kintoneで貸出管理を効率化しよう！メリットや役立つアプリ・プラグインも紹介

会社や組織で備品や機器を貸し出す場合、紙やExcel等を使った備品管理は煩雑で負担が大きいものです。そこで、kintoneを導入することで、貸出管理を効率化することができます。

「kintoneを使って貸出管理を行いたい」「貸出管理を手作業で行っており、手間がかかっている」とお悩みの方もいるのではないでしょうか。

この記事では、kintoneで貸出管理を行うメリットや、役立つサンプルアプリ、おすすめの連携サービス・プラグインなどを紹介するので、ぜひ参考にしてください。

紙やExcelで貸出管理する上での問題

紙での貸出管理は、記入や貸出履歴の照合などの作業をすべて手動で行う必要があるため、手間がかかります。非効率的でミスも発生しやすいという課題もあるでしょう。

また、Excelではリアルタイムの情報共有ができないことから、貸出管理にはやや不向きと言えます。さらに、属人化やデータ破損のリスクもあり、うまく情報共有できないという問題も考えられます。

誰が何を借りているのか、いつ返却期限なのかといった情報が共有されないと、全体的な貸出状況の把握が難しくなるのもデメリットです。

そのため、貸出管理を行う際は、kintoneのようなクラウドサービスを利用し、貸出状況がリアルタイムかつ一目でわかるように管理することをおすすめします。

kintoneで貸出管理するメリット

kintoneは、ノーコードで業務のシステム化・効率化を実現できるシステムです。kintoneを導入することで、貸出管理の効率化や属人化の解消が可能になります。

kintoneで貸出管理を行う場合、以下のような機能を利用可能です。

• 貸出・返却の登録、利用履歴の参照などの一元管理
• 返却期日のリマインド通知
• 担当者や部署、貸出日、返却期限などで絞り込み検索
• グラフや表などのダッシュボードで利用状況を可視化
• モバイル端末からの場所を選ばない管理

