kintoneで業務効率化を実現！7つの活用事例と成功のポイント

kintoneは、さまざまな業務を効率化し、現場の生産性を向上させるツールとして、多くの企業で活用されています。

しかし、具体的にどのように利用すればいいのかわからないという方もいらっしゃるのではないでしょうか。

この記事では、kintoneの得意分野や苦手分野、効率化できる業務、実際の活用事例をご紹介します。

これから業務効率化に取り組む方はもちろん、すでにkintoneを導入している方にとっても、さらなる改善のヒントとなる内容をまとめていますので、ぜひ最後までご覧ください。

kintoneの得意分野・苦手分野

業務効率化の効果を最大限に引き出し、想定外の課題を回避するためにも、kintoneの得意分野・苦手分野を正しく理解することが重要です。ここからは、業務効率化でkintoneを活用する際の得意分野と苦手分野について詳しく解説します。

得意分野

kintoneの得意な分野は、主に5つあります。

1. 情報共有
2. ノーコードでの業務アプリ作成
3. 業務プロセスの改善
4. データ活用・分析
5. コミュニケーション効率化

■情報共有
掲示板や通知機能を活用することで属人化を防ぎ、チーム全体での効率的な情報共有を実現できます。権限設定も細かく行えるため、必要な情報を適切なユーザーに確実に届けることが可能です。

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■ノーコードでの業務アプリ作成
IT部門以外のメンバーでも直感的な操作で必要な機能を実装できます。これにより、現場のニーズに合わせた迅速な業務のデジタル化が実現できます。

■業務プロセスの改善
業務の進捗状況を可視化し、ボトルネックの特定や工程の見直しが容易です。承認ワークフローの自動化や、業務の標準化により、作業効率を大幅に向上できます。

■データ活用・分析
蓄積したデータをグラフやレポートで可視化し、業務改善に活用できます。カスタマイズ可能なレポート機能により、必要な情報を必要な形式で抽出・分析することが可能です。

関連記事：kintoneでデータ分析するには？業務改善の事例やプラグインも解説｜kintoneapp BLOG

■コミュニケーション効率化
スレッド形式のコメント機能や、スマートフォンアプリでの通知により、チーム間のコミュニケーションがスムーズになります。場所や時間を問わず、必要な情報の共有や意思決定が可能です。

関連記事：kintoneはコミュニケーション機能が豊富！コメントの宛先を指定する方法｜kintoneapp BLOG

苦手分野

kintoneには利点がある一方、以下3つの苦手分野では活用に限界があります。

• 複雑な計算や関数を用いる処理
• 企業独自の帳票カスタマイズ
• リレーショナルデータやシームレスなデータ更新

■︎複雑な計算や関数を用いる処理
kintoneは、高度な計算式を含むExcelファイルの完全な置き換えには制約があります。ドラッグ＆ドロップによる直感的な操作性を重視して設計されているため、複雑な数式や関数の実装には制限があります。たとえば財務分析や在庫管理における複雑な計算処理を行う場合は、プラグインやJavaScriptによるカスタマイズが必要です。

■︎企業独自の帳票カスタマイズ
企業独自の帳票をカスタマイズする場合、kintone単体では実現が難しく、プラグインや外部ツールとの連携が必要です。kintoneは「チームの情報共有」に重点を置いたクラウドサービスとして開発されており、Webブラウザでの閲覧・編集に最適化されています。そのため、紙の帳票出力やPDF生成などの機能は標準では限定的です。見積書や請求書など、企業固有のフォーマットに合わせた帳票出力には、外部の帳票作成ツールとの連携が必要になります。

■︎リレーショナルデータやシームレスなデータ更新
在庫管理やマスタデータの自動更新などのリレーショナルデータ処理では、追加設定や手動操作が必要となる場合があります。kintoneは「業務ごとに必要なアプリをすぐに作れる」という特徴を持つ一方、各アプリは基本的に独立したデータベースとして動作します。そのため、商品マスタと在庫管理など、複数のアプリ間でリアルタイムなデータ連携を行う場合は、APIやプラグイン、kintone連携サービスを活用した追加開発が必要です。

kintoneで効率化できる業務7選

kintoneを使って効率化できる業務は7つあります。ここからは、具体的な業務内容を確認しましょう。

案件管理

Excelをはじめとする従来の管理手法から脱却し、案件情報や商談データの一元管理を実現可能です。

kintoneでは、情報を一元管理できるためチーム内での共有の時間が大幅に削減され、案件対応の漏れや重複も防止できます。

また、営業チーム間での最新情報のリアルタイム共有により、商談進捗の可視化と的確な状況把握が可能となり、商談の成約率向上や案件管理の効率化にもつながるでしょう。

申請・承認フロー

kintoneを導入することで、複数の手段で行われていた申請業務を一元化でき、申請フローの可視化が可能です。申請業務を一元化することで、対応漏れを防ぎ、より効率的な処理ができます。また、紙やExcelを使用した煩雑な作業から解放され、ボタン一つで承認できるようになります。

