【株式会社ウブン】担当者ごとにバラバラだった申込書送付をkintone × PrintCreatorで統一！電子契約で進捗も可視化

「トヨクモ kintone フェス2026」は、トヨクモが主催する年に一度のオンライン＋リアルイベントです。

2026年のテーマは「みつかる、かなえる、kintone」。さまざまな業界で活躍するユーザーの皆様から、kintone＋トヨクモ製品を活用した業務改善の取り組みをご紹介いただきました。

今回レポートするのは、株式会社ウブン 管理本部 業務推進部の組地亮平氏のご登壇です。

担当者ごとに異なっていた申込書の送付方法をどのように統一し、電子契約や発注業務まで仕組み化したのか。kintoneの実務経験がない状態から『PrintCreator』と『kMailer』を活用して進めた、帳票業務の改善事例をご紹介します。

自己紹介

こんにちは、株式会社ウブン（以下、ウブン）管理本部 業務推進部の組地亮平です。

私は2020年にウブンへ入社し、約3年間、広告運用を担当しました。現在は業務推進部で、業務改善や受発注まわりの運用整備を担当しています。

kintoneは実務で使った経験がないところからスタートしました。本日は、PrintCreatorを活用して帳票業務をデジタル化し、電子契約へ移行した事例をご紹介します。

株式会社ウブンのご紹介

株式会社ウブンは、Amazonに特化したマーケティング・テクノロジーによって、ECブランドの成長を実現するグロースパートナーです。

販促やプロモーション予算の設計から施策の実行まで、クライアントの売上・利益の最大化に向けて支援しています。また、マーケティング支援で得た知見を活かしてテクノロジーの開発も進めており、Amazonマーケティング支援の知見を活かしたSaaSツール「Ubun BASE（ウブンベース）」も提供しています。

kMailerとPrintCreatorの利用状況

現在、ウブンではkMailerとPrintCreatorを使って、帳票の発行や送付を行っています。

kMailerは申込書・見積書・請求書のメール送付に、PrintCreatorは申込書や見積書のPDF出力と、申込書や発注書の電子契約に活用しています。

主に利用しているのは、営業担当者と営業アシスタントです。

申込書・発注業務で抱えていた4つの課題

PrintCreatorを導入する前は、申込書の送付や回収、発注業務の進め方が担当者ごとに異なり、4つの課題がありました。

申込書の返送状況にばらつきがあった

申込書を送付しても、クライアントによって返送状況にばらつきがありました。営業担当者ごとに担当先が異なり、返送済みの案件と未返送の案件が混在していました。

送付方法が担当者ごとに異なっていた

申込書の送付方法も統一されていませんでした。

メールとkMailerを併用する担当者もいれば、メールだけで送る担当者、Slackで直接送る担当者、Google ドライブに格納する担当者もいました。社内で共通のルールが決まっていなかったためです。

送付後の進捗を把握できなかった

申込書を送ったあと、「クライアントが確認したのか」「署名や押印が済んでいるのか」といった状況を一覧で確認できませんでした。

また進捗管理を営業担当者に任せていたため、送付後の状況が見えにくくなっていました。

発注フローが決まっていなかった

発注側にも課題がありました。発注内容が決まっても、メールで簡易的に合意したり、発注書を送付しないまま進めたりするケースがあり、統一された手順がありませんでした。

そこで、こうした受注・発注業務の課題を見直し、kintoneとPrintCreatorを組み合わせて運用を統一することにしました。

kintone×PrintCreatorで申込書業務を一本化

実際に行っている運用が以下のとおりです。見込管理から申込書の作成・PDF出力・署名依頼・締結状況の確認までを、kintoneとPrintCreatorでまとめて管理できるフローにしています。

見込情報から申込書を作成

営業担当が「見込管理アプリ」に、取引先名や部署名、提供するメニュー、金額、起票月などを登録します。

業務推進部のオペレーション担当は、その情報をもとに受注レコードを作成し、「受注一覧」の「申込一括作成」ボタンから申込書を作成します。

「申込管理」には取引先名や送付先などが自動で反映され、明細も受注レコードをもとに作成されます。オペレーション担当が入力するのは、主にPDFの件名です。

PDF出力から署名依頼までを簡単な操作に

申込書はPrintCreatorでPDF出力し、kintoneの添付ファイルフィールドに保存します。見積書も同じ流れで作成できます。

署名依頼は、「申込管理」画面から「署名依頼を送信」を選択します。会社名やクライアントの担当者名などは自動で反映されるため、内容を確認したうえで送信します。

クライアントは届いたメールから書類を開き、必要事項を入力して電子署名を行います。

契約の進捗をkintone上で確認

署名依頼を送ると、申込管理の「契約進捗」に状況が反映されます。送信後の確認中なのか、締結まで完了しているのかをkintone上で確認できます。

締結済みの書類は、「申込書PDF（締結済み）」の添付ファイルフィールドに自動で保存されます。

これまで必要だった、営業担当が返送書類を受け取り、管理本部へ連携する作業もなくなりました。

導入後に変わった3つのこと

kintoneとPrintCreatorを組み合わせたことで、帳票作成から送付、締結後の保管までを一つの流れで進められるようになりました。

帳票作成・送付が現場に定着

申込書や見積書はkintone上の情報をもとに作成し、そのままPDF出力できます。

操作はボタン選択が中心で、既存のオペレーションを大きく変えずに導入できました。

送付から締結・保管までを一つの流れに

これまでは、書類の作成、送付、押印後の返送、保管までが分かれていました。

現在は、署名依頼から契約状況の確認、締結済み書類の保存までをkintoneとPrintCreator上で進められます。送付後の状況も確認できるため、営業担当者と管理本部の間で個別に確認する作業が減りました。

発注プロセスを標準化

発注業務では、担当者ごとに異なっていた進め方をkintone上のフローに統一しました。

帳票のフォーマットを統一し、自動計算を使うことで、古い書式の利用や計算ミス、入力漏れを減らせます。決められた手順に沿って処理するため、担当者が変わっても同じ流れで業務を進められるようになりました。

「正しいことが一番楽にできる状態」を目指す

管理部門は、「やって当たり前」「できて当たり前」と見られやすい一方で、業務の効率化と法令遵守の両方が求められます。

私たちが目指しているのは、人の手をできるだけかけずに、正しい手順で業務を進められる状態です。

「正しいことが一番楽にできる状態」をつくることを目指し、PrintCreatorやkMailerを活用しながら、申込書や発注業務の仕組み化を進めていきます。

ご登壇ありがとうございました！

今回ご紹介したPrintCreatorとkMailerは、無料お試しをご利用いただけます。

申込書や発注書の作成・送付・回収に手作業が残っているかたは、自社の帳票フローを見直す際の参考にしてみてください。

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