。

自己紹介・kintoneに出会ったきっかけ

株式会社マルテー大塚
石井健太郎さん

ーこれまでのご経歴や、どのような業務をされてきたか教えてください。

前職は金融業界で勤務しており、株式会社マルテー大塚には2001年に入社しました。
当時、お客さんである塗装業者や塗料の販売会社の方たちが、決済業務で不便を感じていました。

塗料販売店様は売掛金の回収で、塗装業者様は取引の金額が大きく毎回銀行でお金を下ろすのが大変で、クレジットカード決済を業界に導入したいというミッションが立ち上がっていました。そこで、金融とITに詳しい人材として私が呼ばれました。(石井さん)

ーマルテー大塚に入社されて最初からシステム部門に所属されたのですか?

いえ。もともと、クレジットカード決済を提供する部門にいて、2011年にシステム部と兼務となりました。その後2013年当時、営業日報をExcelで管理していたのですが、Excelだと社員の行動管理にしかならず、顧客別に誰がどのような対応をしているか把握するためのCRMツールを探している中でkintoneを見つけました。

もともとは、他社サービスを利用していましたが、1訪問1レコードの仕様が業務に合いませんでした。その点、kintoneは1レコードの中にテーブルが入れられ、1訪問をテーブルの1行で表せるのが業務との相性が良くkintoneの導入を決めました。

また、JavaScriptが使える点や、通常のWindowsのシステムと比べるとUIも多少柔らかさがあった点も良かったです。(石井さん)

ー2018年からトヨクモ製品をご契約いただいておりますが、どのようなきっかけでトヨクモ製品を選ばれましたか?

最初、PrintCreator(プリントクリエイター)をメインで入れました。FormBridge(フォームブリッジ)kViewer(ケイビューワー)等といった、他サービスと連携できる点もトヨクモ製品を導入した決め手の一つです。トヨクモ製品の1番の強みは、複数製品を組み合わせることで活用用途が広がる点だと思います。(石井さん)

ートヨクモ製品が必要と感じたのは、kintone基本機能では足りない部分があったからですか?

当時、kintoneアカウントを持たない社員が多く、kintone内に情報を登録・閲覧できるようにしたいといった要望がありkViewer・FormBridgeの導入を決めました。
(石井さん)

kintoneと連携サービスを活用した業務改善事例

株式会社マルテー大塚では、2018年からFormBridge、kViewer、kMailer、PrintCreatorの4製品をご契約いただいています。

石井さんに、kintoneやトヨクモ製品を用いて実際に行われた業務改善について伺いました!

【PrintCreator】80種類の帳票出力を自動化!

書類を紙で出す文化が根付いており、新しい帳票が必要になるたびにkintoneのデータを帳票出力するPHPのプログラムを書くか、手動で転記して印刷する運用になっていました。

問題
・自動出力にはPHPのプログラムが書ける人材が必要だった
→属人化
・プログラムを書く工数がかかるため、出力を自動化できる帳票が限られる

対応
・PrintCreatorを導入した

効果
・帳票を作れる人材が増え、属人化が解消された
・属人化解消により、多くの帳票出力を自動化できた

2万6千件以上の帳票がPrintCreatorで出力されていました。

現在は、80種類の帳票がPrintCreatorで連携されており、1帳票の中にも複数のページに渡るものもあります。PHPのプログラムは私のみしか対応ができず属人化していたため、それを全てプログラムで自動化することは不可能だったと思います。(石井さん)

ーPrintCreatorの設定は、石井さん以外もされているのですか?

はい。PHPのプログラムを書く方法だと自動化されていなかった帳票も、PrintCreatorを導入し、設定が容易になったことで他の社員も設定をしています。

もし、PHPプログラムを書く作業のままだったら、80種類もの帳票はできていないと思うのですが、誰でも設定が可能なPrintCreatorだからこそ実現ができたのだと思います。(石井さん)

【FormBridge×kViewer×kMailer×PrintCreator】展示会への申込・申請内容の変更・請求書の発行までお客様自身で!管理工数の大幅な削減に!

マルテー大塚では、マルテー祭やマルテーフェアという展示即売会を開催しており、その展示会に出展する企業の出展管理に大きな工数がかかっていました。

問題
・イベント出展の申込の管理に大きな工数がかかっていた

対応
・FormBridgeで、フォームから申請可能にした
・kViewerのMyページで、申請内容の確認や変更を可能にした
・PrintCreator連携で、kViewerから請求書を発行可能にした
・kMailerで連絡メールの一斉送信を可能にした

効果
・申請情報の転記処理がなくなった
・申請者とのやりとりの工数が削減できた

数年に一度のマルテー祭では、200社ほどの企業が出展されます。
当時、出展依頼や申請はFAX・メール・電話でやりとりして、内容をExcelに転記し管理していました。そもそも企業数が多いため、やりとりの回数も多く業務に大きな負担がかかっており、また転記ミスも発生していました。(石井さん)

ートヨクモ製品を導入してどのように変わりましたか?

FormBridgeで、申込内容が自動でkintoneに保持されるようになり、変更の際もkViewerのMyページで申請者が自分でできるようになり、転記やコミュニケーションにかかっていたコストが大きく削減されました。請求書の印刷もkViewerからPrintCreatorを用いた出力に切り替え、自動で請求書が発行されるようになったので、各企業様が自ら請求書を出力しお支払いいただいています。

また、当日の連絡事項やリマインドメールは、kMailerを用いて一斉送付しており、欠席で回答した人には送らない、提出していない人や該当フィールドの回答が漏れている人にリマインドメールを送るなど、条件を指定して送信できるのがとても便利でした。(石井さん)

ーまさに複数連携ですね!