このように、kintoneを導入することで、貸出管理業務にかかる負担を大幅に削減し、より効率的な情報共有が行えるようになります。

kintoneの貸出管理に役立つサンプルアプリ

kintoneには、貸出管理に役立つサンプルアプリがいくつか用意されています。

• 社内システム相談受付
• レンタル機器管理
• 備品在庫管理
• ブライダル業衣装管理

ここでは、それぞれのサンプルアプリについて解説します。

レンタル機器管理

参照：レンタル機器管理｜サンプルアプリ

レンタル機器管理は、会社でレンタル契約している機器の情報をまとめるアプリです。

機器ごとに問い合わせ先担当者や更新期間を登録できます。レンタル業者やサポート窓口の情報を控えておけるので、故障や問い合わせ事項が発生してもすぐに対応可能です。

あらかじめ記録しておいた契約終了日が近づくと、管理担当者に通知されるリマインダー機能もあるので、更新忘れを防げます。

社内システム相談受付

参照：社内システム相談受付｜サンプルアプリ

社内システム相談受付は、社内のIT機材やネットワークに関する質問や要望を利用者から受け付けるアプリです。

対応状況のプロセスを設定する機能を使い、未完了のもののみ絞り込めるので、担当者の作業漏れを防ぐことができます。

進捗や詳しい状況を伝えるときは、コメント欄に入力することで、データが集約できるので、同様の問い合わせがあったときにも役立ちます。

備品在庫管理

参照：備品在庫管理｜サンプルアプリ

備品在庫管理は、社内の備品（消耗品）管理を行うアプリです。

入出荷数を記録すると、自動で現在の在庫数を計算することができます。在庫数はグラフ化できるので、在庫状況を一目で把握し少ないものをチェックして発注漏れを防げます。

貸出管理と紐づく備品や消耗品の管理に役立てられるでしょう。

図書貸出管理パッケージ

参照：図書貸出管理パッケージ｜サンプルアプリ

続いて紹介するのは、株式会社神戸デジタル・ラボが提供する、図書の管理用アプリを作成できる「図書貸出管理パッケージ」です。

ISBNコード（バーコード）でkintoneに図書を登録し、ユーザーに貸出が可能になります。

本の貸出・返却は「レコードを編集する」ボタンを押して編集することなく、ワンボタンで登録が可能です。

kintoneをより便利に使うならToyokumo kintoneApp

kintoneを導入する際に合わせておすすめしたいのが、トヨクモ株式会社が提供するkintone連携サービス「Toyokumo kintoneApp」です。

kintoneの基本機能では実現が難しいことも、トヨクモの連携サービスであればさらに便利に活用することができます。

Toyokumo kintoneAppでは、以下6つのサービスが提供されています。

ここからは、Toyokumo kintoneAppの各サービスについて紹介します。

FormBridge

FormBridgeは、kintoneアカウントがない人でもkintoneに直接データを保存できるWebフォーム作成サービスです。

kintoneの基本機能における「ライセンスを持たないユーザーは情報を登録できない」という問題を解消できます。

また、FormBridgeで作成したフォームは、kintoneに直接データが保存されるため、転記の必要がなく、業務効率化や入力ミス・漏れの削減ができるのがメリットです。

kViewer

kViewerは、kintone内の情報を手間なく外部に公開できる連携サービスです。kintoneアカウントを持たないユーザーにも簡単にkintone内の情報を公開できます。

kintoneの情報を共有する際にわざわざデータを移し替える手間もなく、グラフなどの数値情報もそのまま外部に公開することが可能です。

公開範囲を設定することもできるので、社外秘の情報が漏洩するリスクを抑えつつ、社外の人に資料やデータを気軽に共有できるようになります。

kMailer

kMailerは、kintone上で管理しているメールアドレス宛に、kintone内のデータを自動引用したメールを自動・手動・予約で送れるサービスです。

kintoneで管理している顧客に向けて一斉送信や、kintoneからのテキスト引用などを行ったり、誰にいつどんなメールを送信したかなどのログを確認することもできます。

普段社内で使っているメールアドレスからメールを送信するため、新たにメールサーバーやメールアドレスを用意する必要はありません。

誰に、いつ、どんなメールを送信したか、受信者がいつ資料をダウンロードしたかなどの情報をログとして確認することもできます。

PrintCreator

PrintCreatorは、kintoneに登録されている社名や金額などの情報を活用して、マウスのみで簡単に帳票が作成できる帳票出力サービスです。

現在使用している見積書や請求書などをPDFファイルでPrintCreatorにアップロードすれば、マウス操作のみで簡単に帳票を作成できます。

kintoneアプリの複数レコードを一括で出力できるので、複数社の請求書や月報を簡単に印刷できるのもメリットです。

DataCollect

DataCollectは、関数を利用した計算や複数アプリ間の収集・計算・加工を可能にし、kintoneが苦手とする予実管理や在庫引き当てを実現できるサービスです。

Excelと同じ感覚で複数のアプリから情報の集計や計算が可能で、スケジュール設定による自動実行やリアルタイム更新などにも対応しています。

事前に設定しておけば、手動で操作することなく情報を自動で収集・計算できるので、情報の集計漏れや更新忘れを防げます。

kBackup

kBackupは、kintoneアプリに登録したデータが消えてしまった際に備えて、kintone内のデータを別環境にバックアップできるサービスです。

kintoneの基本機能では、kintone上のすべてのデータを一括でバックアップすることはできません。kBackupを利用することで、誤って必要なアプリを削除してしまったり、スペースが復旧できなくなったという事態を防げます。

また、大切な顧客情報や添付ファイルのバックアップにも対応しています。

まとめ：Toyokumo kintoneAppでkintoneをより便利に活用しよう

「kintoneで貸出管理を行いたい」「kintoneを活用する幅を増やしたい」とお考えの方は、kintone連携サービス「Toyokumo kintoneApp」の利用がおすすめです。

トヨクモのkintone連携サービスは1万契約を突破し、サイボウズのオフィシャルパートナー評価制度においても全製品で受賞と、実績と使いやすさに定評があります。

トヨクモ連携サービスを導入することで、紙の書類を介さず、直接データの書き込みや管理が行えるため、職員の負担軽減や業務効率改善が図れるでしょう。

悩みややりたいことに合わせて最適な機能を追加できるので、kintoneと一緒に使いたい便利なサービスをお探しの場合は、30日間無料お試しからぜひ実際の使用感を体感した上でご検討ください。