さらに、スマートフォンへのリアルタイム通知機能により、外出先でも迅速な対応が可能です。

過去の履歴も簡単に検索できるため、必要な情報にすぐにアクセスできるのも利点といえます。

タスク管理

kintoneを活用してタスク管理を行うと、担当者ごとの作業量や対応件数を確認できるようになります。メンバーの工数を正確に把握し、業務リソースの最適化を図れます。

作業状況をリアルタイムで確認できるため、負荷の偏りを調整し、効率的なチーム運営が可能です。

また、タスクの進捗状況を共有することで、プロジェクト全体の透明性が向上し、メンバー間の連携強化も期待できます。

売上管理

kintoneを利用すると、売上データが簡単にグラフ化され、視覚的に営業状況の把握が可能です。
条件に応じてデータを抽出し、グラフとして出力する機能によって、売上や顧客動向の分析が簡単にできるようになります。

そのため、経営者や営業担当者は現状のパフォーマンスを直感的に理解でき、戦略的で迅速な意思決定をしやすくなるのです。

また、売上データの可視化によって課題を見つけやすくなるため、売上向上のための改善サイクルを継続的に回すことができるでしょう。

お問い合わせ対応

kintoneは、お問い合わせ対応業務を一元管理し、対応状況の見える化を実現するのにも役立ちます。
kintoneのプロセス管理機能により、案件ごとの進捗状況がリアルタイムで確認でき、担当者の割り当てや対応期限も明確に表示されるため、対応漏れや二重対応を防止できます。

また、スレッド形式のコメント機能により、担当者間での引き継ぎや連携がスムーズになり、迅速な顧客対応が可能です。

このように、kintoneを活用することで過去の対応履歴やノウハウを蓄積して業務の属人化を防ぎ、チーム全体で一貫性のある対応を実現できるでしょう。

勤怠管理

kintoneを使えば、勤怠管理が効率化されます。
タイムカード機能があり、出勤時刻と退勤時刻を入力すれば、勤務時間が自動的に計算され、大幅に手間を削減してくれます。

また、スマートフォンを使ったワンクリック操作により、申請や承認もスムーズです。

さらに、過去の履歴を一括管理できるため、勤務データの確認や監査対応も簡単に対応できます。

関連記事：kintone「タイムカード」アプリで勤怠管理を簡単に！連携サービスでさらなる効率化も｜kintoneapp BLOG

在庫管理

kintoneを利用すると、効率的な在庫管理を可能にします。
備品や消耗品の入出荷数を記録すれば、現在の在庫数が自動で計算されるため、手間を減らすだけでなく、ミスを防止できます。

また、在庫状況は一覧表示やグラフ化が可能なため、視覚的に管理がしやすくなります。加えて、在庫不足を未然に防ぎ、発注漏れが発生しないように対策することが可能です。

さらに、在庫の推移を記録することは長期的な分析にも役立つため、効果的な在庫戦略の立案につながります。

関連記事：kintoneで在庫管理はできる！必要な設定・連携サービス・プラグインをまとめて解説｜kintoneapp BLOG

kintoneを活用した業務効率化の事例7選

ここからは、kintoneを活用した業務効率化の事例7選をご紹介します。

株式会社東急百貨店

参照元：東急百貨店 様の導入事例｜kintone
株式会社東急百貨店では、外商事業部のアナログな顧客情報管理をデジタル化するためにkintoneを導入しました。

営業担当者が従来手書きの台帳で管理していた顧客情報を「顧客カルテ」アプリに一元化することで、情報の共有と引き継ぎの効率化が実現されています。

業務の効率化が進むことで各担当者が抱える100人以上の顧客データを正確かつ迅速に把握できるようになり、営業活動の透明性とスピードが向上しました。

株式会社ZOZO

参照元：ZOZO 様の導入事例｜kintone
株式会社ZOZOは、従来のシステムではモバイル非対応や紙ベースで残された業務が課題でしたが、kintoneのカスタマイズ性とスマートフォン対応が決め手となりkintone導入に至りました。

