人の入れ替わりが激しい場合、kintone(キントーン)ユーザーアカウントをどのように管理するかが課題となります。ユーザーの削除や停止に伴い、関連付いた情報が失われるというデメリットも無視できません。
本記事では、kintoneのユーザー削除・停止方法をkintoneの画面キャプチャを用いて解説します。
また、kintoneライセンスを付与せずともレコード追加、閲覧、編集ができるkintone連携サービス「フォームブリッジ」「kViewer」もご紹介します。
kintoneを利用中でアカウント管理にお悩みの方は、ぜひ参考にしてください。
kintone（キントーン）は、ノーコードで簡単にオリジナルのビジネスアプリを作成できるクラウドサービスです。サイボウズOfficeやGaroonで知られるサイボウズ株式会社が運営・提供しています。 業務で生じる多量なデータやそれに伴[…]
kintoneのユーザー削除・停止方法
kintone上では、ユーザーの削除やサービスの使用を停止できます。
以下で、ユーザー削除・停止の手順と、操作する際の注意点を見ていきましょう。
ユーザーを削除する
cybozu.comからユーザーを削除したい場合、個別削除と一括削除の2つの方法があります。
ユーザーを削除すると、利用中の全てのサービスから、指定したユーザーが削除されます。なお、Administratorの削除はできません
個別削除の場合
まずは、kintoneのトップ画面を開き、ヘッダー部分の「歯車マーク」から「cybozu.com共通管理」に進みます。
左側の「組織/ユーザー」をクリックします。
検索ボックスにユーザーの表示名やログイン名を入力して検索したり、組織ツリーを展開したりして、目的のユーザーを探します。
ユーザー表示名の横の「メモマーク」をクリックします。
ユーザー情報の編集画面右上部にある「このユーザーの削除」に進みます。
確認事項のポップアップが表示されるため、最終確認をしてから「ユーザーを削除」をクリックします。
一括削除の場合
個別削除のケースと同様に、kintoneのトップ画面を開き、ヘッダー部分の「歯車マーク」から「cybozu.com共通管理」に進みます。
左側の「ユーザーの一括削除」をクリックします。
組織のツリー表示を展開しながら、削除するユーザーを全て選択し、「追加」してから下部の「削除」をクリックします。
確認事項のポップアップが表示されるため、最終確認をしてから「ユーザーを削除」をクリックします。
なお、ユーザーを削除すると、そのユーザーに紐づくデータも一緒に削除されます。
削除の取り消し、削除したユーザーおよびデータの復旧はできません。
ユーザーが休職や出向などにより一時的にkintoneを使わなくなる場合は、削除ではなく使用停止も検討すべきでしょう。
ユーザーを停止する
まずは、kintoneのトップ画面を開き、ヘッダー部分の「歯車マーク」から「cybozu.com共通管理」に進みます。
左側の「組織/ユーザー」をクリックします。
検索ボックスにユーザーの表示名やログイン名を入力して検索したり、組織ツリーを展開したりして、目的のユーザーを探します。
ユーザー表示名の横の「メモマーク」をクリックします。
ユーザー情報の編集画面の使用状態をクリックし、「停止中」に変更します。
最後に「保存」をクリックして完了です。
ユーザーの使用状態を「停止中」に変更することで、ユーザーに紐付いている情報は残したまま、サービスへのアクセスを一時的に停止できます。
使用停止したユーザーのピープルは非表示になるものの、そのユーザーが登録したレコードや、スレッドに書き込んだコメントなどは削除されずにそのまま残ります。
また、ステータスを再度「使用中」に戻せば、登録済みのユーザー情報をすぐに復元可能です。
kintoneのユーザー削除・停止するデメリット
kintoneユーザーを削除・使用停止する操作は簡単ですが、以下のようなデメリットも生じるため、操作前には注意が必要です。
ユーザーを削除すると必要な情報も削除される恐れがある
kintoneのユーザーを削除すると、そのユーザーのピープルのコメントやレコード、データも合わせて削除されます。
また、レコードのコメントに表示されるユーザー名や、ユーザー選択フィールドで選択されたユーザー名は、削除後もそのまま表示される一方、削除済みユーザーの名前をクリックしてもピープルが表示されません。
kintoneユーザーに紐づいた重要な情報も削除される恐れがあるため、気をつけましょう。
削除・停止すべきアカウントの管理が大変
kintoneアカウントユーザーの削除や停止操作は、基本的に手動でその都度行われるため、管理が煩雑になりがちです。
