kintoneでPDFを出力する方法！プラグイン・連携サービスも紹介
kintone（キントーン）に登録した情報を、社内で使う日報や報告書にしたり、社外へ向けた見積書や請求書として出力したりすることは多いのではないでしょうか。また、Excelに転記する際に資料の見栄えや出力にかかる工数を改善したいと思ったことはありませんか。
今回は、kintoneの書類をよりきれいにカンタンに出力する方法として、無料のプラグインを導入した場合と、kintone連携サービス「PrintCreator（プリントクリエイター）」を導入した場合の活用例をご紹介します。
なお、kintone標準の印刷では書類のレイアウトを自由に変更できないため、「今使っている見積書・請求書のフォーマットでPDFを作りたい」「Excelへの転記をなくしたい」という場合は、PrintCreatorを使う方法があります。
kintoneのデータを、今使っている書類フォーマットのままPDFで出力できます。
目次
kintone内の機能ではレコード画面そのままの印刷しかできない
kintoneでは、レコード一覧画面をWebブラウザの印刷機能で印刷できます。また、レコード詳細画面では、画面右上の「オプション」から「レコードを印刷」を選択すると、印刷用に最適化された画面を表示できます。
ただし、レコード詳細画面の印刷レイアウトは、アプリのフォームで設定した配置がそのまま反映されます。印刷用画面だけを見積書や請求書などの独自レイアウトに変更することは、kintoneの標準機能ではできません。
▲kintone標準機能を使って見積書の印刷画面を表示
内容が簡素なものであれば標準の印刷機能で十分ですが、項目や行が増えたり、形式が複雑なものになったりすると、全体的な視認性や対外的な体裁が適切ではないと感じる場合もあるでしょう。
データの表示形式やレイアウトを詳細に指定して、より見やすい形で出力するためには、プラグインや外部連携サービスを活用する方法があります。
既存の書類フォーマットでkintoneのデータをそのまま出力したい場合は、PrintCreatorが対応しています。kintoneの画面レイアウトに依存せず、自社フォーマットのPDFにkintoneのデータを直接差し込んで出力できます。
kintoneからの書類出力をサポートする無料のプラグイン
合同会社ぱんだ商会が提供するTISの無料プラグインを導入すると、kintoneのデータをより体裁が整った形で出力可能です。
「一覧画面印刷プラグイン」を活用すれば、ヘッダーやメニューボタンを除いた状態で一覧画面を印刷できます。また、一覧表の「テーブルだけ」「グラフだけ」と、必要な部分を印刷する用途にも利用できます。
「印刷設定プラグイン」を活用すれば、レコードの印刷画面でフィールド幅やスタイルを調整できます。罫線や段組み、改ページなどを設定してレイアウトを整えることも可能です。
これらのプラグインは、ファイルをダウンロードしてkintone上にインストールすれば無料で利用できます。コストを抑えながら、現在のkintone画面をベースに印刷しやすくしたい場合に検討しやすい選択肢です。
参考：合同会社ぱんだ商会「TIS公式サイト｜kintone」
無料のプラグインでできること
- 単一レコード印刷のレイアウト調整
- 一覧画面の印刷
- 一覧画面に表示したグラフの印刷
kintone標準機能でも一覧画面自体はブラウザから印刷できますが、TISの「一覧画面印刷プラグイン」を利用すると、ヘッダーやメニューボタンを非表示にした印刷プレビューを表示できます。
「印刷設定プラグイン」を使えば、フィールド幅やスタイルを変更し、標準の印刷画面を見やすく整えられます。
無料のプラグインではできないこと
無料のプラグインは、kintoneのレコード情報を見やすく整理したり、一覧画面を印刷しやすくしたりする用途に便利です。一方、次のような書類作成には対応しにくくなります。
- 特定のフィールドだけを選んで独自レイアウトへ配置する
- 複数レコードの情報をまとめて書類化する
- kintoneのフォームとは異なる自社独自のフォーマットで出力する
無料のプラグインを利用する場合、kintoneのレコードやフィールドの配置をベースにした印刷が中心です。そのため、「現在使っている請求書のフォーマットをそのまま使いたい」といった柔軟な書類出力には向いていません。
