【kintone(キントーン)でシフト管理】フォームブリッジ×kViewer シフトカレンダーから出勤管理ができちゃう!

突然ですがみなさん、シフト管理ってどうしていますか?

○○日に用事入っちゃった・・・ 誰か代わりに出てくれる人いるかなあ。

今日出勤した時に確認してみよう。今日はAさんとBさんが出勤か。それならAさんにはあの仕事を、Bさんにはあれをやってもらおう。

あれ?Aさんは今日来れなくなって、代わりにCさんが出てくれるんだったっけ?紙のシフト表を使っている場合、こんな経験がある方はきっと多いのではないでしょうか。

このようなお悩みの根本的な原因は、最新の情報が正確に反映されたシフト表が共有できていないことにあります。

そう、まさにこんな時こそkintone。最新のデータを蓄積し共有ができるkintoneを上手く使えば、とても便利なシフト管理が実現可能なんです!

そこで今回は、kintoneでシフト管理する方法をご紹介していこうと思います!

この記事を読んでできること
希望のシフトを提出するシステムが簡単に作れる!
・kintoneのアプリの構造も紹介しつつ、設定方法をご紹介します。
各自のシフトを確認するシステムが簡単に作れる!
・kViewerの簡易認証機能を使い、自分専用のビューをアルバイトに見せることができます。
※セキュリティ強化のため、2025年1月31日(金)をもちまして「簡易認証機能」を廃止することとなりました。それに伴い、2023年2月1日(水)以降、簡易認証の新規設定ができなくなります。
「全体のアクセスを制限する目的」で簡易認証をご利用中の方は「パスワード保護機能」への移行をお願いします。詳細は「簡易認証からパスワード保護への移行方法」をご参照ください。

kintoneを使ったシフト管理

弊社では以前、kintoneに作成したシフトカレンダーアプリに出社可能な日を登録(レコード追加)してもらうというシフト管理の方法を採っていました。

しかしこのkintoneのみを使った運用方法だと、それぞれのメンバーにレコード追加をしてもらう必要があるため、アルバイトの方全員分のkintoneライセンス費用がかかってしまう。
というデメリットが生じてしまいます。。。

数人であれば大きな問題にはならないかもしれませんが、何十人・何百人とアルバイトメンバーを抱えている企業にとっては無視できない出費です。

また、kintoneのライトコースにすることでコストを抑えたとしても、アルバイトの方々は社員に比べ比較的入れ替わりの頻度が多いため、全員分のライセンスを管理するのに手間がかかるという問題も。

情報共有がきちんと出来ておらず、辞めたメンバー用のライセンスを解約し忘れたまま、使っていないユーザーのライセンス料を払い続けてしまっていた、なんてことも起こるかもしれません。

ただでさえ日々の業務に追われているのに、そういったことを常に頭の片隅に置いておかないといけないことは、余計なストレスに繋がってしまいますよね。

kintoneの連携サービス「フォームブリッジ」と「kViewer」で、さらに便利なシフト管理

そこで弊社ではkintoneに加え、弊社の提供するサービスであるフォームブリッジとkViewerを用いることで、それらの問題を解決しました。

フォームブリッジは、kintoneのライセンスを持たない方からkintoneに情報を登録してもらう事ができるサービスです。
つまりkintoneのライセンスを持っていなくても誰でもレコードの追加ができるようになります

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kViewerは、kintoneのライセンスを持っていない方に対して、kintoneの情報を公開することができるサービスです。
つまりkintoneのライセンスを持っていなくても、誰でもレコードの閲覧ができるようになります

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さらにフォームブリッジとkViewerを一緒に利用することで、kintoneのレコード情報を編集することもできます。つまりレコードの更新が可能になります!!!
したがってkintoneのライセンス費用を余計にかけることなく、レコード追加・レコード閲覧・レコード編集ができちゃうんです!

用意するkintoneのアプリとアプリの構造、CSVについて

今回シフト管理を行うにあたり、重要なのはkintoneアプリの構造とそのデータになります!

まずはアプリの構造から見てみましょう。
シフト管理アプリ

「名前」「勤務時間」「勤務開始時刻」「勤務終了時刻」は 事前に登録しておきます。

 

フィールド名 フィールドタイプ
名前 文字列(1行)
勤務時間 ドロップダウン
勤務開始時刻 日時
勤務終了時刻 日時
出勤可否 チェックボックス

こんな構造のアプリを作成していただければと思います。
今回はこのアプリ1つだけでシフト管理ができます!

