Myページを利用したセミナー申込み管理の方法

今回は、kViewerとフォームブリッジを連携させて、Myページを利用したセミナーの申込みを管理する方法をご紹介します!

この方法を利用することで、以下のことが簡単に実現できます。

  • セミナーの申込みフォームを作成する
  • 申込みフォームから登録された情報をkintoneに保存する
  • 申込みが完了したらメールを自動送信する
  • 自動送信されたメール内のリンクから登録情報を確認/変更する

また本記事は、こちらの記事「Myページとは?」と合わせて読んでいただくと理解が深まるかと思います。

セミナー申込み情報を管理するkintoneアプリの作成

早速、kintone上に今回利用するアプリを作成します。
今回は例として以下の「セミナー申込み管理」というアプリを用意しました。

必要最低限な組織名、氏名、メールアドレス、参加日程を必須項目としています。
次の章で作成する申込みフォームから入力された情報が、このkintoneアプリに登録されることを想定していただければ、どんな項目でも構いません。

申込みフォームの作成【フォームブリッジ】

フォームブリッジを利用することで、kintoneライセンスを持たない方でもkintoneアプリにレコード(データ)を追加することができます。

そのため今回のセミナー管理のような、kintoneライセンスを持たない外部の方とのやり取りをkintoneで管理したいという場面では、フォームブリッジがうってつけ!

フォームブリッジのはじめ方」を参考に、以下のセミナー参加申込みフォームを作成します。

このフォームから回答を行うと、kintoneの「セミナー申込み管理」アプリに新しいレコードとして登録されます。
慣れてしまえば5〜10分程度でフォームが作成可能です。

申込み情報を確認 / 変更するページ(Myページ)の作成【kViewer】

フォームブリッジを利用することでkintoneにレコード(データ)を登録することができますが、フォームブリッジ単体では新規にレコードを追加することしかできません。

これだと「間違った情報を回答してしまったから、もう一度正しい情報を入力して回答しよう」という回答者がいた場合、回答が複数送られてきてしまいます。

このような場合、管理する側はどちらの情報が正しいのかを確認し、レコードを訂正する手間がかかってしまいます。

そこでkViewerの出番。
kViewerは、kintoneライセンスを持たない方でもkintone上のデータを様々な「ビュー」を通して見れるようにするサービスです。
また、フォームブリッジと連携することで、レコードのデータを閲覧するだけでなく編集することも可能になります。

今回利用するのは、「ビュー」の1つである「Myページビュー」。

Myページビューでは、対象のkintoneアプリのレコードごとに異なるURLが生成され、そのURLからレコード内のデータを閲覧できます。

つまり今回の「セミナー申込み管理」アプリでは、1つのレコードを1人の回答者のデータとすると、それぞれの回答者ごとに自分が回答したデータを閲覧できるページを発行していることになります。

kViewerのはじめ方」を参考にMyページを設定すると、セミナー申込み管理アプリにレコードが存在していれば、以下のようなプレビュー画面が確認できます。

kViewerとフォームブリッジの連携

先程も少し触れましたが、kViewerはあくまでもkintoneレコードを閲覧するサービスなので、単体ではレコードの編集ができずフォームブリッジと併用する必要があります。

つまり、フォームから回答したデータを回答者に修正してもらうためには、フォームブリッジとの連携が必須。

Myページを介した連携方法の詳細は「Myページを設定する」をご確認ください。

申込み完了後にMyページを案内する自動返信メールの設定【フォームブリッジ】

kViewerのMyページが正しく設定できても、MyページのURLを回答者1人ずつに共有しなければ意味がありません。

ここで活用するのが、フォームブリッジの自動返信メール機能です。
自動返信メール機能を用いることで、フォームから回答があった場合に、フォーム内のメールアドレスに向けてメールを自動送信することができます。

つまり、この自動返信メールの本文中に、MyページのURLを自動で埋め込むようにしておけば良いということになります。(「自動返信メールにMyページのURLを引用したい」)

動作確認

kintone、フォームブリッジ、kViewerの設定が問題ないか確認するために、フォームブリッジで作成したセミナー参加申込みフォームから必要な項目を入力します。

メールアドレス欄には、自動返信が確認できるアドレスを入力しましょう。

回答ボタンを押し、以下のような申込完了画面が出ればOKです!

kintone側にきちんと申込みデータが登録されているか確認します。

問題ないですね!

また先程、申込みフォームに入力したメールアドレスの受信メールには、以下のような自動返信メールが届いているかと思います。

メール本文内のMyページのリンクをクリックし、フォームから登録した情報が確認できます。

Myページ右上のペンマークのボタンを押すと以下の編集画面(フォームブリッジ)が出ます。

試しに希望日程を「10/3」から「10/6」に変更して、回答ボタンを押します。

kintoneのレコードを確認して、以下のように希望日程が変更されていれば問題ないです。

これでセミナー申込み管理の一連のシステムを確認できました!
Myページがどんな場面で役立つのか、なんとなくイメージが湧いたでしょうか?

今回の例ではセミナー申込みを取り上げましたが、kintoneライセンスを持たない人にデータを追加/閲覧/編集してもらいたいといった場面は、数多くあると思います。

そんな時は、この「kintone × フォームブリッジ × kViewer」で簡単に実現してみてはいかがでしょうか?

フォームブリッジ、kViewerは30日間のお試し期間が用意されています。
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