自社フォーマットでの出力・複数レコードの一括出力・QRコード（※）やバーコードの自動生成が必要な場合は、PrintCreatorが対応しています。なお、複数レコードのPDF一括出力はプレミアムコース以上で利用できます。
※QRコードは株式会社デンソーウェーブの登録商標です。
『PrintCreator』でkintoneからのPDF出力がキレイにカンタンに
上記でご紹介した機能だけでは希望に合った出力が難しいという方におすすめできるのが「PrintCreator（プリントクリエイター）」です。
PrintCreatorの機能
- 出力したいフィールドのみを選択して出力
- 複数レコードの情報を一括出力
- 自社フォーマットでの出力
書類の作成・PDF出力
PrintCreatorでは、レコード内から書類に表示したいフィールドを選び、任意の位置へ配置できます。また、複数のレコードをまとめてPDF出力できるため、必要な書類を一括で作成することも可能です。
複数レコードのPDF一括出力は、プレミアムコース以上で利用できます。レコードごとにPDFを分割し、あらかじめ設定したルールでファイル名を付けて出力する機能はプロフェッショナルコース以上が対象です。
PrintCreatorは30日間の無料お試しができ、期間終了後も再度お試しできます。無料お試し環境では、すべてのコースの機能を利用できます。
既存の書類フォーマットに合わせてレイアウトできる
PrintCreatorでは、現在使っている書類フォーマットをPDFにして背景として登録し、その上へkintoneのフィールドを配置できます。背景PDFを設定しない場合も、用紙サイズを指定して書類を作成可能です。
デザインの自由度が高く、希望のレイアウトや既存のフォーマットに合わせてデータを出力できます。また、PrintCreatorはドラッグ＆ドロップを中心とした操作で設定できます。
▲kintoneアプリと既存フォーマット（左）、PrintCreatorでkintoneのデータを既存フォーマットに出力（右）
土台のデザインとなるフォーマットをPDFファイルで用意して背景としてアップロードすれば、その上に大きさ・色・位置を設定し、任意のデータを表示可能です。文字列や数値に加えて、対応コースではテーブル・画像・QRコード（※）・バーコードなどもレイアウトできます。
必要な項目はkintone上からそのまま引用できるため、Excelなどの既存フォーマットに手作業で転記していた場合、その転記作業を減らせます。
なお、PrintCreatorはPDFでの出力のみに対応しています。Excel形式の書類ファイルを出力する機能ではありません。現在ExcelやWordで使用している書類を使いたい場合は、フォーマットをPDFに変換してPrintCreatorの背景として登録します。
AIでフィールド配置を効率化できる
PrintCreatorには「AIがフィールド情報を配置」する機能があります。背景PDFをもとにAIがkintoneのフィールドを自動配置し、フィールドの種類や表示設定もまとめて設定できます。このAI機能は全コースと30日間の無料お試し環境で利用可能です。
関連記事：PrintCreatorにAI登場！書類レイアウト設定が一瞬に
ほかのトヨクモ製品と組み合わせて後続業務も効率化できる
書類を作るだけでなく、その後の業務まで自動化したい場合は、ほかのトヨクモ製品と組み合わせる方法もあります。たとえばkMailerを組み合わせると、PrintCreatorで出力した書類をkintoneで管理しているメールアドレス宛に自動送信できます。
また、FormBridgeとの連携では、Webフォームに入力された内容を反映したPDFを出力できます。たとえば、見積もりフォームの入力内容から見積書を発行したり、申請内容をもとに入館証を作成したりする運用が可能です。
PrintCreatorを使う前に把握しておきたい仕様
PrintCreatorを導入する前に、出力形式や利用できる機能の条件を確認しておきましょう。
| PrintCreatorの仕様 | 詳細 |
| 書式 |
|
| 複数レコードの一括出力機能 |
|
| 書類の設定や編集を行えるユーザー |
|
| 30日間の無料お試し |
※本契約後に利用できる機能はコースによって異なるため注意 |
