【関西外国語大学】年間7,069時間削減！業務改善を支えた、全学DX拡大のプロセスとは

「トヨクモ kintone フェス 2026」は、トヨクモが主催する年に一度のオンライン＋リアルイベントです。

2026年のテーマは「みつかる、かなえる、kintone」。さまざまな業界で活躍するユーザーの皆様から、kintone＋トヨクモ製品を活用した業務改善の取り組みをご紹介いただきました。

今回レポートするのは、関西外国語大学 図書館学術情報センター 山本大嗣氏のご登壇です。

学生や教員の多くがkintoneアカウントを持たないなか、全学的なkintoneやトヨクモkintone連携サービスの活用を、どう実現したのか。トライアル環境から管理者ライセンス、編集者ライセンスへと段階的に利用者を拡大してきた取り組みをお話しいただきました。

自己紹介

こんにちは、関西外国語大学の山本大嗣です。

私は前職で中国の大学教員を務め、その後、中途採用で関西外国語大学に入職しました。教務部、学生部を経て、2年前に情報部門へ異動しています。
kintone歴は5年、トヨクモkintone連携サービスの利用歴は4年です。

本日は、「ユーザーライセンスで全学DXを加速！」と題して、本学の取り組みをご紹介します。

関西外国語大学とkintone・トヨクモ製品の利用状況

関西外国語大学は大阪府枚方市にあり、学生数は1万2,281人です（2026年5月1日現在）。

留学する学生と海外から受け入れる学生はそれぞれ約1,000人。世界55カ国・地域の427大学と協定を結び、国際交流に力を入れています。

学内では、ほぼすべての部署でkintoneを利用しており、利用者は13部署129人です。

トヨクモ製品は、『FormBridge』『kViewer』『kMailer』『PrintCreator』『DataCollect』『kBackup』の6製品を契約しています。

最初に導入したのは、私が学生部に在籍していた頃の奨学金業務です。業務効率化を目的にFormBridge、PrintCreator、kViewerを使い始め、2024年に情報部門へ異動してから全学への展開を進めています。

まずは、トヨクモkintone連携のユーザーを増やす

kintone導入目的の一つは、学内の情報を集約することです。ただし、本学では数百人の教員や1万人を超える学生全員にkintoneライセンスを付与することはできません。

▲ご登壇資料より：トヨクモkintone連携サービスのユーザー増員を目指す

学生や教員から情報を入力してもらい、必要な情報を共有・公開するには、kintoneと外部ユーザーをつなぐ仕組みが必要です。その役割を担ったのがトヨクモkintone連携サービスでした。

導入当初は、各部署を少なくとも3回ずつ回り、どの業務で使えるのかを説明しました。しかし、当時のライセンスは1つだけで、実際に製品を操作してフォーム、ビューなどを作成したり、修正したりできる人は限られていました。

それでも活用は広がり、ペーパーレス化や学生・教員への連絡の自動化、部署間の情報共有などに使われるようになりました。2025年度には稼働アプリが241に増え、業務効率化による削減時間は年間7,069時間となっています。

一方で、利用したい人が増えるほど、「使いたくても触れない」という問題も出てきました。

その後、トヨクモNight（トヨクモkintone連携サービスユーザー会）でお試し環境を知り、これまで操作する機会がなかった職員にも実際に製品を試してもらえるようになりました。各サービスを初級・中級に分けたハンズオンセミナーも複数回開催しています。

▲ご登壇資料より：kintone連携サービスのユーザーを増やすため、ハンズオンセミナーを開催

管理者ライセンスを追加し、部署単位の活用へ

お試し環境やハンズオンセミナーを通じて、実際にトヨクモ製品を使う職員が増えていきました。一方、実際にkintone連携サービスにログインできるライセンスが1つだけでは、利用拡大にも限界があります。

そこで、本学では、システムの内製化を進める方針やユーザー教育の継続、これまでの業務効率化の成果も踏まえ、ユーザーライセンスを追加しました。ハンズオンセミナーの開始から3カ月を待たず、繁忙期の3月に間に合わせて導入しています。

追加したのは、FormBridgeとkViewerのライセンスパックと、PrintCreatorのライセンスです。

大学の業務には、申請を受け付けてステータスを管理し、結果を本人へ知らせるものが多くあります。たとえば留学の申し込みでは、FormBridgeで申請を受け付け、選考状況を管理し、最終的な判定をkViewerで共有します。