以下の記事では、マルテー祭でトヨクモ4製品を活用した事例をスライド付きで解説しています。イベント運営での活用方法をもっと詳しく知りたい方は、ぜひご覧ください。

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【kViewer×FormBridge】全従業員がkintone情報に接続!

kintone導入当時、kintoneのアカウントを発行する社員を絞っていたため、kintoneのアカウントを持っていない社員もkintoneの情報を見たい、情報を追加したいという要望がありました。

問題
・kintoneのアカウントを持たない社員が、kintoneの情報を見られない・登録できない

対応
・FormBridge・kViewerを導入した

効果
・パートの方など、kintoneアカウントを持たない方への情報の共有・収集が可能になった
・アカウント発行が少なく済むので、ランニングコスト削減につながった

社内でkintoneアカウントを持っていない人にkintoneの内容を共有・登録してもらうために、kViewer・FormBridgeを導入しました。例えば、制服の申請をFormBridgeを用いて行ってもらっています。

制服の種類は男性・女性で分かれていて、サイズやどの種類のものが何枚欲しいなどを各従業員に入力してもらっています。今では、ほとんどの社員がkintoneアカウントを持っていますが、付与できるライセンスが限られていた当時はこの方法に助けられていましたね。(石井さん)

ーkintone契約当初は、何アカウントくらいから始められましたか?

200アカウントくらいでした。今は約700まで増えています。従業員数の多い会社だと、ライセンス費用の削減効果は大きいですね。(石井さん)

ー社内の共有として、FormBridge・kViewerを使っているものはありますか?

展示会の出展先とのやりとりとは別に、社内用の展示会情報アプリを作成していました。展示会の情報は営業部がメインで見るのですが、経理部からも見たいという要望がありました。当時経理の方はkintoneアカウントを持っていなかったので、kViewerを用いて、IPアドレス制限をして社内のPCからしか閲覧できないようにした上で情報を共有していました。

また、今でもパートの方にはkintoneのアカウントを発行していないので、パートの方も必要な毎年の家族情報の変更有無や健康診断等の登録・閲覧に使っています。Toyokumo kintoneApp認証で、自分の情報しか見られないように設定しています。(石井さん)

【kViewer×FormBridge】福利厚生の抽選を通じて、サービスの浸透を!

社員の福利厚生として、東京ドームや神宮球場の年間シートを付与しており、応募者の中から抽選を行い当選者を決定しています。

問題
・応募の受付や管理に時間がかかる

対応
・FormBridgeで受付を行うようにした
・抽選作業をkintoneで行うようにした

効果
・受付業務が効率化された(月に半日ほどの業務が削減できた)
・FormBridge・kViewerを使う機会を作れた

ー応募者の抽選は以前はどのように行っていたのですか?

紙やメールで受付してExcelで管理していました。昔は、抽選ボックスに紙を入れて応募してもらっていたときもありました。(石井さん)

ー応募者はどのくらい人数がいらっしゃるのですか?

応募商品や時期でまちまちですが、多い時で約70人になります。(石井さん)

ー実際の運用の流れを教えていただけますか?

まず、総務の抽選を司る部門が、どういう賞品が何口あるかをマスタアプリに登録する。登録すると、ボタン押下で当選者アプリと、賞品選択肢アプリに連携されるようにしてあります。賞品選択肢アプリに連携されたレコードは、抽選応募フォームでのkViewerルックアップの選択肢として利用されます。

応募フォームにはToyokumo kintoneApp認証を用いており、フォームに移動すると認証メールアドレスをキーにkViewerルックアップで、応募者名・所属・社員番号が引用され自動入力されるため、応募者は自分が欲しい賞品を選択するだけで応募が行えます。

応募すると抽選応募者アプリに連携され、総務は応募期間が終了すると、抽選ボタンを押下することで当選者アプリに抽選応募者アプリからランダムに選ばれた人が連携され、当選者が決定します。この抽選処理は、最初はJavaScriptのカスタマイズで書いていましたが、いまはgusuku Customineで実装しています。(石井さん)

プロ野球チケット抽選システムの運用をもっと詳しく知りたい方は、以下の記事もご覧ください。

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ー管理者の作業の軽減だけでなく、応募者の応募時の入力も楽になっているのがいいですね!

そうですね。また、実業務ではないので、応募する方が楽しくフォームに触れられたのがよかったです。最近では、社員旅行の写真共有にもkintoneやkViewerを使ってくれて、かなり浸透してきているように感じます。(石井さん)

今後の展望

2024年からは電子帳簿保存法が改正されるため、kBackupを試してみたいと考えています。今のkintoneだと、レコードを一度削除してしまうと復元できないという課題があるので、消えた時の対策になればと思っています。
また、展示会はこれからもずっと行うつもりなので、今使っているものは引き続き使っていきます。(石井さん)

石井 健太郎(いしい けんたろう)さん

金融業界で勤務後、2001年に株式会社マルテー大塚に入社
クレジットカード決済の部門や、システム部門で業務
2022年7月にはサイボウズ社公認のkintone エバンジェリストにも任命され、kintoneに関して活発に発信を行っている


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