自社で必要な書類や運用方法を整理したうえで、無料お試しを使って実際の出力方法を確認するとよいでしょう。
PrintCreatorを導入する4つのメリット
複数のレコードから情報を集めて見やすい資料を作れる
PrintCreatorでは、複数のレコードから数値やデータを集約して1つの書類にまとめることができます。
「一覧表」形式の書類を作成すれば、当月かかった経費の一覧や、在庫商品の一覧、社員名簿など、複数のレコードをまとめて記載できます。レコードの件数に応じて複数ページにわたる書類を作ることも可能です。
また、対応コースでは、PrintCreatorと連携しているアプリとは別のアプリから情報を取得して書類へ反映できます。一覧表作成と書類のアプリ連携はプレミアムコース以上が対象です。利用したい機能によって対応コースが異なるため、導入前に料金・機能表を確認しましょう。
脱Excelが実現できる
Excelを使って書類出力をしている方も多いのではないでしょうか。kintoneから手作業で転記したり、CSVで出力したデータから必要部分だけを切り抜いたりする作業は、工数がかかるうえに、ミスが生じることもあるでしょう。
既存のExcelフォーマットをPDF化してPrintCreatorに取り込めば、マウスのドラッグ＆ドロップで、どの箇所にどの項目を表示させるかを設定できます。細かく表示位置を調整できるため、これまで使っていた書類のレイアウトを生かしながらPDFを作成できます。
見積書・請求書のExcel転記をなくせる
kintoneで顧客情報や売上情報を管理しているにもかかわらず、請求書を作るたびにExcelへ会社名・金額・請求日などをコピーしている場合、その転記工程をPrintCreatorへ置き換えられます。
あらかじめ請求書のPDFフォーマットとkintoneのフィールドを紐づけておけば、kintoneのデータを使ってPDFを作成できます。見積書や請求書を毎月多数発行している場合ほど、繰り返しの転記作業を減らしやすくなります。
実際に株式会社エディマート様では、従来4〜5時間かかっていた請求書作成業務を、PrintCreatorなどを活用した仕組みにより約30分まで短縮しています。
事例記事：請求書業務を自動化することで、業務時間を10分の1に削減成功
Excelへの転記をなくし、自社の請求書フォーマットでPDFを作れるか確認したい場合は、実際の書類を使って無料お試しで設定できます。
デザインのカスタマイズ性が高い
PrintCreatorでは、背景となるPDFに合わせてkintoneのフィールドを配置できます。
用紙サイズは背景PDFに応じて設定され、背景を使わない場合もA4、B5、ハガキ、長形3号封筒などの規格サイズに加え、任意のサイズで書類を作成できます。そのため、見積書や誓約書だけでなく、日報や診断書、宛名ラベル、各種販促物など、用途に合わせた書類を作成できます。
また、対応コースではQRコード（※）やバーコードも自動生成して配置可能です。
PrintCreatorと無料プラグインどちらを選ぶべき？
kintoneでPDF出力を検討している方にとって、「無料プラグインで十分なのか」は判断に迷うポイントでしょう。現在のkintone画面を少し見やすく印刷したいだけであれば、無料プラグインから試す方法があります。
一方、見積書・請求書などの自社フォーマットに合わせたい場合や、複数レコードをまとめて出力したい場合は、後から書類の仕組みを作り直すより、最初からPrintCreatorを検討したほうが運用しやすいケースもあります。
ここでは、判断の参考にしていただけるようにPrintCreatorと無料プラグイン（一覧画面印刷プラグイン／印刷設定プラグイン）の違いを一覧でまとめました。
| 比較項目 | PrintCreator | 無料プラグイン |
| 単一レコード印刷のレイアウト変更 | ◯ | ◯ |
| レコード一覧からの出力 | ◯ | ◯ |
| 出力フィールドの選択 | ◯ | ✕ |
| 複数レコードのPDF一括出力 | ◯（プレミアム以上） | ✕ |
| 自社フォーマットでの出力 | ◯ | ✕ |
| QRコード（※）／バーコード自動生成 | ◯（スタンダード以上） | ✕ |
| 宛名ラベル作成 | ◯（プレミアム以上） | ✕ |
| 電子署名＋タイムスタンプ | ◯ | ✕ |
| AIによるフィールド情報の配置 | ◯（全コース） | ✕ |
