【トヨクモkintone連携サービス】ユーザーライセンスとは？メリットや活用例を紹介

kintoneやトヨクモのkintone連携サービスを利用している人の中には「他部署と同時並行でDXしたい」と考えている人もいますよね。

トヨクモのユーザーライセンスを追加することで、トヨクモのkintone連携サービスを使ったDXを複数部署で迅速に進められます。お試し期間中に自社の課題となっている業務のデジタル化や内部統制を行いたい場合にも活用できます。

本記事では、トヨクモのユーザーライセンスの概要や導入するメリットを解説します。活用例も紹介するので、ユーザーライセンスの使い方を知りたい人はぜひ参考にしてください。

なお、トヨクモのkintone連携サービスのお試し期間中は、ユーザーライセンスを人数無制限で利用できます。トヨクモ製品を使っている人は、試用期間中に自社の効率的な運用に必要なライセンス数を確認しましょう。

ユーザーライセンスを追加すると管理者や編集者を追加できる

▲出典：トヨクモkintone連携サービス公式サイト「ユーザーライセンス追加」

トヨクモのユーザーライセンスは、管理者や編集者を増やし、1つのサービス環境で同時編集が可能となるオプションです。運用効率が上がるだけでなく、1人1アカウントを持つことで適切な権限管理ができるため、内部統制を強化しつつ業務効率を上げられます。

【ユーザーライセンスの種類と範囲】

参考：トヨクモkintone連携サービス公式サイト「ユーザーライセンス追加」
※リソース：各サービス（FormBridgeやkViewer）で作成するフォームやビューなどを指します。

通常、トヨクモの「FormBridge」や「kViewer」などのサービスを編集する際、リソースの編集ができるのは契約者であるオーナーのみです。そのため、他の部署でFormBridgeのフォームやkViewerのビューを作成したい場合は、オーナーに依頼する必要がありました。

ユーザーライセンスを追加した場合「総務や人事部などのバックオフィス部門でFormBridgeを使った社内申請フォームを作成中に、同時並行で営業部門でFormBridgeを使った顧客情報の登録フォームを作成する」といった運用が可能です。

追加した1ライセンスごとに、管理者または編集者の役割を割り当てられるため、各部署で1人管理者を配置する運用が可能です。また、最短3か月から契約できるため、試しに期間を決めて、管理者を1人増やした運用をしてみるのもいいでしょう。

すでにトヨクモのkintone連携サービスを利用中の人も、ユーザーライセンスを追加できるので、待機時間をなくしてより効率的な使い方がしたい人は「お申し込みフォーム」からぜひ活用してみてください。

ただし、1ライセンスでFormBridgeとkViewer両方のリソースを編集するような「複数のサービスを横断する使い方」はできません。「ユーザーライセンスを使ってみたいけど、ひとまず詳細を聞きたい」という人は、フォームからお気軽に「お問い合わせ」ください。

トヨクモのユーザーライセンスの料金体系

トヨクモのユーザーライセンスは、最小ライセンスから追加可能です。ライセンス数が多い場合は、ライセンスパックを購入するとお得に購入できます。

【ユーザーライセンスの料金体系】※税別表記

30を超えるライセンスを利用したい場合は、別途「お問い合わせ」ください。

なお、ユーザーライセンスは、トヨクモkintone連携サービスのオプションです。ユーザーライセンス単体での契約はできないため、注意しましょう。

ユーザーライセンスを導入するメリットと注意点

トヨクモのユーザーライセンスを導入するメリットは、業務効率と内部統制の2つの観点から挙げられます。

業務効率面のメリットは、複数人による同時編集や並行開発が可能となり、待機時間を減らして潜在的な損失を防げることです。

内部統制面においては、ユーザーライセンスを導入している連携サービスで、6か月間（180日）のログを閲覧・ダウンロードできるようになります。また、管理者や編集者などの権限管理で、他人の設定を誤って削除するといったトラブルを防げることもメリットの一つです。

