トヨクモ「ユーザー管理」で現場や別拠点にいるメンバーと安全に情報共有＆効率化

アルバイト、パート社員や協力会社の従業員など、拠点外のメンバーへkintoneの情報を共有する際、セキュリティ対策に悩んでいる方も多いのではないでしょうか。 共有する人数が多くなればなるほど、アクセス権の設定やアカウント管理も煩雑になります。

「kintone内のデータを現場や拠点外のメンバーと手軽に共有したい」といった場合は、利便性と安全性を兼ね備えたトヨクモの情報公開ツール「kViewer（ケイビューワー）」と「ユーザー管理」の活用をおすすめします。

本記事では、社外にいるメンバーとの情報共有に関わるセキュリティリスクの問題を解決する情報公開ツール「kViewer」と認証機能「ユーザー管理」を紹介します。ユーザー管理の設定手順も解説するので、参考にしてみてください。

本拠地以外にいるメンバーとの情報共有に関わるセキュリティリスクの問題

kintoneの標準機能のみで拠点外や現場のメンバーと情報共有を行う場合、人力でセキュリティを保つには限界があります。繁忙期における業務精度の低下や引き継ぎ時のミスなどにより、ヒューマンエラーを引き起こす可能性があるためです。

【社外との情報共有におけるセキュリティリスクの例】

• ヒューマンエラーによるURLやデータの誤送信
• アクセス制限の設定ミスによる情報漏洩
• 第三者のなりすましによる不正な入力やデータの改ざん

「業務効率化もセキュリティ向上も、どちらも叶えたい」という方は、トヨクモのkintone連携サービスの活用を検討してみてください。

トヨクモの認証機能「ユーザー管理」を活用することで、システムへのアクセス制御を自動化し、本拠地以外のメンバーも含めた社内でのやり取りを安全に効率化できます。

「kViewer × ユーザー管理」で社外のメンバーとも安全に情報共有

メンバーが現場や全国に点在している場合、kintone内の情報を共有するために、メールやExcelなど別のツールへ転記している例も少なくありません。

トヨクモの「kViewer（ケイビューワー）」とアクセス制限機能である「ユーザー管理」を活用すると、拠点外にいるメンバーに、場所を問わずリアルタイムで個人情報や社外秘の情報を共有できます。

【「kViewer × ユーザー管理」で実現できること】

• 「A社にはA社のデータのみを表示」できる取引先ごとの案件および進捗管理
• メンバー別に給与情報や人事評価などの個人情報を共有
• 顧客マイページから会員情報の確認

また、kViewerに「FormBridge（フォームブリッジ）」を連携すると、拠点外のメンバーからの申請関連の入力や個人情報の修正が可能となります。

トヨクモのユーザー管理は、kViewerやFormBridgeとともに「30日間無料お試し」が何度でも可能です。「自社の環境で一度試したい」という方は、ぜひ一度使い勝手を体験してみてください。

kViewer（ケイビューワー）なら外部の人にも情報を公開できる

「kViewer（ケイビューワー）」は、kintoneの情報を多くの人に公開できるツールです。kintoneアカウントを持っていないメンバーや顧客に対しても情報共有が可能です。

【kViewerでできること】

• メンバーへのマニュアルや在庫状況の共有
• アルバイトや派遣社員へのシフト情報の公開
• コーポレートサイトの「お知らせページ」や「FAQページ」の作成
• 予約状況やセミナースケジュールの公開　など

kViewerで共有した情報は、kintone内のデータを更新することで、公開ページへ自動反映されます。そのため、転記作業の工数削減や、リアルタイムでの情報共有が可能です。

関連記事：kViewer（ケイビューワー）とは？できること・使い方

ユーザー管理を使うと許可されたメールアドレスを持つ人だけがアクセスできる

「ユーザー管理」とは、フォームやビューにアクセスできるユーザーをメールアドレス単位で制限する認証機能です。「属性による絞り込み機能」を使うと、取引先や案件の関係者ごとにデータの出し分けが可能です。

【ユーザー管理（＋kViewer）を使ってできること】

• 取引先別「案件管理ダッシュボード」の作成
• 現場メンバー向けの「部署別・拠点別ダッシュボード」の作成
• イベントや講習会の申込者向け「予約状況・案内照会ポータル」の作成
• 申請者本人専用の「社内申請・手続きの進捗照会マイページ」の作成など