| サポート・相談窓口 | ヘルプ・操作ガイド、問い合わせフォーム、オンライン相談 | プラグイン自体は無料。一部、有料でサポート受けられるプランあり |
| 価格 | 月額7,000円〜／年額84,000円〜（税抜） | プラグインは無料 |
PrintCreatorはライトコースが月額7,000円、年額84,000円から利用できます。利用したい機能によって必要なコースが変わるため、とくに一括出力や画像・テーブル、QRコードなどを利用する場合はコース別の機能を確認してください。
とくに自社フォーマットでの出力・複数レコードの一括出力・電子署名が必要であれば、PrintCreatorを選ぶことでExcelへの転記作業を省けます。30日間無料で試せるため、自社の書類フォーマットにkintoneのデータを当てはめて出力できるか確認できます。
【職種別】PrintCreatorの活用事例
「kintoneから書類を出力したい」という悩みは、部門や職種によってさまざまです。kintoneの情報を出力する外部の連携サービスはいくつかありますが、PrintCreatorが誇る大きな特徴は、出力するPDFのサイズが自由に選べるという点です。
A4やB4などの規定の用紙サイズはもちろんのこと、1mm単位でサイズ調整ができ、ハガキサイズや宛名ラベルのサイズも出力可能です。
ここでは、職種別にPrintCreatorの活用事例を紹介します。
営業／セールス｜見積書や注文書
見積書や注文書などの社外へ提出するデータは、体裁が気になるのではないでしょうか。
PrintCreatorを活用することで、営業担当者の書類作成を大幅に効率化しつつ、見栄えのよい提案資料をすばやく作成可能です。ExcelのテンプレートをPDF形式で保存して取り込めば、kintoneのレコード上から必要情報を選んで配置できます。
より多くのデータを、ニーズに合わせた形できれいにカンタンにまとめて出力できるのがPrintCreatorの大きな強みです。トラストバンク様の事例では、見積書の発行から承認までを自動化しています。詳しくは以下の事例紹介も参考にしてみてください。
事例記事：決め手はスピード感と柔軟性。業務時間を200時間/月削減し、新規事業のドライブに成功したトヨクモkintone連携サービス活用事例
顧客サービス／サポート｜証明書や報告書
顧客対応の質を向上させながら、対応工数を削減できるのもPrintCreatorの強みです。
たとえば、顧客からの依頼に応じて、利用証明書や作業完了報告書を瞬時に発行できます。建設業での作業報告書の作成や、製造業での各種報告書の作成で実績があり、顧客満足度の向上につながります。
エクソル様では、最大で1時間かかっていた書類作成を1クリックで作成できるようになりました。詳しくは以下の事例紹介も参考にしてみてください。
事例記事：業務改善効果は5,000時間以上！社内と取引先どちらもWin-Winな仕組みをトヨクモkintone連携サービスで実現
また、猪原[ 食べる ]総合歯科 医療クリニック様では、訪問診療後の報告書作成業務にPrintCreatorを導入。kintoneからの帳票自動出力により、毎日約2時間の残業時間削減に成功しました。
事例記事：kintoneとプリントクリエイターの活用で、1日2時間の残業時間を削減、医療とITの橋渡しを実現した
総務／人事｜人事書類や入館証
総務／人事部門では、社内外への各種書類を発行する業務が多く発生します。
PrintCreatorを活用することで、これらの書類作成を大幅に効率化できます。雇用契約書や勤務証明書などの人事関連書類を、正確で統一されたフォーマットで迅速に作成可能です。
ほかにも、来訪者向けの入館証を写真付きで迅速に発行するといったことも実現できます。
八代製薬様では、PrintCreatorで生成したQRコード（※）を活用することで、必要情報をWebから手軽に入力してもらうことができるようになりました。それまでの用紙を配布する形式と比べて、提出遅れや文字が読みづらいといった問題を解消できました。
事例記事：kintoneとトヨクモ製品で、工数削減から社内教育まで！
また、シーライト藤沢法律事務所様では、PrintCreatorの導入でkintoneから書類をワンクリックで出力できるようになり、業務の大幅な効率化が実現しました。年間で、約190時間分の作業を削減できたと試算されています。