提出されるシフトデータの例として、出勤の可否、勤務開始時刻や勤務終了時間などから構成されるCSVデータを作成し、そのデータをkintoneに読み込んでいただきます。

出勤可否[○]、出勤可否[×]は空欄で作成する。

今回私は、アルバイト6名に対し、9月分のシフト提出をさせるイメージでCSVデータを作成しました。

Aさん…9/1 早番、9/1 遅番、9/1 全日 計3件のレコード
Bさん…9/1 早番、9/1 遅番、9/1 全日 計3件のレコード
Cさん…9/1 早番、9/1 遅番、9/1 全日 計3件のレコード
Dさん…9/1 早番、9/1 遅番、9/1 全日 計3件のレコード
Eさん…9/1 早番、9/1 遅番、9/1 全日 計3件のレコード
Fさん…9/1 早番、9/1 遅番、9/1 全日 計3件のレコード
↑これで9/1日分のレコードが全部で18件できあがります。

これを30日分作成するので、18件×30日分=540
540件ものレコードがこのCSVを読み込むことで追加されます。CSVの登録方法はこちらをご覧ください。

カレンダービューを作成【kViewer】

シフトを提出するときは、カレンダーで日程をみて、出れるか出れないかチェックしてもらう方法が主流かと思います。

そこで今回は、カレンダーで日程を見せるためにkViewerでカレンダービューを作成します。

kViewerにはいくつかの「ビュー」が用意されていますが、特にカレンダービューの作成方法について詳しく知りたい方は カレンダービューを作成する をご参照ください。

完成したビューはこちら。

サイドコンテンツを使い、出勤可能として登録した日を見れる状態にしたり、
シフト提出方法などを記載するようにしました。

メインコンテンツ

そして、このビューを作成する際のポイントですが、「簡易認証」です。
Aさん、Bさん、Cさんとアルバイト社員分のユーザー名とパスワードを設定し
事前にその情報を伝えて、自分専用のビューが見れる状態としておきます。

さらに、「検索フォームを設置する」の「リンクリスト」で「出勤”○”カレンダー」と「未申請&出勤”×”カレンダー」のリンクを作成します!

これにより、サイドコンテンツに表示されたリンクから、1.出勤”○”と提出したもの 2.出勤”×”と提出したもの 3.未申請のもの を確認することができます!

出勤”○”カレンダーは、出勤可否が”○”となっているレコードのみを表示させるようリンクリストを作成します。
未申請&出勤”×”カレンダーは、出勤可否が”×”となっているレコードのみを表示させるようリンクリストを作成します。

あとは、「メインコンテンツ」と「レコード詳細画面」を下記のように設定していただくとより見やすいかなと思います。

メインコンテンツ
メインコンテンツ

シフト提出用フォームを作成【フォームブリッジ】

同じkintoneアプリを利用して、フォームブリッジで下のようなシフト提出用のフォームを作成します。

一番上の枠にはkintoneアプリに設定した「名前」が入る想定です。フィールド設定にて、  “フィールド名を表示しない”設定にしています。

特別な設定は特にしていません。
フォームが完成したら、公開フォームのURLをコピーしておきます。

カレンダービューとフォームを連携する

再び。kViewerで作成したカレンダービューの設定画面を開き「フォームブリッジと連携する」より、コピーした公開フォームのURLをペーストし、ボタンレイアウトを設定します。

設定は以上です!

実際にカレンダーからシフト提出してみます。

「シフト提出へ」へ進む。
出れる場合は、”○”にチェックを入れて、「提出」する。
kintone側でもシフトが提出されていることがわかります。
レコードが更新されて「出勤可否」が”○”になっている。

データさえ、kintoneに登録できれば設定はそこまで難しくないですね!
是非参考にしてみてください。

30日間、無料でトライアル可能です!

いかがでしたか?
フォームブリッジとkViewerを使って、シフト管理ができました!

このシフト管理の方法であれば、kintoneライセンスは1つだけで十分運用が可能です。

フォームブリッジとkViewerには 30日間の無料お試し期間 があります。

実際に試してみたいという方は、是非お気軽にご自身の環境に合わせた便利なシフト管理法を作ってみて頂けたら嬉しいです!

フォームブリッジとkViewerの連携についてもっと詳しく知りたい方は、以下の記事もご参照ください。
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トヨクモのkintone連携サービスは30日間無料でお試しが可能です。自動で課金が開始されることはございませんので、「やっぱり必要ないな」と感じた時も、特に解約等のご連絡は不要です。以下のボタンよりお気軽にお試しくださいませ。

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