事前に設定を行うことで、ユーザーがログインするだけで個別のデータが表示されます。また、メールアドレスのリストをkintoneアプリと同期できるため、メールアドレスを登録したマスタアプリの書き換えのみで、手軽にアカウント情報の更新が可能です。

関連記事：トヨクモのユーザー管理とは？個人ページを作成できる強固な認証機能を紹介

FormBridge（フォームブリッジ）との連携で編集も可能

「kViewer × ユーザー管理」に加えて「FormBridge（フォームブリッジ）」と連携することで、kViewerで公開した情報を外部から直接編集や更新ができます。kintoneアカウントを持っていない顧客や現場スタッフでも、データの入力や修正が可能です。

【「kViewer × ユーザー管理」のFormBridge連携でできること】

• 顧客や取引先による登録情報の変更手続き
• 申請者の提出済みデータの差し戻し修正や再申請
• 予約した本人からの予約内容の変更やキャンセルの受付
• 現場での点検結果や業務報告の入力および更新　など

申請関連においては、kViewerのマイページから申請内容の修正が可能です。その際、入力データがkintoneへ自動反映されるため、電話やメールによる修正対応の手間や手作業での転記ミスを未然に防ぐことができます。

関連記事：FormBridge（フォームブリッジ）とは？できること・使い方

【事例】「ユーザー管理」でセキュリティの向上と効率化を両立

1. 奨学金業務と研究費情報の共有をオンライン化で業務時間とコスト削減｜学校法人 関西外国語大学
2. ユーザー管理で契約書管理と社内申請のデジタル化を実現｜株式会社SBI証券

参考：トヨクモkintone連携サービス公式サイト「導入事例」

1. 奨学金業務と研究費情報の共有をオンライン化で業務時間とコスト削減｜学校法人 関西外国語大学

参考：トヨクモkintone連携サービス公式サイト「導入事例｜学校法人 関西外国語大学 様」

【kViewer × FormBridge × ユーザー管理の活用事例】

奨学金の審査状況を確認できる新規採用マイページ（kViewer）	研究費使用状況のダッシュボード（kViewer）

▲出典：トヨクモkintone連携サービス公式サイト「導入事例｜学校法人 関西外国語大学 様」

関西外国語大学では、奨学金業務と研究費の情報提供業務をオンライン化したことで、業務時間や印刷コストを大幅に削減しています。

奨学金業務は、学生がFormBridgeのフォームから申請し、kViewerのマイページで審査状況の確認が可能です。データはすべてkintoneで管理していることから、PrintCreator（プリントクリエイター）を利用し、申請情報をもとにした願書の印刷も可能となりました。

ユーザー管理の認証機能を活用することで、個人情報の保護が必要な審査情報の共有もデジタル化できた事例です。

2. ユーザー管理で契約書管理と社内申請のデジタル化を実現｜株式会社SBI証券

参考：トヨクモkintone連携サービス公式サイト「導入事例｜株式会社SBI証券 様」

【kViewer × FormBridge × ユーザー管理の活用事例】

契約書管理システムの閲覧者用検索画面（kViewer）	株の売買申請一覧を確認できる画面（kViewer）

▲出典：トヨクモkintone連携サービス公式サイト「導入事例｜株式会社SBI証券 様」

株式会社SBI証券では、契約管理業務と株式の売買申請業務をオンライン化したことで、年間で大幅な業務工数を削減しています。

申請の流れとしては、申請者が「契約先」や「契約書タイトル」のみ公開されたkViewerの画面から契約書を検索し、FormBridgeのフォームから閲覧申請をします。

その後、企業側で申請結果をkMailer（ケイメーラー）で通知し、ユーザー管理で申請を許可されたユーザーのみが契約書の詳細を閲覧できる仕組みです。

ユーザー管理の認証機能により、申請者自身が必要な情報を検索できる環境を整備し、業務効率化を図った事例です。

kViewerで情報公開するときのユーザー管理の設定手順

ユーザー管理を利用する際は「kViewer（ケイビューワー）」や「FormBridge（フォームブリッジ）」に閲覧ユーザーのメールアドレスを登録する必要があります。

