【5月】ユーザー会レポート 雲の上Talking ~kMailerNight~

kMailerNight

5月は、「kMailer」をテーマとしたユーザー会を開催しました。

普段は会えない他社のkMailer担当者との交流の中で、なかなか言えない悩みや
困りごとを解決したり、今まで気づかなかった使い方を知ったりする機会になればという思いで企画をしておりました。

ユーザー会の概要としましては、
トヨクモ製品を実際の業務でご利用いただいているユーザーの皆さまと、
トヨクモ製品、普段こうやって使っているよ!とか、この機能が大好き!などなど
たくさん共有しようという会でございます。

その名も、「雲の上Talking ~kMailerNight~

今回のタイムテーブルはこちら↓↓

 

5月のバージョンアップ情報

設定画面の見た目がかなり変わりました!変更点は以下の5点です。

①メールテンプレート設定画面が、サイドメニューでの操作になりました
FormBridge、kViewerなどの、他トヨクモ製品のUIに合わせ、より利用しやすくなりました。

②新規でメールテンプレートを作成する際の動作が変わりました
新規メールテンプレートを作成するのに必要になるのが、メールテンプレート名のみになりました。より簡単に作成することができます。

 

③メールテンプレートが複製できるようになりました

 

④自動送信用のメールテンプレートが手動で送信するときに選択できるようになりました
自動送信する時も、手動で送りたい時もある…そんなテンプレートにぴったりです!

 

⑤管理メモ機能が追加されました

 

事例発表:野間さん/エン・ジャパン株式会社

「kMailerでkintoneの限界を超える」

エン・ジャパン様では2017年からkintoneとFormBridgeを利用し始め、その後kMailer、kViewerもご利用いただいています。

 

野間さん
私は、事業部内のDX推進担当として4年で700件以上のkintoneアプリを作成しました。最初は、kintoneのライセンスは1名1アカウントではなかったこともあり、トヨクモ製品などkintone連携製品を駆使して業務を行っていました。
ただ、現在は1名1アカウントでkintoneのライセンスを購入しています。それでも、トヨクモ製品を手放さない理由をお伝えします。

 

社外とのやり取りはもちろん、社内でもkMailerはじめトヨクモ製品を活用いただいているとのこと。
その理由のひとつとして、「kintoneの標準機能の通知が漏れやすい」ということを挙げていただきました。
事業部の社員にはリッチなメール通知で通知の見落としを防止し、事業部以外の社員にはメール通知に加えkViewerでデータの共有を行っていただいているようです。

 

野間さん
実際の活用方法について具体的にお伝えします。まずは、自動送信機能の事例です。
これまではメールセットが6つ、メールテンプレートが10個ある中から適切なものをアシスタントが手動で選択する、という運用を行っていましたが、ある時からメールセットが8つ、メールテンプレートが14個になってしまい、手動の限界を感じました。
そこで、利用頻度の高い10個のテンプレートを自動送信として設定したところ、送信の効率化と送信ミスが防止できるようになりました。

 

そのほかにも、kMailer、FormBridge、kViewerを活用した事例として、仲介なしで業務が回るような仕組みを構築した例についてもお話しいただきました。

 

野間さん
これまでは弊社の事務局の社員が、顧客・営業と外注先の間に入って仲介として、進捗管理していたような運営方法の業務についてです。
しかし、この事務局側のリソースが足りなくなってしまったこともあり、自動化する流れになりました。
社内システムとkMailer、FormBridge、kViewerを組み合わせたところ、事務局を一切介さない運用の構築に成功しました。

 

ここまで、kintoneの標準機能の枠をかなり超えて活用いただいていましたが、逆にkintoneの限界を越えられなかったこともあったそうです。

 

野間さん
特に、APIリクエスト数ですね。kintoneでは1日1アプリ10000件までのAPIリクエストを送信することが可能なのですが、ログアプリの開封ログの取得が10000件を越えていて、一時期毎日のように警告をいただいてしまうような運用になってしまっていました。
こればかりはどうしようもないので、開封ログを取得するHTML形式でのメールの運用を最小限にして回避するようにしました。
さらに、Webhookの設定数は1アプリ10個まで、そのほかにもkintoneの通知数は環境全体で1分間60回までという制限がありましたが、こちらもメールテンプレートを統合することなどで、回避をしています。

 

それから、kintone側の「メールを作成する」ボタンがいつでも誰でも押せてしまうことから誤送信が発生する問題についても回避策を練っていただいているようです。

 