【ユーザーライセンスを導入するメリット】

【ユーザーライセンスを導入する注意点】

• 一部機能が未対応の製品がある（例：編集者や共同編集者招待はFormBridgeとkViewerのみ）
• サービスごとにライセンスの購入が必要
• パック購入したライセンスを、複数製品に分割して適用できない（例：5ライセンスパックをFormBridgeに3枠、kViewerに2枠）

アカウントの共有は「フォームの誤削除」や「誰が、いつ設定変更したのか追跡不能」などの要因となります。フォームの新規作成やトラブル時の原因究明といった潜在的なコストを増加させるリスクにもなるため、社内ルールで禁止しておきましょう。

「ユーザーライセンスは1人1ライセンスでの運用が原則」「監査ログで操作履歴を取得できる」といった情報を社内で共有することで、セキュリティ要件と業務効率の両方を満たした導入が可能です。

ユーザーライセンスの詳細が気になる人は、kintone連携サービスの公式サイトにある「ユーザーライセンス」を確認してみてください。

ユーザーライセンスの活用例と解決できる課題

日々の業務において、ユーザーライセンスの活用方法が分からない人は、活用例を参考にしてみてください。活用例では、kintone導入後に出てくる課題に対し、トヨクモ製品を使って課題解決や効率化を図ることを前提としています。

【ユーザーライセンスの活用例】

1. 複数部門にまたがる業務フローシステムの開発
2. 外注先に対する一部業務の委任
3. 担当者の異動や退職時のスムーズな引き継ぎ
4. 内部統制と監査対応強化における操作履歴の取得と管理

1. 複数部門にまたがる業務フローシステムの開発

ユーザーライセンスを活用することで「複数部門にまたがる業務フローの自動化」を効率化できます。ユーザーライセンスを追加しない場合、他部署からの開発依頼や開発するシステムの要望を把握するコミュニケーションが1人に集中し、DXの停滞につながります。

【ユーザーライセンスの活用例と解決できる課題①】

ユーザーライセンスを追加すると、各部門が同時並行でツールの設定や書類の電子化に取り組めます。また、各部門に連携サービスの管理者を配置できるため、業務プロセスの把握や要望のすり合わせにかかるコミュニケーションコストや開発における待機時間の削減が可能です。

2. 外注先に対する一部業務の委任

ユーザーライセンスを使うと、セキュリティ上の安全性を保ったまま外注先に業務を一部委任できます。kintone連携サービスの修正は、アカウントを保有している担当者しかできないため、外部の人に委任する場合はユーザーライセンスの発行が必要です。

【ユーザーライセンスの活用例と解決できる課題②】

ユーザーライセンスを使ってFormBridgeやkViewerのデザイン修正を委任するときは「編集者」権限を与えましょう。特定のリソースだけに編集者として招待できる「共同編集者を招待する」機能が使えるため、他の設定を触られるリスクのない状態で業務を委任できます。

3. 担当者の異動や退職による円滑な引き継ぎ

担当者の急な異動や退職の際、円滑な引き継ぎをしたいときにもユーザーライセンスを活用できます。普段からkintone連携サービスを1人で管理している場合、システムの設定手順や現在のフォームの詳細設定などの引き継ぎにコミュニケーションコストがかかります。

【ユーザーライセンスの活用例と解決できる課題③】

あらかじめ、メイン担当者の他にサブ担当者にも、ユーザーライセンスの管理者権限を付与することで引き継ぎの負担を減らせます。また、メイン担当者の急な不在でも、サブ担当者が管理者権限を持っていることで不具合対応や修正が可能です。

システムを管理する際は、業務が担当者に依存しないように複数人の管理体制を整えておきましょう。

4. 内部統制と監査対応強化における操作履歴の取得と管理

ユーザーライセンスの導入により、トヨクモのkintone連携サービスについている「監査ログ」機能を活用できます。そのため、内部統制と監査対応強化に求められる操作履歴の取得と管理が可能です。