さらに、添付ファイルフィールドへの自動保存機能を活用することで、在宅勤務時でもオンラインでの書類確認が可能となり、ペーパーレス化も大きく推進されました。
事例記事：紙文化が根付く弁護士事務所が、kintoneとプリントクリエイターで年間190時間の作業時間を削減
広報／マーケティング｜販促物やカタログ
ブランドイメージの統一と効率的な販促物作成を両立できるのが、PrintCreatorの広報／マーケティング分野での強みです。
たとえば、季節や時間帯によって内容が変化する飲食店のメニュー表の作成が簡単にできます。規定のフォーマットがある場合は、そのデータをPDF形式で保存して、背景としてPrintCreatorにアップロードすることで、その上にメニューをレイアウトできます。
▲kintoneのメニュー一覧が登録されているアプリから、メニュー表に表示させたい情報だけを表示
メニューの一覧が登録されているkintoneアプリから、メニュー表に表示させたい情報だけを選んで、自由にレイアウト位置を決められます。文字の色や大きさも背景画像に合わせて調整可能です。
また、サントリーコーポレートビジネス様では、作成時間を大幅に削減しつつ、より効果的な販促ツールを作成できるようになっています。詳しくは以下の事例紹介も参考にしてみてください。
事例記事：販促ツールの作成時間を279時間削減、約17万件の新規接点を獲得！マーケティングに大活躍したトヨクモkintone連携サービス活用事例
経理｜請求書や経費精算書類
経理業務では正確性とスピードが求められます。PrintCreatorを活用することで、経理書類の作成ミスを削減し、業務効率を大幅に向上できます。
請求書の発行では、kintoneの売上データから請求書を自動生成できます。計算ミスや記載漏れのリスクを大幅に削減し、月末の請求書発行業務を効率化できるでしょう。
▲kintoneの見積もりアプリの内容をPrintCreatorで既存のフォーマットに合わせて出力
先方から指定されたフォーマットがある場合も、その書類をPDF化し、PrintCreator上で背景として設定することで必要なkintoneフィールドを配置できます。
PrintCreatorから出力される書類はPDFです。ExcelやWordで使用しているフォーマットを利用する場合は、PDFへ変換して背景として登録します。
経費申請書や交通費申請書など、これまでExcelやWordで作成していた書類についても、元のレイアウトをPDFとして利用しながらkintoneのデータを反映できます。
▲kintoneの交通費申請アプリからPrintCreatorで既存のフォーマットに合わせて出力
エディマート様では、請求書の作成に4〜5時間かけていたところ、約30分に作業時間を削減することに成功しています。詳しくは以下の事例紹介も参考にしてみてください。
事例記事：請求書業務を自動化することで、業務時間を10分の1に削減成功
毎月の請求書発行で「kintone→Excel→PDF」という転記工程が残っている場合は、PrintCreatorの無料お試しで、現在の請求書フォーマットをそのまま使えるか確認してみてください。
見やすさにこだわった書類出力にはPrintCreatorが最適
kintoneに日々記録されていく取引データや管理データは、記録するだけでなく、見える形にまとめて活用することが大切です。
今回は、kintone上のデータを資料として出力する方法として、kintoneの標準機能、無料プラグイン、外部連携サービス「PrintCreator（プリントクリエイター）」を活用する方法についてご紹介しました。レコードの内容によっては、kintoneの標準機能や無料プラグインで十分な場合もあります。
一方で、「自社の見積書・請求書フォーマットを使いたい」「Excelへの転記をなくしたい」「複数レコードをまとめてPDF出力したい」といった課題がある場合は、PrintCreatorが選択肢になります。
PrintCreatorでは、現在利用している書類のPDFを背景として登録し、kintoneのデータを配置できます。AIによるフィールドの自動配置にも対応しているため、まずは実際の書類を使って設定や出力結果を確認してみるのがおすすめです。
kintoneの情報を使った
書類作成・出力から電子契約まで
これひとつで完結