野間さん
まずは、メールテンプレートアプリのアクセス権を、メールを送る人だけに閲覧権限を付与しています。この人しかメールを送らない、といった運用であれば真似していただけるかと思います。
難しいこともありますが、kintone標準機能にないリッチな通知ができたり、社外社内問わず業務に利用できたりするので、kMailerとトヨクモ製品を組み合わせるとkintoneの限界も超えられる、という話でした。

 

 

 

事例発表:關根さん/スターフェスティバル株式会社

「トヨクモさんいつもお世話になっております」

スターフェスティバル株式会社様では、アプリでお弁当を注文してオフィスにお弁当を届けるデリバリーサービスの「ごちクルNow」、お弁当配送のノウハウを活かした全国対象の配送サービス「スタロジ」などの様々なサービスを展開しています。
特に「ごちクルNow」「スタロジ」でkMailerをご活用いただいているとのことです。

 

關根さん
私が新卒で入社した時にはすでにkintoneを導入していました。トヨクモ製品は、kMailerだけでなくFormBridge、kViewer、PrintCreator、kBackupを活用しています。
kintoneの導入経緯としては、開発のリソースを割かずにスピード感のある事業開発を行いたかったため、と聞いています。
特に、kMailerを採用した理由としては、元々PrintCreatorを利用していて一緒に使うことで利用用途の幅を広げられそうと感じたことと、kintoneへ保存している資料をメールに添付することができたためです。

 

「ごちクルNow」「スタロジ」でkMaileをどうやって活用いただいているかについてもお話しいただきました。

 

關根さん
「ごちクルNow」では、請求書の送付に利用しています。
初めはPrintCreatorと一緒に利用し、kintoneアプリのレコード一覧画面上でボタンを押すだけで帳票の出力とメールの自動送信をWebhook機能で実現しようと思ったんですが、これはWebhookの仕様上難しかったんですよね。
そのため、現在は自前でレコードを取得してそれぞれのレコードに更新をかけてまとめてwebhookを送信できるようにして解決しています。
「スタロジ」では、請求書の発行、案件リストのメール送信、あとはいつ何時になんの案件を配送したか、というアンケートをFBで作成し、ドライバーさんに回答してもらうことで案件とドライバーさんの管理も行っています。
また、kMailer上で毎月必ずこの時間にメールを送信する、という設定をしたことで送信漏れがなくなり問い合わせの削減にも成功しました。

 

さらに、製造パートナー、配送パートナーへの年末年始などの長期休暇時の稼働アンケートを送付するのにも利用しているそうです。もちろんフォームはFormBridgeで作成いただいているとのこと。
今まで全て電話かけていた「いつおやすみしますか?」の確認が、電話連絡一切なしになったことで業務改善に繋がりました。

 

關根さん
kintoneとトヨクモ製品で書類発行用マクロ、メール送信用マクロなど、一度壊れると作った人しか直せないデータが不要になったことも業務改善としてとても大きかったです。

 

最後に、「使ってよかった!」と思っているkMailerの機能についてお伝えいただきました。

 

關根さん
kintoneの一覧画面、レコード内の両方から送信設定ができるのはいいですね。重複して送信するリスクを回避できますので。それから、送信予約ができるところです!設定も簡単ですし、使いこなすほかないですね!

 

 

h2 LTコーナー

LTとは??

LTとは、ライトニングトーク(Lightning Talks)の略です。
Lightning=雷 のように素早い情報交換のための時間でございます。

雲の上Talkingでは、「LTで話したい!」と事前アンケートで回答いただいた方に
1人5分を目安にトヨクモ製品に関するお話をしていただきます。

LT発表していただいたみなさま、改めてこの度は素敵な発表をありがとうございました!

鹿野内さん/株式会社プロダクション・エース

「想い届けたくて初夏」

 

鹿野内さん
みなさんどうしてkMailer導入したんですか?
他のサービスと連携をしたかった?kintoneの情報からメールを一斉送信したかった?返信や送信を自動化したかった?
私は、他のサービスと連携をしたかったのと、kintoneの情報からメールを一斉送信したかったんですよね。

 

会場の皆さんは、kintoneの情報からメールを一斉送信したかったから、という理由が一番多かったです。

 

鹿野内さん
私が勤めているのは声優や俳優の事務所です。kMailer導入前はその入所オーディションの受付業務がすごく大変だったんですよ。
Webから申し込みを受け付けて、受付済みメールを手作業で送って、応募者から申し込み内容メールが届いたらオーディション日時決定メール送って、さらにオーディションの前にはリマインドメールを送る…というメールばかりの運用でこれだけで一日終わる、みたいな。

 

そこで、kMailerを導入し、さらにFormBridgeも活用して入所オーディション受付業務をリニューアルされたそうです。
Webからのオーディション申し込みをFormBridgeにすることで、送信すべきメールは全てkintone上からkMailerを使ってワンクリックで送信できるようになりました。