総務部主導で構築された新しいシステムは、社員が使いやすいワークフローを実現し、迅速な申請・承認を可能にしています。

また、電子契約サービスとの連携により、契約業務のデジタル化にも成功しています。

パーソルキャリア株式会社

参照元：パーソルキャリア 様の導入事例｜kintone

パーソルキャリア株式会社は、ITプロジェクトに関連する申請フローやナレッジの属人化を解消するためにkintoneを導入しました。

同社では年間100件を超えるプロジェクトが実施されており、申請書類や進行管理がExcelやメールに依存していたため、効率化とガバナンス強化が求められていました。

kintone導入後は、プロジェクト管理やIT審議、発注に関するアプリを内製化し、申請書類の一元管理や情報のリアルタイム共有が可能となっています。

さらに、プロジェクトごとに共通の番号を割り振ることで、現場と管理部門が総合的に情報を把握できるようになり、閲覧性や作業効率が向上しました。

ANAファシリティーズ株式会社

参照元：ANAファシリティーズ 様の導入事例｜kintone
ANAファシリティーズ株式会社では、プロジェクトごとのコスト管理をExcelで行っていたため、データの一元化が困難で、効率的な集計や分析が課題となっていました。

この問題を解決するために、kintoneを活用してプロジェクトの企画から完了までのコストを一元管理する仕組みを構築しました。

また、データベース化により、過去の工事データへのアクセス性が向上し、参考情報の収集やサマリー分析が効率化されているのも利点です。

さらに、建物別や年度別など、さまざまな観点でのトータルコスト分析を通じて、コスト予測精度の向上や最適化の基盤が整備されています。

株式会社 スグル食品

参照元：スグル食品 様の導入事例｜kintone
株式会社スグル食品では、アナログな社内コミュニケーションが原因で業務効率が低下しており、FAXや紙の営業日報が大きな負担となっていました。

kintone導入後は「日報アプリ」により紙やFAXを廃止し、全社での日報共有がボタン一つで可能となり、業務が効率化されています。

また、コメント機能を活用したやり取りにより「言った言わない」問題も解消されるようになり、部門間の連携が強化されました。

さらに、経営指標をリアルタイムで確認できる仕組みが構築され、迅速な経営判断が可能になったのも利点です。

大館桂工業株式会社

参照元：大館桂工業株式会社様の事例｜サイボウズ東北

大館桂工業株式会社では、勤怠管理と受注案件管理の非効率性を解消するため、kintoneを導入しました。

従来、手書きで行われていた勤怠情報の管理は、総務担当者が基幹システムに手入力しており、約120名分の処理に1週間を要していました。

kintone導入後は勤怠アプリを活用し、勤務体系ごとの計算や工事番号の登録に対応できるようになっています。

さらに、データはCSV形式で出力され、基幹システムにスムーズに取り込める仕組みを実現しています。

アサヒビール中国

参照元：アサヒビール中国 様の導入事例｜kintone
アサヒビール中国では、生ビールの販促活動強化に伴い、販促品の手配がメールやFAXで行われておりミスや遅延が発生する原因となっていました。

営業担当者はkintoneを活用してシステム上で必要な販促品を登録し、承認後に配送会社へ自動的に通知される仕組みを導入しました。

同社はkintoneを導入して販促品の配送依頼システムを構築し、今では業務の効率化を実現しています。

kintoneで業務効率化を成功させるための4つのポイント

kintoneで業務効率化を成功させるためのポイントを紹介します。

導入する目的を明確にする

kintoneを効果的に導入するためには、組織が抱える課題を正確に把握し、その解決を目指す目的を明確にするのがポイントです。
kintoneなどの業務効率化ツールの導入は生産性を向上させるための手段のため、自社の非効率な業務プロセスを特定することから始めましょう。

たとえば、紙資料の多さによる保管スペースの問題や、情報共有の不備によるタスク漏れなど、具体的な課題を洗い出すのがおすすめです。

運用ルールを定める

kintoneを導入する際、運用ルールを明確に定めておきましょう。
あらかじめルールを決めておけば、誤操作や管理の煩雑化といったリスクを軽減し、効率的な運用が実現可能です。

たとえば、トラブルや不具合が発生した場合に備え、問題の切り分けや対応手順を事前に設定しておくことで、迅速かつ冷静な対応が可能になります。

また、管理体制を整えることで、稼働状況の把握や適切な設定が維持され、業務への影響を最小限に抑えられます。

定期的な見直しと改善を行う

kintoneの導入後も、定期的な業務の見直しと改善を行いましょう。
業務プロセスを分析し、重複や無駄がないか確認することで、さらに効率化を図れます。

また、顧客満足度や業務目標の達成状況を評価し、品質向上のための改善点を見つけやすくなります。

さらに、担当者の負担を軽減するため、業務の偏りやスキルに応じた適切なタスク配分も検討するのがおすすめです。

改善点が明確になれば、具体的な対策を講じて継続的な業務の質の向上が期待できるでしょう。

サンプルアプリや連携サービスを活用する

kintoneの活用を最大限に引き出すためには、サンプルアプリや連携サービスの活用も必要です。
サンプルアプリは、業務に必要な機能がパッケージ化されており、簡単に導入して運用を始められます。