こうした業務での利用状況も見据え、まずは習熟度（kintone連携サービスへの製品理解度）の高い部署から管理者ライセンスを付与しました。

管理者ライセンスの追加後は、部署をまたいで連携する業務や、ユーザー管理を使った仕組みも増えています。日常的な運用に合わせてFAQページも設けました。

その一例が、入学手続者を対象とした「高等教育の修学支援新制度」です。大学のアカウントをまだ持っていないかたから授業料減免に関する情報を受け付ける必要があり、入試部・学生部・庶務部の3部署が関わります。機微な情報も扱うため、kintoneとkintone連携サービスを使い分けながら共同で運用しています。

もう1つが、キャリアセンターの就業体験（インターンシップ）業務です。従来はメールや紙、ファイル添付によるやり取りが多く、職員の負担が大きい業務でした。

現在は、申し込みをFormBridgeで受け付け、体験先の通知やエントリーシートの提出も電子化しています。さらに、ユーザー管理を設定したkViewerで各学生専用の入り口を設け、FormBridgeと連携して情報の共有・入力ができるようにしました。

参考：【会員情報管理】自身の情報だけが見れる！ユーザー管理を使ったマイページの作成方法

編集者ライセンスで全学DXをさらに広げる

全学でのkintone連携サービスの活用が広がる一方、部署によって使い方に差が出てきました。積極的に使う部署もあれば、なかなか活用が進まない部署もあります。

そこで今年度は、「AIワーキンググループ」「GWSワーキンググループ」「kintoneワーキンググループ」を立ち上げました。業務で使える事例を自分たちで作り、部署を越えて共有する自主的な勉強会です。

▲ご登壇資料より：「AIワーキンググループ」「GWSワーキンググループ」「kintoneワーキンググループ」を立ち上げ

参加メンバーには「編集者」ライセンスを付与し、実際に使いながら試行錯誤してもらっています。

「編集者」ライセンスは現在、FormBridgeとkViewerで利用できます。すべてのリソース（フォーム、ビュー、書類など）を編集できる管理者ライセンスとは異なり、リソースの新規作成と、自分が作成したリソースや共同編集者として招待されたリソースの閲覧・編集が可能です。これによって、運用中のリソースに、想定しない操作がされることを未然に防ぐことができています。

▲ご登壇資料より：個人へのアカウント付与による変化

参加者からは、「複数の業務を並行して進められるようになった」「他部署との連携がしやすくなった」といった声が聞かれました。同じ部署の利用者同士で教え合い、自分で試しながら業務改善を進めています。

「編集者」ライセンスは、奨学金を担当する職員にも付与しています。機微な情報を扱う業務だからこそ、必要な人だけが必要な範囲を操作できる環境にしたいと考えたためです。

利用者が増えるほど、誰がどこまで操作できるのかを管理する必要もあります。監査ログや権限管理を活用しながら、安全に運用できる環境を整えています。

「編集者」ライセンスはブレーキではなくガードレール

トヨクモ製品を学内へ広げていくうえでは、情報セキュリティだけでなく、運用上の事故を防ぐことも必要です。

kintone連携サービスで作成されたシステム上には、複雑に組み上がった設定や、変更してはいけないフィールドがあります。したがって、利用者が増えれば、誰がどこまで操作できるのかを分けておくことも重要になります。

編集者ライセンスを使えば、自分で新しいリソースを作ったり、共同編集者として招待されたリソースを編集したりしながら、必要以上の操作はできない環境をつくれます。

私たちは、こうした役割を「安全に速度を出すためのガードレール」だと捉えています。使える人を増やしながら、安心して業務改善を進められる状態をつくることが狙いです。

今後も、学内の困りごとを素早くスマートに解決できるチームとして、全学DXを進めていきたいと考えています。

ご登壇ありがとうございました！

今回ご紹介いただいたFormBridge、kViewer、PrintCreatorは、30日間の無料お試しを何度でもご利用いただけます。

ユーザーコミュニティ「トヨクモPark」には、試行錯誤しながら楽しく改善を続ける「仲間」がたくさん集まっています。 ちょっとした相談から、マニアックな活用の自慢まで。

トヨクモ製品をもっと身近に、もっと楽しく使いこなすための場所で、あなたをお待ちしています。

詳細・参加はこちら