 

鹿野内さん
業務改善できたのはいいんですが、ちょっと待って、そのメールちゃんと届いてます?
2月に変更したGmailのガイドライン変更によって、ユーザーにメールが届かない場合がある事案が発生したんですよね。そう、メールって届くとは限らないんです。

 

kMailer以前の問題として、まずはメールサーバーを確認することが大事、とお話しいただきました。
そして、2月に変更されたGoogleの要件として、メーリングリストの一斉配信する場合には、受信者がメール上で「メール配信停止できる仕組み」を入れないといけない、というものでした。

 

鹿野内さん
これどうしよう、と思ってたんですが、kMailerでは対応してくださっていました。配信停止機能、助かります!
電子メールは「普通郵便」なんですよね。不確定事項もあるのでちゃんと確認しましょう!

 

kMailerの「配信停止機能」について詳しくは以下のブログも参考にしてみてください。
https://toyokumo-blog.kintoneapp.com/kmailer-unsubscribe-list/

 

鬼頭さん/ウエストユニティス株式会社

「「kMailer」、勝⼿に半歩その先へ」

 

鬼頭さん
弊社は、スマートグラスを販売しているメーカーで、ハードウェアだけでなくソフトウェアも製造・販売しています。

 

kintoneの利用前は、販売管理のソフトを利用していたそうです。ただ、そのソフトを設定していた設計者が退職してしまったことをきっかけに、様々な課題が出てくるようになりました。
そこで、よりコストを抑え、より簡単にしたいと思い、kintoneに乗り換えを決めました。

 

鬼頭さん
kintoneのCMでもよく見る、「社長のひとり開発」をまさしく行なってきました。そして、業務の性質上PrintCreatorが必要だったので、請求などをまとめられるという弊社側のメリットもあり、kMailerを一緒に導入しました。

 

受注の業務を中心にシステム開発をしたそうです。見積もりから製品の出荷、請求に関する一連の流れを、5つのマスタアプリと業務ごとに利用する複数のアプリ、PrintCreatorとkMailerでまとめています。
kMailerで業務改善したこととして以下3点を挙げていただきました。

  1. Googleインフラベースなので、Gmailでメールを送信できることで全て一元管理できるようになった
  2. 請求書のPDFファイルがセキュアに送れることで、zipファイルに加工する手間が省けた
  3. これまでは手動送信だった業務を、送信予約にすることでメールの送信業務が楽になった

 

鬼頭さん
こんなに便利になったんですが、kMailerで悩んでいる点がありました。それは、「いつでもメールが作成できてしまうこと」です。
特に、承認プロセス前にメールを送信してしまったり、埋まってないフィールドがあるタイミングでも送信できてしまうことで、誤送信が発生してしまうのです。
理想は、プロセス管理でステータスを進めたら「メール作成する」ボタンが押せる状態を作りたい、と思いました。
色々と考えた結果、自分でプラグインを作ることにし、試行錯誤の末、思い通りの設定が実現できました。

 

そのほかにも、1つのレコードで複数のテンプレートを利用し、さらに送信先が異なる場合の送信先指定をする、といった⼯夫もJavaScriptを利用してより便利に使えるよう設定されたとか。

 

本多さん/社会保険労務士法人ほんだ

「kMailer活用」

 

本多さん
弊所はkintone歴4年目、トヨクモ歴3年目になります。
社会保険労務士の仕事ってどんなものかといいますと、会社に入社・退社した時などの社会保険や労働保険の手続きなどです。
全て人に関わる仕事なので、人事担当の方や経営者、従業員、さらにはそのご家族とのやり取りもあります。
もちろん取引先が増えれば増えるほど関わる人も増えるので問い合わせが増えるんです。
さらにお客さんに合わせて使うツール(メール、LINE、etc…)が違うので、まぁ大変なのです。

 

そこで、まずはLINEで来たお問い合わせに、FormBridgeで作成した問い合わせフォームを案内する運用にされたそうです。
すると、問い合わせがkintoneに集約できるようになったとのこと。
ここから、kMailerを活用した運用になります。

 

本多さん
いただいた問い合わせはkintoneに集約されるので、その問い合わせのレコードの中で回答を作成する仕組みにしました。
よくある質問の回答テンプレートからコピペして、お客様に合わせた形の文章をレコード内の「回答欄」に記入します。
そのままkMailerを活用してメールを送信すると、回答内容をレコード内から引用して本文が作成されるので宛先ミスなどもなく送信ができます。

 

さらに、回答を作るだけ作っておいてある程度まとまったらレコード一覧画面から一斉送信を行うこともあるそうです。

 