また、連携サービスを活用することでkintoneの機能が拡張し、業務の効率化が期待できます。

kintoneはAPI連携が豊富なため、既存のCRMやメールシステム、カレンダーアプリなどとデータ連携を行いやすいのが利点です。

よって、自社の実現したい機能や抱えている課題に合わせてサンプルアプリや連携サービスを導入し、活用の幅を広げるとさらなる改善の効果が現れるでしょう。

kintoneをより便利に使うならToyokumo kintoneApp

kintoneをより便利に使うためにおすすめしたいのが、トヨクモ株式会社が提供するkintone連携サービス「Toyokumo kintoneApp」です。

kintoneの基本機能では実現が難しいことも、トヨクモの連携サービスであればさらに便利に活用することができます。

Toyokumo kintoneAppでは、以下6つのサービスが提供されています。

ここからは、Toyokumo kintoneAppの各サービスについて紹介します。

FormBridge

FormBridge（フォームブリッジ）は、kintoneアカウントがない人でもkintoneに直接データを保存できるWebフォーム作成サービスです。

kintoneの基本機能における「ライセンスを持たないユーザーは情報を登録できない」という問題を解消できます。

また、FormBridgeで作成したフォームは、kintoneに直接データが保存されるため、転記の必要がなく、業務効率化や入力ミス・漏れの削減ができるのがメリットです。

kViewer

kViewer（ケイビューワー）は、kintone内の情報を手間なく外部に公開できる連携サービスです。kintoneアカウントを持たないユーザーにも簡単にkintone内の情報を公開できます。

kintoneの情報を共有する際にわざわざデータを移し替える手間もなく、グラフなどの数値情報もそのまま外部に公開することが可能です。

公開範囲を設定することもできるので、社外秘の情報が漏洩するリスクを抑えつつ、社外の人に資料やデータを気軽に共有できるようになります。

kMailer

kMailer（ケイメーラー）は、kintone上で管理しているメールアドレス宛に、kintone内のデータを自動引用したメールを自動・手動・予約で送れるサービスです。

kintoneで管理している顧客に向けて一斉送信や、kintoneからのテキスト引用などを行ったり、誰にいつどんなメールを送信したかなどのログを確認することもできます。

普段社内で使っているメールアドレスからメールを送信するため、新たにメールサーバーやメールアドレスを用意する必要はありません。

誰に、いつ、どんなメールを送信したか、受信者がいつ資料をダウンロードしたかなどの情報をログとして確認することもできます。

PrintCreator

PrintCreator（プリントクリエイター）は、kintoneに登録されている社名や金額などの情報を活用して、マウスのみで簡単に書類が作成できる書類出力サービスです。

現在使用している見積書や請求書などをPDFファイルでPrintCreatorにアップロードすれば、マウス操作のみで簡単に書類を作成できます。

kintoneアプリの複数レコードを一括で出力できるので、複数社の請求書や月報を簡単に印刷できるのもメリットです。

DataCollect

DataCollect（データコレクト）は、関数を利用した計算や複数アプリ間の収集・計算・加工を可能にし、kintoneが苦手とする予実管理や在庫引き当てを実現できるサービスです。

Excelと同じ感覚で複数のアプリから情報の集計や計算が可能で、スケジュール設定による自動実行やリアルタイム更新などにも対応しています。

事前に設定しておけば、手動で操作することなく情報を自動で収集・計算できるので、情報の集計漏れや更新忘れを防げます。

kBackup

kBackup（ケイバックアップ）は、kintoneアプリに登録したデータが消えてしまった際に備えて、kintone内のデータを別環境にバックアップできるサービスです。

kintoneの基本機能では、kintone上のすべてのデータを一括でバックアップすることはできません。kBackupを利用することで、誤って必要なアプリを削除してしまったり、スペースが復旧できなくなったという事態を防げます。

また、大切な顧客情報や添付ファイルのバックアップにも対応しています。

まとめ：Toyokumo kintoneAppでkintoneをより便利に活用しよう

「kintoneをより便利に使いたい」「kintoneを活用する幅を増やしたい」とお考えの方は、kintone連携サービス「Toyokumo kintoneApp」の利用がおすすめです。

トヨクモのkintone連携サービスは1万契約を突破し、サイボウズのオフィシャルパートナー評価制度においても全製品で受賞と、実績と使いやすさに定評があります。

トヨクモ連携サービスを導入することで、紙の書類を介さず、直接データの書き込みや管理が行えるため、職員の負担軽減や業務効率改善が図れるでしょう。

悩みややりたいことに合わせて最適な機能を追加できるので、kintoneと一緒に使いたい便利なサービスをお探しの場合は、30日間無料お試しからぜひ実際の使用感を体感した上でご検討ください。