【ユーザーライセンスの活用例と解決できる課題④】

「ユーザー管理（Toyokumo kintoneApp認証）」も一緒に利用することで、許可されたユーザーのみ、FormBridgeやkViewerのフォームやビューへのアクセスが可能となり、セキュリティを強化できます。

ユーザー管理を使うと、フォームやビューごとに設定するユーザー管理リストとkintoneアプリとの同期も可能です。内部統制や監査対応のために運用体制を整えるときは、ユーザーライセンスとユーザー管理の活用も検討してみてください。

なお、kintoneやトヨクモの連携サービスの内部統制における活用方法は「kintoneの内部統制に使える基本機能や連携サービスを解説」から確認できます。

トヨクモ製品の試用中でもユーザーライセンスを追加できる

▲出典：トヨクモkintone連携サービス公式サイト「ユーザーライセンス追加」

「実際に複数人で運用できるか試してみたい」という場合、トヨクモkintone連携サービスの「30日間無料お試し」の期間中であれば、申し込み不要でユーザーライセンスを人数の上限なく、無制限で追加できます。

トヨクモkintone連携サービスをお試し中の人は、kintone連携サービス操作ガイド「ライセンス管理」の操作方法を見ながら、ユーザーライセンスを追加してみてください。

「お試し期間中に何から始めればいいかわからない」という場合は、お試し開始から契約までの「導入ロードマップ資料」もあわせてご活用ください。

試用期間中の進め方が手順化されているので、ユーザーライセンスを追加して複数部署で同時に検証する際の指針になります。

ユーザーライセンスを追加すると、管理権限を各部署のメンバーに付与し、実際の運用を想定したシステム構築を試せます。また、お試し期間終了後の本契約時には、購入したライセンスの権限を割り当てることでお試し期間中に作成した設定をそのまま継続して利用可能です。

ユーザーライセンスを便利に使うためのQ&A

ユーザーライセンスの契約を検討している人は、以下のQ&Aも参考にしてください。

Q1. ユーザーライセンスのみを単独で契約することは可能ですか？

A. いいえ、ユーザーライセンスのみの契約はできません。

ユーザーライセンスは、トヨクモの各製品の利用料金にプラスして料金が発生します。たとえば「FormBridgeプロフェッショナル：月額30,000円」と「ユーザーライセンスの5ライセンスパック：月額65,000円」なら、料金は月額95,000円（税別）です。

Q2. 20人で利用したい場合、どのようにユーザーライセンスを購入すればよいですか？

A. 20ユーザーでご利用になりたい場合は、「10ライセンスパック」を2つご契約いただく流れとなります。

FormBridgeの10ライセンスパックを2つ購入した場合、FormBridgeのライセンスが20ユーザー追加されます。

Q3. ユーザーライセンスの最短契約期間はどのくらいですか？

A. ユーザーライセンスは最短3か月からのご契約が可能です。

ユーザーライセンスを3か月で契約した後、ライセンス数を変更したい場合は3か月後の契約更新のタイミングでライセンス数を減らすことが可能です。

まとめ

トヨクモのユーザーライセンスは、1人1ライセンスで現場に安全に任せられる仕組みを実現し、複数部署のDXを同時に加速させます。各部署で同時並行の開発が可能になり、導入費用を上回る業務時間の削減を実現できます。

1人1アカウントでの運用を徹底することで、誤操作や原因究明にかかる潜在的なコストを防げます。適切な権限設定や監査ログの保存期間延長により、外部への業務委任や内部統制の強化も可能です。

まずは、人数無制限でユーザーライセンスを追加できるkintone連携サービスの「30日間の無料お試し」をご活用ください。試用期間中の設定は本契約へ引き継がれるため、実際の社内フローに合わせて効果を検証できます。

【トヨクモ株式会社のkintone連携サービス】

参考：トヨクモ株式会社「kintone連携サービス公式サイト」