本多さん
問い合わせの多さとその対応スピードに課題を感じてましたが、この仕組みのおかげでその課題が解消し、さらに生産性も上がって本業に注力できるようになりました。

 

他にもメリットとして、情報がkintoneに蓄積されることによって新たな価値を生むことや、具体的な業務としてはシーン別のQ&A、メルマガの作成に役立つことを挙げていただきました。

 

 

上村さん/神奈川県庁

「kMailerで心に平和を」

 

上村さん
kMailerの活用法の前に、自治体特有の事情についてお話しさせていただきます。
LGWANと呼ばれる行政専用のネットワークがあるのですが、こちらを簡単に紹介すると、とてもセキュリティが厳しいシステムなんです。
そのため、kMailerなしで外部にメールを送信しようとなると、セキュリティ内部に格納されているExcel管理の連絡先台帳から1件ずつコピペをするか、複数名のアドレスをメモ帳に書き出して上長の承認を得てから、セキュリティ外部の安全なブラウザでWebメールを作成する、といった流れが必要になります。

 

しかし、ここまで強固なセキュリティ対策をしていても、さらに大量のメール送信時には2人体制で確認をしていても、To、CC、BCCの宛先ミスなどの人的ミスは発生するものです。
もしミスが起きれば事後処理や記者発表に割かれる時間とメンタル的な負担は尋常ではないとのことでした。

 

上村さん
しかし、kMailerがある素敵な世界ではTo、BCC、CCなどのミスがないので、事後処理や記者発表も自然となくなりました。具体的な運用のイメージとしては、Excelの連絡先台帳は利用せずに、セキュリティ外部の安全なブラウザで立ち上げたkintoneの「連絡先台帳アプリ」からkMailerでメールを送るだけです。

 

また、kMailerを利用する際の運用の体制にも一工夫されているようです。
事業担当と開発/運用担当の2名で相互にメールの作成・テスト送信確認を行うことで、大量の一斉送信を行う際の緊張感が抑えられ、さらに受信者側の視点も取り入れることができるようになりました。

 

上村さん
設定上の工夫点は2つあります。1つ目はとにかくレコードの値を引用していることで、宛先になる機関名、名前はもちろん、問い合わせ内容と返答内容も引用しています。
レコード内に回答を作成するのは本多さんのところと同じですね!
ちなみに今思いついたんですが、「よくある問い合わせの回答集アプリ」を作成して、実際にアプリ上で回答するときには回答集アプリから回答をルックアップしてくる運用もありかもしれないです。

 

工夫点の2つ目は、送信後レコード編集を活用して回答日時の記入と処理のステータスの変更を行っているそうです。処理漏れがなくなるのが便利、とおっしゃっていました。
実際の設定方法もスライドに載せていただいていますので、よろしければご確認ください。

他のユーザーに聞いてみたいことコーナー

普段は社内でkMailerの相談ができない…という方もいらっしゃると思います。
しかしユーザー会は同じような悩みを抱えるユーザーばかりですので、一気にお悩みを解消しようという時間でございます。
各テーブルで活発に意見交換がされていて、いい雰囲気になっていると感じられました。

Q.kM導入するか検討中なんですが、皆さんはなぜkMailerを導入されたんですか?
A.トヨクモの他製品と簡単に連携してさらに便利に利用できるからです!
A.他社の製品とも比較してみた結果、kMailerだとやりたいことができそうだなと感じたからですね

Q.これまでどれくらいのメールを送りました?
A.900万通くらい送ってますね…
A.ええ、すごい!!

あっという間に終わりのお時間に…

今回はkMailerに特化した会となりましたが、いかがでしたでしょうか。
社内のメンバーには相談しづらくて1人で悩んでいたような内容も、仲間を見つけることで前向きに解決できそうだな、と思っていただけましたら幸いです。

また、X(旧Twitter)では「#kMailerNight」で参加いただいた皆様の感想や会場の雰囲気を覗くこともできますので、ぜひチェックしてみてください。

 

 

 

kMailerとは

kMailerは、kintoneに連携するメール送信システムです。
kintoneで管理している顧客に向けて個別/一斉送信が可能です。
送信内容には、kintoneからのテキスト引用はもちろん、添付ファイルを含んで送信することも可能です。添付ファイルはダウンロードリンク化され、セキュリティのためにパスワードがかかっています。
誰に、いつ、どんなメールを送信したか、受信者がいつ資料をダウンロードしたかをログとして確認も可能です。

30日間の無料お試しは何度でもご利用可能ですので、ぜひお試しくださいませ。
https://km.kintoneapp.com/

 

 

 


⭐️トヨクモ kintone連携サービスのおすすめポイント⭐️
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