ライセンスを付与された複数人が一度に退職・休職した場合、削除や停止操作漏れが起こる可能性もあります。
しかし、退職者と入職者が同時に入れ替わる際でも、ユーザーを使い回すのは避けましょう。
名前や所属組織、メールアドレスなど、ユーザー情報のみを書き換えると、退職者の名前で登録されていたレコードが、全て入職者の名前に置き換わってしまいます。
過去の履歴が追えなくなってしまうため、注意する必要があります。
フォームブリッジ×kViewerでkintoneライセンスを持たないユーザーとのやり取りが可能に
従業員の休業や退社に合わせて、アカウントの削除・停止を繰り返すのは大変です。
また、kintoneはユーザー単位で料金が発生するため、会社の規模が大きいと、従業員全員分のライセンス取得が難しい場合もあります。
kintone連携サービス「フォームブリッジ」と「kViewer」を使えば、ライセンスを持たない人でもレコードの追加・閲覧ができるようになります。
kintoneのライセンスは一部の社員が持ち、必要な情報はフォームブリッジとkViewerで共有する運用方法です。
フォームブリッジとは
フォームブリッジとは、Web上に公開するフォームを作成できるツールです。
作成したフォームの回答内容は自動でkintoneに登録されます。
kintoneアカウントがない人でも、フォームへの回答を通じて、kintoneに直接データを保存できます。入力した情報を逐一kintoneに移し替える必要がなく、業務効率が大幅に向上します。
また、フォームブリッジでは、条件分岐やステップフォームなどの高度な設定を含んだ、30種類以上の豊富なWebフォームを、ノンプログラミングで作成可能です。
アンケートフォームやお問い合わせフォームなどを作る際に役立ちます。
皆さん、フォームブリッジはご存知でしょうか？kintoneと連動するWebフォームで、kintoneアカウントがなくてもレコード追加ができるサービスです！ kintoneのスタンダードコースを契約しているなら、ぜひ利用してほしいの[…]
kViewerとは
kViewerとは、kintone内の情報やデータを外部公開できるサービスです。
ビューを作成することで、kintoneアカウントがない人でも、kintone内の情報を閲覧できます。情報を公開する際に、kintone内のデータを移し替える手間がなくなります。
kViewerで作成できるビューは、リストビュー・カードビュー・セグメントビュー・グラフビュー・高度なグラフビュー・カレンダービュー・Myページビュー・ダッシュボードビューの8種類です。
リアルタイムにkintoneデータが反映されるグラフも作れます。
kViewer（ケイビューワー）とは、kintoneライセンスを持たないアルバイトや取引先の方に、kintoneの情報を共有するkintone連携サービスです。 「kViewerって何ができるの？」「導入するメリットは？」などの疑問に[…]
フォームブリッジ×kViewerの活用方法
フォームブリッジとkViewerを連携させることで、kintoneライセンスがなくても、kintoneのレコードを閲覧・登録・編集できるように設定可能です。
フォームブリッジとkViewerの連携機能は主に、kViewerルックアップ、Toyokumo kintoneApp認証を利用した編集、Myページの3種類です。
kViewerルックアップでは、kintoneに用意したデータをマスタとして、フォームに呼び出せます。
また、リストビューでToyokumo kintoneApp認証を設定すれば、ログイン時のメールアドレスや属性の値と紐付けて、ビュー上に表示するレコードを絞り込めます。
さらに、Myページビューでは、アプリのレコード単位で外部公開するURLを生成可能です。
こんにちは！すこしずつ暖かくなってきてわくわくしています、嶋田です。今回も元気いっぱいにkintone連携お役立ち情報をお伝えしていきますよ。 フォームブリッジ×kViewerの連携機能の使い分け！ 皆さんご存知、弊社のWebフォーム作[…]
kintoneのユーザー削除・停止は慎重に
今回はkintoneのユーザー削除・使用停止の操作手順と、kintone連携サービス「フォームブリッジ」と「kViewer」の機能・活用方法を紹介しました。
ユーザーの削除や使用停止は、データの紛失や管理煩雑化の危険性があるため、慎重に検討しましょう。
また、ライセンスの有無を気にせずにkintoneサービスを利用したい方は、連携サービスを導入するのがおすすめです。
フォームブリッジ、kViewerは30日間の無料お試しが何度でも可能です。ぜひお気軽にお申し込みください。