今回は、kintoneの社内マニュアルアプリとkViewer、FormBridgeが連携済みである前提で、ユーザー管理の設定手順を紹介します。

なお「ユーザー管理」の利用には、kViewerもしくはFormBridgeのプレミアムコース以上のご契約が必要です。30日間の無料お試し環境でもご利用いただけます。

【kViewerおよびFormBridgeのユーザー管理設定手順】

No.	操作手順	画像
1	＜kintoneアプリ側＞ ①メールアドレスのフィールドと絞り込みたいフィールド（今回は会社名）が設置されているか確認する （設置されていない場合は、該当のフィールドを追加）
2	＜FormBridge側＞ ①FormBridgeの連携しているフォームの設定画面を開く ②「ログイン認証/ユーザー管理」から、ログイン認証を有効化 ③「登録したメールアドレスのユーザーのみ回答可能」になっていることを確認 ④「ユーザー追加」をクリック
3	⑤登録したいユーザーのメールアドレスやメールアドレスリストを登録 （登録方法は、kintone連携サービス操作ガイド「​​ログイン認証/ユーザー管理を登録する」を参考にする） ⑥任意のメールアドレスが登録されていることを確認
4	＜kViewer側＞ ①kintoneアプリやFormBridgeと連携しているリストビューの設定画面を開く ②メニューの「ユーザー管理」からユーザー管理を有効化 ③同じ画面にある「閲覧を許可するメールアドレスを登録」に、登録したいユーザーのメールアドレスやメールアドレスリストを登録 （登録方法は、kintone連携サービス操作ガイド「​​ユーザー管理を登録する」を参考にする）
5	①「属性を追加」をクリック ②「会社名」と入力 ③保存をクリック
6	①新たに会社名の属性を入力する欄が追加されたことを確認 ②編集（鉛筆）アイコンをクリック
7	①ユーザーの会社名を入力 ②「保存」をクリック
8	①ユーザー管理のメールアドレス登録欄に、会社名が入力されたことを確認
9	①左メニューの「レコードの絞り込み/並び順」から「ユーザー管理を使用した絞り込み条件」の追加をクリック ②「ユーザー管理の属性に登録した会社名」と「申請の際に入力される会社名（フィールド）」を紐づける設定を入力 ③「保存」をクリック

メンバーの名簿がkintoneにある場合は「kintone同期」で閲覧ユーザーを簡単に登録したり、「Webhook同期」機能でkintoneアプリで更新された情報を自動同期したりできます。（※Webhook同期には、kViewerプロフェッショナルコースの利用が必要です。）

メンバー名簿マスタアプリにレコードを追加するだけで閲覧ユーザーを追加できるので、メンバーの増減にあわせたライセンス管理の工数を大きく削減できます。

（参考：kintone連携サービス操作ガイド「kViewer｜ユーザー管理を登録する」）
（参考：kintone連携サービス操作ガイド「kViewer｜Webhook同期とは」）

また、FormBridgeにユーザー管理を登録するときには、FormBridge環境に「組織のドメイン」を設定しておけば、同じ組織に属するメールアドレスを一括登録することも可能です。

「組織のドメイン」は、設定しておくことでユーザーの登録が簡単になるだけでなく、組織外のメールアドレスを登録しようとした際にアラートが表示されるようになりセキュリティレベルの向上にもつながります。

「組織のドメイン」の設定方法は、kintone連携サービス操作ガイド「組織のドメインを設定する」をご確認ください。

kViewerとFormBridgeの「ユーザー管理」で、社内情報を簡単・セキュアに共有

トヨクモの「ユーザー管理」を活用することで、全国の拠点にいるメンバーとも安全に社内情報を共有できます。情報公開ツール「kViewer」とフォーム作成ツール「FormBridge」と合わせて「30日間無料お試し」が可能です。

【トヨクモkintone連携サービス】

参考：トヨクモ株式会社「kintone連携サービス公式サイト」

また、事例の中で活用されていた「PrintCreator」や「kMailer」などの、他のトヨクモ製品もすべて、30日間無料お試しを何度でも体験できます。実際に自社の環境に合うか気になる方は、ぜひ一度下記からご利用ください。