出張の際は、あらゆる領収書を発行・保管し、後に申請書を作成して旅費精算を行わなくてはなりません。出張が多いほど精算業務は煩雑化し、申請者だけでなく、承認者や経理担当者の負担も増してしまいます。
そこで、旅費精算フローを簡素化し、業務効率向上を助けるのが経費精算システムです。
本記事では、kintoneの「旅費精算申請」アプリと、kintone非ユーザーの作業を可能にするkintone連携サービス「フォームブリッジ」を紹介します。
社内の膨大な経費精算業務にお悩みの方、kintoneを導入中でサンプルアプリについて知りたい方は、ぜひ参考にしてください。
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kintoneでできる旅費精算申請
kintoneにはダウンロードするだけですぐに使えるサンプルアプリが豊富に存在します。
経費精算に有効なサンプルアプリの一つが「旅費精算申請」アプリです。旅費精算申請アプリを使えば、出張にかかった旅費や経費・日当などを一括で申請できます。
既にkintoneを導入している場合は、kintoneで旅費精算申請も済ませてしまうのがおすすめです。
スピーディな申請・承認フロー
kintoneの旅費精算申請アプリでは、旅費と経費がテーブル（表）になっています。
各テーブルの行の金額合計が「旅費合計」と「経費合計」に集計され、両者の合計が「精算合計」として自動で表示されます。
ボタンひとつで申請・承認できるため、申請書の作成やチェックにかかっていた手間を削減可能です。
また、社外からもアクセスできるため、往訪や不在の多い上長・営業担当も便利に使えます。申請から決裁までのフローをスピーディに終えられるでしょう。
入力の手間を削減する機能
JavaScriptのサンプルコードを読み込むことにより、入力規制といったエラーチェックや自動採番機能をつけられます。社内環境に合わせてカスタマイズすれば、入力の手間を大きく削減できるでしょう。
『フォームブリッジ』を活用することでkintoneユーザーでなくても旅費精算申請が可能に
kintoneの標準機能と旅費精算申請アプリ単体では、kintoneのライセンスユーザーしか申請・承認作業を行えません。
しかし、全社員分のkintoneアカウントを発行するのは、コストの面で難しい企業もあるでしょう。
そこで、役立つのがkintone連携サービス「フォームブリッジ」です。
フォームブリッジとは、kintoneに連携したWebフォームを作成できるツールです。
フォームブリッジで作成したWebフォームを通じて、kintone非ユーザーもkintoneに直接情報を保存できます。回答内容は自動でkintoneに保存されていくため、情報を転記する必要がありません。
旅費精算申請アプリとフォームブリッジを活用することで、kintoneユーザー以外の人も旅費精算の申請が可能となります。
準備することは、旅費精算申請アプリを参考に、フォームブリッジを使って申請フォームを作り、ライセンスを持たないユーザーに共有するのみです。申請内容は自動でアプリ上に保存されるため、承認作業も速やかに行えます。
旅費精算申請フォームを作成する方法
kintoneアプリストアで「旅費精算申請」アプリを検索し、追加します。
フォームブリッジにログインし、右上の「＋」ボタンからフォームの作成に進みます。
「はじめから作成」をクリックします。
kintoneアプリのトップ画面に表示される、https://(サブドメイン).cybozu.com/k/xxx/形式のURLを登録します。
すると、「APIトークンはこちらのURLから生成できます」という表示が出るため、クリックします。
kintoneアプリのAPI生成画面に移動するため、「生成する」をクリックします。
生成されたAPIトークンをコピーし、「保存」から「アプリの更新」まで行います。
なお、APIトークンには「レコード追加」のアクセス権が必要です。
コピーしたAPIトークンを貼り付け、保存します。
なお、cybozu.comでBasic認証のセキュリティ設定を行っている場合は、「Basic認証を利用している」にチェックし、認証情報を入力してください。
フォームの詳細画面が表れます。
フィールド設定からフォームに表示する項目を取捨選択できます。
エラー通知メールが自動で作成されます。必要に応じて内容を変更してください。
その他、必要な機能を設定し、最後に必ず「保存」をします。
「プレビュー」から仕上がりを確認し、変更・修正をします。
問題なければフォームを公開し、旅費精算申請フォームの完成です。
経費精算にシステムを導入するメリット
経費精算にシステムを導入することは、申請者・承認者・経理担当者全員の負担を減らし、業務の効率化に貢献します。以下で、システム導入のメリットを見ていきましょう。
紙の申請書を記入する手間が省ける
従来、経費精算を申請する際は、紙の申請書に必要事項を記入して、提出するケースが一般的でした。紙による経費精算業務では、記入漏れや間違いが発生したり、書類を紛失したりする恐れがあります。また、紙ファイルの保管場所も確保しなくてはなりません。
しかし、経費精算システムを導入すれば、パソコンやスマートフォンから必要事項を入力し、申請書を作成・提出できます。
また、自動計算機能により、金額計算の手間やミスも削減可能です。膨大な紙ファイルを保管・廃棄する必要がなくなり、ペーパーレス業務で環境保全にも貢献できるでしょう。
申請・承認の時と場所を選ばない
紙ファイルを使用していると原則、社内でしか申請・承認作業を行えません。記入漏れや計算ミスがある場合などは、申請者へ指摘箇所を伝えに行き、再申請してもらう手間がかかります。
しかし、経費精算システムは、場所や時間に関係なく申請・承認作業を行えます。出先の空いた時間や移動時間を有効活用して、業務スピードを向上させられます。万が一、修正事項がある場合でも、システム上でコメントを残して差し戻せるため、対面でやり取りする必要がありません。
領収書の原本保管が不要になる
経費精算システムの中には、写真撮影した領収書やレシートから文字を認識し、自動で入力・申請できるサービスもあります。また、領収書やレシートの写真がシステム上にアップロードされれば、いつでも保管・閲覧できるため、原本を管理しておく必要がありません。
経費が発生したら、出先でもすぐに写真撮影して申請できます。煩雑な入力作業がなく手順も楽なため、経費申請の心理的ハードルが下がり、申請忘れや遅延を防止できるでしょう。
不正防止に繋がる
経費精算システム上の承認者を複数設定することで、不正防止の監視体制を強化できます。
不正の疑惑がある申請を自動検知する機能が備わったシステムも存在します。
また、「未処理」「申請中」「承認」「却下」「確認」「精算」「完了」など、誰がいつ何をしたかを可視化するプロセスも設定可能です。ワークフローが明確になることで、内部統制がしっかり行われ、トラブルも未然に防げるでしょう。
コストを抑えて旅費精算業務を効率化
今回はkintoneの「旅費精算申請」アプリと、連携サービス「フォームブリッジ」のメリットや機能を解説しました。
kintoneには、あらゆる業種や業務内容に特化したサンプルアプリが揃っています。
コストを抑えながら経費精算業務の効率をアップさせたい方は、ぜひ旅費精算申請アプリとフォームブリッジを合わせてご検討ください。
フォームブリッジは30日間の無料お試しが何度でも可能です。ぜひお気軽にお試しください。
